Utiliser des notes partagées et privées pendant une réunion Skype Entreprise

Toute réunion nécessite généralement la prise de notes, que ce soit pour recenser les participants, pour garder une trace de ce qui a été dit ou encore pour répertorier l’ordre du jour. Si vous utilisez OneNote, Skype Entreprise vous permet de prendre des notes privées ou d’ajouter des notes partagées que vous pouvez modifier en collaboration avec les participants. Vous pouvez également ajouter des notes à la demande de réunion, si vous utilisez Outlook, ou lorsque vous êtes dans la salle de réunion.

Remarque : Vous devez avoir installé OneNote pour ajouter des notes à une réunion Skype Entreprise. Si OneNote n'est pas installé, un message d'erreur peut s'afficher lorsque vous essayez d'ajouter des notes à une réunion. Obtenez OneNote gratuitement.

Ajouter des notes à une demande de réunion Skype Entreprise

En ajoutant des notes à la demande de réunion, vous vous assurez d’avoir toutes les informations dont vous avez besoin avant le début de la réunion et vous donnez à vos invités la possibilité d’en prendre connaissance et de les modifier, ce qui peut vous faire gagner du temps lors de la réunion.

Lors de la configuration de votre réunion Skype Entreprise dans Outlook :

  1. Cliquez sur Notes de réunion dans le ruban de demande de réunion.

    Capture d’écran du bouton Notes de réunion dans Outlook.

  2. Sélectionnez l’une des options suivantes :

    Capture d’écran de la boîte de dialogue des Notes de réunion dans Outlook.

    • Partager les notes avec la réunion ajoute des notes partagées à la demande de réunion. Vos invités peuvent ensuite cliquer sur Afficher les notes de réunion dans la demande de réunion pour les ouvrir dans OneNote et les afficher ou les modifier.

    • Prendre des notes ajoute vos notes privées et personnelles à la réunion. Ces notes ne sont pas visibles par d’autres personnes.

Pour plus d’informations sur l’organisation d’une réunion Skype Entreprise, consultez Organiser une réunion Skype Entreprise dans Outlook

Ajouter des notes pendant une réunion Skype Entreprise

  1. Dans la fenêtre de la réunion, cliquez sur le bouton Partage de contenu.

    Capture d’écran du menu du bouton Présentation dans une réunion Skype Entreprise.

  2. Sélectionnez l’une des options suivantes :

    • Cliquez sur Notes partagées pour sélectionner une note que les participants peuvent afficher et modifier. La note sélectionnée apparaît sur votre bureau et les participants reçoivent, pendant la réunion, une notification les invitant à l’ouvrir.

    • Cliquez sur Mes notes pour saisir des notes privées sur votre ordinateur. La note sélectionnée apparaît sur votre bureau.

Comment fonctionnent les notes partagées ?

Les notes partagées doivent se trouver dans un emplacement auquel d’autres personnes ont accès, comme OneDrive ou SharePoint, et ces personnes doivent être autorisées à les ouvrir et à les modifier.

Éléments à prendre en compte :

  • Il n’est pas nécessaire de partager le bloc-notes en entier, juste la page souhaitée.

  • Lorsque vous ouvrez le sélecteur de notes, vous ne voyez que les blocs-notes partagés qui ont été précédemment ouverts sur votre ordinateur.

  • En sélectionnant une section au lieu d’une page, vous créez une page vierge dans cette section.

    Capture d’écran de la boîte de dialogue du Partage de notes dans Skype Entreprise.

  • Si vous n’avez pas de bloc-notes, cliquez sur Nouveau bloc-notes pour en créer un.

    Capture d’écran du bouton Nouveau bloc-notes dans la boîte de dialogue du Partage de notes.

  • Vous pouvez également rechercher une page dans la zone de recherche.

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