Utiliser les Contacts professionnels dans le Gestionnaire de contacts professionnels

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez utiliser les enregistrements Contact professionnel pour organiser et stocker des informations sur les personnes avec lesquelles avec que vous travaillez un nombre important.

Cet article décrit comment créer de nouveaux enregistrements et remplissez le formulaire Contact professionnel.

Que voulez-vous faire ?

Créer de nouveaux enregistrements Contact professionnel

Modifier les enregistrements Contact professionnel

Filtrer une liste de Contacts professionnels

Vous pouvez effectuer les opérations suivantes avec les enregistrements Contact professionnel :

  • Ajoutez-les à l’aide de différentes façons.

  • Les affecter à un employé ou à un collègue.

  • Créer un lien pour les comptes.
    En liant des enregistrements Contact professionnel à des enregistrements compte, vous pouvez vous connecter les informations relatives à vos Contacts professionnels avec des informations sur les sociétés fonctionne-t-elle pour. Par exemple, lorsque vous liez un ou plusieurs Contacts professionnels à un enregistrement compte, l’historique des communications de l’enregistrement compte inclut les éléments d’historique des communications pour chacune des Contacts professionnels qui est lié à ce compte.

  • Lier des éléments d’historique des communications à vos Contacts professionnels, suivre les messages électroniques et filtrer la liste des éléments d’historique des communications.
    Vous pouvez effectuer le suivi de la plupart de vos activités (y compris les appels téléphoniques, les courriers électroniques, les lettres ou les fichiers) liées à votre Contact professionnel dans la page de l’historique dans l’enregistrement Contact professionnel.

    Vous pouvez lier automatiquement des messages électroniques aux enregistrements Contact professionnel. Pour plus d’informations, voir liaison et suivi des messages électroniques dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

  • Convertir un Contact professionnel en un prospect ou un autre enregistrement basé sur le type d’enregistrement Contact professionnel.

  • Modifier les informations contenues dans les enregistrements Contact professionnel.

  • Personnaliser le formulaire Contact professionnel en ajoutant ou en supprimant des champs et des éléments dans les listes de champs.
    Pour plus d’informations sur la personnalisation des formulaires ou de création d’autres formulaires pour stocker vos informations professionnelles, voir créer et personnaliser des types d’enregistrements et listes.

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Créer de nouveaux enregistrements Contact professionnel

Les enregistrements Contact professionnel peuvent vous aider à effectuer le suivi des informations dont vous disposez sur les personnes avec lesquelles avec que vous travaillez.

Contenu de cette section

Ajouter manuellement un nouvel enregistrement Contact professionnel

Importer des Contacts professionnels à partir d’un autre programme

Déplacer ou copier des contacts Outlook dans le Gestionnaire de contacts professionnels

Créer un enregistrement Contact professionnel à partir d’un message électronique

Convertir un enregistrement de prospect en un enregistrement Contact professionnel

Il existe plusieurs méthodes pour obtenir des informations dans les enregistrements Contact professionnel. Vous pouvez entrer des informations dans les enregistrements, importer des données à partir d’Outlook ou d’autres programmes et copier un contact Outlook.

Les informations peuvent inclure :

  • Informations professionnelles, telles que la société ou organisation du Contact professionnel.

  • Informations personnelles comme date de naissance.

  • Éléments d’historique des communications, tels que des messages électroniques et les rendez-vous.

  • Tous les détails que vous enregistrez dans les champs personnalisés que vous ajoutez au formulaire.

    Conseil : Vous pouvez personnaliser les formulaires du Contact professionnel en ajoutant des champs qui sont spécifiques de votre entreprise, ou en déplaçant les sections pour mettre en évidence les informations qui vous intéressent. Par exemple, un fleuriste peut créer un champ nommé « Fleur préférée » et un spécialiste chauffage peut créer un champ nommé « Modèle Four ». Pour plus d’informations sur la personnalisation des formulaires, voir créer et personnaliser des types d’enregistrements et listes.

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Ajouter manuellement un nouvel enregistrement Contact professionnel

Il faut quelques minutes pour ouvrir un formulaire de Contact professionnel vierge et entrez quelques éléments clés de données. Enregistrer le formulaire crée le nouvel enregistrement Contact professionnel. Plus tard, lorsque vous développez votre relation avec la personne, vous pouvez rouvrir l’enregistrement et ajouter des détails supplémentaires.

Bouton Courrier électronique sans options

Vous remarquerez nombreuses similitudes entre le formulaire de Contact professionnel et le formulaire de Contact Outlook.

