Utiliser des règles pour répondre aux messages

Utiliser des règles pour répondre aux messages

Si vous utilisez un compte IMAP ou POP, vous n’avez pas accès à la fonctionnalité Réponses automatiques (absence du bureau). Toutefois, si Outlook est en cours d’exécution en votre absence, vous pouvez utiliser des règles pour répondre automatiquement à vos messages e-mail. Ces règles vous permettent de transférer des e-mails vers un autre compte, de marquer des messages comme lus ou de les déplacer automatiquement vers un dossier. Pour plus d’informations sur l’utilisation de règles, voir Créer une règle dans Outlook.

Utiliser des règles pour répondre aux e-mails entrants lorsque vous êtes absent

Par défaut, les comptes Microsoft Exchange Server (à compter d’Exchange Server 2010) ne peuvent pas utiliser de règles pour transférer des messages à des adresses de courrier situées à l’extérieur de votre société. Ce paramètre destiné à empêcher la divulgation d’informations d’entreprise confidentielles et privées ne peut être modifié que par un administrateur Exchange.

Si vous utilisez un compte POP ou IMAP, vous pouvez suivre la procédure ci-dessous pour répondre à tous les e-mails entrants par un message indiquant que vous êtes absent du bureau.

  1. Sélectionnez l’onglet Fichier.

  2. Sélectionnez Gérer les règles et les alertes.

  3. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sous l’onglet Règles du courrier électronique, cliquez sur Nouvelle règle.

  4. Sous Démarrer à partir d’une règle vierge, cliquez sur Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis sur Suivant.

  5. Pour répondre à tous les e-mails que vous recevez, ne modifiez pas les zones Étape 1 et Étape 2 et cliquez de nouveau sur Suivant. 

  6. Sous Que voulez-vous faire de ce message ?, dans Étape 1 : sélectionnez une ou plusieurs actions, sélectionnez :

    • transférer à des contacts ou un groupe public

    • rediriger à des contacts ou un groupe public

  7. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur le texte souligné pour personnes ou groupe public, spécifiez les personnes ou le groupe public auxquels vous voulez transférer les messages, puis cliquez sur Suivant.

  8. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des exceptions (si nécessaire), sélectionnez les exceptions de votre choix.

  9. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur chaque morceau de texte souligné, spécifiez des valeurs, puis cliquez sur Suivant.

  10. Sous Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, tapez un nom.

  11. Sous Étape 2 : configurez les options de la règle, activez les cases à cocher des options souhaitées.

    • Si vous souhaitez exécuter cette règle sur des messages qui se trouvent déjà dans la Boîte de réception, activez la case à cocher Exécuter cette règle sur les messages déjà dans « Boîte de réception ».

    • Par défaut, la nouvelle règle est activée. Pour la désactiver, désactivez la case à cocher Activer cette règle.

    • Pour appliquer cette règle à tous vos comptes de courrier configurés dans Outlook, activez la case à cocher Créer la règle sur tous les comptes.

  12. Cliquez sur Terminer.

Remarque : Si vous utilisez un compte POP ou IMAP, Outlook doit être en cours d’exécution pour permettre à la règle d’envoyer des réponses automatiques à vos e-mails lorsque vous êtes absent.

Remarque : Pour créer une règle pour un dossier public, vous devez le faire à partir de la boîte de dialogue Propriétés du dossier.

  1. Dans le Volet de navigation, cliquez sur Courrier.

  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.

  3. Si votre profil de courrier Outlook présente plusieurs comptes de courrier, dans la liste Appliquer les modifications à ce dossier, cliquez sur la boîte de réception à laquelle vous souhaitez appliquer la nouvelle règle.

  4. Cliquez sur Nouvelle règle.

  5. Sous Démarrer à partir d’une règle vide, cliquez sur Vérifier les messages à leur arrivée, puis sur Suivant.

  6. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions, activez la case à cocher en regard de chaque condition à laquelle doit répondre le message.

  7. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur la valeur soulignée qui correspond à la condition, puis sélectionnez ou tapez les informations nécessaires.

    1. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions, activez la case à cocher à partir des contacts ou d’une liste de distribution.

    2. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur contacts ou liste de distribution.

    3. Dans l’une des listes d’adresses, double-cliquez sur le nom du destinataire, puis cliquez sur OK.

  8. Cliquez sur Suivant

  9. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des actions, sélectionnez l’une des options suivantes :

    • transférer à des contacts ou un groupe public

    • rediriger à des contacts ou un groupe public

  10. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur contacts ou liste de distribution.

  11. Dans l’une des listes d’adresses, double-cliquez sur le nom du contact ou la liste de distribution vers lequel transférer les messages, puis cliquez sur OK.

  12. Cliquez sur Suivant à deux reprises.

  13. Sous Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, entrez un nom.

    Pour exécuter cette règle sur les messages qui se trouvent déjà dans vos dossiers, activez la case à cocher Exécuter cette règle sur les messages figurant dans « dossier ».

    Pour appliquer cette règle à l’ensemble de vos comptes de courrier et boîtes de réception, activez la case à cocher Créer la règle sur tous les comptes. Cette option est grisée si vous n’avez qu’un seul compte de courrier ou une seule boîte de réception.

  14. Cliquez sur Terminer.

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