Utiliser des rapports et des graphiques dans le Gestionnaire de contacts professionnels

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Un rapport est un excellent outil pour obtenir des informations sur vos comptes, Contacts professionnels, prospects, opportunités, de projets professionnels et les activités marketing. Vous pouvez ouvrir des douzaines de rapports par défaut dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, ainsi que modifier, enregistrer, mettre à jour et réutiliser un nombre presque illimité de rapports supplémentaires.

Cet article décrit les fonctionnalités de rapport de Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook et comment vous pouvez travailler avec des rapports, les personnaliser et les utiliser pour lancer d'autres activités de l'entreprise.

Que voulez-vous faire ?

Ouvrir et modifier un rapport

Enregistrer, actualiser ou imprimer un rapport ouvert

Créer un graphique à partir d'un rapport

Exporter un rapport vers Excel ou un autre programme pour l'analyse

Lancer une activité marketing à partir d'un rapport

Ouvrir un rapport à partir d'un gadget

Consultez la liste des rapports standard

Ouvrir et modifier un rapport

Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook fournit de nombreux rapports prédéfinis. Si vous ne voyez pas ce dont vous avez besoin, vous pouvez ouvrir un rapport similaire et modifiez-le comme bon vous semble. Vous pouvez également enregistrer vos rapports personnalisés pour une réutilisation ultérieure.

Ouvrir un rapport

  1. Dans le ruban, cliquez sur les rapports disponibles d'onglet rapports sont regroupées par leurs espaces de travail associées : Gestion des contacts, ventes, Marketing ou Projets professionnels. Le groupe ouvert contient des rapports que vous avez modifié et enregistré.

    Onglet Rapports du ruban

  2. Pour ouvrir un rapport prédéfini, cliquez sur le bouton correspondant au type de rapport que vous voulez afficher, puis cliquez sur le nom du rapport dans la liste.

  3. Pour ouvrir un rapport modifié que vous avez enregistrés, cliquez sur Rapports enregistrés, cliquez sur le nom du rapport dans la boîte de dialogue Ouvrir les rapports enregistrés, puis cliquez sur Ouvrir.

Conseil : Si vous n'êtes pas sûr quel groupe ou catégorie contient le rapport que vous recherchez, consultez la liste des rapports standard.

Pour obtenir de l'aide sur la modification d'un rapport, voir Modifier un rapport pour le rendre plus utile.

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Modifier un rapport

Vous avez un grand nombre de contrôler l'apparence de vos rapports dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

Dans cette section

Modifier la disposition d'un rapport

Modifier un rapport pour le rendre plus utile

Modifier la disposition d'un rapport

Il existe plusieurs méthodes pour modifier la disposition, ou apparence, d'un rapport. Vous pouvez utiliser ces méthodes individuellement ou en combinaison ; l'ordre des modifications que vous apportez n'a pas d'importance.

  • Utiliser le volet Personnaliser le rapport    Dans le ruban, dans le groupe mise en page, cliquez sur une des options pour ouvrir le Volet Personnaliser le rapport:

    • Sélectionnez la colonne. Si vous souhaitez modifier les colonnes qui sont affichées, cliquez sur ce bouton et puis cliquez sur le + () signe plus développer la liste et afficher tous les éléments qu'il contient. Les options disponibles varient avec le rapport que vous modifiez. Activez les cases à cocher pour les colonnes que vous souhaitez afficher et désactivez les cases à cocher des éléments que vous ne souhaitez pas voir dans le rapport.

    • En-tête et pied de page. Si vous voulez ajouter un en-tête ou pied de page à l'état, ou ajouter des notes à l'état, cliquez sur ce bouton, puis activez les cases à cocher et entrez les informations pour les colonnes que vous souhaitez afficher. Désactivez les cases à cocher pour les colonnes que vous ne souhaitez pas voir dans le rapport.

    • Polices. Si vous souhaitez modifier l'affichage des polices et nombres, cliquez sur polices. Cliquez sur les options que vous souhaitez modifier et les mettre à jour selon vos besoins. Vous pouvez modifier la police dans le corps du rapport sur les étiquettes pour les lignes et colonnes et dans les champs numériques pour les totaux et sous-totaux.

  • Utilisez les contrôles de trier et filtrer     Dans le ruban, dans le groupe Trier et filtrer, effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Filtre. Vous pouvez limiter les résultats affichés dans le rapport en filtrant le rapport. Pour plus d'informations sur le filtrage d'un rapport, voir filtrer les enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

    • Dans l'ordre croissant ou décroissant. Cliquez sur une des options suivantes pour modifier l'ordre de tri des enregistrements dans le rapport. Par défaut, les listes sont triées par ordre alphabétique en fonction du champ primaire dans le rapport. Par exemple, dans le rapport intitulé Contacts professionnels par compte, la liste est triée initialement par le nom du compte. Chaque Contact professionnel lié à un compte s'affiche sous le nom du compte, par ordre alphabétique.

