Utiliser des rapports et des graphiques dans le Gestionnaire de contacts professionnels

Important    Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Un état est un excellent outil pour obtenir des informations sur vos comptes, les Contacts professionnels, les prospects, les opportunités, les projets professionnels et les activités de marketing. Vous pouvez ouvrir des dizaines de rapports par défaut dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, ainsi que modifier, enregistrer, mettre à jour et réutiliser un nombre presque illimité de rapports supplémentaires.

Cet article décrit les fonctionnalités de rapport de Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook et vous pouvez travailler avec les rapports, les personnaliser et les utiliser pour lancer d'autres activités de l'entreprise.

Que voulez-vous faire ?

Ouvrir et modifier un rapport

Enregistrer, actualiser ou imprimer un état ouvert

Créer un graphique à partir d'un rapport

Exporter un rapport vers Excel ou un autre programme pour l'analyse

Lancement d'une activité de marketing à partir d'un rapport

Ouvrez un état à partir d'un gadget

Consultez la liste des rapports standard

Ouvrir et modifier un rapport

Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook fournit de nombreux rapports prédéfinis. Si vous ne voyez pas exactement ce dont vous avez besoin, vous pouvez ouvrir un rapport qui est similaire et ensuite de le modifier si nécessaire. Vous pouvez également enregistrer vos rapports personnalisés pour une réutilisation ultérieure.

Ouvrir un rapport

  1. Sur le ruban, cliquez sur rapports disponibles onglet rapports sont regroupés par leurs espaces de travail associés : Gestion des contacts, ventes, Marketing ou Projets professionnels. Le groupe ouvert contient les rapports que vous avez modifié et enregistré.

    Onglet Rapports du ruban

  2. Pour ouvrir un rapport prédéfini, cliquez sur le bouton correspondant au type de rapport que vous souhaitez afficher, puis cliquez sur le nom du rapport dans la liste.

  3. Pour ouvrir un rapport que vous avez enregistrés, cliquez sur Rapports enregistrés, cliquez sur le nom du rapport dans la boîte de dialogue Ouvrir les rapports enregistrés, puis cliquez sur Ouvrir.

Conseil   Si vous n'êtes pas sûr quel groupe ou catégorie contient le rapport que vous recherchez, consultez la liste des rapports standard.

Pour obtenir de l'aide sur la modification d'un rapport, voir Modifier un rapport pour le rendre plus utile.

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Modifier un rapport

Vous avez beaucoup de contrôle sur l'apparence de vos rapports dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

Dans cette section

Modifier la disposition d'un rapport

Modifier un rapport pour le rendre plus utile

Modifier la disposition d'un rapport

Il existe plusieurs méthodes pour modifier la disposition ou l'apparence d'un rapport. Vous pouvez utiliser ces méthodes individuellement ou en combinaison ; l'ordre des modifications que vous apportez n'a pas d'importance.

  • Utilisez le volet Personnaliser le rapport    Sur le ruban, dans le groupe mise en page, cliquez sur Options pour ouvrir le Volet Personnaliser le rapport:

    • Cliquez sur colonne. Si vous souhaitez modifier les colonnes affichées, cliquez sur ce bouton et puis cliquez sur le + () signe plus développer la liste et afficher tous les éléments qu'il contient. Les options disponibles peuvent varier avec le rapport que vous modifiez. Activez les cases à cocher pour les colonnes que vous souhaitez afficher et désactivez les cases à cocher des éléments que vous ne souhaitez pas afficher dans le rapport.

    • En-tête et pied de page. Si vous voulez ajouter un en-tête ou un pied de page pour le rapport, ou ajouter des notes dans le rapport, cliquez sur ce bouton, puis sélectionnez les cases à cocher et entrez les informations pour les colonnes que vous souhaitez afficher. Désactivez les cases à cocher des colonnes que vous ne souhaitez pas afficher dans le rapport.

    • Les polices. Si vous souhaitez modifier l'affichent des polices et des numéros, cliquez sur polices. Cliquez sur les options que vous souhaitez modifier et les mettre à jour en fonction des besoins. Vous pouvez modifier la police dans le corps du rapport sur les étiquettes de lignes et de colonnes et dans les champs numériques pour les totaux et sous-totaux.

  • Utilisez les commandes de tri et de filtre     Sur le ruban, dans le groupe Trier et filtrer, effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Filtre. Vous pouvez limiter les résultats affichés dans le rapport par filtrage du rapport. Pour plus d'informations sur le filtrage d'un rapport, consultez filtrer des enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

    • Dans l'ordre croissant ou décroissant. Cliquez sur une des options suivantes pour modifier l'ordre de tri des enregistrements dans le rapport. Par défaut, les listes sont triés par ordre alphabétique en fonction du champ principal dans le rapport. Par exemple, dans le rapport intitulé les Contacts professionnels par compte, la liste est triée initialement par le nom du compte. Sous le nom du compte, chaque Contact professionnel lié à un compte est affiché dans l'ordre alphabétique.

