Utiliser le publipostage pour créer un message électronique de formulaire dans Word 2016 pour Mac

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Si vous avez une lettre à envoyer à plusieurs personnes par courrier électronique que vous voulez personnalisés pour chaque destinataire, utiliser le publipostage. Vous pouvez créer un lot de messages électroniques personnalisés qui sont mises en forme de manière identique et qui utilisent le même texte. Uniquement les sections spécifiques du message électronique varient et sont personnalisées. Fusion et publipostage : contrairement à la diffusion d’un message à un groupe de personnes — rend chaque destinataire du message le seul destinataire.

Il existe trois fichiers impliqués dans la création des messages électroniques à l’aide du processus de fusion et publipostage :

  • Votre document principal
    ce document est votre message électronique ; Il contient du texte qui est identique pour chaque version du document fusionné.

  • Votre liste de diffusion
    il s’agit de la source de données, souvent une Excel feuille de calcul, qui est utilisée pour renseigner les informations dans le message électronique. Votre liste de diffusion contient les noms, par exemple, et votre document principal est le message électronique qui sera traité aux noms dans votre liste.

  • Votre document fusionné
    ce document est une combinaison du document principal et la liste de diffusion. Fusion et publipostage extrait les informations à partir de la liste de diffusion et le place dans votre document principal, résultant dans un document fusionné personnalisé pour chaque personne de la liste de diffusion.

Une première étape du processus de fusion et publipostage consiste à créer un document principal.

  1. Sous l’onglet publipostage, cliquez sur Démarrer le publipostage > Messages électroniques.

    publipostage électronique

  2. Dans Word, tapez le message électronique que vous voulez envoyer à tout le monde.

La première ligne dans votre feuille de calcul Excel est l’enregistrement d’en-tête. Chaque colonne dans la ligne comporte un nom d’étiquette qui indique une catégorie d’informations. Par exemple, vos étiquettes de colonnes peuvent être adresse de messagerie, nom, adresse postale, Ville, étatet code postal. Chaque ligne suivante contienne un seul enregistrement de données pour chaque destinataire. Il doit être pas les lignes vides ou des colonnes dans la liste.

Conseil : Pour rendre une feuille de calcul Excel de votre carnet d’adresses Outlook, exporter les contacts vers un fichier délimité par des tabulations (.txt), puis ouvrez le fichier .txt dans Excel. Pour plus d’informations, voir exporter ou archiver manuellement des éléments Outlook.

  1. Dans la première ligne de la feuille de calcul Excel, tapez les étiquettes de colonne pour vos destinataires. Par exemple, dans la première colonne, tapez adresse de messagerie; dans la deuxième colonne, tapez le prénom; et, dans la troisième colonne, tapez le nom.

    Important : Il est recommandé que la première colonne contienne adresse de messagerie de chaque destinataire.

  2. Dans les lignes suivantes, tapez l’adresse de messageriedu destinataire, prénomet nom de famille.

  3. Dans le menu fichier, cliquez sur Enregistrer et entrez un nom de fichier.

    Remarque : N’oubliez pas de l’emplacement de la feuille de calcul ; vous en aurez besoin ultérieurement pour le lier à votre document de fusion et publipostage.

  4. Enregistrez et fermez la feuille de calcul.

    Remarque : Vous ne pourrez pas terminer la fusion si vous ne fermez la feuille de calcul Excel qui contient votre liste, ou si vous ouvrez de nouveau avant la fin de la fusion et publipostage.

Sous l’onglet publipostage, cliquez sur Sélection des destinataires, puis puis choisissez une option.

