Utiliser Microsoft Query pour extraire des données externes

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez utiliser Microsoft Query pour extraire des données provenant de sources externes. À l’aide de Microsoft Query pour extraire des données à partir de vos fichiers et les bases de données d’entreprise, vous n’êtes pas obligé de retaper les données que vous voulez analyser dans Excel. Vous pouvez également actualiser vos rapports et synthèses Excel automatiquement à partir de la base de données source d’origine chaque fois que la base de données est mis à jour avec les nouvelles informations.

À l’aide de Microsoft Query, vous pouvez vous connecter à des sources de données externes, sélectionner les données de ces sources externes, importer ces données dans votre feuille de calcul et actualiser les données selon vos besoins pour conserver vos données de feuille de calcul synchronisées avec les données dans les sources externes.

Types de bases de données que vous pouvez accéder à     Vous pouvez récupérer des données de plusieurs types de bases de données, y compris Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server et Microsoft SQL Server OLAP Services. Vous pouvez également extraire des données à partir de classeurs Excel et des fichiers texte.

Microsoft Office fournit des pilotes que vous pouvez utiliser pour extraire des données à partir de sources de données suivantes :

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (fournisseur OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Bases de données de fichier texte

Vous pouvez utiliser également pilotes ODBC ou des pilotes de source de données à partir d’autres fabricants pour extraire des informations à partir de sources de données qui ne sont pas répertoriés ici, notamment d’autres types de bases de données OLAP. Pour plus d’informations sur l’installation d’un pilote ODBC ou pilote de source de données qui n’est pas répertorié ici, consultez la documentation de la base de données ou contactez votre fournisseur de base de données.

Sélection de données à partir d’une base de données     Vous récupérez des données à partir d’une base de données en créant une requête, qui est une question que vous posez concernant des données stockées dans une base de données externe. Par exemple, si vos données sont stockées dans une base de données Access, vous voudrez les chiffres de ventes pour un produit spécifique par région. Vous pouvez récupérer une partie des données en sélectionnant uniquement les données pour le produit et la région que vous souhaitez analyser.

Microsoft Query, vous pouvez sélectionner les colonnes de données que vous voulez et importez uniquement ces données dans Excel.

Mise à jour de votre feuille de calcul en une seule opération     Une fois que vous avez des données externes dans un classeur Excel, chaque fois que vos modifications de la base de données, vous pouvez actualisation les données à mettre à jour votre analyse — sans avoir à recréer vos rapports et les graphiques. Par exemple, vous pouvez créer une synthèse des ventes mensuelle et l’actualiser chaque mois lorsque les nouveaux chiffres dans.

Comment Microsoft Query utilise les sources de données     Une fois que vous configurez une source de données pour une base de données particulière, vous pouvez l’utiliser à chaque fois que vous voulez créer une requête pour sélectionner et extraire les données de cette base de données — sans avoir à retaper toutes les informations de connexion. Microsoft Query utilise la source de données pour vous connecter à la base de données externes et pour afficher les données qui sont disponibles. Une fois que vous créez votre requête et renvoyez les données dans Excel, Microsoft Query fournit le classeur Excel avec les informations des sources de la requête et les données afin que vous pouvez vous reconnecter à la base de données lorsque vous souhaitez actualiser les données.

Diagramme illustrant la manière dont Query utilise les sources de données

À l’aide de Microsoft Query pour importer des données    pour importer des données externes dans Excel avec Microsoft Query, suivez ces étapes de base, chacun d'entre eux est décrit plus en détail dans les sections suivantes.

Qu’est une source de données ?     Une source de données est un ensemble d’informations qui permet à Excel et Microsoft Query pour vous connecter à une base de données externes stockées. Lorsque vous utilisez Microsoft Query pour définir une source de données, vous donnez un nom à la source de données et puis fournissez le nom et l’emplacement de la base de données ou du serveur, le type de base de données et vos informations de connexion et votre mot de passe. Ces informations comprennent également le nom d’un pilote ODBC ou un pilote de source de données, qui est un programme qui établit des connexions à un type spécifique de base de données.

