Utilisation d'un flux de travail Approbation

Contenu de cet article

• Comment fonctionne le flux de travail approbation ?

• Ajouter ou modifier un flux de travail approbation pour une liste, une bibliothèque ou un type de contenu

• Démarrer un flux de travail approbation sur un document ou un élément

• Exécuter une tâche de flux de travail approbation

Fonctionnement du flux de travail Approbation

Le flux de travail Approbation prend en charge les processus de gestion qui impliquent l'envoi d'un document ou d'un élément à des collègues ou des responsables pour approbation. Il améliore l'efficacité des processus d'approbation en gérant toutes les tâches humaines impliquées dans le processus, en assurant leur suivi et en enregistrant le processus une fois ce dernier terminé.

Si des flux de travail sont disponibles, vous pouvez démarrer un flux de travail Approbation directement à partir d'un document ou d'un élément d'une liste ou d'une bibliothèque. Pour démarrer un flux de travail, sélectionnez-le, puis complétez un formulaire d'initiation de flux de travail spécifiant les participants du flux de travail (approbateurs), une échéance et les instructions relatives aux tâches. Après le démarrage du flux de travail, le serveur affecte des tâches à tous les participants. Si des alertes de messagerie sont activées pour le serveur, ce dernier envoie également ces alertes à tous les participants. Les participants peuvent cliquer sur un lien de l'alerte de tâche de messagerie pour ouvrir le document ou l'élément à approuver. Les participants peuvent décider d'approuver, de rejeter ou de réaffecter leurs tâches d'approbation. Ils ont également la possibilité de demander qu'une modification soit apportée au document ou à l'élément à approuver. Les participants peuvent exécuter leurs tâches à partir du site Web Microsoft Office SharePoint Server 2007 ou directement à partir de certains programmes faisant partie de Microsoft Office System 2007. Pendant que le flux de travail est en cours, son propriétaire ou ses participants peuvent afficher la page État du flux de travail pour identifier les participants ayant achevé leurs tâches. Lorsque les participants terminent leurs tâches, le flux de travail prend fin et son propriétaire en est automatiquement informé.

Le flux de travail Approbation étant par défaut associé au type de contenu Document, il est automatiquement disponible dans les bibliothèques de documents. Le flux de travail Approbation par défaut des bibliothèques de documents est un flux de travail en série, dans lequel les tâches sont affectées à un seul participant à la fois. Une version du flux de travail Approbation est également associée par défaut aux bibliothèques Pages d'un site de publication et le flux de travail permet de gérer le processus d'approbation de la publication des pages Web. Vous pouvez personnaliser ces versions préassociées du flux de travail Approbation en fonction des besoins de votre organisation ou ajouter une version entièrement nouvelle du flux de travail à une liste, à une bibliothèque ou à un type de contenu.

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Ajout ou modification d'un flux de travail Approbation pour une liste, une bibliothèque ou un type de contenu

Pour qu'un flux de travail puisse être utilisé, il doit être ajouté à une liste, à une bibliothèque ou à un type de contenu de façon à être disponible pour des documents ou des éléments dans un emplacement spécifique. Vous devez disposer de l'autorisation Gérer les listes pour ajouter un flux de travail à une liste, à une bibliothèque ou à un type de contenu. La plupart du temps, les administrateurs de site ou les personnes qui gèrent des listes ou des bibliothèques spécifiques exécutent cette tâche.

La disponibilité d’un flux de travail dans un site dépend de l’emplacement auquel il est ajouté :

• Si vous ajoutez un flux de travail directement à une liste ou une bibliothèque, il est disponible uniquement pour les éléments de cette liste ou bibliothèque.

• Si vous ajoutez une flux de travail à un type de contenu de la liste (c'est-à-dire une instance d'un type de contenu du site qui a été ajouté à une liste ou une bibliothèque spécifique), il n'est disponible que pour les éléments de ce type dans la liste ou la bibliothèque à laquelle ce type est associé.

• Si vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu de site, ce flux de travail est disponible pour tous les éléments de ce type de contenu dans les listes et bibliothèques auxquelles une instance de ce type de contenu de site a été ajoutée. Si vous voulez un flux de travail soit accessible aux listes et bibliothèques au sein d’une collection de sites pour les éléments d’un type de contenu spécifique, le plus efficacement possible pour obtenir ce résultat consiste à ajouter ce flux de travail directement à un type de contenu de site.

Si vous souhaitez ajouter un flux de travail Approbation à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu, ou si vous voulez modifier un flux de travail Approbation déjà associé à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu, vous devez suivre la même procédure.

1. Pour ouvrir la page Ajouter un flux de travail ou la modification d’une page de flux de travail pour la liste, une bibliothèque ou un type de contenu pour lequel vous voulez ajouter ou modifier un flux de travail, effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Pour une liste ou une bibliothèque

     1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez ajouter ou modifier un flux de travail.