Ouvrir un formulaire de Contact professionnel

  1. Dans le volet de Navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestionnaire de contacts professionnels.

  2. Dans le ruban, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau Contact professionnel.

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Remplissez le formulaire de Contact professionnel

La plupart des autres formes, le formulaire Contact professionnel inclut une page Général, Détails et historique.

Vous pouvez personnaliser le formulaire en déplaçant les sections et les champs, renommer des champs et ajouter des éléments aux listes. Pour plus d’informations sur la personnalisation des formulaires ou de création d’autres formulaires pour stocker vos informations professionnelles, voir créer et personnaliser des types d’enregistrements et listes.

Page Général

Section de Contact professionnel

  1. Entrez le nom complet et la fonction du Contact professionnel. Sélectionnez le nom du fichier en tant que, comme vous le feriez dans Outlook formulaire de contact.

    Nom complet est le seul champ obligatoire. Ajout d’informations à d’autres champs est facultatif.

  1. Affecter le Contact professionnel     Pour affecter le Contact professionnel à un autre employé, dans le champ affecté à, cliquez sur le nom de l’employé.

    Remarque : Les noms dans la liste affecté à sont les employés avec lesquels vous avez partagé votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels. Pour plus d’informations sur le partage, voir partager vos données du Gestionnaire de contacts professionnels avec d’autres utilisateurs.

    Section Informations sur l’entreprise

    Vous pouvez utiliser le champ société ou le champ compte pour stocker le nom de la société du Contact professionnel. Utiliser le champ entreprise si vous n’utilisez pas des enregistrements compte.

    Section compte lié

    Bouton Courrier électronique sans options

  1. Lien le Contact professionnel à un compte     Cliquez sur compte pour lier le Contact professionnel à un Compte.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un compte à associer à ce Contact professionnel, cliquez sur le compte, puis cliquez sur Lier à.
    La valeur de liaison de Contacts professionnels à un compte est que l’historique des communications du Contact professionnel apparaît également dans l’historique des communications de l’enregistrement compte. Si plusieurs contacts professionnels est lié au même compte, l’historique des communications de chaque Contact professionnel lié apparaît également dans l’historique des communications du compte. Cela vous permet de voir tous les de l’historique des communications et tous les Contacts professionnels associés avec une organisation en un seul endroit. Pour plus d’informations sur le choix d’un enregistrement à lier, voir lier des enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

    Sections Internet, numéros de téléphone, adresses et carte de visite

  3. Entrez le courrier électronique adresses de page Web, numéros de téléphone, entreprise et adresses d’origine. Entrez les informations pour terminer la carte de visite, comme vous le feriez dans un formulaire de Contact Outlook.
    Une flèche en regard d’un nom de champ (par exemple, courrier électronique ) indique que vous pouvez effectuer plusieurs entrées dans le champ.

    Conseil : Si vous entrez plusieurs adresses pour un Contact professionnel, activez la case à cocher il s’agit de l’adresse postale pour établir l’adresse utilisée pendant la fusion et publipostage.

    Section Informations sources

    Bouton Courrier électronique sans options

  4. Dans la section Informations sources, entrez des informations dans les champs suivants :

    • Source     Cliquez sur la méthode ou l’action par lequel ce Contact professionnel appris à votre entreprise. Par exemple, une publication ou word de bouche.

    • Initié par     Cliquez sur ce bouton pour sélectionner l’activité marketing ou un autre enregistrement d’entreprise (par exemple, un autre Contact professionnel) qui affiche ce Contact professionnel pour votre entreprise.

      Conseil : Entrer le nom d’une activité marketing permet Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook suivre le type et le nombre d’enregistrements qui résulte de l’activité. Il relie également l’enregistrement d’activité marketing au contact professionnel. Pour plus d’informations sur les activités marketing, voir commercialiser vos produits et services dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

      Section Commentaires

  5. Dans la section commentaires, tapez des notes, coller des commentaires provenant d’autres fichiers ou joindre des fichiers, des éléments Outlook ou des cartes de visite.

    Bouton Courrier électronique sans options

    Conseil : Si plusieurs collègues fonctionne avec un Contact professionnel, il peut être utile de noter lorsque vous avez entré un commentaire. Cliquez sur Ajouter horodatage à suivre pour enregistrer la date et l’heure de chaque entrée.

  6. Lorsque vous avez terminé la saisie d’informations, cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Page Détails

  1. Dans le ruban, dans le groupe Afficher, cliquez sur Détails pour afficher la page de Détails.

  2. Entrez plus d’informations sur la tâche de la personne et les données, telles que date de naissance, le statut de paiement, si l’enregistrement est active, puis sélectionnez le mode de communication préféré.

