Utiliser le modèle de base de données Access Projets

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Par Michael Groh, MVP Access

Utilisez la base de données Access 2007 de gestion des projets pour gérer des projets ainsi que les tâches et les employés qui leur sont associés. Vous pouvez également rechercher et filtrer les détails d’un projet, entrer des tâches courantes et échanger des données via messages électroniques.

Modèle de base de données Projets

Utiliser la base de données

Dans cet article, nous allons aborder les étapes de base de l’utilisation du modèle de base de données de bureau Projets.

Préparer la base de données à utiliser

Pour vérifier que tout le contenu de la base de données est activé, procédez comme suit :

  1. Dans la barre des messages, cliquez sur Options.

  2. Dans la boîte de dialogue Options de sécurité Microsoft Office, cliquez sur Activer ce contenu, puis sur OK.

Pour plus d’informations sur l’activation du contenu des bases de données, consultez l’article Décider d’approuver ou non une base de données.

Ajouter des employés

Pour commencer à utiliser le modèle de base de données Projets, la première étape consiste à ajouter des employés de manière à pouvoir leur affecter des projets et des tâches. Suivez cette procédure pour ajouter manuellement des employés, ou passez à la section suivante pour ajouter des employés à partir de vos contacts Outlook 2007.

  1. Dans le formulaire Liste des projets, cliquez sur Liste des employés.

  2. Dans le formulaire Liste des employés, renseignez les détails de chaque employé.

  3. Pour entrer des informations plus détaillées concernant un employé, double-cliquez sur le nom de l’employé dans le formulaire Liste des employés, puis entrez les informations dans le formulaire Détails de l’employé.

  4. Cliquez sur Fermer pour revenir au formulaire Liste des projets.

Ajouter des contacts à partir de Microsoft Office Outlook 2007

Si vous utilisez Office Outlook 2007, vous pouvez ajouter des employés à partir de ce programme sans avoir à saisir de nouveau les informations.

  1. Dans le formulaire Liste des projets, cliquez sur Liste des employés.

  2. Dans le formulaire Liste des employés, cliquez sur Ajouter à partir d’Outlook.

  3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des noms à ajouter, sélectionnez les noms que vous voulez ajouter à la base de données.

  4. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Ajouter un nouveau projet

  1. Dans le formulaire Liste des projets, cliquez sur Nouveau projet.

  2. Dans le formulaire Détails du projet, renseignez les détails du projet, puis cliquez sur Fermer.

Modifier un projet existant

  1. Dans le formulaire Liste des projets, double-cliquez sur le projet que vous voulez modifier.

  2. Dans le formulaire Détails du projet, ajoutez ou modifiez les détails du projet.

    Ajouter une tâche

    • Dans le formulaire Détails du projet, cliquez sur Nouvelle tâche.

    • Dans le formulaire Détails de la tâche, renseignez les détails de la tâche, puis cliquez sur Fermer.

      Access affiche le nouveau projet dans la liste Tâches du projet du formulaire Détails du projet.

      Modifier une tâche

    • Dans le formulaire Détails du projet, cliquez sur l’onglet Tâches du projet.

    • Double-cliquez sur la tâche à modifier.

    • Dans le formulaire Détails de la tâche, modifiez les détails de la tâche, puis cliquez sur Fermer.

      Ajouter une tâche courante

      Les tâches courantes sont des tâches qui sont fréquemment utilisées dans de nombreux projets différents, par exemple, des projets de budgétisation ou de formation. Après avoir entré une tâche courante, celle-ci peut être ajoutée à n’importe quel autre projet de la base de données Projets sans avoir à saisir de nouveau les détails de la tâche.

    • Dans le formulaire Détails du projet, cliquez sur Tâches courantes.

    • Cochez la case en regard de chaque tâche courante que vous voulez ajouter au projet. Ajoutez de nouvelles tâches courantes à la fin de la liste.

    • Cliquez sur Fermer pour revenir au formulaire Détails du projet.

Collecter des données par messages électroniques

Vous pouvez recueillir des données concernant des projets ou des employés auprès d’utilisateurs de messagerie en leur envoyant un formulaire de saisie de données dans un message électronique. Lorsque les utilisateurs renvoient le formulaire complété, les données peuvent être traitées et stockées dans votre liste de tâches.

  1. Dans le formulaire Liste des projets ou Liste des employés, cliquez sur Collecter les données.

  2. Suivez les instructions de l’Assistant Collecte de données par messagerie pour collecter des données auprès des destinataires spécifiés des messages électroniques.

Filtrer la liste des projets

Dans le formulaire Liste des projets, vous pouvez filtrer la liste des projets et enregistrer vos filtres favoris pour les réutiliser plus tard.

  1. Pour appliquer des filtres, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire et sélectionnez les filtres de votre choix.

  2. Cliquez sur Enregistrer le filtre.

  3. Dans le formulaire Détails du filtre, entrez un nom et une description pour le filtre, puis cliquez sur Fermer.

  4. Utilisez la zone Filtres favoris pour appliquer un filtre enregistré ou cliquez sur (Effacer le filtre) pour supprimer le filtre.

Afficher les détails d’un projet ou d’un employé

Les formulaires Détails du projet et Détails de l’employé vous permettent d’afficher et d’entrer des informations sur un projet ou un employé. Pour afficher le formulaire Détails du projet ou Détails de l’employé :

  • Dans le formulaire Liste des projets ou Liste des employés, double-cliquez sur l’élément que vous voulez afficher.

Ajouter des pièces jointes

Dans les formulaires Détails du projet, Détails de la tâche et Détails de l’employé, vous pouvez ajouter des images et d’autres pièces jointes.

  • Dans un formulaire Détails, double-cliquez sur le champ Pièces jointes (dans le formulaire Détails de l’employé, double-cliquez sur l’icône représentant une image).

  • Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur Ajouter.

  • Dans la boîte de dialogue Sélectionnez un fichier, accédez au dossier qui contient le fichier.

  • Sélectionnez le fichier à ajouter, puis cliquez sur Ouvrir.

  • Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour chaque élément, y compris des fichiers de format différent tels que des documents ou des feuilles de calcul.

Afficher des états

La base de données Projets propose divers états, notamment Projets ouverts, Détails de la tâche, Carnet d’adresses des employés, etc. Pour afficher un état :

  • Dans le formulaire Liste des projets, sélectionnez l’état que vous voulez afficher dans la liste États.

Pour imprimer un état :

  • Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis cliquez sur Imprimer.

Vous pouvez créer vos propres états personnalisés. Pour plus d’informations, consultez l’article Créer un état simple.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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