      Conseil   Les noms sont affichés par les informations contenues dans le champ Nom complet. Si vous incluez des titres dans le nom complet, les titres sont inclus dans le tri. Par exemple, le nom complet SR. Carlos Lacerda serait répertorié sous S.

  • Réorganiser les colonnes     Pour modifier l'ordre des colonnes dans un rapport, cliquez simplement sur un nom de colonne et faites-la glisser où vous le souhaitez.

  • Trier les éléments dans un champ de données secondaire    Pour inverser l'ordre du texte ou des nombres dans un champ secondaire, cliquez sur le nom du champ dans le rapport. Par exemple, dans le rapport intitulé les Contacts professionnels par compte, vous pouvez cliquer sur la colonne Nom du Contact professionnel trier à nouveau les noms des Contacts professionnels répertoriés sous chaque nom de compte dans l'ordre alphabétique inverse. Cliquez sur le titre de colonne pour restaurer l'ordre d'origine. De même, si vous cliquez sur le nom de la colonne adresse - code postal, la liste des Contacts professionnels sous le nom de chaque compte est trié de nouveau dans l'ordre numérique inversé.

  • Réduire ou développer les groupes dans un champ de données secondaire     Cliquez sur le - (moins) sur une ligne quelconque du rapport pour réduire tous les éléments de sous-menu et afficher uniquement la première ligne de l'entrée du rapport. Par exemple, dans le rapport intitulé les Contacts professionnels par compte, vous pouvez cliquer sur le - (moins) par un nom de compte pour masquer la liste des contacts professionnels liés. (Moins) pour indiquer que la liste est réduite, devient un + (signe). Cette fonctionnalité peut être utile pour la réduction de la taille et la complexité de l'état. Pour développer un groupe, cliquez sur le + signe plus.

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Modifier un rapport pour le rendre plus utile

Il existe plusieurs méthodes que vous pouvez modifier vos rapports afin de les rendre plus utiles pour vous-même ou vos collègues.

  • Filtrer les résultats    Après l'ouverture d'un rapport, utilisez les filtres simples et avancés pour exclure des enregistrements spécifiques de l'état. Filtrage des résultats des rapports peut être utile pour une variété de tâches. Par exemple, un rapport sur les prospects qui est filtré par emplacement est une excellente base pour un publipostage de campagne sur un événement que vous prévoyez dans la zone. Pour plus d'informations sur le filtrage, consultez filtrer des enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

  • Modification de l'aspect    Mettre à jour l'aspect de vos rapports avec les informations de modification de la disposition d'un rapport

  • Personnalisations de données    Avant de l'ouvrir un rapport, vous pouvez modifier important, avec les personnalisations telles que les champs définis par l'utilisateur, ou les modifications apportées à des entrées par défaut dans les listes. Ajouter des champs définis par l'utilisateur à le formulaire du plomb, par exemple, pour enregistrer les informations spécifiques dont vous avez besoin et de générer des rapports à partir de celui-ci. Modifier les options disponibles dans une liste, et ces options deviennent des colonnes de données dans votre rapport suivant.

Pour plus d'informations sur la modification des valeurs dans les listes, consultez créer et personnaliser les listes et les types d'enregistrements.

Remarque   Si un champ défini par l'utilisateur que vous avez ajoutés à un rapport est supprimé de votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels, le rapport enregistré n'affichera pas les informations à partir du champ supprimé. Si vous exportez un rapport avec les informations dans Excel avant que le champ est supprimé, ces rapports ne sont pas affectés.

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Corriger les erreurs de données dans un rapport

Lorsque vous examinez un rapport, peuvent repérer que vous souhaitez corriger les erreurs. Par exemple, vous observerez qu'un Contact professionnel a été associé à un compte incorrect. Ce type d'erreur ne peut pas être corrigé dans le rapport, mais il doit être corrigé dans les enregistrements individuels concernés.

Pour corriger l'erreur dans cet exemple, ouvrez l'enregistrement de Contact professionnel et dans la Général Page de l'enregistrement, dans le champ Compte lié, entrez le compte correct. Si vous puis revenir à l'état et dans le groupe Actions, cliquez sur le bouton Actualiser, le rapport sera correct.

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Enregistrer, actualiser ou imprimer un état ouvert

Après avoir lu un rapport, vous souhaiterez enregistrer toutes les modifications que vous avez apportées, la mettre à jour les données, ou imprimer le rapport. Démarrer avec un état ouvert pour effectuer l'une de ces actions.

