Utiliser le modèle de base de données Access Biens

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Utilisez le modèle de base de données Access Biens pour effectuer le suivi des ordinateurs, des équipements de bureau ou de tout autre bien appartenant ou géré par des personnes. Cette version d’un modèle Access standard vous permet également de rechercher les détails d’un bien, d’afficher ou de masquer des colonnes, d’envoyer des messages électroniques et d’afficher les adresses des propriétaires des biens sur une carte.

Utiliser le modèle de base de données Biens

Mise en route

Dans cet article, nous allons aborder les étapes de base de l’utilisation du modèle de base de données Biens.

Préparer la base de données à utiliser

  • Lorsque vous ouvrez la base de données pour la première fois, Access affiche la page Mise en route. Pour éviter que cette page ne s’affiche à nouveau la prochaine fois que vous ouvrirez la base de données, décochez la case Afficher l’écran de mise en route lors de l’ouverture de cette base de données.

    Fermez la page Mise en route pour commencer à utiliser la base de données.

  • Pour vérifier que tout le contenu de la base de données est activé, procédez comme suit :

    1. Dans la barre des messages, cliquez sur Options.

    2. Dans la boîte de dialogue Options de sécurité Microsoft Office, cliquez sur Activer ce contenu, puis sur OK.

      Pour plus d’informations sur l’activation du contenu des bases de données, consultez l’article Décider d’approuver ou non une base de données.

Collecter des données par messages électroniques

Vous pouvez recueillir des informations sur les biens auprès d’utilisateurs de messagerie en leur envoyant un formulaire de saisie de données dans un message électronique. Lorsque les utilisateurs renvoient le formulaire complété, les données peuvent être traitées et stockées dans votre liste des biens.

  1. Dans le formulaire Liste des biens, cliquez sur Collecter des données.

  2. 2. Suivez les instructions de l’Assistant Collecte de données par messagerie pour collecter des données auprès des destinataires spécifiés des messages électroniques.

Afficher ou masquer des biens retirés

Les biens retirés sont des éléments qui possèdent une date de retrait antérieure ou égale à la date actuelle. Les biens peuvent être mis au retrait lorsqu’ils deviennent obsolètes, quand ils sont cassés ou ne sont pas utilisés. Vous pouvez afficher ou masquer les biens retirés dans le formulaire Liste des biens.

  • Dans le formulaire Liste des biens, cochez ou décochez la case Afficher les biens retirés.

Rechercher un bien ou un contact

La zone Recherche rapide vous permet de rechercher rapidement un bien dans le formulaire Liste des biens, ou un contact dans le formulaire Liste des contacts.

  • Entrez le texte à rechercher dans la zone Recherche rapide, puis appuyez sur Entrée ou cliquez sur Atteindre.

    Access filtre la liste pour n’afficher que les enregistrements qui contiennent le texte que vous avez recherché. Pour renvoyer la liste complète, cliquez sur Afficher tous les enreg.

Filtrer la liste des biens

Dans le formulaire Liste des biens, vous pouvez filtrer la liste des biens et enregistrer vos filtres favoris pour les réutiliser plus tard.

  1. Pour appliquer des filtres, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire et sélectionnez les filtres de votre choix.

  2. Cliquez sur Enregistrer le filtre.

  3. Dans le formulaire Détails du filtre, entrez un nom et une description pour le filtre, puis cliquez sur Fermer.

  4. Utilisez la zone Filtres favoris pour appliquer un filtre enregistré ou cliquez sur (Effacer le filtre) pour supprimer le filtre.

Afficher ou masquer des colonnes

Dans les formulaires Liste des biens et Liste des contacts, certains champs (colonnes) sont masqués par défaut. Pour modifier les champs affichés :

  1. Cliquez sur Afficher/Masquer des champs.

  2. Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes, cochez la case située en regard de chaque colonne que vous voulez afficher. Décochez la case pour masquer la colonne.

Afficher les détails d’un bien ou d’un contact

Les formulaires Détails du bien et Détails du contact vous permettent d’afficher un élément et d’entrer des informations supplémentaires le concernant. Pour afficher le formulaire Détails du bien ou Détails du contact :

  • Dans le formulaire Liste des biens ou Liste des contacts, cliquez sur Ouvrir en regard de l’élément à afficher.

Ajouter une image

Dans les formulaires Détails du bien et Détails du contact, vous pouvez ajouter des images et d’autres pièces jointes.

  • Sous le cadre de l’image, cliquez sur +/- images.

  • Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur Ajouter.

  • Dans la boîte de dialogue Sélectionnez un fichier, accédez au dossier qui contient le fichier.

  • Sélectionnez le fichier à ajouter, puis cliquez sur Ouvrir.

  • Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour chaque élément, y compris des fichiers de format différent tels que des documents ou des feuilles de calcul.

Ajouter des contacts à partir de Microsoft Office Outlook 2007

Si vous utilisez Office Outlook 2007, vous pouvez ajouter des contacts ou des propriétaires de biens à partir de ce programme sans avoir à saisir de nouveau les informations.

  1. Dans le formulaire Liste des contacts, cliquez sur Ajouter à partir d’Outlook.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des noms à ajouter, sélectionnez les noms que vous voulez ajouter à la base de données.

  3. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Afficher l’adresse d’un contact sur une carte

Dans le formulaire Détails du contact, si vous avez entré une adresse postale pour le contact, vous pouvez afficher une carte de cet emplacement :

  • Cliquez sur Cliquer pour afficher une carte.

Afficher des états

La base de données Biens inclut plusieurs états, notamment Tous les biens, Détails du bien, Bien retirés, Carnet d’adresses des contacts, etc. Pour afficher un état :

  • Dans le volet de navigation, sous États, double-cliquez sur l’état que vous voulez afficher.

Vous pouvez créer vos propres états personnalisés. Pour plus d’informations, consultez l’article Créer un état simple.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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