Sous l’onglet publipostage, sélectionner des destinataires est mise en évidence avec une liste d’options

Option

Description

Créer une nouvelle liste

Commencer une nouvelle liste d’adresses lorsque vous configurez le publipostage

Utiliser une liste existante

Utiliser une feuille de calcul Excel ou un autre type de fichier de données sous forme de votre liste d’adresses

Cliquez sur à partir des Contacts Outlook

Sélectionner des noms directement à partir de vos contacts Outlook pour votre liste d’adresses

Contacts Apple

Sélectionner des noms directement à partir de votre carnet d’adresses Apple pour votre liste d’adresses

FileMaker Pro

Importer des données d’une base de données FileMaker Pro

Créer une nouvelle liste

Dans la boîte de dialogue Modifier les champs listeWord crée automatiquement des champs pour des informations de base, telles que le prénom, nom et adresse. Si vous voulez ajouter un nouveau champ — par exemple, un champ de message, ajoutez-la à présent, afin que vous pouvez renseigner le champ lorsque vous tapez l’entrée.

  1. Sous nouveau nom de champ, tapez le nom du champ que vous voulez ajouter, puis cliquez sur + (signe plus).

    Conseil : Pour modifier l’ordre des champs, cliquez sur le champ que vous voulez déplacer, puis utilisez le haut ou bas pour déplacer le champ.

  2. Lorsque tous les champs sont configurés que vous le souhaitez, cliquez sur créer pour créer une nouvelle liste.

Utiliser une liste existante

  1. Recherchez le fichier que vous voulez utiliser, puis sélectionnez Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir un classeur, sélectionnez la feuille de calcul que vous voulez utiliser et effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Rien dans La plage de cellules à utiliser la feuille de calcul entière.

      ou

    • Entrer une plage de cellules pour les données que vous voulez utiliser.

  3. Cliquez sur OK.

Cliquez sur à partir des Contacts Outlook

  1. Choisissez Filtrer les destinataires pour sélectionner les destinataires à inclure.

  2. Dans la boîte de dialogue Options de requête, en regard des destinataires de fusion et publipostage liste par, sélectionnez enregistrement complet.

  3. Dans la liste des contacts, sélectionnez les contacts que vous voulez inclure dans la fusion et publipostage et cliquez sur OK.

Contacts Apple

  1. Choisissez Filtrer les destinataires pour sélectionner les destinataires à inclure.

  2. Dans la boîte de dialogue Options de requête, sous Apple groupe de Contacts, sélectionnez le groupe que vous voulez inclure dans la fusion et publipostage, puis OK.

FileMaker Pro

  1. Recherchez le fichier que vous voulez utiliser, puis sélectionnez Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Séparateurs d’enregistrements, sélectionnez un séparateur de champ pour séparer chaque champ de données et un délimiteur pour séparer chaque enregistrement de données, puis OK.

  1. Sous l’onglet publipostage, cliquez sur Insérer un champ de fusion, puis choisissez le champ que vous voulez ajouter.

    Sous l’onglet publipostage, insérer un champ de fusion est mise en évidence

  2. Dans votre document principal, cliquez dans la zone faites glisser les champs dans cette boîte ou tapez du texte, puis cliquez sur le texte pour le supprimer.

  3. Ajouter et mettre en forme les champs que vous souhaitez inclure dans le message électronique, puis sélectionnez OK.

  1. Sous l’onglet publipostage, cliquez sur Aperçu des résultats pour voir à quoi les messages électroniques.

    Sous l’onglet publipostage, aperçu des résultats est mise en évidence

    Remarque : Utilisez les flèches gauche et droite sous l’onglet publipostage, pour faire défiler à chaque message électronique.

  2. Pour apporter des modifications de mise en forme supplémentaires, cliquez à nouveau sur Aperçu des résultats, qui permet d’ajouter ou supprimer des champs de fusion.

  3. Lorsque les messages apparence recherchée à, sous l’onglet publipostage, cliquez sur Terminer et fusionner > Fusionner vers la messagerie pour terminer le publipostage.

    Conseil : Fusionner vers la messagerie n’est pas disponible si vous n’avez pas sélectionné de votre programme de messagerie par défaut.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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