Utiliser des règles pour gérer votre courrier

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Restez organisé dans Outlook 2013 en créant des règles qui agissent automatiquement sur un courrier reçu ou envoyé qui répond aux conditions que vous spécifiez.

Gérer les courriers électroniques à l’aide de règles

Les règles permettent de réduire la nécessité de classer manuellement ou d’avoir à entreprendre la même action lorsqu’un courrier similaire arrive. Contrairement aux Actions rapides, les règles sont généralement toujours activées et s’exécutent automatiquement. Par exemple, lorsqu’un courrier provient d’une personne spécifique, il est automatiquement déplacé vers le dossier que vous indiquez.

L’Assistant Règles vous aide à créer des règles pour gérer les courriers. Les règles sont classées en deux catégories : organisation et notification.

L’Assistant Règles contient des modèles pour les règles les plus fréquemment utilisées, notamment :

  • Rester organisé   Ces règles vous permettent de classer et de suivre des courriers. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour les courriers d’un expéditeur spécifique, Annette Flamand par exemple, avec le mot « vente » dans la ligne Objet, afin qu’il soit marqué pour suivi, répertorié sous la catégorie Vente et déplacé vers un dossier appelé « Ventes Annette Flamand ».

  • Rester à jour    Ces règles permettent de vous avertir lorsque vous recevez un courrier en particulier. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui envoie automatiquement un courrier sur un appareil mobile lorsque vous recevez un courrier d’un membre de votre famille.

  • Démarrer à partir d’une règle vide    Il s’agit de règles que vous créez sans l’aide d’un modèle de règle et que vous pouvez entièrement personnaliser.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Gérer les courriers électroniques à l’aide de règles

Modifier une règle Outlook

Importer ou exporter un ensemble de règles

Ce message électronique a été envoyé à la liste de distribution Ciné-club de l’entreprise.

Nous allons créer une règle qui détermine si un message électronique a été envoyé à la liste de distribution Ciné-club.

Si c’est le cas, ce message sera déplacé de la boîte de réception vers un autre dossier.

Je clique dessus avec le bouton droit de la souris, puis je pointe sur Règles.

Vous pouvez déplacer les messages provenant d’un expéditeur ou adressés à un destinataire spécifique. Je clique sur Toujours déplacer les messages adressé à : Ciné-club.

Si vous voulez utiliser un dossier existant, cliquez dessus, puis sur OK. Je souhaite ici créer un nouveau dossier.

Pour cela, je clique sur Nouveau, je tape le nom du dossier (en l’occurrence, Ciné-club), puis je clique sur OK à deux reprises.

La règle est maintenant créée. Ce message et ceux qui seront par la suite adressés à la liste de distribution Ciné-club

seront automatiquement déplacés vers le dossier Ciné-club.

Dans la vidéo suivante, nous verrons comment créer des règles à l’aide de modèles.

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