      Conseil : Les noms sont affichés par les informations contenues dans le champ Nom complet. Si vous incluez des titres dans le nom complet, les titres sont inclus dans l'ordre de tri. Par exemple, le nom complet que SR Carlos Lacerda apparaissent sous S.

  • Réorganiser les colonnes     Pour modifier l'ordre des colonnes dans un rapport, cliquez simplement sur un nom de colonne et faites-la glisser vers l'emplacement souhaité.

  • Trier les éléments dans un champ de données secondaire    Pour inverser l'ordre de texte ou des nombres dans un champ secondaire, cliquez sur le nom du champ dans le rapport. Par exemple, dans le rapport intitulé Contacts professionnels par compte, vous pouvez cliquer sur la colonne Nom du Contact professionnel pour trier de nouveau les noms des Contacts professionnels répertoriés sous chaque nom de compte dans l'ordre alphabétique inverse. Cliquez sur le titre de colonne à nouveau pour restaurer l'ordre d'origine. De même, si vous cliquez sur le nom de colonne adresse - code postal, la liste de Contacts professionnels sous chaque nom de compte est opérer un nouveau trie dans l'ordre inverse numérique.

  • Réduire ou développer les groupes dans un champ de données secondaire     Cliquez sur le - (se moins) sur une ligne quelconque du rapport pour réduire tous les éléments sous-adresse et afficher uniquement la première ligne de l'entrée du rapport. Par exemple, dans le rapport intitulé Contacts professionnels par compte, vous pouvez cliquer sur le - (signe moins) par un nom de compte pour masquer la liste des Contacts professionnels liés. Pour indiquer qu'une liste est réduite, le - (moins) se transforme en un + (signe plus). Cette fonctionnalité peut être utile pour réduire la taille et la complexité du rapport. Pour développer un groupe, cliquez sur le + signe plus.

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Modifier un rapport pour le rendre plus utile

Il existe plusieurs manières que vous pouvez modifier vos rapports afin de les rendre plus utiles à vous-même ou à vos collègues.

  • Filtrer les résultats    Après l'ouverture d'un rapport, utilisez les filtres Simple et Avancé pour exclure des enregistrements spécifiques à partir du rapport. Filtrage des résultats d'un rapport peut être utile d'un grand nombre de tâches. Par exemple, un rapport sur les prospects est filtré par emplacement est une excellente base pour un publipostage campagne sur un événement que vous envisagez de dans la zone. Pour plus d'informations sur le filtrage, voir filtrer les enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

  • Modifier l'apparence    Mettre à jour l'aspect de vos rapports avec les informations de Modifier la disposition d'un rapport

  • Personnalisations de données    Avant de l'ouvrir un rapport, vous pouvez apporter les modifications importantes apportées à, avec les personnalisations telles que les champs définis par l'utilisateur ou des modifications aux entrées par défaut dans les listes. Ajouter des champs définis par l'utilisateur à l' avance formulaire, par exemple, pour enregistrer les informations spécifiques au secteur que nécessaires et pour générer des rapports à partir de celui-ci. Modifier les options disponibles dans une liste, et ces options deviennent des colonnes de données dans votre rapport suivante.

Pour plus d'informations sur la modification des valeurs dans des listes, voir créer et personnaliser des types d'enregistrements et listes.

Remarque : Si un champ défini par l'utilisateur que vous avez ajoutés à un rapport est supprimé de votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels, le rapport enregistré n'affichera pas les informations à partir du champ supprimé. Si vous exportez un rapport avec les informations dans Excel avant que le champ est supprimé, ces rapports ne sont pas affectés.

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Corriger les erreurs de données dans un rapport

Lorsque vous passez en revue un rapport, que vous souhaitez corriger les erreurs peut tons directs. Par exemple, vous pouvez voir qu'un Contact professionnel ont été associé à un compte incorrect. Ce type d'erreur ne peut pas être corrigé dans le rapport, mais il doit être corrigé dans les enregistrements individuels impliqués.

Pour corriger l'erreur dans cet exemple, ouvrez l'enregistrement Contact professionnel et dans la Général Page de l'enregistrement, dans le champ Compte lié, entrez le compte correct. Si vous puis revenez à l'état et dans le groupe Actions, cliquez sur le bouton Actualiser, le rapport est correct.

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Enregistrer, actualiser ou imprimer un rapport ouvert

Après avoir consulté un rapport, vous souhaiterez peut-être enregistrer les modifications que vous avez apportées, mettre à jour les données, ou imprimer le rapport. Commencer avec un rapport ouvert pour effectuer l'une des actions suivantes.