Pour configurer une source de données à l’aide de Microsoft Query :

  1. Sous l’onglet données, dans le groupe Données externes, cliquez sur à partir d’autres Sources, puis cliquez sur à partir de Microsoft Query.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour spécifier une source de données pour une base de données, un fichier texte ou un classeur Excel, cliquez sur l’onglet bases de données.

    • Pour spécifier une source de données de cube OLAP, cliquez sur l’onglet Cubes OLAP. Cet onglet est disponible uniquement si vous avez exécuté Microsoft Query à partir d’Excel.

  3. Double-cliquez sur < nouvelle Source de données >.

    -ou-

    Cliquez sur < nouvelle Source de données >, puis cliquez sur OK.

    La boîte de dialogue Créer une nouvelle Source de données s’affiche.

  4. À l’étape 1, tapez un nom pour identifier la source de données.

  5. Dans l’étape 2, cliquez sur un pilote pour le type de base de données que vous utilisez comme source de données.

    Remarques : 

    • Si la base de données externe auquel vous souhaitez accéder n’est pas pris en charge par les pilotes ODBC qui sont installés avec Microsoft Query, puis vous devez obtenir et installer un pilote ODBC compatibles avec Microsoft Office auprès d’un fournisseur tiers, tels que le fabricant de la base de données. Contactez le fournisseur de base de données pour obtenir des instructions d’installation.

    • Bases de données OLAP ne nécessitent pas les pilotes ODBC. Lorsque vous installez Microsoft Query, les pilotes sont installés pour les bases de données qui ont été créés à l’aide de Microsoft SQL Server Analysis Services. Pour vous connecter à d’autres bases de données OLAP, vous devez installer un logiciel de pilote et le client source de données.

  6. Cliquez sur se connecter et puis fournissez les informations nécessaires pour vous connecter à votre source de données. Pour les bases de données, les classeurs Excel et les fichiers texte, les informations que vous fournissez dépendant du type de source de données que vous avez sélectionné. Vous devrez peut-être fournir un nom d’ouverture de session, un mot de passe, la version de la base de données que vous utilisez, l’emplacement de la base de données ou d’autres informations spécifiques au type de base de données.

    Important : 

    • Utilisez un mot de passe fort qui associe des lettres majuscules et minuscules, des nombres et des symboles. Les mots de passe faibles ne combinent pas ces éléments. Mot de passe fort : Y6dh!et5. Mot de passe faible : Maison27. Les mots de passe doivent compter au moins 8 caractères. Nous vous conseillons d’en utiliser au moins 14.

    • Il est très important de ne pas oublier votre mot de passe. Si cela se produit, Microsoft ne pourra pas le récupérer. Stockez les mots de passe que vous écrivez dans un endroit sûr, éloigné des informations qu’ils sont censés protéger.

  7. Une fois que vous entrez les informations requises, cliquez sur OK ou sur Terminer pour revenir à la boîte de dialogue Créer une nouvelle Source de données.

  8. Si votre base de données comporte des tables et que vous voulez qu’une table particulière s’affiche automatiquement dans l’Assistant Requête, cliquez sur la zone à l’étape 4, puis cliquez sur la table que vous souhaitez.

  9. Si vous ne voulez pas taper votre nom d’utilisateur et mot de passe lorsque vous utilisez la source de données, activez la case à cocher Enregistrer mon ID d’utilisateur et mot de passe dans la définition de source de données. Le mot de passe enregistré n’est pas chiffré. Si la case à cocher n’est pas disponible, contactez votre administrateur de base de données afin de déterminer si cette option peut être accessibles.

    Note de sécurité : Évitez d’enregistrer les informations de connexion lors de la connexion aux sources de données. Ces informations peuvent être stockées en tant que texte brut et un utilisateur malveillant peut accéder aux informations pour compromettre la sécurité de la source de données.

Après avoir effectué ces étapes, le nom de votre source de données apparaît dans la boîte de dialogue Choisir une Source de données.

