Utiliser le modèle de base de données Access de gestion des tâches

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Utilisez le modèle de base de données de gestion des tâches pour effectuer le suivi d'un groupe d'éléments de travail que vous ou votre équipe devez accomplir. Vous pouvez également rechercher et filtrer les détails des tâches, afficher ou masquer des colonnes, envoyer des messages électroniques et mapper les adresses des propriétaires de tâches.

Vous voulez regarder une vidéo sur l'utilisation de ce modèle? Consultez cet article, Utilisez le modèle de base de données de gestion des tâches.

Remarque : Le modèle de base de données de gestion des tâches a été mis à jour au cours des dernières années. Ces instructions font référence à la dernière version du modèle disponible au téléchargement. Si les étapes ci-dessous ne correspondent pas à ce que vous voyez, vous utilisez probablement une version plus ancienne du modèle.

Utilisation de la base de données

Dans cet article, nous allons aborder les étapes de base de l'utilisation du modèle de base de données de gestion des tâches.

Préparer la base de données en vue de son utilisation

  • Lorsque vous ouvrez la base de données pour la première fois, Access affiche le formulaire d'accueil. Pour empêcher l'affichage de ce formulaire la prochaine fois que vous ouvrez la base de données, désactivez la case à cocher afficher l'écran de bienvenue à l'ouverture de cette base de données .

    Fermez le formulaire Bienvenue pour commencer à utiliser la base de données.

  • Pour veiller à ce que tout le contenu de la base de données soit activé, dans la barre des messages, cliquez sur activer ce contenu.

    Pour plus d'informations sur l'activation du contenu de la base de données, voir l'article décider s'il faut approuver une base de données.

Rechercher une tâche ou un contact

La zone recherche rapide vous permet de trouver rapidement une tâche dans le formulaire liste des tâches ou un contact sur le formulaire liste des contacts .

  • Tapez le texte que vous voulez rechercher dans la zone recherche rapide , puis appuyez sur entrée.

    Access filtre la liste pour afficher uniquement les enregistrements qui contiennent le texte recherché. Pour revenir à la liste complète, cliquez sur effacer la recherche actuelle. (Il s'agit du X à l'intérieur de la zone de recherche.)

Filtrer la liste des tâches

Dans le formulaire liste des tâches , vous pouvez filtrer la liste des tâches et enregistrer vos filtres favoris pour les utiliser ultérieurement.

  1. Appliquez des filtres en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire et en sélectionnant les filtres souhaités.

  2. Cliquez sur enregistrer le filtre.

  3. Dans le formulaire Filtrer les détails , entrez le nom et la description du filtre, puis cliquez sur Fermer.

  4. Utilisez la zone Filtrer les favoris pour appliquer un filtre enregistré ou cliquez sur (effacer le filtre) pour supprimer le filtre.

Affichage ou masquage de colonnes

Dans le formulaire liste des tâches et liste des contacts , certains champs (colonnes) sont masqués par défaut. Pour modifier les champs affichés:

  1. Cliquez sur Afficher/masquer les champs.

  2. Dans la boîte de dialogue afficher les colonnes , sélectionnez le case à cocher en regard de chaque colonne que vous voulez afficher. DésActivez la case à cocher pour masquer la colonne.

Afficher les détails d'une tâche ou d'un contact

Le formulaire Détails de la tâche et le formulaire Détails du contact vous permettent d'afficher et d'entrer des informations supplémentaires sur un élément. Pour afficher le formulaire Détails de la tâche ou le formulaire Détails du contact :

  • Dans le formulaire Détails de la tâche ou le formulaire Détails du contact , cliquez sur ouvrir en regard de l'élément que vous voulez afficher.

Ajouter des pièces jointes

Dans le formulaire Détails de la tâche et le formulaire Détails du contact , vous pouvez ajouter des images et d'autres pièces jointes.

  • Sous le cadre de l'image du formulaire Détails de la tâche , cliquez sur Ajouter ou supprimer des pièces jointes.

    Sous le cadre de l'image sur le formulaire Détails du contact , cliquez sur modifier l'image.

  • Dans la boîte de dialogue pièces jointes , cliquez sur Ajouter.

  • Dans la boîte de dialogue choisir un fichier , accédez au dossier contenant le fichier.

  • Sélectionnez le fichier que vous voulez ajouter, puis cliquez sur ouvrir.

  • Dans la boîte de dialogue pièces jointes , cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour chaque élément, y compris différents types de fichiers tels que des documents ou des feuilles de calcul.

Ajouter des contacts à partir de Microsoft Outlook

Si vous utilisez Microsoft Outlook, vous pouvez ajouter des contacts ou des propriétaires de tâches à partir de ce programme sans avoir à retaper les informations.

  1. Dans le formulaire liste des contacts , cliquez sur Ajouter à partir d'Outlook.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les noms à ajouter , sélectionnez les noms que vous voulez ajouter à la base de données.

  3. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Afficher une carte de l'adresse d'un contact

Dans le formulaire Détails du contact , si vous avez entré une adresse postale pour le contact, vous pouvez afficher une carte de cet emplacement:

  • Cliquez sur Cliquer pour mapper.

Afficher des rapports

La base de données tâches inclut plusieurs rapports, notamment les tâches actives, les Détails des tâches, le carnet d'adresses de contacts, etc. Pour afficher un rapport:

  • Dans le volet de navigation, sous rapports, double-cliquez sur le rapport que vous voulez afficher.

Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés. Pour plus d'informations, voir créer un état simple.

Modifier le modèle de base de données de gestion des tâches

Personnalisez la base de données tâches en ajoutant un nouveau champ à la table tâches, puis en ajoutant ce champ au formulaire liste des tâches , au formulaire Détails de la tâche et au rapport Détails de la tâche .

Ajouter un champ à la table tâches

  1. Fermer tous les onglets ouverts

  2. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table tâches .

  3. Faites déFiler vers la droite jusqu'à ce que la colonne nommée Ajouter un nouveau champsoit affichée. Double-cliquez sur l'en-tête de colonne, puis tapez le nom du champ.

La première fois que vous entrez des données dans la colonne, Access définit le type de données pour vous.

Ajouter un champ à un formulaire ou un état

Une fois qu'un champ a été ajouté à une table, vous pouvez l'ajouter à un formulaire ou à un État.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou l'État, puis cliquez sur mode page.

  2. Sous l’onglet Format, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter des champs existants.

  3. Faites glisser le champ de votre choix de la liste des champs vers le formulaire ou l'État.

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