Enregistrer un rapport modifié

Il est inutile d'enregistrer un rapport que vous n'avez pas de modifier, dans la mesure où il est disponible à partir de l'onglet rapports du ruban. Rapports enregistrés sont stockés dans la base de données Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

  1. Dans le ruban, cliquez sur l'onglet rapports, puis cliquez sur le type de rapport que vous voulez ouvrir, puis cliquez sur le nom du rapport pour l'ouvrir.

  2. Personnaliser le rapport comme décrit dans Ouvrir et modifier un rapport.

  3. Dans le ruban, dans le groupe Actions, cliquez sur Enregistrer sous.

  4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous qui s'ouvre, tapez un nom pour le rapport, puis sur OK.

Pour ouvrir un rapport personnalisé, cliquez sur Rapports enregistrés.

Conseil : Le rapport est enregistré dans la même catégorie que le rapport que vous avez modifié pour créer le rapport enregistré.

Actualiser les données dans un rapport

Données du rapport sont actualisées chaque fois que vous ouvrez un rapport enregistré. Vous pouvez également mettre à jour selon vos besoins.

  1. Dans le ruban, cliquez sur l'onglet rapports, puis cliquez sur le type de rapport que vous voulez ouvrir, puis cliquez sur le nom du rapport pour l'ouvrir.

  2. Dans le ruban, dans le groupe Actions, cliquez sur Actualiser.

Imprimer un rapport

  1. Dans le ruban, cliquez sur l'onglet rapports, puis cliquez sur le type de rapport que vous voulez ouvrir, puis cliquez sur le nom du rapport pour l'ouvrir.

  2. Dans le ruban, dans le groupe Actions, cliquez sur Imprimer.

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Créer un graphique à partir d'un rapport

Vous pouvez créer un graphique de la plupart des rapports dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook et les rapports personnalisés que vous avez créé à partir d'un rapport. Rapports qui peuvent être affichés sous forme de graphique affiche un bouton graphique actif ( chart button ), sur le ruban. Rapports qui ne contiennent aucune donnée ne peuvent pas être affichés sous forme de graphiques.

  1. Ouvrez l'état que vous voulez afficher sous forme de graphique.

  2. Dans le ruban, dans le groupe Afficher, cliquez sur graphique. Si un graphique est trop grand pour l'afficher sur votre moniteur, une barre de défilement horizontale s'afficheront sous le graphique.

    Conseil : Si vous voulez créer plus sophistiqués graphiques, exporter les données du rapport dans Excel et utiliser ce programme pour créer votre graphique. Pour plus d'informations sur l'exportation de données de rapport vers Excel, voir Exporter un rapport vers Excel ou un autre programme pour l'analyse.

chart example

  1. Utilisez les contrôles dans le groupe de graphiques dans le ruban pour personnaliser vos graphiques.

  2. Étiquettes     Cliquez sur les étiquettes pour ajouter ou supprimer des titres d'axe et une légende.

  3. Valeurs     Cliquez sur valeurs pour sélectionner les données affichées dans le rapport. Par exemple, dans le graphique pour les opportunités par Source, vous pouvez afficher des données Nombre d'opportunités    ou chiffre d'affaires.

  4. Attendue    et Total    activez ces cases à cocher si vous souhaitez que le graphique affiche les revenus réels, revenu attendu ou les deux.

    Remarque : Ces cases à cocher ne sont pas disponibles dans tous les graphiques.

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Exporter un rapport vers Excel ou un autre programme pour l'analyse

Vous pouvez facilement exporter un rapport Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook vers Microsoft Excel ou un autre programme pour une analyse plus approfondie. Pour exporter les données du rapport dans un programme autre qu'Excel, commencez par exporter les données dans Excel. Ensuite dans Excel, vous pouvez enregistrer les données dans un format de fichier que l'autre programme peut ouvrir. Par exemple, un fichier Excel enregistré au format de fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) peut être ouvert dans divers programmes.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

Enregistrez le rapport en tant que fichier Excel sur votre ordinateur   

  1. Ouvrez l'état que vous souhaitez exporter vers Excel.

  2. Dans le ruban, dans le groupe Actions, cliquez sur Exporter vers Excel. Le rapport s'ouvre dans Excel.

  3. Dans Excel, cliquez sur le bouton Enregistrer pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous. Choisissez plus de 20 formats de fichier pour enregistrer le rapport.

Envoyer par courrier électronique le rapport en tant que pièce jointe Excel   

  1. Ouvrez l'état que vous voulez envoyer en tant que pièce jointe.

  2. Dans le ruban, dans le groupe Actions, cliquez sur Envoyer par E-mail. Un formulaire de message électronique Outlook s'ouvre avec l'état joint en tant que fichier Excel (format .xlsx).

