Utiliser des groupes Office 365 au lieu de boîtes aux lettres de Site

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Boîtes aux lettres ont été utilisés par de nombreuses organisations en tant que leur outil de collaboration de choix. Il est fourni avec une boîte aux lettres commune afin de coordonner et stocker d’équipe ou messagerie associée dans un emplacement unique et un site SharePoint pour stocker tous vos fichiers courants du projet. Toutefois, comme le mode personnes collaborés a changé au fil des années, les clients ont demandé pour une solution qui promeut une forme plus active de collaboration. Par conséquent, nous ont déconseillées boîtes aux lettres de site et nous vous invitons à atteindre les groupes Office 365 qui fournit une expérience de collaboration beaucoup plus riche.

Pour plus d’informations sur cette décision voir Amortissement de boîtes aux lettres de Site.

Groupes dans Office 365 vous permettent de choisir un ensemble de personnes auquel vous souhaitez collaborer avec et configurer facilement un ensemble de ressources pour les personnes à partager. Vous n’avez pas à vous soucier manuellement attribution d’autorisations pour toutes les ressources, car l’ajout de membres au groupe leur donne automatiquement les autorisations dont elles ont besoin pour les outils de votre groupe fournit.

Office 365 groupe aller au-delà des boîtes aux lettres de site offrent et incluent :

  • Accès invité – avec des boîtes aux lettres de site que n’a pas pu fournir des personnes en dehors de votre organisation l’accès. Avec les groupes vous pouvez donner accès invités à conversations par messagerie, fichiers et même le bloc-notes OneNote partagé.

  • Boîte aux lettres partagée - où les conversations que vous avez traditionnellement dans la boîte aux lettres ont lieu. Cette boîte aux lettres partagée est entièrement disponible pour la recherche afin qu’il crée une archive de vie des messages du groupe. Recherche dans les nouveaux arrivés au groupe ou défilement par le biais de l’historique à être opérationnel rapidement sur ce qui est déjà été communiqué avec le groupe.

  • Bibliothèque de fichiers partagés - votre groupe comporte une bibliothèque de fichiers SharePoint dans laquelle vos utilisateurs peuvent stocker, partager et collaborer sur des documents, classeurs, présentations, images ou tout autre type de fichier sur que dont elles ont besoin pour travailler.

  • Calendrier partagé - votre groupe Obtient un calendrier partagé pour publier des événements liés au groupe. Chaque membre qui est abonnée au groupe est automatiquement invité à événements publiés sur le calendrier pour les événements peuvent également s’affichent sur leurs calendriers Office 365 s’ils le souhaitent.

  • Bloc-notes OneNote partagé - le groupe a automatiquement un bloc-notes OneNote partagé dans lequel les membres du groupe peuvent collecter et collaborer sur des informations. Plusieurs groupes utilisent le bloc-notes pour créer un site wiki courantes avec Forum aux questions et d’autres ressources.

  • Le contenu peut être découvert - groupes dans Outlook sont publiques au sein de votre organisation par défaut, ce qui signifie qu’ils sont faciles à d’autres personnes de votre organisation découvrir et rejoindre ou passez en revue les supports de cours dans le groupe. Si le contenu du groupe est plus sensible, vous pouvez basculer le groupe privé, ce qui masque le contenu à partir de membres non nécessite le propriétaire du groupe d’approuver toutes les requêtes à rejoindre.

  • Création de libre-service - administrateurs n’êtes pas obligé d’obtenir coincé par demandes provenant des utilisateurs à créer des groupes. Les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes selon vos besoins. Si vous souhaitez contrôler les utilisateurs de votre organisation peuvent créer des groupes voir contrôler qui peut créer des groupes Office 365.

Gestion de l’annuaire

Conserver votre répertoire sous contrôle est un problème de chaque administrateur. Voici quelques-unes des outils qu'offrent des groupes Office 365 afin de faciliter la qui :

  • Stratégies d’appellation - stratégies d’appellation permettent de définir ce que sont et ne sont pas, acceptables noms de vos groupes. Qui empêche les utilisateurs en attribuant des noms blasphématoires ou interdits aux groupes. En outre, vous pouvez appliquer société standard préfixes ou suffixes aux noms de groupe.

