Utiliser le publipostage à un niveau avancé

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Exploitez des fonctionnalités bien plus avancées que le publipostage de base. Importez des listes d’Excel et utilisez les outils numériques et de données d’Excel. Personnalisez votre publipostage avec des messages personnalisés.

Publipostage à l’aide d’une feuille de calcul Excel

La fusion se déroulant mieux si toutes les informations nécessaires sont prêtes, il est utile de vérifier les éléments suivants :

  • Les colonnes de votre feuille de calcul correspondent aux champs que vous souhaitez utiliser dans la fusion. Par exemple, pour s’adresser aux lecteurs par leur prénom, assurez-vous d’utiliser deux colonnes séparées, une pour le nom et une pour le prénom.

  • Toutes les données que vous souhaitez fusionner se trouvent dans la feuille de calcul.

  • La mise en forme des nombres ne sera pas modifiée. Si votre feuille de calcul contient des dates, des heures, des valeurs monétaires ou des codes postaux qui commencent ou se terminent par un 0 (zéro), consultez l’article Mettre en forme les nombres, dates et autres valeurs de fusion.

Quand les données sont prêtes, commencer la fusion

  1. Dans Word, ouvrez un nouveau document.

  2. Cliquez sur Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage, puis cliquez sur le type de fusion et publipostage que vous souhaitez exécuter.

  3. Cliquez sur Sélection des destinataires > Utiliser une liste existante.

  4. Recherchez votre feuille de calcul Excel, puis cliquez sur Ouvrir. Si Word vous y invite, sélectionnezFeuil1$, puis cliquez sur OK. Votre feuille de calcul Excel est désormais connectée au document de fusion que vous créez dans Word.

  5. Vous pouvez également insérer dans votre document des champs de fusion qui récupèrent des informations de votre feuille de calcul. Par exemple, pour ajouter une formule d’appel à un courrier électronique ou à une lettre, cliquez sur Publipostage > Formule d’appel. Vous pouvez également ajouter des adresses de votre liste en cliquant sur Publipostage > Bloc d’adresse.

  6. Quand votre document est prêt, cliquez sur Aperçu des résultats et cliquez sur les flèches pour afficher chaque copie du document.

  7. Pour terminer la fusion, cliquez sur Terminer et fusionner, puis sur Imprimer les documents ou sur Envoyer des courriers.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Publipostage

Publipostage avancé

Créer ou supprimer un tableau Excel dans une feuille de calcul

Dans la vidéo de présentation du publipostage, vous avez découvert les notions de base : comment configurer le publipostage à l’aide de l’Assistant,

créer une liste de destinataires, ajouter des champs de fusion de base et imprimer des enveloppes. Mais vous pouvez faire encore bien plus.

Jetons un œil aux listes de destinataires.

Dans le premier cours, vous avez créé une liste à partir de vos contacts Outlook, puis une autre à partir de zéro dans Word.

Vous pouvez également importer des listes à partir d’autres sources, comme des fichiers Microsoft Excel.

Si vous utilisez Excel, tous les outils de manipulation des données et des nombres sont à votre disposition.

Par exemple, cette liste est relativement courte,

mais vous pourriez créer un classeur comportant de nombreuses listes dans des tableaux avec des milliers d’entrées.

Lorsque vous ajoutez un tableau dans Excel, les colonnes constituent les champs de fusion que vous utilisez dans votre document de publipostage.

Une fois votre document ouvert, cliquez sur l’onglet Publipostage, puis Démarrer la fusion et le publipostage.

Le document que vous avez là est une lettre, mais faites-en un message électronique en cliquant sur Messages électroniques.

Cliquez ensuite sur Sélectionner les destinataires, puis Utiliser une liste existante.

Vous avez le choix entre de nombreux types de données différents. Ouvrez le classeur Excel,

puis sélectionnez le tableau à utiliser. Vérifiez que la case La première ligne de données contient les en-têtes de colonnes est cochée.

Cette option indique à Word d’utiliser les en-têtes de colonnes du tableau comme noms pour les champs de fusion. Cliquez sur OK. Les données sont ajoutées.

Pour vérifier les données, cliquez sur Modifier la liste de destinataires. La liste du tableau Excel et ses en-têtes de colonne apparaissent.

Vous pouvez affiner la liste ici avant de procéder au publipostage.

Vous pouvez par exemple localiser les entrées en double, rechercher, trier et filtrer.

Pour l’heure, considérez que la liste convient et cliquez sur OK. Voyons ce qui se produit lorsqu’on ajoute un champ de fusion.

Sélectionnez la formule d’appel et supprimez-la. Cliquez ensuite sur Formule d’appel.

La formule par défaut doit avoir ce format : Cher M. Martin.

Pourquoi l’aperçu présente-t-il donc cet étrange format ?

Des problèmes de ce type sont souvent provoqués par des champs non correspondants, et vous pouvez les résoudre en cliquant sur Faire correspondre les champs.

En fait, Word a automatiquement mis en correspondance le champ Titre et la colonne Titre du tableau Excel.

Or, la colonne Titre contient des intitulés de poste, et non des titres.

Vous n’avez rien qui corresponde à Titre, donc vous allez sélectionner (sans correspondance), puis cliquer sur OK.

En l’absence de champ Titre, Word choisit à présent un format de formule d’appel différent.

Vous pouvez prévisualiser quelques noms pour vérifier que la formule d’appel présente bien le format voulu. Cliquez sur OK.

Cliquez sur Aperçu des résultats pour afficher la formule d’appel dans le document.

Le courrier électronique est presque prêt à être envoyé. Dans la vidéo suivante, nous allons voir comment ajouter des champs de fusion personnalisés.

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