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Utiliser le publipostage pour envoyer des messages électroniques en bloc

Utiliser le publipostage pour envoyer des messages électroniques en bloc

Avant de commencer, ouvrez un document vierge dans Word, puis tapez le corps du message e-mail que vous souhaitez envoyer.

Pour envoyer un e-mail, il est nécessaire qu’un programme de courrier MAPI tel que Outlook ou Gmail soit installé.

Étape 1 : préparer votre document principal

  • Accédez à Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > Courriers électroniques.

    Démarrer la fusion et le publipostage avec les e-mails sélectionnés

Étape 2 : configurer votre liste de diffusion

La liste de diffusion constitue votre source de données. Pour plus d’informations, consultez Sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.

Conseils

  • Si vous n’avez pas de liste de diffusion, vous pouvez en créer une lors du processus de publipostage.

  • Si vous utilisez une feuille de calcul Excel, mettez en forme la colonne des codes postaux en tant que texte afin de ne pas perdre de zéros. Pour plus d’informations, voir Mettre en forme les nombres, dates et autres valeurs de fusion dans Excel.

  • Si vous voulez utiliser vos contacts Outlook, assurez-vous qu’Outlook est votre programme de courrier par défaut et de la même version que Word.

Vérifiez que votre source de données comporte une colonne pour les adresses e-mail et qu’une adresse e-mail est associée à toutes les personnes auxquelles vous envoyez l’e-mail.

  1. Accédez à Publipostage > Sélectionner les destinataires.

  2. Choisissez une source de données. Pour plus d’informations, consultez Sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.

  3. Sélectionnez Fichier > Enregistrer.

Si vous devez modifier, trier ou filtrer votre liste de publipostage, voir Fusion et publipostage : Modifier les destinataires.

  1. Accédez à Publipostage > Formule d’appel.

  2. Choisissez le format que vous souhaitez utiliser.

  3. Sélectionnez OK pour insérer le champ de fusion.

  4. Sélectionnez Fichier > Enregistrer.

Vous pouvez ajouter d’autres champs à votre courrier électronique à partir de votre source de données. Pour plus d’informations, voir Insérer des champs de fusion et publipostage.

Remarque : Vous devez mettre en forme votre courrier électronique manuellement après avoir inséré des champs.

S’il manque une partie de votre adresse ou d’autres champs, voir Fusion et publipostage : Correspondance des champs pour apporter les corrections nécessaires.

Pour modifier la police, la taille ou l’espacement du contenu fusionné, sélectionnez le nom du champ de fusion et apportez les modifications souhaitées.

  1. Sélectionnez Aperçu des résultats, puis choisissez Suivant Bouton Enregistrement suivant pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage ou Précédent Bouton Enregistrement précédent pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage pour afficher les noms et adresses dans le corps de votre lettre.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant le groupe Aperçu des résultats

  2. Sélectionnez Terminer & fusionner > Envoyer des messages électroniques.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant la commande Terminer & fusionner et ses options

  3. Dans la zone À, sélectionnez la colonne ou le champ contenant l’adresse e-mail dans votre liste de publipostage.

    Remarque : Word envoie un message individuel à chaque adresse de courrier. Vous ne pouvez pas envoyer le courrier en Cc ou Cci à d’autres destinataires. Vous pouvez inclure des liens mais ne pouvez pas ajouter de pièces jointes au courrier électronique.

  4. Dans la zone Ligne Objet, entrez l’objet du message.

  5. Dans la zone Format des courriers, sélectionnez HTML (paramètre par défaut) ou Texte brut pour envoyer le document en tant que corps du courrier électronique.

  6. Sous Envoyer des enregistrements, utilisez l’une des procédures suivantes :

    • Tous les enregistrements (par défaut).

    • Enregistrement en cours pour n’envoyer le message qu’à l’enregistrement affiché à l’écran.

    • De et À envoient uniquement une plage d’enregistrements.

  7. Sélectionnez OK pour effectuer le publipostage.

Accédez à Fichier > Enregistrer. Quand vous enregistrez le document principal, vous enregistrez également sa connexion à la source de données. Pour pouvoir le réutiliser, ouvrez le document de fusion et répondez Oui lorsque vous êtes invité à conserver la connexion à la source de données.

Voir aussi

Avant de commencer, ouvrez un document vierge dans Word, puis tapez le corps du message e-mail que vous souhaitez envoyer.

Pour envoyer un e-mail, il est nécessaire qu’un programme de courrier MAPI tel que Outlook ou Gmail soit installé.

Étape 1 : créer un document principal dans Word

  1. Accédez à Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > Courriers électroniques.

    Publipostage électronique

  2. Dans Word, entrez le message e-mail que vous souhaitez envoyer.

Étape 2 : configurer votre liste de diffusion

La liste de diffusion constitue votre source de données. Pour plus d’informations, consultez Sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.

Conseils

  • Si vous n’avez pas de liste de diffusion, vous pouvez en créer une lors du processus de publipostage.

  • Si vous utilisez une feuille de calcul Excel, mettez en forme la colonne des codes postaux en tant que texte afin de ne pas perdre de zéros. Pour plus d’informations, voir Mettre en forme les nombres, dates et autres valeurs de fusion dans Excel.

  • Si vous voulez utiliser vos contacts Outlook, assurez-vous qu’Outlook est votre programme de courrier par défaut et qu’il s’agit de la même version que Word.

Vérifiez que votre source de données comporte une colonne pour les adresses e-mail et qu’une adresse e-mail est associée à toutes les personnes auxquelles vous envoyez l’e-mail.

  1. Accédez à Publipostage > Sélectionner les destinataires.

  2. Choisissez une source de données. Pour plus d’informations, consultez Sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.

  3. Sélectionnez Fichier > Enregistrer.

Si vous devez modifier, trier ou filtrer votre liste de publipostage, voir Fusion et publipostage : Modifier les destinataires.

  1. Accédez à Publipostage > Insérer un champ de fusion, puis choisissez les champs à ajouter.

    Dans l’onglet Publipostage, la fonction Insérer un champ de fusion est mise en évidence

  2. Dans votre document principal, sélectionnez Faites glisser les champs dans cette boîte ou tapez du texte, puis cliquez ou appuyez sur le texte pour le supprimer.

  3. Ajoutez et mettez en forme les champs que vous souhaitez inclure dans l’e-mail, puis sélectionnez OK.

  1. Accédez à Publipostage > Aperçu des résultats pour afficher un aperçu des e-mails.

    Dans l’onglet Publipostage, l’option Aperçu des résultats est mise en évidence

    Utilisez les boutons fléchés gauche et droite sous l’onglet Publipostage, pour faire défiler les e-mails.

  2. Sélectionnez de nouveau Aperçu des résultats pour ajouter ou supprimer des champs de fusion.

  3. Lorsque vous avez terminé, accédez à Publipostage > Terminer et fusionner > Fusionner vers le courrier.

    Fusionner dans l’e-mail n’est pas disponible si vous n’avez pas sélectionné votre programme de courrier par défaut.

  4. Choisissez le champ de fusion À et l’objet du publipostage, et indiquez s’il doit être envoyé en tant que texte, HTML ou pièce jointe. Lorsque vous choisissez l’envoi en pièce jointe, l’e-mail ne possède pas de corps de texte mais est envoyé en tant que pièce jointe.

  5. Sélectionnez Fusion vers la boîte d’envoi.

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