Utiliser des documents dynamiques

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Documents dynamiques sont des fichiers, tels que des classeurs Excel, qui sont programmés vous donner aide pendant que vous travaillez avec eux. Plusieurs types de fichiers Excel, tels que les formulaires et les modèles peuvent également fonctionner comme documents dynamiques.

En savoir plus sur les documents dynamiques

Documents dynamiques fournissent des solutions aux problèmes d’entreprise courants deux : contrôler le flux de travail de processus métier et réutilisation et partager des informations. Kits d’extension XML, ajoutez à vos classeurs Excel pour créer ces solutions document dynamique. Ces solutions peuvent être téléchargées ou qu’ils peuvent être développés à l’aide d’un Kit de développement.

Les documents dynamiques fonctionnent particulièrement bien pour les classeurs faisant partie d'un flux de travail. Un flux de travail est le mouvement automatisé de documents ou d'éléments selon une séquence spécifique d'actions ou de tâches liées à un processus d'entreprise. Les flux de travail peuvent être utilisés pour gérer de façon cohérente des processus d'entreprise courants, tels que l'approbation ou la révision de documents. Par exemple, votre société peut avoir mis en place un processus pour le remplissage des formulaires de notes de frais annuelles des employés et vous utilisez peut-être déjà un modèle Excel à cet effet. Si ce modèle est converti en document dynamique, il peut être connecté à une base de données qui complète automatiquement une partie des informations requises, telles que le nom de l'employé, le numéro de l'employé et le nom du supérieur hiérarchique. Lorsque vous remplissez la note de frais, le document dynamique peut vous proposer un bouton qui vous permet de l'envoyer à la prochaine étape du flux de travail. Étant donné que ce document dynamique « sait » qui est votre responsable, il peut automatiquement s'envoyer à cette personne. Et quelle que soit la personne qui l'a en sa possession, le document dynamique sait à quel stade il se trouve dans le flux de travail de vérification des dépenses et quelle doit être l'étape suivante.

Vous pouvez utiliser les documents dynamiques pour vous aider à partager et réutiliser le contenu existant. Par exemple, avocats peuvent utiliser un modèle existant lorsqu’ils écrivent des contrats et passe-partout et autre texte fréquemment utilisé. Documents dynamiques peuvent également facilement partager des informations et peuvent également interagir avec d’autres programmes Microsoft Office. Par exemple, vous pouvez utiliser les documents dynamiques pour envoyer des messages électroniques via Outlook, tout sans quitter le document ou le démarrage d’Outlook vous-même.

Lorsque vous ajoutez une solution de document dynamique, il apparaît dans la liste des solutions disponibles chaque fois que vous ouvrez un nouveau document actif. Pour utiliser une solution, vous devez tout d’abord joindre kits d’extension XML à votre document, qui convertit votre classeur Excel dans un document dynamique. Kit d’extension XML contient plusieurs composants, qui incluent des fichiers XML et un manifeste qui fait référence à ces composants. Lorsque vous ouvrez un document est joint à un module d’extension, Excel ouvre également le volet Office Actions de Document. Ce volet fournit des outils pour effectuer certaines tâches et aident à utiliser le document dynamique. Les fonctionnalités spécifiques qui propose un document dynamique dépendent de la conception que son auteur — le développeur ou professionnels de l’informatique — mettent en œuvre. Si nécessaire, contactez votre Professionnel (informatique) pour l’emplacement et le plus d’informations sur votre solution de document dynamique.

Remarque : La première que vous utilisez un document dynamique, un message peut s'afficher pour vous informer que vous devez installer les composants du Common Language Runtime ou que vous avez besoin d'une autre version de ces composants. Si vous recevez ce type de message, contactez votre administrateur système.

Si vous n'avez pas de service informatique ou de développement à votre disposition, vous pouvez télécharger des documents dynamiques créés par des tiers. Si vous êtes développeur et que vous voulez en savoir plus sur la création de documents dynamiques, consultez le Kit de développement logiciel de documents dynamiques (Smart Document Software Development Kit) sur le site Web MSDN (Microsoft Developer Network).

