Utiliser Microsoft Query pour extraire des données externes

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Microsoft Query vous permet d’extraire des données de sources externes. Microsoft Query vous permet d’extraire des données de vos bases de données et fichiers d’entreprise, mais vous n’avez pas à retaper les données que vous voulez analyser dans Excel. Vous pouvez également actualiser automatiquement vos rapports et synthèses Excel à partir de la base de données source d’origine chaque fois que la base de données est mise à jour avec de nouvelles informations.

Microsoft Query vous permet de vous connecter à des sources de données externes, de sélectionner des données provenant de ces sources externes, d’importer des données dans votre feuille de calcul et d’actualiser les données nécessaires pour synchroniser les données de votre feuille de calcul avec les données des sources externes.

Types de bases de données accessibles     Vous pouvez récupérer des données à partir de plusieurs types de bases de données, notamment Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server et Microsoft SQL Server OLAP Services. Vous pouvez également récupérer les données des classeurs Excel et des fichiers texte.

Microsoft Office fournit des pilotes que vous pouvez utiliser pour récupérer les données des sources de données suivantes:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (fournisseur OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradoxe

  • Bases de données de fichiers texte

Vous pouvez également utiliser des pilotes ODBC ou des pilotes de sources de données d’autres fabricants pour récupérer des informations provenant de sources de données qui ne sont pas répertoriées ici, notamment d’autres types de bases de données OLAP. Pour plus d’informations sur l’installation d’un pilote ODBC ou d’un pilote de source de données qui ne figure pas dans la liste, consultez la documentation de la base de données ou contactez votre revendeur.

Sélectionner des données à partir d’une base de données     Vous récupérez des données à partir d’une base de données en créant une requête, qui est une question à laquelle les données sont stockées dans une base de données externe. Par exemple, si vos données sont stockées dans une base de données Access, vous souhaiterez peut-être connaître les chiffres de vente d’un produit spécifique par région. Vous pouvez récupérer une partie des données en sélectionnant uniquement les données pour le produit et la région que vous souhaitez analyser.

Microsoft Query vous permet de sélectionner les colonnes de données souhaitées et d’importer uniquement celles-ci dans Excel.

Mise à jour de votre feuille de calcul en une seule opération     Lorsque vous avez des données externes dans un classeur Excel, chaque fois que la base de données est modifiée, vous pouvez actualisation les données pour mettre à jour votre analyse, sans avoir à recréer vos rapports et graphiques de synthèse. Par exemple, vous pouvez créer une synthèse des ventes mensuelles et l’actualiser chaque mois à partir duquel les nouveaux chiffres de vente apparaissent.

Comment Microsoft Query utilise les sources de données     Après avoir configuré une source de données pour une base de données spécifique, vous pouvez l’utiliser chaque fois que vous voulez créer une requête pour sélectionner et récupérer des données de cette base de données, sans retaper toutes les informations de connexion. Microsoft Query utilise la source de données pour la connexion à la base de données externe et vous indique les données disponibles. Une fois que vous avez créé votre requête et retourné les données dans Excel, Microsoft Query fournit le classeur Excel avec les informations de requête et de source de données afin de vous permettre de vous reconnecter à la base de données pour actualiser les données.

Diagramme illustrant la manière dont Query utilise les sources de données

Utiliser Microsoft Query pour importer des données     pour importer des données externes dans Excel à l’aide de Microsoft Query, suivez les étapes de base décrites plus en détail dans les sections suivantes.

Qu’est-ce qu’une source de données?     Une source de données est un ensemble d’informations stockées qui permet à Excel et à Microsoft Query de se connecter à une base de données externe. Lorsque vous utilisez Microsoft Query pour configurer une source de données, vous donnez un nom à la source de données, puis fournissez le nom et l’emplacement de la base de données ou du serveur, le type de base de données et vos informations de connexion et de mot de passe. Les informations incluent également le nom d’un pilote OBDC ou d’un pilote de source de données, qui est un programme qui effectue une connexion à un type de base de données spécifique.