Page Historique

  1. Dans le Ruban, dans le groupe Afficher, cliquez sur Historique pour afficher la page Historique.

  2. Ajoutez ou affichez des éléments d’historique des communications tels que des messages électroniques, des notes professionnelles ou des rendez-vous.

    Comment ajouter un élément d’historique des communications ?

    1. Sous Historique des communications, cliquez sur Nouveau, puis sur le type d’élément que vous souhaitez ajouter.

    2. Tapez les informations dans le formulaire, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

      Pour plus d’informations sur les éléments de l’historique des communications, voir suivi des communications avec les clients dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

  3. Si vous recherchez un élément particulier, vous pouvez effectuer une recherche dans la liste des éléments de l’historique des communications ou filtrer cette dernière.

    1. Comment effectuer des recherches dans la liste des éléments de l’historique des communications ?

      • Dans la zone Recherche, tapez les informations que vous recherchez, puis cliquez sur le bouton Rechercher Icône de recherche .

        Remarque : La recherche porte uniquement sur les champs Objet et Lié à. Pour répertorier tous les éléments d’un certain type, tels que les messages électroniques, utilisez un filtre.

    2. Comment filtrer la liste des éléments de l’historique des communications ?

      • Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Affichage.

      • Dans le groupe Filtre, effectuez l’une des opérations suivantes :

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Importer des Contacts professionnels à partir d’un autre programme

Vous pouvez importer Contact professionnel et autres types d’enregistrements à partir de programmes tels que ACT ! et Microsoft Excel.

Pour savoir comment importer des données à partir d’autres programmes, ou dans votre dossier Contacts Outlook, voir importer vos données dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Déplacer ou copier des contacts Outlook dans le Gestionnaire de contacts professionnels

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Contacts.

  2. Dans la liste des Contacts, cliquez sur le contact que vous souhaitez déplacer vers Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.
    Comment sélectionner plusieurs enregistrements ?

    Pour sélectionner des enregistrements qui se suivent, appuyez sur la touche Maj, puis cliquez sur le premier et le dernier enregistrement du groupe que vous souhaitez ajouter. Pour sélectionner des enregistrements qui ne se suivent pas, appuyez sur la touche Ctrl, puis cliquez sur chaque enregistrement individuellement. Pour sélectionner tous les enregistrements, cliquez sur l’un d’entre eux, puis appuyez sur Ctrl+A.

    Pour copier la totalité de votre dossier Contacts Outlook vers le Gestionnaire de contacts professionnels, importer votre dossier Contacts Outlook dans les Contacts professionnels. Pour plus d’informations sur l’importation, voir importer vos données dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

  3. Dans le ruban, dans le groupe Professionnel, effectuez l’une des opérations suivantes.

    • Déplacer le contact   

      1. Cliquez sur créer un enregistrement.

      2. Pointez sur déplacer vers le Gestionnaire de contacts professionnels, puis cliquez sur le type d’enregistrement que vous souhaitez ou Contact professionnel.

    • Copier le contact   

      1. Cliquez sur créer un enregistrement.

      2. Pointez sur Copier vers le Gestionnaire de contacts professionnels, puis cliquez sur le type d’enregistrement que vous souhaitez ou Contact professionnel.

Si vous voulez accéder à vos Contacts professionnels sur votre téléphone mobile comme vous le feriez vos contacts Outlook, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de synchronisation des contacts professionnels pour inclure vos Contacts professionnels dans votre dossier Contacts Outlook. Pour plus d’informations sur la synchronisation des contacts professionnels, voir accéder à distance à vos Contacts professionnels : utiliser la synchronisation dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Important : Vous pouvez vous retrouver avec des enregistrements en double dans votre dossier Contacts si la fonctionnalité de synchronisation des contacts professionnels est activée. La fonctionnalité de synchronisation des contacts professionnels inclut automatiquement les enregistrements Contact professionnel dans votre dossier Contacts Outlook. Lorsqu’un contact est déplacées ou copiées dans le dossier de Contacts professionnels, ils seront affichés dans votre dossier Contacts sous forme de Contacts professionnels trop.

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Créer un enregistrement Contact professionnel à partir d’un message électronique

Vous pouvez créer un enregistrement Contact professionnel à partir d’un message électronique à partir d’un nouveau client.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Boîte de réception.

  2. Double-cliquez sur un message électronique pour l’ouvrir.

  3. Dans le Ruban, Professionnel, cliquez sur Créer un enregistrement.

  4. Cliquez sur Contact professionnel, ou le type d’enregistrement Contact professionnel que vous voulez créer à l’aide de l’adresse de messagerie de la ligne à partir du message.

Vous pouvez créer des Contacts professionnels à partir d’autres adresses de messagerie dans un message par clic droit sur le nom, en pointant sur créer dans le Gestionnaire de contacts professionnels, puis en cliquant sur Contact professionnel.