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Ajouter et attacher une solution de document dynamique

  1. Si l'onglet Développeur n'est pas visible, procédez comme suit pour l'afficher :

    1. Sous l’onglet fichier, cliquez sur Options > Personnaliser le ruban.

    2. Sur le côté droit de la boîte de dialogue Personnaliser le ruban, sélectionnez Onglets principaux dans la liste déroulante Personnaliser le ruban, puis puis cochez la case développeur.

    3. Cliquez sur OK.

      Remarque : Si vous utilisez Excel 2007, cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis cliquez sur Options Excel. Dans la catégorie standard, sous meilleures options pour travailler avec Excel, activez la case à cocher Afficher l’onglet Développeur dans le ruban, puis cliquez sur OK

  2. Sous l'onglet Développeur, dans le groupe XML, cliquez sur Kits d'extension.

    Pack d’extension

  3. Cliquez sur Ajouter.

  4. Dans la boîte de dialogue Installer le kit d'extension XML, recherchez l'emplacement du manifeste de la solution que vous souhaitez ajouter.

  5. Cliquez sur Ouvrir.

  6. Dans la liste Kits d'extension XML disponibles, cliquez sur la solution que vous souhaitez attacher à votre document, puis cliquez sur Attacher.

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Modifier le kit d'extension XML qui est attaché à un document dynamique

  1. Si l'onglet Développeur n'est pas disponible, procédez comme suit pour l'afficher :

    1. Sous l’onglet fichier, cliquez sur Options > Personnaliser le ruban.

    2. Sur le côté droit de la boîte de dialogue Personnaliser le ruban, sélectionnez Onglets principaux dans la liste déroulante Personnaliser le ruban, puis puis cochez la case développeur.

    3. Cliquez sur OK.

      Remarque : Si vous utilisez Excel 2007, cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis cliquez sur Options Excel. Dans la catégorie standard, sous meilleures options pour travailler avec Excel, activez la case à cocher Afficher l’onglet Développeur dans le ruban, puis cliquez sur OK

  2. Sous l'onglet Développeur, dans le groupe XML, cliquez sur Kits d'extension.

    Pack d’extension

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    1. Pour supprimer le nom et les propriétés d'URL du kit d'extension XML du document, cliquez sur Supprimer. Le kit d'extension XML sera toujours disponible dans la liste Kits d'extension XML disponibles.

    2. Pour remplacer le kit d'extension XML actuel par le nouveau kit d'extension XML, dans la liste Kits d'extension XML disponibles, sélectionnez un autre kit d'extension XML, puis cliquez sur Attacher.

    3. Les kits d'extension XML peuvent être configurés pour se mettre automatiquement à jour à intervalles définis. Pour rechercher des mises à jour en dehors de ces intervalles, cliquez sur Mettre à jour. Si un kit d'extension XML mis à jour est disponible, les nouveaux composants seront téléchargés.

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Supprimer une solution de document dynamique

  1. Si l'onglet Développeur n'est pas disponible, procédez comme suit pour l'afficher :

    1. Sous l’onglet fichier, cliquez sur Options > Personnaliser le ruban.

    2. Sur le côté droit de la boîte de dialogue Personnaliser le ruban, sélectionnez Onglets principaux dans la liste déroulante Personnaliser le ruban, puis puis cochez la case développeur.

    3. Cliquez sur OK.

      Remarque : Si vous utilisez Excel 2007, cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis cliquez sur Options Excel. Dans la catégorie standard, sous meilleures options pour travailler avec Excel, activez la case à cocher Afficher l’onglet Développeur dans le ruban, puis cliquez sur OK

  2. Sous l'onglet Développeur, dans le groupe XML, cliquez sur Kits d'extension.

    Pack d’extension

  3. Dans la liste Kits d'extension XML disponibles, cliquez sur la solution que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

Remarque : Suppression d’une solution de document dynamique supprime les informations du Registre pour cette solution. Suppression de la solution ne supprime pas les fichiers qui ont été installés sur votre ordinateur par le Kit d’extension XML, car un autre document dynamique peut-être utiliser ces fichiers.

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