Utiliser le publipostage afin de personnaliser les lettres pour un courrier en nombre

Utiliser le publipostage afin de personnaliser les lettres pour un courrier en nombre

Si vous devez envoyer du courrier en nombre à des contacts de votre liste de diffusion, vous pouvez utiliser un publipostage pour créer un lot de lettres personnalisées. Chaque lettre produite possède une mise en page, une mise en forme, un texte et des graphismes identiques. Seules des sections spécifiques de la lettre sont différentes et peuvent être personnalisées.

Dans le cadre d’un publipostage, trois fichiers sont impliqués dans la création et l’impression de lettres :

  • Le document principal
    Ce document contient du texte et des graphismes (par exemple, un logo ou une image) qui sont identiques à chaque version du document de fusion. Le corps de la lettre en est un exemple type.

  • La liste de diffusion
    Il s’agit de la source de données utilisée pour renseigner les informations dans la lettre. Par exemple, votre liste de diffusion comporte des noms et votre document principal représente la lettre qui sera adressée aux noms figurant dans cette liste.

  • Le document de fusion
    Ce document est une combinaison du document principal et des informations de la liste de diffusion. Le publipostage récupère les informations de la liste de diffusion et les place dans votre document principal. Vous obtenez ainsi une lettre personnalisée pour chaque personne.

Vous pouvez en apprendre davantage sur le fonctionnement d’un publipostage avec des lettres dans la vidéo suivante qui fait partie d’un cours de formation.

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Étape 1 : préparer votre document principal

Avant de commencer le publipostage, préparez votre lettre. Par exemple, si vous annoncez un événement à venir, incluez le nom, la date, l’heure et l’emplacement auxquels aura lieu l’événement, car ces détails seront communs à tous les destinataires de votre lettre.

  1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, sélectionnez Démarrer la fusion et le publipostage > Lettres.

    Dans Word, dans l’onglet Publipostage, sélectionnez Démarrer la fusion et le publipostage, puis sélectionnez une option.

  2. Dans Word, tapez le corps de la lettre (exemple ci-dessous) que vous enverrez à vos destinataires.

    Exemple de lettre dans Word utilisée dans le cadre d’un publipostage.

Étape 2 : configurer votre liste de diffusion

La liste de diffusion constitue votre source de données. Il peut s’agir d’une feuille de calcul Excel, d’un annuaire de contacts Outlook, d’une base de données Access ou d’une liste d’adresses Office. Elle contient les enregistrements utilisés par Word pour récupérer les informations de manière à créer votre lettre.

Conseils

  • Si vous n’avez pas de liste de diffusion, vous pouvez en créer une lors du processus de publipostage. Avant de commencer ce processus, collectez tous vos enregistrements de données et ajoutez-les à votre source de données.

  • Si vous utilisez une feuille de calcul Excel, vérifiez que la colonne des codes postaux est mise en forme en tant que texte afin de ne pas perdre de zéros.

  • Si vous voulez utiliser vos contacts Outlook, assurez-vous qu’Outlook est votre programme de courrier par défaut.

Étape 3 : lier votre liste de diffusion à votre document principal

Vous êtes désormais prêt à ouvrir la source de données associée à votre liste de diffusion et à la lier à votre lettre.

  1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, sélectionnez Sélection des destinataires, puis sélectionnez une option.

    Dans le cadre d’un publipostage Word, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, choisissez Sélection des destinataires, puis sélectionnez Entrer une nouvelle liste.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si vous n’avez pas de liste de diffusion, sélectionnez Entrer une nouvelle liste, puis créez-en une.

      ou

    • Si votre liste de diffusion est stockée dans une feuille de calcul Excel, une base de données Access ou tout autre type de fichier de données, sélectionnez Utiliser une liste existante, recherchez votre liste, puis sélectionnez Ouvrir.

      ou

    • Si vous préférez utiliser vos contacts Outlook, choisissez Sélectionner dans les contacts Outlook.

  3. Sélectionnez Fichier > Enregistrer sous.

  4. Dans la zone Nom de fichier, entrez un nom de fichier, puis sélectionnez Enregistrer.


Modifier la liste de destinataires

Si vous créez et imprimez des lettres pour tous les membres de votre liste, passez à « Étape 4 : ajouter du contenu personnalisé à votre lettre ». Si vous souhaitez envoyer des lettres à des personnes qui vivent, par exemple, dans un rayon de 30 km d’un événement que vous organisez, utilisez un filtre tel que Code postal pour affiner les résultats.

  1. Sélectionnez Modifier la liste de destinataires.

    Dans le cadre d’un publipostage effectué dans Word, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, sélectionnez Modifier la liste de destinataires.

  2. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, cochez la case en regard du nom de chaque personne à laquelle vous allez adresser votre courrier.

    Sélectionner les lignes en cochant les cases

Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, des options s’offrent à vous pour filtrer la liste des destinataires. Le tri et le filtrage de la liste sont les deux options les plus fréquemment utilisées afin de faciliter la recherche de noms et d’adresses.

Dans un document de publipostage Word, sélectionnez Modifier la liste de destinataires. Dans la boîte de dialogue « Fusion et publipostage : Destinataires », sous Affiner la liste de destinataires, choisissez une option.

Pour plus d’informations, voir Trier et filtrer des données pour un publipostage.

Étape 4 : ajouter du contenu personnalisé à votre lettre

Ajoutez du contenu à votre lettre qui est différent pour chaque personne qui la reçoit, par exemple, son nom et son adresse. Pour ajouter ces informations, nous vous conseillons d’insérer des champs de fusion dans votre document principal.

