Utiliser la fonction Fusion et publipostage pour envoyer des données à Word

La fonction Fusion et publipostage est un excellent moyen d’exploiter vos données Access. Cette vidéo vous montre comment créer une lettre type dans Word 2013 en commençant par la commande Word dans Access 2013. Vous pouvez aussi prendre connaissance des étapes de base figurant sous la vidéo.

Dans la vidéo

Voici la procédure générale à suivre pour créer un publipostage Word depuis Access :

  1. Ouvrez la base de données Access qui contient les adresses à fusionner avec Word.

  2. Si le volet de navigation n’est pas ouvert, appuyez sur F11 pour l’ouvrir.

  3. Sélectionnez la table ou la requête qui contient les adresses. Si les champs d’adresse sont répartis sur plusieurs tables, créez une requête contenant les champs dont vous avez besoin, puis sélectionnez cette requête pour l’opération de fusion.

  4. Cliquez sur Données externes > Word.

  5. Déterminez si vous voulez que l’Assistant fusionne les adresses dans un document Word existant ou dans un nouveau document vierge.

  6. Cliquez sur OK.

Word démarre et affiche l’onglet Publipostage et le volet Fusion et publipostage.

  1. Parcourez les étapes de l’Assistant en cliquant sur les liens Suivant et Précédent situés en bas du volet Fusion et publipostage.

  2. À l’étape 3 de l’Assistant, il est inutile de sélectionner la liste de destinataires. Celle-ci a été déterminée lorsque vous l’avez sélectionnée dans Access. Toutefois, vous pouvez affiner la liste en cliquant sur Modifier la liste de destinataires. Dans la boîte qui s’ouvre, vous pouvez supprimer des destinataires individuels de la fusion, appliquer des filtres, trier la liste, etc.

  3. À l’étape 4 de l’Assistant, rédigez la lettre (à moins que vous n’utilisiez un document existant).

  4. Placez le curseur dans le document où vous souhaitez que les données d’adresse apparaissent, puis cliquez sur Bloc d’adresse, Formule d’appel ou Autres éléments dans le volet Fusion et publipostage pour insérer les données Access dans le document. Dans les zones qui apparaissent, sélectionnez le format souhaité, puis cliquez sur Faire correspondre les champs pour vous assurer que les champs sont correctement associés.

  5. À l’étape 5 de l’Assistant, cliquez sur les boutons Suivant (>>) et Précédent (<<) pour afficher un aperçu des données fusionnées telles qu’elles apparaîtront dans le document au moment de l’impression.

  6. À l’étape 6 de l’Assistant, cliquez sur Imprimer, puis sélectionnez les options d’impression désirées.

  7. Enregistrez et fermez le document Word.

    Remarques : 

    • Si vous avez besoin d’ajuster vos paramètres de fusion une fois l’Assistant terminé, toutes les opérations sont disponibles sous l’onglet Publipostage dans Word.

    • Si vous apportez des modifications de conception dans la base de données Access, vous devrez peut-être ajuster certains paramètres de fusion dans Word pour que la fusion continue de fonctionner correctement.

    • L’Assistant Fusion et publipostage est conçu pour fonctionner avec les données d’adresses postales. Cependant, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Fusion et publipostage pour fusionner toutes sortes de données avec Word, notamment des enregistrements liés aux stocks, des tâches ou toute autre information stockée dans Access.

Pour obtenir des informations plus détaillées sur les fonctionnalités de publipostage de Word, voir les articles suivants :

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