Utiliser l'Assistant Connexion de données pour importer des données dans Publisher

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Il y a un monde de données en dehors du programme Publisher que vous pouvez utiliser avec votre programme Publisher, mais comment importer et sécuriser les données? La réponse consiste tout à faire les bonnes connexions.

Pour plus d'informations sur l'importation de données en toute sécurité, voir vue d'ensemble des connexions de données Office.

Utiliser l'Assistant Connexion de données pour importer des données externes

Dans Publisher, vous importez des données externes à l'aide du publipostage. Le publipostage vous permet de créer un grand nombre de documents qui sont essentiellement identiques, mais qui incluent des informations uniques, telles qu'une annonce de produit que vous envoyez à vos meilleurs clients 100. Vous pouvez également importer directement des fichiers texte, des feuilles de calcul Excel et des tables ou des requêtes Access sans utiliser de fichier de connexion. Pour plus d'informations, voir créer une opération de publipostage ou de publipostage dans Publisher.

L'importation d'un fichier texte de valeurs séparées par des virgules (CSV) est un processus simple. Si votre fichier texte est un fichier. csv qui n'utilise pas le caractère de séparation de liste défini sur votre ordinateur, ou si votre fichier texte n'est pas un fichier. csv, vous pouvez utiliser un fichier de schéma. ini pour spécifier le format de fichier correct.

Importer le fichier

  1. Cliquez sur publipostage > Sélectionner les destinataires _GT_ utiliser la liste existante.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour utiliser un fichier. odc existant, double-cliquez sur le fichier. odc. Les données sont importées et vous avez terminé.

    • Pour créer un nouveau fichier. odc, cliquez sur nouvelle source, puis suivez les étapes de la procédure.

      L'Assistant Connexion de données s'affiche.

  3. Dans la page Bienvenue dans l'Assistant Connexion de données , cliquez sur autres/avancés.

    La boîte de dialogue Propriétés des liaisons de données s'affiche.

    Pour plus d'informations sur les différentes options dans les différentes boîtes de dialogue, cliquez sur aide.

  4. Dans l'onglet fournisseur , sélectionnez fournisseur OLE DB Microsoft Jet 4,0, puis cliquez sur suivant.

  5. Dans l'onglet connexions , dans la zone Sélectionner ou entrer un nom de base de données , entrez le chemin d'accès complet au dossier qui contient le fichier texte.

    Pour vous aider à rechercher le dossier, cliquez sur le bouton Parcourir en regard de la zone.

  6. Cliquez sur l'onglet toutes , sélectionnez propriétés étendues, puis cliquez sur modifier la valeur.

  7. Dans la zone valeur de propriété , entrez l'une des valeurs suivantes:

    • Si le fichier texte comporte des en-têtes de colonne, entrez du texte. HDR = Oui.

    • Si le fichier texte ne comporte pas d'en-têtes de colonne, entrez du texte. HDR = no.

  8. Cliquez sur OK.

  9. Pour vous assurer d'avoir entré les informations correctes, cliquez sur l'onglet connexion , puis cliquez sur tester la connexion.

  10. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si vous recevez un message d'erreur, revérifiez les valeurs que vous avez entrées au cours des étapes précédentes.

    • Si le message «test de connexion réussie» s'affiche, cliquez sur OK.

  11. Cliquez sur OK.

    L'Assistant Connexion de données réapparaît.

  12. Dans la page Sélectionner une base de données et une table , dans la colonne nom , sélectionnez le fichier texte à importer, puis cliquez sur suivant.

  13. Dans la page enregistrer le fichier de connexion de données et terminer , entrez un nom pour le fichier. odc dans la zone nom de fichier , puis cliquez sur Terminer.

    Pour modifier l'emplacement du dossier, qui est mon dossier sources de données par défaut, cliquez sur Parcourir.

  14. Si vous le souhaitez, pour rendre le fichier de connexion plus détectable, vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans les zones Description, nom convivialet mot clé de recherche .

Utiliser un fichier Schema. ini pour spécifier un autre caractère de séparateur de liste ou format de fichier texte

Un fichier Schema. ini est un fichier texte qui contient des entrées qui remplacent les paramètres de pilote de texte par défaut dans le Registre Windows. En règle générale, pour utiliser un fichier Schema. ini, vous devez effectuer les opérations suivantes:

  • Stockez le fichier Schema. ini dans le même dossier que le fichier texte que vous importez.

  • Nommez le fichier Schema. ini.

  • Sur la première ligne du fichier Schema. ini, tapez le nom du fichier texte vers lequel vous établissez la liaison, entouré par des crochets.

  • Ajoutez des informations supplémentaires pour spécifier le format de fichier texte différent.

Les sections suivantes présentent des exemples communs d'utilisation du fichier Schema. ini.

