Utiliser le modèle de base de données Access de gestion des contacts

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Utiliser le modèle de base de données Access 2007 de gestion des contacts pour effectuer le suivi des noms, adresses, numéros de téléphone, etc., de vos contacts. Cette nouvelle version d’un modèle Access standard vous permet également de catégoriser chaque contact, d’envoyer des messages électroniques et d’afficher les adresses sur une carte.

Base de données de gestion des contacts

Utiliser la base de données

Dans cet article, nous allons aborder les étapes de base de l’utilisation du modèle de base de données de gestion des contacts.

Préparer la base de données à utiliser

  • Lorsque vous ouvrez la base de données pour la première fois, Access affiche la page Mise en route. Pour éviter que cette page ne s’affiche à nouveau la prochaine fois que vous ouvrirez la base de données, décochez la case Afficher l’écran de mise en route lors de l’ouverture de cette base de données.

    Fermez la page Mise en route pour commencer à utiliser la base de données.

  • Pour vérifier que tout le contenu de la base de données est activé, procédez comme suit :

    1. Dans la barre des messages, cliquez sur Options.

    2. Dans la boîte de dialogue Options de sécurité Microsoft Office, cliquez sur Activer ce contenu, puis sur OK.

      Pour plus d’informations sur l’activation du contenu des bases de données, consultez l’article Décider d’approuver ou non une base de données.

Ajouter des contacts à partir de Microsoft Office Outlook 2007

Si vous utilisez Office Outlook 2007, vous pouvez ajouter des contacts à partir de ce programme sans avoir à saisir de nouveau les informations.

  1. Dans le formulaire Liste des contacts, cliquez sur Ajouter à partir d’Outlook.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des noms à ajouter, sélectionnez les noms que vous voulez ajouter à la base de données.

  3. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Rechercher un contact

La zone Recherche rapide vous permet de rechercher rapidement un contact dans le formulaire Liste des contacts.

  • Dans le formulaire Liste des contacts, dans la zone Recherche rapide, tapez le texte à rechercher, puis appuyez sur Entrée ou cliquez sur Atteindre.

    Access filtre la liste pour n’afficher que les enregistrements qui contiennent le texte que vous avez recherché. Pour renvoyer la liste complète, cliquez sur Afficher tous les enreg.

Afficher ou masquer des colonnes

Dans le formulaire Liste des contacts, certains champs (colonnes) sont masqués par défaut. Pour modifier les champs affichés :

  1. Cliquez sur Afficher/Masquer des champs.

  2. Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes, cochez la case située en regard de chaque colonne que vous voulez afficher. Décochez la case pour masquer la colonne.

Afficher des états

La base de données de gestion des contacts inclut deux états : Annuaire et Annuaire téléphonique. Pour afficher un état :

  • Dans le volet de navigation, sous États, double-cliquez sur l’état que vous voulez afficher.

Vous pouvez créer vos propres états personnalisés. Pour plus d’informations, consultez l’article Créer un état simple.

Afficher les détails d’un contact

Le formulaire Détails du contact vous permet d’afficher et d’entrer des informations supplémentaires concernant chaque contact. Pour afficher le formulaire Détails du contact :

  • Dans le formulaire Liste des contacts, cliquez sur Ouvrir en regard du contact à afficher.

Ajouter une image

Dans le formulaire Détails du contact, vous pouvez ajouter une image représentant le contact.

  1. Sous le cadre de l’image, cliquez sur +/- images.

  2. Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur Ajouter.

  3. Dans la boîte de dialogue Sélectionnez un fichier, accédez au dossier qui contient le fichier.

  4. Sélectionnez le fichier à ajouter, puis cliquez sur Ouvrir.

  5. Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez joindre plusieurs fichiers à chaque contact, y compris des fichiers de format différent tels que des documents ou des feuilles de calcul.

Afficher l’adresse d’un contact sur une carte

Dans le formulaire Détails du contact, si vous avez entré une adresse postale pour le contact, vous pouvez afficher une carte de cet emplacement :

  • Cliquez sur Cliquer pour afficher une carte.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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