Pour configurer une source de données à l’aide de Microsoft Query:

  1. Dans l’onglet données , dans le groupe données externes , cliquez sur à partir d’autres sources, puis cliquez sur à partir de Microsoft Query.

  2. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour spécifier une source de données pour une base de données, un fichier texte ou un classeur Excel, cliquez sur l’onglet bases de données.

    • Pour spécifier une source de données de cube OLAP, cliquez sur l’onglet cubes OLAP . Cet onglet est disponible uniquement si vous avez exécuté Microsoft Query à partir d’Excel.

  3. Double-cliquez sur _LT_New Data Source>.

    -ou-

    Cliquez sur <New de données Source>, puis cliquez sur OK.

    La boîte de dialogue créer une nouvelle source de données s’affiche.

  4. À l’étape 1, tapez un nom pour identifier la source de données.

  5. À l’étape 2, cliquez sur un pilote correspondant au type de base de données que vous utilisez comme source de données.

    Remarques : 

    • Si la base de données externe à laquelle vous souhaitez accéder n’est pas prise en charge par les pilotes ODBC installés avec Microsoft Query, vous devez obtenir et installer un pilote ODBC compatible Microsoft Office auprès d’un fournisseur tiers, comme le fabricant du bases. Contactez le revendeur de la base de données pour obtenir des instructions d’installation.

    • Les bases de données OLAP ne nécessitent pas de pilotes ODBC. Lorsque vous installez Microsoft Query, des pilotes sont installés pour les bases de données créées à l’aide de Microsoft SQL Server Analysis Services. Pour vous connecter à d’autres bases de données OLAP, vous devez installer le pilote de source de données et le logiciel client.

  6. Cliquez sur se connecter, puis fournissez les informations nécessaires pour vous connecter à la source de données. Dans le cas des bases de données, des classeurs Excel et des fichiers texte, les informations que vous fournissez dépendent du type de source de données que vous avez sélectionné. Vous pouvez être invité à fournir un nom de connexion, un mot de passe, la version de la base de données que vous utilisez, l’emplacement de la base de données ou d’autres informations spécifiques au type de base de données.

    Important : 

    • Utilisez un mot de passe fort qui associe des lettres majuscules et minuscules, des nombres et des symboles. Les mots de passe faibles ne combinent pas ces éléments. Mot de passe fort : Y6dh!et5. Mot de passe faible : Maison27. Les mots de passe doivent compter au moins 8 caractères. Nous vous conseillons d’en utiliser au moins 14.

    • Il est très important de ne pas oublier votre mot de passe. Si cela se produit, Microsoft ne pourra pas le récupérer. Stockez les mots de passe que vous écrivez dans un endroit sûr, éloigné des informations qu’ils sont censés protéger.

  7. Après avoir entré les informations requises, cliquez sur OK ou sur Terminer pour revenir à la boîte de dialogue créer une nouvelle source de données .

  8. Si votre base de données comporte des tables et que vous voulez qu’une table particulière s’affiche automatiquement dans l’Assistant requête, cliquez sur la zone de l’étape 4, puis cliquez sur la table de votre choix.

  9. Si vous ne souhaitez pas entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour l’utilisation de la source de données, activez la case à cocher enregistrer mon ID d’utilisateur et mon mot de passe dans la définition de source de données . Le mot de passe enregistré n’est pas chiffré. Si cette case n’est pas disponible, contactez votre administrateur de base de données pour savoir si cette option peut être mise à disposition.

    Note de sécurité : Éviter d’enregistrer les informations de connexion lors de la connexion à des sources de données. Ces informations peuvent être stockées sous forme de texte brut, et un utilisateur malveillant peut accéder aux informations pour compromettre la sécurité de la source de données.

Après avoir effectué ces étapes, le nom de votre source de données apparaît dans la boîte de dialogue choisir une source de données .