     2. Dans le menu paramètres , cliquez sur Paramètres de la liste, ou cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez.

        Par exemple, dans une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

     3. Sous Autorisations et gestion, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

   • Pour un type de contenu de liste

     1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque qui contient l'instance du type de contenu de liste pour laquelle vous souhaitez ajouter ou modifier un flux de travail.

     2. Dans le menu paramètres , cliquez sur Paramètres de la liste, ou cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez.

        Par exemple, pour une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

     3. Sous Types de contenu, cliquez sur le nom du type de contenu.

        Remarque : Si la liste ou bibliothèque n’est pas configurée pour autoriser plusieurs types de contenu, la section Types de contenu n’apparaît pas dans la page Personnaliser de la liste ou bibliothèque.

     4. Sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

   • Pour un type de contenu de site :

     1. Dans la page d’accueil de la collection de sites, dans le menu Actions du Site , pointez sur Paramètres du Site, puis cliquez sur Modifier tous les paramètres du Site.

     2. Sous Galeries, cliquez sur Types de contenu de site.

     3. Cliquez sur le nom du type de contenu de site pour lequel vous souhaitez ajouter ou modifier un flux de travail, puis cliquez sur Paramètres du flux de travail.

        Remarque : Si le flux de travail ont déjà été ajoutés à cette liste, bibliothèque ou type de contenu, cette étape vous permet d’accéder directement à la page Modifier les paramètres du flux de travail, et vous devez cliquer sur Ajouter un flux de travail pour accéder à l’ajouter une page de flux de travail. Si aucun flux de travail n’ont été ajoutés à cette liste, bibliothèque ou type de contenu, cette étape vous permet d’accéder directement à l’ajouter une page de flux de travail.

1. Sur la page Modifier les paramètres du flux de travail, cliquez sur Ajouter un flux de travail ou cliquez sur le nom du flux dont vous voulez modifier les paramètres.

2. Procédez comme suit :

   • Si vous ajoutez un flux de travail, dans la page Ajouter un flux de travail, dans la section flux de travail, cliquez sur le modèle de flux de travail approbation.

   • Pour changer les paramètres d'un flux de travail, dans la page Modifier un flux de travail, changez les paramètres voulus selon les instructions suivantes.

3. Dans la section Nom, tapez un nom unique pour le flux de travail.

   1. Dans la section Liste des tâches, définissez une liste de tâches à utiliser avec ce flux de travail.

      Remarques : 

      • Vous pouvez utiliser la liste Tâches par défaut, ou en créer une nouvelle. Si vous utilisez la liste Tâches par défaut, les participants du flux de travail pourront facilement rechercher et consulter leurs tâches de flux de travail dans l'affichage Mes tâches de la liste Tâches.

      • Si les tâches de ce flux de travail doivent révéler des données sensibles ou confidentielles que vous souhaitez conserver distinctes de la liste Tâches générale, vous devez créer une nouvelle liste de tâches.

      • Si votre entreprise a de nombreux flux de travail, ou si ces derniers comportent de nombreuses tâches, vous avez intérêt à créer une nouvelle liste de tâches. Dans ce cas, vous pourriez créer des listes de tâches pour chaque flux de travail.

4. Dans la section Historique, sélectionnez un historique à utiliser avec ce flux de travail. L'historique affiche tous les événements qui se produisent durant chaque instance du flux de travail.

   Remarque : Vous pouvez utiliser la liste Historique par défaut ou en créer une nouvelle. Si votre organisation gère de nombreux flux de travail, vous pouvez créer une liste d'historique distincte pour chaque flux de travail.

5. Dans la section Options de démarrage, spécifiez comment, quand et par qui un flux de travail peut être lancé.

   Si vous souhaitez utiliser ce flux de travail approbation pour gérer l’approbation de contenu pour une bibliothèque, activez la case à cocher Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d’une version principale d’un élément. Pour plus d’informations sur l’utilisation d’un flux de travail pour gérer l’approbation de contenu, voir utiliser un flux de travail pour gérer l’approbation de contenu pour une bibliothèque.

   Remarques : 

   • Certains options peuvent ne pas être disponibles si elles ne sont pas prises en charge par le modèle de flux de travail que vous avez choisi.

   • L'option Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d'une version principale de cet élément est disponible uniquement si la prise en charge des versions principales et secondaires est activée pour la bibliothèque et si le modèle de flux de travail que vous avez sélectionné peut être utilisé pour l'approbation de contenu.

6. Si vous ajoutez ce flux de travail à un type de contenu de site, indiquez si vous voulez l'ajouter à tous les types de contenu qui héritent de ce type de contenu dans la section Mettre à jour les listes et les types de contenu du site.

   Remarque : La section Mettre à jour les listes et les types de contenu du site s'affiche dans la page Ajouter un flux de travail uniquement pour ces types de contenu de site.

