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Utiliser le nettoyage de conversation pour éliminer les messages redondants

Vous pouvez réduire le nombre de messages dans vos dossiers de messagerie en utilisant la nouvelle fonctionnalité Nettoyage de conversation dans Microsoft Outlook 2010. Les messages redondants dans une conversation sont déplacés vers le dossier Éléments supprimés.

Qu’est-ce qu’une conversation ?

Le terme « conversation » vous est peut-être plus familier sous le nom de « thread de messagerie ». Une conversation est l’ensemble complet de messages électroniques incluant le premier message et toutes les réponses. Les messages d’une conversation ont le même objet.

Par exemple, lorsque vous envoyez un message à quelqu’un et que cette personne répond, il en résulte une conversation. Dans de nombreuses conversations, il peut y avoir plusieurs échanges de réponses. Plusieurs personnes peuvent répondre à différents messages dans la conversation.

À quoi sert le nettoyage de conversation ?

Le nettoyage de conversation évalue le contenu de chaque message dans la conversation. Si un message est complètement inclus dans l’une des réponses, le message précédent est supprimé. Prenons par exemple :

David envoie un message à Marie et Noël. Marie répond à David et Noël. Le message d’origine de David est inclus dans le corps du message Outlook de réponse de Marie. Une fois qu’il a pris connaissance du message de Marie, Noël répond à David et Marie. Sa réponse inclut tous les messages précédents de la conversation. La fonction Nettoyage de conversation peut supprimer tous les messages à l’exception du dernier envoyé par Noël, car celui-ci inclut une copie de tous les messages précédents.

Le nettoyage de conversation est surtout utile pour les conversations comportant de nombreux échanges de réponses, en particulier avec de nombreux destinataires.

Supprimer les messages redondants

  1. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Supprimer, cliquez sur Nettoyer.

Commande Nettoyer sur le ruban

  1. Cliquez sur l’une des options suivantes :

    • Nettoyer la conversation    La conversation actuelle est examinée et les messages redondants sont supprimés.

    • Nettoyer le dossier    Toutes les conversations dans le dossier sélectionné sont examinées et les messages redondants sont supprimés.

    • Nettoyer le dossier et les sous-dossiers    Toutes les conversations dans le dossier sélectionné, et tous les dossiers qu’il contient, sont révisées et les messages redondants sont supprimés.

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Modifier les options de nettoyage de conversation

Vous pouvez spécifier les messages devant être exemptés du nettoyage et indiquer où les messages doivent être déplacés lorsqu’ils sont supprimés.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Options.

  3. Cliquez sur Courrier.

  4. Sous Nettoyage de conversation, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour modifier l’emplacement vers lequel les éléments sont déplacés, pour Les éléments nettoyés seront placés dans ce dossier, cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez un dossier Outlook. Par défaut, les messages sont déplacés vers le dossier Éléments supprimés. Si votre profil Outlook inclut plusieurs comptes de messagerie, chaque compte possède son propre dossier Éléments supprimés. Les messages sont déplacés vers le dossier Éléments supprimés correspondant au compte de messagerie.

    • Pour dupliquer la structure de dossiers des éléments supprimés par Nettoyer (lorsque vous utilisez la commande Nettoyer le dossier et les sous-dossiers), sélectionnez Lors du nettoyage des sous-dossiers, recréer la hiérarchie de dossiers dans le dossier de destination.

    • Pour conserver toujours les messages que vous n’avez pas lus, activez ou désactivez la case à cocher Ne pas déplacer les messages non lus. Nous vous conseillons de ne pas sélectionner cette option. Les messages de conversation restants contiendront tous les messages qui sont supprimés, y compris ceux que vous n’avez peut-être pas lus.

    • Pour conserver toujours les messages qui sont classés, activez ou désactivez la case à cocher Ne pas déplacer les messages classés. Nous vous conseillons de sélectionner cette option. Les catégories s’appliquent à des messages spécifiques et la suppression d’un message classé est susceptible d’entraîner la perte du message classé.

    • Pour conserver toujours les messages qui sont classés, activez ou désactivez la case à cocher Ne pas déplacer les messages avec indicateur. Nous vous conseillons de sélectionner cette option. Les indicateurs s’appliquent à des messages spécifiques et la suppression d’un message avec indicateur est susceptible d’entraîner la perte de ce message.

    • Pour conserver toujours les messages qui sont signés numériquement, activez ou désactivez la case à cocher Ne pas déplacer les messages signés numériquement. Nous vous conseillons de sélectionner cette option

    • Pour conserver toujours le message original si quelqu’un le modifie quand il est inclus dans des réponses, activez ou désactivez la case à cocher Lorsqu’une réponse modifie un message, ne pas déplacer le message d’origine. Nous vous conseillons de sélectionner cette option. Vous êtes sûr ainsi de disposer d’un enregistrement complet de tout le contenu de la conversation au cas où quelqu’un modifie un message figurant dans une réponse.

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