Utiliser l’Assistant requête pour la plupart des requêtes     L’Assistant requête permet de sélectionner et de rassembler facilement des données de différentes tables et champs de votre base de données. À l’aide de l’Assistant requête, vous pouvez sélectionner les tables et les champs que vous souhaitez inclure. Une jointure interne (opération de requête qui spécifie que les lignes de deux tables sont combinées sur la base de valeurs de champ identiques) est créée automatiquement lorsque l’Assistant reconnaît un champ de clé primaire dans une table et un champ portant le même nom dans une deuxième table.

Vous pouvez également utiliser l’Assistant pour trier le jeu de résultats et effectuer un filtrage simple. Dans la dernière étape de l’Assistant, vous pouvez choisir de renvoyer les données vers Excel ou d’affiner la requête dans Microsoft Query. Après avoir créé la requête, vous pouvez l’exécuter dans Excel ou dans Microsoft Query.

Pour démarrer l’Assistant requête, procédez comme suit.

  1. Dans l’onglet données , dans le groupe données externes , cliquez sur à partir d’autres sources, puis cliquez sur à partir de Microsoft Query.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données , assurez-vous que la case à cocher utiliser l’Assistant requête pour créer/modifier des requêtes est activée.

  3. Double-cliquez sur la source de données que vous voulez utiliser.

    -ou-

    Cliquez sur la source de données que vous voulez utiliser, puis cliquez sur OK.

Travaillez directement dans Microsoft Query pour d’autres types de requête     Si vous voulez créer une requête plus complexe que celle de l’Assistant requête, vous pouvez travailler directement dans Microsoft Query. Vous pouvez utiliser Microsoft Query pour afficher et modifier les requêtes que vous commencez à créer dans l’Assistant requête, ou vous pouvez créer des requêtes sans utiliser l’Assistant. Travaillez directement dans Microsoft Query lorsque vous voulez créer des requêtes qui effectuent les opérations suivantes:

  • Sélectionner des données spécifiques à partir d’un champ     Dans une grande base de données, vous souhaiterez peut-être choisir une partie des données d’un champ et omettre celles dont vous n’avez pas besoin. Par exemple, si vous avez besoin de données pour deux des produits dans un champ qui contient des informations pour de nombreux produits, vous pouvez utiliser critères pour sélectionner les données uniquement pour les deux produits de votre choix.

  • Récupérer des données en fonction de différents critères chaque fois que vous exécutez la requête     Si vous avez besoin de créer un rapport ou un résumé Excel pour plusieurs zones dans les mêmes données externes (par exemple, un rapport des ventes distinct pour chaque région), vous pouvez créer une requête avec paramètres. Lorsque vous exécutez une requête avec paramètres, vous êtes invité à entrer une valeur à utiliser comme critère lorsque la requête sélectionne des enregistrements. Par exemple, une requête avec paramètres peut vous inviter à entrer une région spécifique et vous pouvez réutiliser cette requête pour créer chacun de vos États des ventes régionales.

  • Joindre des données de différentes manières     Les jointures internes créées par l’Assistant requête sont les types de jointure les plus courants utilisés lors de la création de requêtes. Néanmoins, il est parfois préférable d’utiliser un type de jointure différent. Par exemple, si vous disposez d’une table d’informations sur les ventes de produits et d’une table des informations client, une jointure interne (le type créé par l’Assistant requête) empêchera la récupération d’enregistrements clients pour les clients n’ayant pas effectué un achat. Microsoft Query vous permet d’accéder à ces tables de sorte que tous les enregistrements client soient récupérés, ainsi que des données de ventes pour les clients ayant effectué des achats.

Pour démarrer Microsoft Query, procédez comme suit.

  1. Dans l’onglet données , dans le groupe données externes , cliquez sur à partir d’autres sources, puis cliquez sur à partir de Microsoft Query.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données , assurez-vous que la case à cocher utiliser l’Assistant requête pour créer/modifier des requêtes est désactivée.

