Utiliser le modèle de base de données Access de gestion des contacts

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Utiliser le modèle de base de données Access 2007 Contact gestion pour effectuer le suivi des noms, adresses, numéros de téléphone et d’autres informations. Cette nouvelle version d’un modèle Access populaires vous permet également de classer chaque contact, envoyer des messages électroniques et créer des cartes d’adresses.

Base de données de gestion des contacts

À l’aide de la base de données

Dans cet article aborde les principales étapes de l’aide du modèle de base de données Gestionnaire de contacts.

Préparer la base de données à utiliser

  • Lorsque vous ouvrez la base de données, Access affiche la page prise en main. Pour éviter que cette page affiche la prochaine fois que vous ouvrez la base de données, désactivez la case à cocher Afficher mise en route lorsque cette base de données est ouvert.

    Fermer la page prise en main pour commencer à utiliser la base de données.

  • Pour vous assurer que tout le contenu de la base de données est activé, procédez comme suit :

    1. Dans la barre des messages, cliquez sur Options.

    2. Dans la boîte de dialogue Options de sécurité Microsoft Office, cliquez sur Activer ce contenu, puis sur OK.

      Pour plus d’informations sur l’activation du contenu de la base de données, voir l’article décider d’approuver une base de données.

Ajouter des contacts de Microsoft Office Outlook 2007

Si vous utilisez Office Outlook 2007, vous pouvez ajouter des contacts à partir de ce programme sans avoir à retaper les informations.

  1. Dans le formulaire Liste des contacts, cliquez sur Ajouter à partir d’Outlook.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des noms à ajouter, sélectionnez les noms que vous voulez ajouter à la base de données.

  3. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Rechercher un contact

La zone de Recherche rapide vous permet de trouver rapidement un contact dans le formulaire Liste des contacts.

  • Dans le formulaire Liste des contacts, dans la zone de Recherche rapide, tapez le texte que vous voulez rechercher et puis appuyez sur entrée ou cliquez sur OK.

    Access filtre la liste pour afficher uniquement les enregistrements contenant le texte recherché. Pour revenir à la liste complète, cliquez sur Afficher tous les enregistrements.

Affichage ou masquage de colonnes

Dans le formulaire Liste des contacts, certains champs (colonnes) sont masqués par défaut. Pour modifier les champs qui sont affichés :

  1. Cliquez sur Afficher/masquer des champs.

  2. Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes, activez la case à cocher en regard de chaque colonne que vous souhaitez afficher. Désactivez la case à cocher pour masquer la colonne.

Afficher des rapports

La base de données de gestion des contacts comprend deux rapports : répertoire et annuaire téléphonique. Pour afficher un rapport :

  • Dans le volet de Navigation, sous rapports, double-cliquez sur le rapport que vous voulez afficher.

Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés. Pour plus d’informations, voir l’article créer un état simple.

Afficher les détails de contact

Le formulaire Détails de Contact vous permet d’afficher et d’entrer des informations supplémentaires sur chaque contact. Pour afficher le formulaire Détails du Contact :

  • Dans le formulaire Liste des contacts, cliquez sur Ouvrir en regard du contact que vous voulez afficher.

Ajouter une image

Dans le formulaire Détails de Contact, vous pouvez ajouter une image du contact.

  1. Sous l’image, cliquez sur + / – Images.

  2. Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur Ajouter.

  3. Dans la boîte de dialogue Choisir un fichier, accédez au dossier qui contient le fichier.

  4. Sélectionnez le fichier que vous voulez ajouter, puis cliquez sur Ouvrir.

  5. Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez joindre plusieurs fichiers à chaque contact, y compris les différents types de fichiers par exemple documents ou des feuilles de calcul.

Afficher une carte de l’adresse d’un contact

Dans le formulaire Détails de Contact, si vous avez entré une adresse postale du contact, vous pouvez afficher une carte de cet emplacement :

  • Cliquez sur Cliquez pour carte.

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