Utiliser le modèle de base de données Access de gestion des tâches

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Utiliser le modèle de base de données Access 2007 tâche gestion pour effectuer le suivi d’un groupe d’éléments de travail que vous ou votre équipe devez effectuer. Vous pouvez également rechercher et de filtrer les détails des tâches, afficher ou masquer des colonnes, envoyer des messages électroniques et mapper des adresses propriétaires des tâches.

Modèle de base de données de tâches Access 2007

À l’aide de la base de données

Dans cet article aborde les principales étapes de l’aide du modèle de base de données de gestion des tâches.

Préparer la base de données à utiliser

  • Lorsque vous ouvrez la base de données, Access affiche la page prise en main. Pour éviter que cette page affiche la prochaine fois que vous ouvrez la base de données, désactivez la case à cocher Afficher mise en route lorsque cette base de données est ouvert.

    Fermer la page prise en main pour commencer à utiliser la base de données.

  • Pour vous assurer que tout le contenu de la base de données est activé, procédez comme suit :

    1. Dans la barre des messages, cliquez sur Options.

    2. Dans la boîte de dialogue Options de sécurité Microsoft Office, cliquez sur Activer ce contenu, puis sur OK.

      Pour plus d’informations sur l’activation du contenu de la base de données, voir l’article décider d’approuver une base de données.

Collecter les données par courrier électronique

Vous pouvez collecter des informations sur la tâche à partir d’utilisateurs de messagerie en leur envoyant un formulaire de saisie de données dans un message électronique. Lorsque les utilisateurs retournent le formulaire complété, les données peuvent traitées et stockées dans votre liste de tâches.

  1. Dans le formulaire de Liste de tâches, cliquez sur Collecter les données.

  2. Suivez les instructions de l’Assistant collecter les données par courrier électronique pour recueillir des données à partir des destinataires de messagerie spécifiée.

Recherche d’une tâche ou d’un contact

La zone de Recherche rapide vous permet de trouver rapidement une tâche dans le formulaire de Tâche ou un contact dans l’écran de la Liste des contacts.

  • Tapez le texte que vous voulez rechercher dans la zone de Recherche rapide, puis appuyez sur entrée ou cliquez sur OK.

    Access filtre la liste pour afficher uniquement les enregistrements contenant le texte recherché. Pour revenir à la liste complète, cliquez sur Afficher tous les enregistrements.

Filtrer la liste des tâches

Dans le formulaire de Liste de tâches, vous pouvez filtrer la liste des tâches et enregistrer vos filtres favoris pour une utilisation ultérieure.

  1. Appliquer des filtres par clic droit sur le formulaire, puis en sélectionnant les filtres.

  2. Cliquez sur Enregistrer le filtre.

  3. Dans le formulaire Détails du filtre, entrez un nom de filtre et une description, puis cliquez sur Fermer.

  4. Utilisez la zone de Filtre favoris pour appliquer un filtre enregistré, ou cliquez sur (Effacer le filtre) pour supprimer le filtre.

Affichage ou masquage de colonnes

Dans le formulaire de Liste de tâches et le formulaire Liste des contacts, certains champs (colonnes) sont masqués par défaut. Pour modifier les champs qui sont affichés :

  1. Cliquez sur Afficher/masquer des champs.

  2. Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes, sélectionnez la case à cocher en regard de chaque colonne que vous souhaitez afficher. Désactivez la case à cocher pour masquer la colonne.

Afficher la tâche ou détails de contact

Le formulaire Détails de la tâche et le formulaire Détails du Contact vous permettent d’afficher et entrer des informations supplémentaires sur un élément. Pour afficher le formulaire Détails de la tâche ou le formulaire Détails du Contact:

  • Dans le formulaire Détails de la tâche ou le formulaire Détails du Contact, cliquez sur Ouvrir en regard de l’élément que vous voulez afficher.

Ajouter des pièces jointes

Dans le formulaire Détails de la tâche et le formulaire Détails du Contact, vous pouvez ajouter des images et autres pièces jointes.

  • Dans le formulaire Détails, cliquez sur + / – Images.

  • Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur Ajouter.

  • Dans la boîte de dialogue Choisir un fichier, accédez au dossier qui contient le fichier.

  • Sélectionnez le fichier que vous voulez ajouter, puis cliquez sur Ouvrir.

  • Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour chaque élément, y compris les différents types de fichiers par exemple documents ou des feuilles de calcul.

Ajouter des contacts de Microsoft Office Outlook 2007

Si vous utilisez Office Outlook 2007, vous pouvez ajouter des contacts ou tâches propriétaires à partir de ce programme sans avoir à retaper les informations.

  1. Dans le formulaire Liste des contacts, cliquez sur Ajouter à partir d’Outlook.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des noms à ajouter, sélectionnez les noms que vous voulez ajouter à la base de données.

  3. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Afficher une carte de l’adresse d’un contact

Dans le formulaire Détails de Contact, si vous avez entré une adresse postale du contact, vous pouvez afficher une carte de cet emplacement :

  • Cliquez sur Cliquez pour carte.

Afficher des rapports

La base de données tâches comprend plusieurs rapports, y compris Les tâches actives, Détails de la tâche, Contact carnet d’adresses et autres éléments. Pour afficher un rapport :

  • Dans le volet de Navigation, sous rapports, double-cliquez sur le rapport que vous voulez afficher.

Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés. Pour plus d’informations, voir l’article créer un état simple.

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