Utilisez l’Assistant Requête pour la plupart des requêtes     L’Assistant Requête facilite la sélectionner et rassembler des données issues de différentes tables et les champs dans votre base de données. À l’aide de l’Assistant Requête, vous pouvez sélectionner les tables et les champs que vous souhaitez inclure. Une jointure interne (une opération de requête qui spécifie que les lignes des deux tables sont combinées en fonction des valeurs de champ identiques) est créée automatiquement lorsque l’Assistant reconnaît un champ de clé primaire dans une table et un champ du même nom dans une seconde table.

Vous pouvez également utiliser l’Assistant pour trier le jeu de résultats et effectuer des filtrages simples. Dans la dernière étape de l’Assistant, vous pouvez choisir renvoyer les données vers Excel, ou affiner la requête dans Microsoft Query. Après avoir créé la requête, vous pouvez l’exécuter dans Excel ou dans Microsoft Query.

Pour démarrer l’Assistant Requête, procédez comme suit.

  1. Sous l’onglet données, dans le groupe Données externes, cliquez sur à partir d’autres Sources, puis cliquez sur à partir de Microsoft Query.

  2. Dans la boîte de dialogue Choisir une Source de données, vérifiez que la case à cocher utiliser l’Assistant Requête pour créer/modifier vos requêtes est sélectionnée.

  3. Double-cliquez sur la source de données que vous voulez utiliser.

    -ou-

    Cliquez sur la source de données que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur OK.

Travaillez directement dans Microsoft Query pour d’autres types de requêtes     Si vous voulez créer une requête plus complexe que l’Assistant Requête permet, vous pouvez travailler directement dans Microsoft Query. Vous pouvez utiliser Microsoft Query pour afficher et modifier des requêtes que vous commencez à créer dans l’Assistant Requête, ou vous pouvez créer de nouvelles requêtes sans utiliser l’Assistant. Travaillez directement dans Microsoft Query lorsque vous voulez créer des requêtes qui, procédez comme suit :

  • Sélectionner des données spécifiques à partir d’un champ     Dans une base de données volumineuse, vous souhaiterez peut-être choisir une partie des données dans un champ et omettre des données qui vous n’avez pas besoin. Par exemple, si vous avez besoin de données pour deux des produits dans un champ qui contient des informations pour de nombreux produits, vous pouvez utiliser critères pour sélectionner des données uniquement pour les deux produits que vous voulez.

  • Récupérer des données en fonction de différents critères chaque fois que vous exécutez la requête     Si vous avez besoin créer le même rapport Excel ou résumé pour plusieurs zones dans les mêmes données externes, par exemple un rapport des ventes distinct pour chaque région, vous pouvez créer un requête avec paramètres. Lorsque vous exécutez une requête avec paramètres, vous êtes invité à une valeur à utiliser comme critère lors de la requête sélectionne les enregistrements. Par exemple, une requête avec paramètres peut vous inviter à entrer une région spécifique, et vous pouvez réutiliser cette requête pour chacun de vos rapports des ventes régionales créer.

  • Joindre des données de différentes manières     Les jointures internes que crée l’Assistant requête sont les plus couramment de jointure utilisée pour créer des requêtes. Parfois, cependant, vous souhaitez utiliser un autre type de jointure. Par exemple, si vous avez une table des informations de ventes de produits et une table des informations sur le client, une jointure interne (type créé par l’Assistant Requête) empêchera l’extraction des enregistrements de client pour les clients qui n’ont effectué un achat. À l’aide de Microsoft Query, vous pouvez joindre ces tables afin que tous les enregistrements de client sont récupérés, ainsi que des données de ventes pour les clients qui ont effectué des achats.

Pour démarrer Microsoft Query, procédez comme suit.

  1. Sous l’onglet données, dans le groupe Données externes, cliquez sur à partir d’autres Sources, puis cliquez sur à partir de Microsoft Query.

  2. Dans la boîte de dialogue Choisir une Source de données, vérifiez que la case à cocher utiliser l’Assistant Requête pour créer/modifier vos requêtes est désactivée.