  1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Bloc d’adresse.

    Dans le cadre d’un publipostage effectué dans Word, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Bloc d’adresse.

  2. Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse, choisissez un format pour le nom du destinataire tel qu’il doit apparaître dans la lettre.

    Options du bloc d’adresse

  3. Cliquez sur OK.

    Remarque : Pour voir comment une adresse s’affichera dans la lettre, sous Aperçu, sélectionnez Aperçu des résultats. Sélectionnez le bouton d’enregistrement Suivant Bouton Enregistrement suivant pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage ou Précédent Bouton Enregistrement précédent pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage pour parcourir les enregistrements dans votre source de données.

  4. Dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Formule d’appel.

    Dans le cadre d’un publipostage effectué dans Word, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Formule d’appel.

  5. Dans la boîte de dialogue Insérer une formule d’appel, sélectionnez le format de votre choix.

  6. Sélectionnez OK pour insérer le champ de fusion dans la lettre.

  7. Sélectionnez Fichier > Enregistrer pour conserver la lettre (exemple ci-dessous) que vous créez pour le publipostage.

    Exemple de lettre de publipostage dans Word présentant un champ « bloc d’adresse » et un champ « formule d’appel ».

Pour insérer d’autres informations personnalisées dans la lettre à partir de votre liste de diffusion, voir Insérer des champs de fusion et publipostage.


Vérifier les noms des champs de fusion

Assurez-vous que Word trouve les noms et les adresses dans votre liste de diffusion.

  1. Pour ce faire, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Faire correspondre les champs.

    Conseil :  Vous pouvez également ouvrir les champs de fusion à partir de la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse que vous avez utilisée pour ajouter un bloc d’adresse au document principal.

  2. Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs, vérifiez que les champs d’enregistrement qui s’affichent dans la liste de diffusion correspondent aux noms des en-têtes de colonnes associés aux enregistrements présents dans la source de données de votre liste de diffusion.

    Boîte de dialogue Faire correspondre les champs

    Remarque : La boîte de dialogue comporte deux colonnes. La colonne de gauche présente une liste de noms communs figurant dans un enregistrement professionnel, par exemple. La colonne de droite contient le nom du champ correspondant au nom commun, mappé à un en-tête de colonne de votre fichier de source de données.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si les noms des champs affichés correspondent aux en-têtes de colonnes que vous avez utilisés pour des enregistrements dans la source de données de votre liste de diffusion, vous n’avez rien à faire.

      ou

    • Si la mention (sans correspondance) s’affiche dans un nom de champ, alors que vous vous attendiez à ce qu’une correspondance soit trouvée avec un en-tête de colonne de votre source de données, sélectionnez la flèche déroulante vers le bas, puis sélectionnez le nom du champ dans la source de données de votre liste de diffusion. Répétez ces étapes si nécessaire.

  4. Cliquez sur OK.


Mettre en forme les champs de fusion

Pour modifier la police, la taille ou l’espacement du contenu fusionné, sélectionnez le nom du champ de fusion et apportez les modifications souhaitées.

  1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Aperçu des résultats, sélectionnez Aperçu des résultats pour basculer des résultats fusionnés vers les champs de fusion dans votre courrier.

    Dans Word, dans l’onglet Publipostage, le groupe Aperçu des résultats.

  2. Sélectionnez le nom du champ de fusion.

    Champ Bloc d’adresse sélectionné

  3. Dans l’onglet Accueil, sélectionnez la police et la taille de police souhaitées.

    Dans Word, dans l’onglet Accueil, dans le groupe Police, sélectionnez une police et une taille de police.

  4. Dans l’onglet Mise en page (Word 2013) ou Disposition (Word 2016), sélectionnez l’espacement de paragraphe souhaité.

    Dans Word, dans l’onglet Disposition, dans le groupe Paragraphe, définissez l’espacement.

    Remarque : Étant donné que Word traite chaque ligne dans un bloc d’adresse comme un paragraphe, vous pouvez réduire l’espacement entre les lignes.

Étape 5 : afficher un aperçu des lettres et les imprimer

  1. Sélectionnez Aperçu des résultats, puis sélectionnez le bouton d’enregistrement Suivant Bouton Enregistrement suivant pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage ou Précédent Bouton Enregistrement précédent pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage pour vous assurer de l’exactitude des noms et des adresses présentes dans le corps de votre lettre.

    Conseil :  Pour atteindre le début d’une liste, sélectionnez le bouton d’enregistrement Premier Bouton Premier enregistrement pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage  ; pour atteindre la fin d’une liste, sélectionnez le bouton d’enregistrement Dernier Bouton Dernier enregistrement pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage .

  2. Cliquez sur Terminer & fusionner > Imprimer les documents.

    Dans le cadre d’un publipostage Word, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, sélectionnez Terminer & fusionner, puis sélectionnez une option.

Étape 6 : enregistrer votre lettre personnalisée

Lorsque vous enregistrez le document de publipostage, celui-ci reste connecté à votre liste de diffusion. Vous pouvez ainsi le réutiliser pour votre prochain publipostage.


Pour réutiliser votre document de publipostage

  • Ouvrez le document de publipostage et sélectionnez Oui quand Word vous invite à conserver la liaison.


Pour modifier des adresses dans le document de publipostage

  • Ouvrez le document Publipostage, puis choisissez Modifier la liste de destinataires afin de trier, de filtrer et de sélectionner des adresses spécifiques.

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