Utiliser des listes pour gérer des projets sur un site d’équipe

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Les listes aident à gérer des projets d’équipe et à assurer le suivi des informations sur un site. Par exemple, vous pouvez suivre les événements liés à une équipe avec un calendrier, gérer une liste de tâches, ouvrir une session et traiter des problèmes.

Remarque : Cet article fait référence à un site SharePoint exemple créé par Adventure Works, une société fictif qui fabrique vélos, des composants de bicyclette et accessoires bicycling.

Chez Adventure Works, l’équipe marketing utilise un calendrier pour suivre les événements liés à l’équipe, les congés et les conférences. Les membres de l’équipe peuvent connecter ce calendrier à Microsoft Office Outlook 2007 et le superposer à leurs calendriers personnels afin d’éviter les conflits de planning. Ils peuvent copier des événements d’un calendrier à l’autre.

L’équipe marketing utilise des listes de tâches pour gérer le travail sur les grands projets, tel que la planification de conventions et la gestion de campagnes marketing. Il est possible de définir les tâches avec une liste standard ou une liste de tâches de projet. Une liste de tâches de projet offre une présentation visuelle, sous la forme d’un diagramme de Gantt, des tâches et de leur progression. Des modèles sont disponibles pour créer les listes dans l’un des deux formats (liste standard ou liste de tâches de projet).

Liste des tâches d’un projet

L’équipe marketing utilise également une liste pour le suivi des problèmes logistiques liés à la planification des conférences, tels que les problèmes d’enregistrement de base de données. Un membre de l’équipe enregistre le problème, puis les autres utilisateurs enregistrent les mises à jour et les corrections jusqu’à ce que le problème soit résolu.

Utilisation des listes

Lorsque vous créez un site d’équipe, plusieurs listes sont créées pour vous. Il s’agit de listes pour les forums de discussion et de listes de calendrier. Vous pouvez personnaliser ces listes et y ajouter des éléments, créer d’autres listes à partir de modèles et créer des listes personnalisées avec uniquement les paramètres et les colonnes de votre choix.

Les listes peuvent inclure plusieurs types d’informations, allant du texte aux dates, en passant par les images. Les listes peuvent également inclure des calculs, tels que des totaux ou une date calculée, telle que la date d’une semaine calculée à partir de la date du jour.

À l’aide des listes, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

  • Effectuer le suivi des versions    Vous pouvez suivre les versions des éléments d’une liste, afin de savoir quel élément de liste a changé et qui l’a modifié. Si des erreurs sont commises dans une version plus récente, vous pouvez restaurer la version précédente.

  • Exiger une approbation    Votre organisation peut exiger l’approbation d’un élément préalablement à son affichage par un utilisateur.

  • Intégrer la messagerie électronique à une liste    Si le courrier électronique (entrant ou sortant) est activé sur votre site, certaines listes peuvent exploiter les fonctions de la messagerie électronique. Certains types de listes, tels que les calendriers et les discussions, peuvent être configurés de façon à ce que les utilisateurs y ajoutent du contenu en envoyant des messages. Par ailleurs, Office Outlook 2007 intègre des calendriers, des listes de tâches et de contacts.

  • Personnaliser des autorisations    Votre organisation peut spécifier des autorisations personnalisées pour une liste ou un seul élément de liste. Cette fonctionnalité peut être utile, par exemple, si un élément en particulier contient des informations confidentielles.

  • Créer et gérer des vues    Votre groupe peut créer différentes vues d’une même liste. Le contenu de la liste proprement dite ne change pas, mais les éléments sont organisés ou filtrés de façon à ce que les utilisateurs puissent y trouver les informations les plus importantes ou les plus pertinentes.

  • Notifier en cas de changements    Vous pouvez vous abonner aux flux RSS des listes et des vues pour voir les modifications apportées aux listes dans votre visionneuse RSS, telle qu’Outlook 2007. Si votre organisation a configuré le courrier entrant, vous pouvez recevoir des alertes par courrier électronique lorsque des éléments sont modifiés.

  • Gérer des listes et les utiliser hors connexion dans Microsoft Office Access 2007    Vous pouvez gérer des listes avec des outils de base de données et utiliser ces listes hors connexion avec Office Access 2007.

  • Afficher des listes sur les appareils mobiles    Vous pouvez afficher plusieurs listes, tels que des listes de tâches et les calendriers et les bibliothèques de documents sur les appareils mobiles. Pour afficher une liste mobile, tapez /m après l’adresse Web du site. Affichages mobiles ne sont pas disponibles pour les types de listes, tels que des discussions et peut ne pas affichent tous les types de colonne.

Types courants de listes pour la collaboration

Voici les types courants de listes que votre organisation peut utiliser :

  • Calendrier    Utiliser un calendrier pour tous les événements de votre équipe ou pour des situations spécifiques, par exemple un jours fériés calendrier ou une entreprise projet.

  • Tâches et tâches de projet     Utilisez une liste de tâches pour suivre les informations concernant les projets et d’autres événements pour votre groupe. Vous pouvez affecter des tâches à des personnes et suivre l’état de ces tâches et leur pourcentage de réalisation au fur et à mesure de leur avancement. Une liste de tâches de projet affiche les tâches et les barres de progression. Elle est connue sous le nom de graphique de Gantt.

  • Suivre les problèmes     Une liste de suivi de problèmes permet de stocker des problèmes, leur statut et leur résolution. Il s’agit d’un type courant de liste pour suivre les problèmes ou les incidents liés au support, par exemple, pour le service clientèle, l’assurance qualité ou le support technique.

  • Forums de discussion     Un forum de discussion constitue un emplacement central permettant d’accueillir et de stocker les discussions de votre équipe ; cet emplacement rappelle le format d’un groupe de discussion.

  • Annonces     Utilisez une liste d’annonces pour partager des informations et leur état et pour fournir des rappels.

  • Contacts     Servez-vous d’une liste de contacts pour stocker des informations concernant les personnes ou les groupes avec lesquels vous collaborez.

  • Liens     Utilisez une liste de liens comme emplacement central permettant de stocker les liens vers les sites Web, le réseau intranet de votre société et toute autre ressource.

  • Enquêtes    Utiliser une enquête pour recueillir et rassembler des commentaires, via un sondage ou un questionnaire sur la satisfaction des employés par exemple.

  • Personnalisé     Même si toutes les listes intégrées sont personnalisables, vous pouvez commencer avec une liste personnalisée, puis ajouter uniquement les paramètres de votre choix. Vous pouvez également créer une liste basée sur une feuille de calcul, telle qu’un classeur Microsoft Office Excel 2007 pour gérer les contrats fournisseurs.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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