Utiliser l’Assistant Planification

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Cette vidéo vous montre comment utiliser l’Assistant Planification pour gérer des réunions complexes avec de nombreux participants.

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Ajouter des jours fériés au calendrier

Imprimer un calendrier contenant des rendez-vous et des réunions

Partager un calendrier Outlook avec d’autres personnes

Notre réunion prend de l’ampleur. Ainsi, pour éviter d’avoir à faire face à toutes

les difficultés que cela implique, utilisons l’Assistant Planification.

Les participants et les ressources figurent à cet endroit.

Et en regard de chacun figure leur agenda représenté par des barres de couleur dans une chronologie.

Cette zone ombrée représente l’horaire de notre réunion.

Les barres ici indiquent que les participants de notre liste ont déjà été invités

et que notre réunion figure à leur agenda.

Vous pouvez examiner cette légende pour connaître la signification de ces barres.

Cette participante ayant accepté, sa barre indique qu’elle est occupée à cette heure-là.

Ces participants sont toujours incertains.

Par défaut, seuls les statuts libre/occupé(e) sont visibles dans les barres –

aucun détail n’apparaît sauf si le participant partage son calendrier avec nous.

Mais les informations dont nous disposons nous suffisent pour trouver un horaire de réunion

qui se concilie avec l’agenda de chacun.

Cliquons sur Ajouter des participants, puis ajoutons quelques personnes supplémentaires.

Nous allons aussi ajouter une salle de réunion plus grande et supprimer la première.

Visiblement, il y a un souci d’horaire pour une personne que nous avons déjà invitée.

Essayons de retarder la réunion d’une demi-heure.

Cela peut se faire ici, mais il est plus facile de déplacer ces lignes pour modifier les heures de début et de fin.

Une fois que vous avez trouvé un horaire qui convient à tout le monde, vous pouvez envoyer une mise à jour.

Et chaque participant reçoit une demande de réunion mise à jour.

À nouveau, les destinataires peuvent consulter l’invitation et cliquer sur Accepter, Provisoire ou Refuser.

Les destinataires qui utilisent Outlook peuvent aussi proposer un nouvel horaire.

S’ils cliquent sur Provisoire et proposition d’un nouvel horaire,

ils obtiennent une boîte de dialogue qui rappelle beaucoup l’Assistant Planification.

Ils peuvent modifier les heures de début et de fin et cliquer sur Proposer une heure.

Ils peuvent ensuite ajouter un message et cliquer sur Envoyer.

Après quoi, vous pouvez ouvrir la proposition et décider de l’accepter, de la supprimer ou d’y répondre.

Trouver un horaire qui convienne à tout le monde peut être un vrai casse-tête,

mais l’Assistant Planification peut faciliter grandement la tâche.

Dans la prochaine vidéo, vous découvrirez les conséquences du partage d’un calendrier avec d’autres personnes.

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