  3. Renseignez les lignes à et objet, tapez un message (facultatif), puis cliquez sur Envoyer.

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Lancer une activité marketing à partir d'un rapport

Vous pouvez utiliser un rapport contenant les adresses, les numéros de téléphone ou les adresses de messagerie des comptes, Contacts professionnels, ou prospects pour lancer une activité marketing dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

  1. Ouvrez l'état que vous souhaitez utiliser comme base d'une activité marketing.

  2. Cliquez sur CTRL + A pour sélectionner tous les enregistrements dans la liste.

  3. Dans le ruban, dans le groupe communiquer, cliquez sur Nouvelle liste d'appels, Messages électroniques de masse ou Impression de publipostage, puis cliquez sur Tous les destinataires ou Les destinataires sélectionnés.

  4. Dans le formulaire d'activité marketing qui s'ouvre, créez la liste des destinataires de l'activité et le contenu.

    Pour plus d'informations sur la création d'une liste d'appels, voir créer et utiliser les listes d'appels dans le Gestionnaire de contacts professionnels. Pour plus d'informations sur la création d'autres activités marketing, voir commercialiser vos produits et services dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Ouvrir un rapport à partir d'un gadget

Pour ouvrir un rapport à partir d'un gadget, cliquez sur l'icône d'état dans le gadget. Rapports ouverts à partir de gadgets se comportent comme rapports ouverts à partir du ruban.

Pour plus d'informations sur les gadgets, voir utiliser les gadgets dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Consultez la liste des rapports standard

La liste suivante d'états standard disponibles dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook sont organisées par type d'enregistrement.

Conseil : La plupart des rapports peuvent être convertis en un graphique, comme décrit dans créer un graphique à partir d'un rapport.

Rapports de comptes    

  • Comptes par affecté à

  • Comptes par ville

  • Comptes par département

  • Comptes par Code Postal ZIP

  • Comptes par secteur de vente

  • Comptes par catégorie

  • Comptes par évaluation

  • Comptes par statut de paiement

  • Comptes par Source

  • Résumé du compte activité

  • Activité par compte

  • Comptes inactifs

  • Liste des comptes rapide

Rapports sur les contacts professionnels    

  • Contacts professionnels par compte

  • Contacts professionnels par affecté à

  • Contacts professionnels par ville

  • Contacts professionnels par département

  • Contacts professionnels par le Code Postal

  • Contacts professionnels par catégorie

  • Contacts professionnels par évaluation

  • Contacts professionnels par statut de paiement

  • Contacts professionnels par Source

  • Contacts professionnels par anniversaire de mariage

  • Contacts professionnels par anniversaire

  • Synthèse de l'activité des contacts professionnels

  • Activité par Contact professionnel

  • Contacts professionnels inactifs

  • Liste des Contacts professionnels rapide

Rapports sur les prospects

  • Prospects par affecté à

  • Prospects par affecté à et d'évaluation

  • Prospects par Score

Rapports sur les opportunités

  • Opportunités par produit ou Service

  • Opportunités par affecté à

  • Opportunités par Source

  • Opportunités par compte

  • Opportunités par Contact professionnel

  • Retard opportunités

  • Synthèse des ventes

  • Pipeline des ventes

  • Activité par opportunité

Autres rapports des ventes

  • Meilleurs clients par revenu : comptes

  • Meilleurs clients par revenu : Contacts professionnels

  • Meilleurs produits : Produits les plus vendus

  • Meilleurs produits : Produits les plus rentables

  • Meilleurs produits : Produits à marge la plus élevées

  • Principales références : Prospect en Volume

  • Principaux référents : Par ventes totales

  • Clients en sommeil : Dans les 30 derniers jours

  • Clients en sommeil : Cours des 90 derniers jours

  • Clients en sommeil : Au cours des 180 derniers jours

  • Clients en sommeil : Dans 365 derniers jours

Rapports de marketing

  • Opportunités par activité marketing

  • Contacts professionnels par activité marketing

  • Comptes par activité marketing

  • Activités de marketing par campagne

  • Activités de marketing par type

  • Journaux d'appels téléphoniques par liste d'appels

Rapports de projet professionnel

  • Projets professionnels - tous

  • Projets professionnels - échéance suivante

  • Projets professionnels - en retard

  • Projets professionnels par statut

  • Projets professionnels par échéance Date

  • Projets professionnels par affecté à

  • Projets professionnels par Type

  • Projets professionnels par priorité

  • Projets professionnels par compte

  • Projets professionnels par Contact professionnel

  • Tâches – d'un projet toutes les

  • Tâches – d'un projet échéance suivante

  • Tâches de projet – en retard

  • Tâches de projet par projet

  • Tâches de projet par affecté à

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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