Exemple: spécifier un caractère point-virgule (;) comme séparateur

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Exemple: spécifier un caractère de tabulation comme séparateur

[Products.txt] Format=TabDelimited

Exemple: spécifier un fichier de longueur fixe

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

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L'importation d'un fichier texte à l'aide d'un pilote ODBC est au minimum un processus en deux étapes. Tout d'abord, si nécessaire, définissez un nom d'utilisateur DSN sur votre ordinateur pour le pilote texte ODBC. Deuxièmement, importez le fichier texte à l'aide du DSN de l'utilisateur. Si votre fichier texte est un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) qui n'utilise pas le caractère de séparation de liste défini sur votre ordinateur, ou si votre fichier texte n'est pas un fichier. csv, vous pouvez utiliser un fichier de schéma. ini pour spécifier le format de fichier correct.

Définir un nom d'utilisateur DSN

  1. Ouvrez le panneau de configuration, puis cliquez sur système et sécurité _GT_ Outils d'administration _GT_ ODBC sources de données ODBC (32-bits) ou sources de données ODBC (64 bits).

  2. Dans la boîte de dialogue administrateur de sources de données ODBC , dans l'onglet DSN de l' utilisateur , cliquez sur Ajouter.

  3. Dans la boîte de dialogue créer une nouvelle source de données , sélectionnez pilote Microsoft Text (*. txt; *. csv), puis cliquez sur Terminer.

    La boîte de dialogue configuration du texte ODBC s'affiche.

  4. Entrez un nom dans le nomde la source de données.

  5. DéCochez la case utiliser le répertoire actif .

  6. Cliquez sur Sélectionner un annuaire.

  7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un répertoire , recherchez le dossier contenant le fichier texte que vous voulez importer, assurez-vous que le fichier texte apparaît dans la liste en dessous de la zone nom de fichier , puis cliquez sur OK.

  8. Cliquez deux fois sur OK.

Pour plus d'informations sur les différentes options dans les différentes boîtes de dialogue, cliquez sur aide.

Importer le fichier

  1. Cliquez sur publipostage > Sélectionner les destinataires _GT_ utiliser la liste existante.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour utiliser un fichier. odc existant, double-cliquez sur le fichier. odc. Les données sont importées et vous avez terminé.

    • Pour créer un nouveau fichier. odc, cliquez sur nouvelle source, puis suivez les étapes de la procédure.

      L'Assistant Connexion de données s'affiche.

  3. Dans la page Bienvenue dans l'Assistant Connexion de données , cliquez sur DSN ODBC.

  4. Dans la page connexion à la source de données ODBC , sélectionnez le DSN de l'utilisateur que vous venez de créer, puis cliquez sur suivant.

  5. Dans la page Sélectionner une base de données et une table , sélectionnez le fichier texte sous la colonne nom , puis cliquez sur suivant.

  6. Dans la page enregistrer le fichier de connexion de données et terminer , entrez un nom pour le fichier. odc dans la zone nom de fichier , puis cliquez sur Terminer.

    Pour modifier l'emplacement du dossier, qui est mon dossier sources de données par défaut, cliquez sur Parcourir.

  7. Si vous le souhaitez, pour rendre le fichier de connexion plus détectable, vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans les zones Description, nom convivialet mot clé de recherche .

Utiliser un fichier Schema. ini pour spécifier un autre caractère de séparateur de liste ou format de fichier texte

Un fichier Schema. ini est un fichier texte qui contient des entrées qui remplacent les paramètres de pilote de texte par défaut dans le Registre Windows. En règle générale, pour utiliser un fichier Schema. ini, vous devez effectuer les opérations suivantes:

  • Stockez le fichier Schema. ini dans le même dossier que le fichier texte que vous importez.

  • Nommez le fichier Schema. ini.

  • Sur la première ligne du fichier Schema. ini, tapez le nom du fichier texte vers lequel vous établissez la liaison, entouré par des crochets.

  • Ajoutez des informations supplémentaires pour spécifier le format de fichier texte différent.

Les sections suivantes présentent des exemples communs d'utilisation du fichier Schema. ini.

Exemple: spécifier un en-tête de colonne

[Categories.txt] ColNameHeader=True

Exemple: spécifier un caractère point-virgule (;) comme séparateur

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Exemple: spécifier un caractère de tabulation comme séparateur

[Products.txt] Format=TabDelimited

Exemple: spécifier un fichier de longueur fixe

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

Haut de la page Haut de la section

  1. Cliquez sur publipostage > Sélectionner les destinataires _GT_ utiliser la liste existante.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour utiliser un fichier. odc existant, double-cliquez sur le fichier. odc. Les données sont importées et vous avez terminé.

    • Pour créer un nouveau fichier. odc, cliquez sur nouvelle source, puis suivez les étapes de la procédure.

      L'Assistant Connexion de données s'affiche.

  3. Dans la page Bienvenue dans l'Assistant Connexion de données , cliquez sur Microsoft SQL Server.

  4. Dans la page de connexion à un serveur de base de données , procédez comme suit:

    • Entrez le nom du serveur de base de données dans la zone nom du serveur .