  • Appartenance dynamique - appartenance dynamique vous permet de définir l’appartenance aux groupes en règle, ce qui ajoute (ou supprime) les membres du groupe en fonction de métadonnées (par exemple, service ou rôle) dans votre annuaire active directory.

  • Masqué l’appartenance aux groupes - si vous avez une raison la liste des membres de votre groupe confidentiels, par exemple, si les membres sont les étudiants, vous pouvez masquer la liste des membres à partir de parties externes.

  • Autorisations de création - là peut-être certaines personnes de votre organisation que vous ne souhaitez pas être en mesure de créer de nouveaux groupes. Il existe plusieurs techniques permettant de gérer les autorisations de création dans votre annuaire.

  • Rapports d’audit - vous pouvez avoir plusieurs confiance permettant aux utilisateurs de créer des groupes et gérer l’appartenance aux groupes, car les journaux d’audit des groupes Office 365 vous permettent de suivre vers le bas qui a créé ou supprimé un groupe spécifique ou apporté des modifications à l’appartenance du groupe.

Gestion des remises

Gestion des remises vous donne quelques méthodes pour gérer comment les messages doivent être envoyés ou reçus par le groupe. Par ailleurs, il existe des outils pour contrôler le flux de ces messages.

  • Envoyer en tant qu’ou envoyer de la part de - ces paramètres autorise les utilisateurs spécifiés envoyer des messages électroniques comme si elles sont arrivées à partir de, ou sont au nom du groupe.

  • Restrictions d’expéditeur - ces paramètres vous permettent de contrôler qui est autorisé à envoyer des messages au groupe. Le groupe peut être configuré pour autoriser les e-mails des parties externes, mais vous voudrez peut-être que limiter à uniquement les parties externes spécifiques.

  • Prise en charge des utilisateurs externes - l’en invitant invités à votre groupe, que vous pouvez choisir les inclus dans les conversations de messagerie dans le groupe.

  • Règles de transport - fonctionnent de règles de Transport pour les groupes simplement que pour Exchange. Les règles peuvent afficher des messages qui répondent à certaines conditions et peuvent effectuer des opérations sur ces messages.

  • Infos - courrier-Infos-courrier est instructifs messages affichés aux utilisateurs pendant qu’ils vous composez un message. Ils peuvent aider à réduire courantes en affichant un avertissement d’un utilisateur si son message est susceptible d’accéder à des parties externes ou dépasser les quotas de message.

  • Plusieurs adresses de proxy - un groupe peut avoir alias exactement comme une boîte aux lettres de l’utilisateur. Adresses de proxy supplémentaires peuvent être pratique pour l’acceptation des messages envoyés à ces autres alias ou d’apporter plus faciles à atteindre un groupe qui a un long ou difficile à nom de l’orthographe.

  • Max envoyer/recevoir taille - ces quotas permet de réduire les problèmes avec le groupe réception (ou envoi) messages très grandes pour mieux gérer le stockage et de bande passante.

Stratégies de contenu

Office 365 vous donne quelques outils permettant de gérer le type de contenu qui obtient partagé dans votre groupe.

Instructions d’utilisation : vous pouvez définir des instructions d’utilisation pour les groupes Office 365 : former vos utilisateurs les meilleures pratiques qui permettent de maintenir leurs groupes efficaces et les informer des stratégies de contenu internes. Pour obtenir un exemple, voir : Indications d’utilisation pour Microsoft clients et partenaires.

Classification des données - vous pourrez créer un système de classification de données personnalisables pour les groupes Office 365 qui permet de séparer des groupes par type de stratégie (par exemple, « non », « d’entreprise confidentielles » ou « top secret »). De cette façon, vos groupes peuvent présenter les stratégies d’un autre contenu de votre organisation. Stratégie extensible permet à votre organisation configurer un point de terminaison qui est appelé chaque fois qu’un groupe est créé ou modifié, et vous pouvez ensuite implémenter votre propre des stratégies pour la création de groupes ou le modifier.

