Utiliser des contacts Outlook comme source de données pour une opération de publipostage

Utiliser des contacts Outlook comme source de données pour une opération de publipostage

Si vous avez un courrier en nombre à envoyer à des personnes figurant dans votre liste de contacts Outlook, vous pouvez utiliser un publipostage dans Word. Une liste de contacts Outlook peut être utilisée comme source de données pour le publipostage. La liste de contacts est un carnet d’adresses utilisé pour capturer et organiser des informations sur les personnes.

Effectuer un publipostage à l’aide d’une liste de contacts Outlook

L’étape la plus importante du processus de publipostage consiste à configurer et à préparer vos données. Une carte de visite Outlook peut contenir des informations de base : un nom, une adresse e-mail et des informations supplémentaires telles qu’une adresse postale, un numéro de téléphone et une photo. Pour ajouter des contacts à votre carnet d’adresses Outlook, voir Ajouter un contact.

Une fois votre liste de contacts Outlook prête, suivez les étapes ci-dessous pour effectuer un publipostage avec Word.

  1. Dans le dossier Contacts Outlook, sous l’onglet Accueil du ruban, sélectionnez Publipostage.

    Le bouton Publipostage figure sous l’onglet Accueil dans le groupe Actions

  2. Dans la boîte de dialogue Fusion des Contacts, sélectionnez les options souhaitées, puis choisissez le Type de document à créer. Cliquez sur OK.

    Cliquez sur Publipostage sous l’onglet Accueil du dossier Contacts pour démarrer le publipostage

    Remarques : 

    • Si vous voulez adresser le publipostage uniquement à des contacts sélectionnés, activez la case d’option Seulement les contacts sélectionnés. Toutefois, avant d’en arriver à ce stade, vous devez avoir sélectionné les contacts. Par conséquent, si vous ne l’avez pas encore fait, choisissez Annuler, revenez au dossier Contacts, sélectionnez les contacts, puis recommencez à l’étape 1.

    • Si vous avez déjà créé et enregistré un document Publipostage Word, activez la case d’option Document existant, puis indiquez le document en question. Autrement, laissez la case d’option Nouveau document activée de façon à ce que Word vous invite à créer un document lorsque vous passez à l’étape 3.

    • Si vous envisagez de réutiliser cette liste à l’avenir, activez la case à cocher Fichier permanent, puis attribuez un nom à votre fichier de contacts pour l’enregistrer. Cela est particulièrement pratique si vous avez sélectionné un ensemble spécifique de contacts à fusionner que vous souhaitez pouvoir réutiliser sans avoir à sélectionner les contacts manuellement à chaque fois.

  3. Microsoft Word s’ouvre. Selon les options choisies à l’étape 2, vous disposez soit de votre document de publipostage pré-créé, soit d’un nouveau document vide. Entrez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur tous vos documents de publipostage.

    Remarque : Si vous souhaitez une aide supplémentaire sur le processus de publipostage, sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, sélectionnez Démarrer la fusion et le publipostage>Assistant Fusion et publipostage pas à pas. Reportez-vous aux informations contenues dans cet article lorsque vous atteignez l’étape 3 de l’Assistant Fusion et publipostage, Sélectionner les destinataires.

  4. Insérez les champs de fusion et publipostage qui extraient des informations la liste de contacts Outlook dans votre document.

    Remarques : Voici quelques exemples de champs de fusion et publipostage :

    • Bloc d’adresse. Permet d’ajouter le nom complet et l’adresse d’un destinataire à partir de votre liste de contacts Outlook à une lettre ou à un e-mail.

      Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Bloc d’adresse.

    • Formule d'appel. Permet d’ajouter une salutation (par exemple, chère Madame X) à une lettre ou à un e-mail.

      Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Formule d’appel.

    Le Groupe Champs d’écriture et d’insertion vous permet d’insérer des champs dans un document de fusion.

    Pour plus d’informations sur l’ajout de champs de fusion à partir de vos contacts Outlook, voir Insérer des champs de fusion et publipostage.

  5. Une fois votre document prêt, sélectionnez Aperçu des résultats, puis le bouton d’enregistrement Suivant Bouton Enregistrement suivant pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage ou Précédent Bouton Enregistrement précédent pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage pour afficher chaque copie du document.

  6. Pour achever le processus de fusion, dans le groupe Terminer, choisissez Terminer & fusionner, puis Imprimer les documents ou Envoyer des messages électroniques.

Enregistrer votre fusion et publipostage

Lorsque vous enregistrez le document Publipostage, celui-ci reste connecté à votre source de données.

Pour réutiliser votre document Publipostage

  • Ouvrez le document de fusion et publipostage et sélectionnez Oui lorsque Word vous invite à conserver la connexion.

Pour modifier votre liste de diffusion

  • Ouvrez le document Publipostage, puis choisissez Modifier la liste de destinataires afin de trier, de filtrer et de sélectionner des adresses spécifiques.

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