Utiliser les calendriers à un niveau avancé

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Les calendriers sont utilisés à d’autres fins que des réunions et des rendez-vous uniquement. Faites de même avec les calendriers Outlook ! Cette vidéo montre comment procéder.

Modifier un rendez-vous ou une réunion

  1. Ouvrez le rendez-vous ou la réunion. Si vous ouvrez un élément qui fait partie d’une série périodique, dans la boîte de dialogue Ouvrir un élément périodique, cliquez sur Ce rendez-vous, puis sur OK.

  2. Dans l’onglet Occurrence élément, modifiez les options souhaitées, puis cliquez sur Enregistrer et fermer ou sur Envoyer la mise à jour pour une réunion.

    Faites glisser le rendez-vous ou la réunion vers une autre date dans le calendrier. Vous pouvez également modifier l’objet en cliquant sur le texte et en tapant vos modifications.

Modifier un rendez-vous ou une réunion périodique

  1. Ouvrez le rendez-vous ou la réunion. Si vous ouvrez un élément qui fait partie d’une série périodique, dans la boîte de dialogue Ouvrir un élément périodique, cliquez sur Toute la série, puis sur OK.

  2. Dans l’onglet Série de rendez-vous ou Série de réunions, modifiez les options souhaitées.

  3. Pour changer les options de périodicité, dans l’onglet Série de rendez-vous ou Série de réunions, dans le groupe Options, cliquez sur Périodicité. Modifiez les options de votre choix (par exemple, heure, périodicité ou plage de périodicité), puis cliquez sur OK.

  4. Cliquez sur Enregistrer et fermer ou sur Envoyer la mise à jour pour une réunion.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Notions de base des calendriers

Ajouter des jours fériés au calendrier

Le premier cours, intitulé Notions de base des calendriers, abordait la création de rendez-vous,

l’organisation de réunions et le partage de calendriers, autrement dit, les actions les plus courantes que vous effectuez avec un calendrier Outlook.

Mais les calendriers sont utilisés à bien d’autres fins que les seuls réunions et rendez-vous.

Alors pourquoi ne pas faire de même avec Outlook ?

Commençons par décoller l’étiquette et voir le calendrier comme un concept.

En fait, un calendrier représente simplement un outil qui aide à se souvenir de la venue d’événements particuliers à un moment donné.

Un rendez-vous n’est pas forcément un rendez-vous au sens propre ; il peut s’agir de n’importe quelle période dont vous devez vous souvenir,

par exemple le temps que vous consacrez à aller chercher les enfants au centre aéré ou à distribuer des produits aux clients.

De même, une réunion peut représenter n’importe quelle période qui implique un rassemblement de personnes,

comme un match de foot, un chantier de toiture ou un tournage de film.

Pour voir un calendrier Outlook comme un concept, imaginons que nous l’utilisons pour programmer une tournée de promotion de deux semaines.

Commencez par créer un nouveau calendrier, de manière à séparer les dates de la tournée des éléments de votre calendrier personnel.

Cliquez sur l’affichage Calendrier et, sous l’onglet Accueil, cliquez sur Ouvrir le calendrier,

Créer un calendrier vide, et tapez le nom du nouveau calendrier.

Sélectionnez ensuite son emplacement. Dans Outlook, vous pouvez avoir différents types de comptes de messagerie.

Vous allez créer celui-ci dans votre compte Exchange Office 365, de manière à pouvoir le partager.

Vous découvrirez comment procéder dans la troisième vidéo.

Cliquez sur OK. Le nouveau calendrier apparaît désormais dans la liste de dossiers Mes calendriers.

Si vous cochez la case correspondante, il s’affiche à côté de votre calendrier personnel principal.

Vous pouvez décocher la case du calendrier personnel de manière à avoir plus d’espace pour travailler.

Vous pouvez maintenant commencer à ajouter des événements et d’autres éléments au calendrier. Par exemple, une séance de dédicace.

Cliquez surNouvelle réunion. La forme réunion est appropriée, car vous devez coordonner les calendriers de plusieurs personnes.

En Objet, indiquez le type d’événement ; pour l’Emplacement, le nom et l’adresse de l’événement ;

ajoutez enfin les heures de début et de fin.

Dans la zone de message, ajoutez tous les détails liés à l’événement,

tels que des numéros de téléphone, adresses de messagerie, pièces jointes, liens, ou encore un plan.

Ajoutez enfin les membres de l’équipe de la tournée,

et toute autre personne avec qui vous voulez partager ces informations, par exemple le contact de la librairie.

Cliquez sur Envoyer pour envoyer la demande de réunion.

Un avertissement apparaît, indiquant que les réponses à cette demande ne seront pas comptées,

car la demande n’est pas créée dans le calendrier principal.

Gardez l’information à l’esprit, mais cela ne devrait pas poser de problème. Cliquez sur Oui.

Chaque personne reçoit la demande par courrier électronique. Lorsqu’elle l’accepte, l’événement est ajouté à son calendrier.

Vous pouvez également demander aux destinataires d’envoyer une confirmation, afin de savoir que l’information leur est parvenue.

Le calendrier de la tournée terminé indique tous les événements, l’hébergement et le transport. Vous pouvez également ajouter des codes de couleur aux événements.

Sélectionnez un événement et cliquez sur Classer. Vous pouvez créer des catégories, puis les attribuer à des événements.

Ceci est la structure que vous allez utiliser pour planifier la tournée. Mais souvenez-vous qu’il ne s’agit que d’une manière parmi d’autres.

Par exemple, au lieu de partager les informations concernant les dates en envoyant des demandes de réunion, vous pouvez simplement partager l’intégralité du calendrier.

Vous verrez comment procéder dans la troisième vidéo.

Dans la vidéo suivante, vous découvrirez comment organiser le calendrier et attribuer des tâches.

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