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Convertir un enregistrement de prospect en un enregistrement Contact professionnel ou convertir un prospect en un Contact professionnel

En règle générale, les informations sur un client potentiel sont stockées dans un enregistrement de prospect. Lorsque cette personne devienne un client réel, vous pouvez convertir l’enregistrement de prospect en un enregistrement Contact professionnel.

Vous pouvez également convertir un Contact professionnel dans un prospect ou un autre type d’enregistrement basé sur le type d’enregistrement Contact professionnel.

Vous pouvez créer de nouveaux types d’enregistrements tels qu’employé ou fournisseur en commençant par le formulaire Contact professionnel. Pour plus d’informations sur la création de nouveaux types d’enregistrements, voir créer et personnaliser des types d’enregistrements et listes.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestion des contacts.

  2. Dans l’espace de travail, cliquez sur l’onglet prospects.

  3. Double-cliquez sur l’enregistrement que vous voulez convertir.

  4. Dans le ruban, dans le groupe Modifier, cliquez sur Convertir en, puis cliquez sur Contact professionnel.

  5. Modifier le nouvel enregistrement comme bon vous semble.

  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Modifier les enregistrements Contact professionnel

Comme vous le faites d’entreprise avec vos Contacts professionnels, vous en savoir plus sur les, comment elles préfèrent être contacté, y compris peut-être noms leurs assistants, nouveaux numéros de téléphone et ainsi de suite. Conserver l’avec ce flux des informations est une tâche quotidienne que vous pouvez simplifier en mise à jour en permanence et en enregistrant vos enregistrements Contact professionnel. Vous pouvez ouvrir un enregistrement Contact professionnel pour ajouter ou modifier les informations, ou pour afficher les éléments d’historique des communications tels que des messages électroniques qui sont liées au contact professionnel.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestion des contacts.

  2. Dans l’espace de travail, cliquez sur l’onglet Contacts professionnels, puis :

    • Faire défiler vers le Contact professionnel que vous voulez ouvrir, puis double-cliquez dessus.

      -ou-

    • Utilisez la zone de recherche pour taper des informations sur le Contact professionnel que vous recherchez et double-cliquez sur l’enregistrement.

  3. Ajouter ou modifier les informations comme bon vous semble.

    Conseil : Si vous avez une adresse de messagerie du compte, vous pouvez vous assurer que les messages électroniques vers et à partir du compte sont automatiquement incluses dans l’historique des communications de l’enregistrement. Dans le groupe Modifier, cliquez sur Suivi du courrier électronique, puis sur Gérer la liaison et le suivi. Activez la case à cocher pour l’adresse de messagerie du compte, puis cliquez sur OK. Pour plus d’informations sur la liaison automatique des messages électroniques à des enregistrements, voir liaison et suivi des messages électroniques dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Conseil : Grâce à une fonctionnalité Modification en bloc, vous pouvez modifier le contenu d’un champ dans plusieurs enregistrements Contact professionnel. Ceci est pratique, par exemple, si vous voulez entrer une adresse Web pour les Contacts professionnels une dizaine qui font partie de la même société tous les. Pour plus d’informations sur la façon de modifier simultanément plusieurs enregistrements, voir modifier plusieurs enregistrements simultanément Gestionnaire de contacts professionnels.

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Filtrer une liste de Contacts professionnels

Vous n’êtes pas obligé de faire défiler dans l’ensemble de vos Contacts professionnels pour trouver ce que vous voulez. À la place, vous pouvez filtrer une liste de contacts professionnels afin que vous ne voyez que les enregistrements qui vous intéressent.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestion des contacts.

  2. Dans l’espace de travail, cliquez sur l’onglet Contacts professionnels, puis cliquez sur Modifier.

  3. Dans la boîte de dialogue Modifier un onglet, cliquez sur filtrer.

  4. Dans la boîte de dialogue Filtrer les Contacts professionnels, vous pouvez utiliser moins l’une des opérations suivantes :

    • Filtre simple     Activez ou désactivez les catégories prédéfinies.

    • Filtre avancé     Créer plusieurs filtres pour affiner la sélection.

Cette liste filtrée pouvant être utilisée pour créer un onglet personnalisé, une liste d’appels ou les listes de diffusion. Il peut également être utilisé comme base d’un rapport ou un gadget.

Pour plus d’informations sur le filtrage, voir filtrer les enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels. Pour plus d’informations à propos des rapports, voir utiliser des rapports et des graphiques dans le Gestionnaire de contacts professionnels. Pour plus d’informations sur les gadgets, voir utiliser les gadgets dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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