Pourquoi nous faisons ce changement ?

Boîtes aux lettres de site encourager une forme passive de collaboration. Collaboration deviennent plus critiques pour les équipes modernes, nos clients ont demandé plus pour les solutions qui fournissent une expérience de collaboration plus active. Par conséquent, nous avons décidé de supprimer des boîtes aux lettres de site et promouvoir l’utilisation des groupes.

Il est facile de mise en route des groupes et vous pouvez être opérationnel en quelques minutes.

Créer un site d’équipe SharePoint Online qui est fourni avec un groupe Office 365 en procédant comme suit :

  1. Accédez à SharePoint Online. Vous pouvez y accéder en vous vous connectez à votre portail Office 365 à https://www.office.compuis en cliquant sur le Lanceur d’applications dans le coin supérieur droit de votre navigateur.

  2. Cliquez sur + créer le Site sur la page d’accueil SharePoint et choisissez Site d’équipe

  3. Entrez le nouveau nom du site d’équipe et une description, dans le volet qui s’affiche. Renseignez les champs nécessite de votre organisation et cliquez sur suivant.

  4. Ajouter des membres et propriétaires d’au site dans le volet suivant et cliquez sur Terminer. Vous pouvez choisir d’ajouter les mêmes membres appartenant à votre classique expérience site d’équipe.

Le site d’équipe SharePoint Online nouvellement créé est maintenant prêt à utiliser. Pour plus d’informations, voir créer un site d’équipe dans SharePoint Online .

Pour accéder à vos groupes, cliquez sur le Lanceur d’applications et accédez à la messagerie. Vous trouverez un onglet groupes sous dossiers et un groupe est créé pour vous avec le même nom que le nom du site dans SharePoint. Ce groupe héberge la boîte aux lettres partagée sous la forme d’un espace de Conversation, l’onglet fichiers qui offre une vue rapide de la page de Documents à partir du site SharePoint, un calendrier de groupe et un bloc-notes qui peut également être affiché à partir du site SharePoint.

Vous êtes maintenant prêt à utiliser le groupe.

Qu’en est-il mes boîtes aux lettres de Site existant ?

Bien que certains d'entre vous devrez données critiques dans vos boîtes aux lettres de site dont vous aurez besoin d’assurer la continuité de vos opérations. Vos boîtes aux lettres de site existantes continuent à fonctionner comme auparavant pour le moment.

Que se passe-t-il si j’utilise Project Online ?

Si vous êtes un client Project Online , que vous ne pouvez pas vous connecter au site d’équipe SharePoint Online. Toutefois, vous pouvez continuer à utiliser le site d’équipe de projet expérience classique qui continue à fonctionner, moins la possibilité de créer une nouvelle boîte aux lettres de site. Si vous avez besoin d’une solution publipostage ainsi que le site, nous vous recommandons de créer un groupe Office 365 et de l’utiliser pour la messagerie électronique. Pour plus d’informations, voir créer un groupe dans Outlook .

Nous sommes en train de travailler sur une solution à long terme et vous avertit une fois que nous avons une résolution.

Quoi d’autre ?

Novembre comporte une procédure qui vous aidera à vous connecter vos sites d’équipe SharePoint existants à groupes Office 365. Cela permet d’éliminer la nécessité de créer un site d’équipe SharePoint Online à partir de zéro. Pour plus d’informations, voir nouvelles SharePoint et des fonctions OneDrive accélérer votre transformation numérique . En attendant nous vous invitons à utiliser des groupes pour tous les scénarios où vous pouvez créer une nouvelle boîte aux lettres de site.

Informations complémentaires

Nous sommes à votre écoute

Cet article a été dernière mise à jour sur 2ème août 2017 résulte vos commentaires. Si vous avez trouvé ces informations utiles, et surtout si vous n’avez pas, utilisez les contrôles de commentaires ci-dessous pour nous faire savoir comment nous pouvons améliorer.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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