Enregistrer un rapport modifié

Il est inutile d'enregistrer un rapport qui vous n'avez pas modifié, dans la mesure où il est disponible à partir de l'onglet rapports du ruban. Rapports enregistrés sont stockés dans la base de données Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

  1. Sur le ruban, cliquez sur l'onglet rapports, puis cliquez sur le type de rapport que vous souhaitez ouvrir, puis cliquez sur le nom du rapport pour l'ouvrir.

  2. Personnaliser le rapport, comme décrit dans Ouvrir et modifier un rapport.

  3. Sur le ruban, dans le groupe Actions, cliquez sur Enregistrer sous.

  4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous qui s'ouvre, tapez un nom pour le rapport et cliquez sur OK.

Pour ouvrir un rapport personnalisé, cliquez sur Rapports enregistrés.

Conseil   Le rapport est enregistré dans la même catégorie que le rapport que vous avez modifié pour créer le rapport enregistré.

Actualiser les données dans un rapport

Données du rapport sont actualisées chaque fois que vous ouvrez un rapport enregistré. Vous pouvez également mettre à jour en fonction des besoins.

  1. Sur le ruban, cliquez sur l'onglet rapports, puis cliquez sur le type de rapport que vous souhaitez ouvrir, puis cliquez sur le nom du rapport pour l'ouvrir.

  2. Sur le ruban, dans le groupe Actions, cliquez sur Actualiser.

Impression d’un état

  1. Sur le ruban, cliquez sur l'onglet rapports, puis cliquez sur le type de rapport que vous souhaitez ouvrir, puis cliquez sur le nom du rapport pour l'ouvrir.

  2. Sur le ruban, dans le groupe Actions, cliquez sur Imprimer.

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Créer un graphique à partir d'un rapport

Vous pouvez créer un graphique à partir de la plupart des rapports dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook et dans les rapports personnalisés que vous avez créé à partir d'un rapport. Les rapports qui peuvent être affichés sous forme de graphique affiche un bouton graphique actif (chart button), sur le ruban. Rapports sans données ne peuvent pas être affichés sous forme de graphiques.

  1. Ouvrez l'état que vous souhaitez afficher sous forme de graphique.

  2. Sur le ruban, dans le groupe Afficher, cliquez sur graphique. Si un graphique est trop large pour afficher sur votre écran, une barre de défilement horizontale s'affiche au-dessous du graphique.

    Conseil   Si vous souhaitez créer des graphiques, exporter les données de rapport vers Excel et utiliser ce programme pour créer votre graphique. Pour plus d'informations sur l'exportation des données de rapport vers Excel, voir Exporter un rapport vers Excel ou un autre programme pour l'analyse.

chart example

  1. Pour personnaliser vos graphiques, utilisez les contrôles dans le groupe sur le ruban.

  2. Étiquettes     Cliquez sur les étiquettes pour ajouter ou supprimer des titres d'axe et une légende.

  3. Valeurs     Cliquez sur valeurs pour sélectionner les données affichées dans le rapport. Par exemple, dans le graphique pour les opportunités par Source, vous pouvez afficher les données de Nombre d'opportunités    ou de chiffre d'affaires.

  4. Attendue    et Total    activez ces cases à cocher si vous souhaitez que le graphique affiche les revenus réels, le revenu attendu ou les deux.

    Remarque   Ces cases à cocher ne sont pas disponibles sur tous les graphiques.

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Exporter un rapport vers Excel ou un autre programme pour l'analyse

Vous pouvez facilement exporter un rapport Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook vers Microsoft Excel ou un autre programme pour une analyse plus approfondie. Pour exporter les données du rapport dans un programme autre qu'Excel, commencez par exporter les données vers Excel. Puis dans Excel, vous pouvez enregistrer les données dans un format de fichier que l'autre programme peut ouvrir. Par exemple, un fichier Excel enregistré au format de fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) peut être ouvert dans une variété de programmes.

Effectuez l’une des actions suivantes :

Enregistrer le rapport sous la forme d'un fichier Excel sur votre ordinateur.   

  1. Ouvrez l'état que vous souhaitez exporter vers Excel.

  2. Sur le ruban, dans le groupe Actions, cliquez sur Exporter vers Excel. Le rapport s'ouvre dans Excel.

  3. Dans Excel, cliquez sur le bouton Enregistrer pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous. Choisissez à partir de plus de 20 formats de fichier pour enregistrer le rapport.

Par courrier électronique en tant que pièce jointe Excel   

  1. Ouvrez l'état que vous souhaitez envoyer comme pièce jointe de courrier électronique.

  2. Sur le ruban, dans le groupe Actions, cliquez sur Envoyer par E-mail. Un formulaire de message électronique Outlook s'ouvre avec le rapport lié sous la forme d'un fichier Excel (format .xlsx).