      Si la base de données se trouve sur votre ordinateur, entrez (local).

    • Sous informations d'identification d'ouverture de session, effectuez l'une des opérations suivantes:

      • Pour utiliser votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Windows, cliquez sur utiliser l'authentification Windows.

      • Pour utiliser un nom d'utilisateur et un mot de passe de base de données, cliquez sur utiliser le nom d'utilisateur et lemot de passe suivants, puis entrez le nom d'utilisateur et le mot de passe de la base de données dans les zones appropriées.

  5. Cliquez sur Suivant

  6. Dans la page Sélectionner une base de données et une table , sélectionnez la base de données dans la zone base de données, sélectionnez la table, la vue ou la fonction définie par l'utilisateur dans la colonne nom , puis cliquez sur suivant.

  7. Dans la page enregistrer le fichier de connexion de données et terminer , entrez un nom pour le fichier. odc dans la zone nom de fichier , puis cliquez sur Terminer.

    Pour modifier l'emplacement du dossier, qui est mon dossier sources de données par défaut, cliquez sur Parcourir.

  8. Si vous le souhaitez, pour rendre le fichier de connexion plus détectable, vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans les zones Description, nom convivialet mot clé de recherche .

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L'importation de données à partir d'une base de données SQL Server à l'aide d'un pilote ODBC est un processus en deux étapes. Tout d'abord, si nécessaire, définissez un nom d'utilisateur DSN sur votre ordinateur pour le pilote ODBC. Deuxièmement, importez les données à partir de la base de données SQL Server.

Définir un nom d'utilisateur DSN

  1. Ouvrez le panneau de configuration, puis cliquez sur système et sécurité _GT_ Outils d'administration _GT_ ODBC sources de données ODBC (32-bits) ou sources de données ODBC (64 bits).

  2. Dans la boîte de dialogue administrateur de sources de données ODBC , sélectionnez l'onglet DSN de l' utilisateur , puis cliquez sur Ajouter.

  3. Dans la boîte de dialogue créer une nouvelle source de données , sélectionnez SQL Server, puis cliquez sur Terminer.

    La boîte de dialogue créer une nouvelle source de données vers SQL Server s'affiche.

  4. Entrez le nom d'une source de données dans la zone nom .

  5. Vous pouvez également entrer une description de la source de données dans la zone Description .

  6. Entrez le nom du serveur de base de données dans la zone serveur .

    Si la base de données se trouve sur votre ordinateur, entrez (local).

  7. Cliquez sur Suivant

  8. Sous comment SQL Server doit-il vérifier l'authenticité de l'ID de connexion?, effectuez l'une des opérations suivantes:

    • Pour utiliser votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Windows, cliquez sur avec l'authentification Windows NT en utilisant l'ID de connexion réseau.

    • Pour utiliser un nom d'utilisateur et un mot de passe de base de données, cliquez sur avec l'ID de connexion et le mot de passe entrés par l'utilisateur, puis entrez l'ID de connexion et le mot de passe de base de données dans les zones appropriées.

  9. Cliquez sur suivant à deux reprises, puis cliquez sur Terminer.

  10. Pour vous assurer d'avoir entré les informations correctes, cliquez sur tester la source de données .

  11. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si vous recevez un message d'erreur, revérifiez les valeurs que vous avez entrées au cours des étapes précédentes.

    • Si le message «TESTS réussis» s'affiche, cliquez sur OK.

  12. Cliquez deux fois sur OK.

Pour plus d'informations sur les différentes options dans les différentes boîtes de dialogue, cliquez sur aide.

Importer les données à partir de la base de données SQL Server

  1. Cliquez sur publipostage > Sélectionner les destinataires _GT_ utiliser la liste existante.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour utiliser un fichier. odc existant, double-cliquez sur le fichier. odc. Les données sont importées et vous avez terminé.

    • Pour créer un nouveau fichier. odc, cliquez sur nouvelle source, puis suivez les étapes de la procédure.

      L'Assistant Connexion de données s'affiche.

  3. Dans la page Bienvenue dans l'Assistant Connexion de données , cliquez sur DSN ODBC.

  4. Dans la page connexion à la source de données ODBC , sélectionnez le nom de source de données que vous avez défini dans la section précédente, puis cliquez sur suivant.

  5. Dans la page Sélectionner une base de données et une table , sélectionnez la base de données dans la zone base de données, sélectionnez la table, la vue ou la fonction dans la colonne nom , puis cliquez sur suivant.

  6. Dans la page enregistrer le fichier de connexion de données et terminer , entrez un nom pour le fichier. odc dans la zone nom de fichier , puis cliquez sur Terminer.

    Pour modifier l'emplacement du dossier, qui est mon dossier sources de données par défaut, cliquez sur Parcourir.

  7. Si vous le souhaitez, pour rendre le fichier de connexion plus détectable, vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans les zones Description, nom convivialet mot clé de recherche .

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Voir aussi

Vue d'ensemble des connexions de données Office

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