  3. Double-cliquez sur la source de données que vous voulez utiliser.

    -ou-

    Cliquez sur la source de données que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur OK.

Réutilisation et partage des requêtes     Dans l’Assistant requête et dans Microsoft Query, vous pouvez enregistrer vos requêtes sous forme de fichier .dqy que vous pouvez modifier, réutiliser et partager. Excel peut ouvrir des fichiers .dqy directement, qui permet de vous ou autres utilisateurs de créer des plages de données externes supplémentaires à partir de la même requête.

Pour ouvrir une requête enregistrée à partir d’Excel :

  1. Sous l’onglet données, dans le groupe Données externes, cliquez sur à partir d’autres Sources, puis cliquez sur à partir de Microsoft Query. La boîte de dialogue Choisir une Source de données s’affiche.

  2. Dans la boîte de dialogue Choisir une Source de données, cliquez sur l’onglet requêtes.

  3. Double-cliquez sur la requête enregistrée que vous voulez ouvrir. La requête s’affiche dans Microsoft Query.

Si vous souhaitez ouvrir une requête enregistrée et Microsoft Query est déjà ouvert, cliquez sur le menu de Microsoft Query fichier, puis cliquez sur Ouvrir.

Si vous double-cliquez sur un fichier .dqy, Excel s’ouvre, exécute la requête et puis insère les résultats dans une feuille de calcul.

Si vous souhaitez partager un résumé Excel ou l’état qui est basé sur des données externes, vous pouvez autoriser d’autres utilisateurs un classeur qui contient une plage de données externes, ou vous pouvez créer un modèle. Un modèle vous permet d’enregistrer la synthèse ou le rapport sans enregistrer les données externes afin que le fichier est inférieure. Les données externes sont récupérées lorsqu’un utilisateur ouvre le modèle de rapport.

Après avoir créé une requête dans l’Assistant requête ou Microsoft Query, vous pouvez renvoyer les données à une feuille de calcul Excel. Les données sont alors présentées un plage de données externes ou un rapport de tableau croisé dynamique que vous pouvez mettre en forme et actualiser.

Mise en forme des données extraites     Dans Excel, vous pouvez utiliser des outils, tels que des graphiques ou des sous-totaux automatiques, pour présenter et synthétiser les données extraites par Microsoft Query. Vous pouvez mettre en forme les données et la mise en forme est conservée lorsque vous actualisez les données externes. Vous pouvez utiliser vos propres étiquettes de colonne au lieu des noms de champs et ajouter automatiquement des numéros de ligne.

Excel peut mettre automatiquement en forme les nouvelles données que vous tapez à la fin d’une plage pour faire correspondre les lignes précédentes. Excel peut également copier automatiquement les formules qui ont été répétées dans les lignes précédentes et les étendre à des lignes supplémentaires.

Remarque : Pour le rendre étendu aux nouvelles lignes dans la plage, les formats et les formules doivent apparaître dans au moins trois des cinq lignes précédentes.

Vous pouvez activer cette option (ou nouveau) à tout moment :

  1. Cliquez sur Fichier > Options > Options avancées.

    Dans Excel 2007: cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office et cliquez sur Options Excel, puis cliquez sur la catégorie Options avancées.

  2. Dans la section options d’édition, activez la case à cocher étendre plage de données les formules et formats. Pour désactiver l’option automatique des données une mise en forme à nouveau, désactivez cette case à cocher.

Actualisation des données externes     Lorsque vous actualisez les données externes, vous exécutez la requête pour extraire des données nouvelles ou modifiées correspondant à vos critères. Vous pouvez actualiser une requête dans Microsoft Query et Excel. Excel propose plusieurs options d’actualisation des requêtes, notamment l’actualisation des données chaque fois que vous ouvrez le classeur et l’actualisation automatique à intervalles réguliers. Vous pouvez continuer à travailler dans Excel pendant l’actualisation des données, et vous pouvez également vérifier l’état de l’actualisation de données. Pour plus d’informations, voir l’actualisation des données connectées (importées).

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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