  3. Renseignez les lignes à et objet, tapez un message (facultatif), puis cliquez sur Envoyer.

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Lancement d'une activité de marketing à partir d'un rapport

Vous pouvez utiliser un rapport contenant les adresses, les numéros de téléphone ou les adresses de messagerie des comptes, Contacts professionnels, ou de prospects pour lancer une activité marketing dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

  1. Ouvrez l'état que vous souhaitez utiliser comme base d'une activité de marketing.

  2. Cliquez sur CTRL + A pour sélectionner tous les enregistrements dans la liste.

  3. Sur le ruban, dans le groupe communiquer, cliquez sur Nouvelle liste d'appels, de Messages électroniques de masse ou d'Impression de publipostage, puis cliquez sur Tous les destinataires ou Les destinataires sélectionnés.

  4. Dans le formulaire d'activité de marketing qui s'ouvre, créez la liste des destinataires de l'activité et le contenu.

    Pour plus d'informations sur la création d'une liste d'appels, consultez Création et utilisation de listes d'appels dans le Gestionnaire de contacts professionnels. Pour plus d'informations sur la création d'autres activités de marketing, reportez-vous à commercialiser vos produits et services dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Ouvrez un état à partir d'un gadget

Pour ouvrir un rapport à partir d'un gadget, cliquez sur l'icône de rapport sur le gadget. Rapports ouverts à partir de gadgets se comportent exactement comme les rapports ouverts à partir du ruban.

Pour plus d'informations sur les gadgets, consultez gadgets d'utilisation dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Consultez la liste des rapports standard

La liste suivante de rapports standard disponibles dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook sont organisés par type d'enregistrement.

Conseil   La plupart des rapports peut être convertie en un type de graphique, comme décrit dans Création d'un graphique à partir d'un rapport.

Rapports de comptes    

  • Comptes par affecté à

  • Comptes par ville

  • Comptes par Département/Province

  • Comptes par Code ZIP/Postal

  • Comptes par secteur de vente

  • Comptes par catégorie

  • Comptes par évaluation

  • Comptes par statut de paiement

  • Comptes par Source

  • Synthèse de l'activité compte

  • Activité par compte

  • Comptes négligés

  • Liste résumée des comptes

Rapports sur les contacts professionnels    

  • Contacts professionnels par compte

  • Contacts professionnels par affecté à

  • Contacts professionnels par ville

  • Contacts professionnels par Département/Province

  • Contacts professionnels par Code ZIP/Postal

  • Contacts professionnels par catégorie

  • Contacts professionnels par évaluation

  • Contacts professionnels par statut de paiement

  • Contacts professionnels par Source

  • Contacts professionnels par anniversaire de mariage

  • Contacts professionnels par anniversaire

  • Synthèse de l'activité des contacts professionnels

  • Activité par Contact professionnel

  • Contacts professionnels inactifs

  • Liste des Contacts professionnels rapide

Rapports sur les prospects

  • Prospects par affecté à

  • Prospects par affecté à et évaluation

  • Prospects par Score

Rapports sur les opportunités

  • Opportunités par produit ou Service

  • Opportunités par affecté à

  • Opportunités par Source

  • Opportunités par compte

  • Opportunités par Contact professionnel

  • Retard opportunités

  • Synthèse des ventes

  • Pipeline des ventes

  • Activité par opportunité

Autres rapports de ventes

  • Meilleurs clients par revenu : comptes

  • Meilleurs clients par revenu : Contacts professionnels

  • Meilleurs produits : Produits les plus vendus

  • Meilleurs produits : Produits les plus rentables

  • Meilleurs produits : Produits à marge la plus élevées

  • Principaux référents : Par Volume de prospects

  • Principaux référents : Par ventes totales

  • Les clients dormants : Dans les 30 derniers jours

  • Les clients dormants : Dans les 90 derniers jours

  • Les clients dormants : Au cours des 180 derniers jours

  • Les clients dormants : Au cours des 365 derniers jours

Rapports de marketing

  • Opportunités par activité de Marketing

  • Contacts professionnels par activité de Marketing

  • Comptes par activité de Marketing

  • Activités de marketing par campagne

  • Activités de marketing par Type

  • Journaux téléphoniques par liste d'appels

Rapports de projet d'entreprise

  • Projets professionnels - tous

  • Projets professionnels - échéance suivante

  • Projets professionnels - en retard

  • Projets professionnels par statut

  • Projets professionnels par échéance Date

  • Projets professionnels par affecté à

  • Projets professionnels par Type

  • Projets professionnels par priorité

  • Projets professionnels par compte

  • Projets professionnels par Contact professionnel

  • Projet des tâches – tous

  • – Les tâches de projet prochaine échéance

  • Tâches de projet-en retard

  • Tâches de projet par projet

  • Tâches de projet par affecté à

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Remarque   Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

S’applique à : Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Office 2010



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