  3. Double-cliquez sur la source de données que vous voulez utiliser.

    -ou-

    Cliquez sur la source de données que vous voulez utiliser, puis cliquez sur OK.

Réutilisation et partage de requêtes     Dans l’Assistant requête et Microsoft Query, vous pouvez enregistrer vos requêtes en tant que fichier. dqy que vous pouvez modifier, réutiliser et partager. Excel peut ouvrir directement les fichiers. dqy, ce qui permet à un utilisateur ou à d’autres utilisateurs de créer des plages de données externes supplémentaires à partir de la même requête.

Pour ouvrir une requête enregistrée à partir d’Excel:

  1. Dans l’onglet données , dans le groupe données externes , cliquez sur à partir d’autres sources, puis cliquez sur à partir de Microsoft Query. La boîte de dialogue Sélectionner la source de données s’affiche.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données , cliquez sur l’onglet requêtes .

  3. Double-cliquez sur la requête enregistrée que vous voulez ouvrir. La requête s’affiche dans Microsoft Query.

Si vous voulez ouvrir une requête enregistrée et que Microsoft Query est déjà ouvert, cliquez sur le menu fichier de Microsoft Query, puis sur ouvrir.

Si vous double-cliquez sur un fichier. dqy, Excel s’ouvre, exécute la requête, puis insère les résultats dans une nouvelle feuille de calcul.

Si vous voulez partager un rapport ou une synthèse Excel reposant sur des données externes, vous pouvez attribuer à d’autres utilisateurs un classeur qui contient une plage de données externe, ou créer un modèle. Un modèle vous permet d’enregistrer la synthèse ou le rapport sans enregistrer les données externes afin de réduire la taille du fichier. Les données externes sont récupérées lorsqu’un utilisateur ouvre le modèle de rapport.

Après avoir créé une requête dans l’Assistant requête ou Microsoft Query, vous pouvez renvoyer les données vers une feuille de calcul Excel. Les données deviennent alors une plage de données externes ou un rapport de tableau croisé dynamique que vous pouvez mettre en forme et actualiser.

Mise en forme des données récupérées     Dans Excel, vous pouvez utiliser des outils tels que des graphiques ou des sous-totaux automatiques pour présenter et résumer les données récupérées par Microsoft Query. Vous pouvez mettre en forme les données; votre mise en forme est conservée lorsque vous actualisez les données externes. Vous pouvez utiliser vos propres étiquettes de colonne à la place des noms de champs et ajouter des numéros de ligne automatiquement.

Excel peut mettre en forme automatiquement les nouvelles données que vous entrez en fin de plage pour correspondre aux lignes précédentes. Excel peut également copier automatiquement les formules qui ont été répétées dans les lignes précédentes et les étend sur des lignes supplémentaires.

Remarque : Pour être étendu vers de nouvelles lignes de la plage, les mises en forme et les formules doivent figurer dans au moins trois des cinq lignes précédentes.

Vous pouvez activer cette option (ou inversement) à tout moment:

  1. Cliquez sur Fichier > Options > Options avancées.

    Dans Excel 2007: cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , sur Options Excel, puis sur la catégorie options avancées .

  2. Dans la section options d’édition , activez la case à cocher prolonger la plage de données et les formules . Pour désactiver de nouveau la mise en forme automatique de plages de données, désactivez cette case à cocher.

Actualisation des données externes     Lors de l’actualisation des données externes, vous exécutez la requête pour extraire les données nouvelles ou modifiées correspondant à vos spécifications. Vous pouvez actualiser une requête dans Microsoft Query et Excel. Excel propose plusieurs options pour actualiser les requêtes, notamment à l’actualisation des données chaque fois que vous ouvrez le classeur et le rafraîchissement automatique à intervalles réguliers. Vous pouvez continuer à travailler dans Excel lorsque les données sont actualisées, et vous pouvez également vérifier l’état de la mise à jour des données. Pour plus d’informations, voir actualiser des données connectées (importées).

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