7. Cliquez sur Suivant.

8. Sur la page Personnaliser le flux de travail, spécifiez les options indiquant comment les tâches doivent être routées, les valeurs de démarrage du flux de travail par défaut, le mode d'achèvement du flux de travail et les actions effectuées lorsque ce dernier se termine correctement.

   Sélectionnez des options dans les sections ci-dessous. Il n'est pas nécessaire de spécifier des options dans chaque section :

   Tâches de flux de travail

   Pour	Procédez comme suit
   Affecter des tâches à tous les participants simultanément (flux de travail en parallèle)	Cliquez sur le bouton Tous les participants simultanément (en parallèle).
   Affecter des tâches à un seul participant à la fois (flux de travail en série) Si vous définissez le flux de travail en tant que flux de travail en série, un participant doit terminer une tâche pour que le suivant puisse en recevoir une.	Cliquez sur le bouton Un seul participant à la fois (en série).
   Permettre à des participants du flux de travail de réaffecter leurs tâches à d'autres personnes	Activez la case à cocher Réaffecter la tâche à une autre personne.
   Autoriser les participants du flux de travail à demander qu'une modification soit apportée au document ou à l'élément à approuver avant l'achèvement d'une tâche	Activez la case à cocher Demander une modification avant l'achèvement de la tâche.

   Valeurs de démarrage du flux de travail par défaut

   Pour	Procédez comme suit
   Spécifier une liste par défaut des participants de toutes les instances de ce flux de travail	Saisissez les noms des personnes qui doivent participer au lancement de ce flux de travail ou cliquez sur Approbateurs pour sélectionner des personnes et des groupes dans le service d'annuaire. Remarque : Si vous configurez ce flux de travail comme un flux de travail en série, ajoutez les noms de ses participants dans l'ordre dans lequel vous voulez affecter les tâches.
   Affecter une seule tâche à des groupes	Activez la case à cocher Affectez une seule tâche à chaque groupe entré (Ne développez pas les groupes.). Sélectionnez cette option si vous envisagez de spécifier des groupes en tant que participants du flux de travail et souhaitez affecter une seule tâche au groupe plutôt que des tâches individuelles à chaque membre du groupe.
   Autoriser les personnes qui démarrent le flux de travail à modifier les participants ou en ajouter	Activez la case à cocher Permettre des changements dans la liste des participants lorsque ce flux de travail a commencé. Cette option est sélectionnée par défaut. Si vous voulez empêcher les personnes qui démarrent le flux de travail de pouvoir modifier des participants ou en ajouter, désactivez cette case à cocher.
   Spécifier un message par défaut qui s'affiche avec chaque tâche	Tapez un message ou des instructions dans la zone de texte.
   Spécifier une échéance pour les flux de travail en parallèle	Sous Échéance des tâches (en parallèle), tapez ou sélectionnez une date.
   Spécifier le délai imparti aux participants du flux de travail en série pour l'achèvement des tâches associées à ce dernier	Sous Donnez à chaque personne le délai suivant pour accomplir sa tâche (en série), tapez un nombre, puis sélectionnez Jour(s) ou Semaine(s) en tant qu'incrément de temps.
   Spécifier la liste des personnes devant recevoir des alertes (et non pas des affectations de tâches) lorsque le flux de travail est lancé	Sous Avertir les autres utilisateurs, tapez les noms des personnes que vous voulez avertir ou cliquez sur CC pour sélectionner des personnes et des groupes dans le service d'annuaire.

   Terminer le flux de travail

   Pour	Procédez comme suit
   Spécifier qu'un flux de travail en parallèle est terminé lorsqu'un certain nombre de participants achèvent leurs tâches	Activez la case à cocher Le nombre suivant de tâches sont terminées, puis saisissez un nombre. Remarque : Cette option n'est pas disponible si vous utilisez un flux de travail en série.
   Spécifier qu'un flux de travail est terminé quand le document ou l'élément est rejeté	Activez la case à cocher Le document est rejeté.
   Spécifier qu'un flux de travail est terminé quand le document ou l'élément est modifié	Activez la case à cocher Le document est modifié.

   Activités successives à l’achèvement du flux de travail

   Pour

   Procédez comme suit

   Mettez à jour le statut d'approbation d'un document ou d'un élément une fois le flux de travail terminé.

   Activez la case à cocher Mettre à jour le statut d'approbation (ce flux de travail vous permet de contrôler l'approbation de contenu). Si vous utilisez ce flux de travail Approbation pour gérer l'approbation de contenu (modération) d'une bibliothèque et que vous avez activé la case à cocher Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d'une version principale de cet élément sur la page Ajouter un flux de travail, cette option est sélectionnée par défaut. Si vous n'avez pas activé la case à cocher Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d'une version principale de cet élément sur la page Ajouter un flux de travail car vous ne souhaitez pas définir ce flux de travail comme flux de travail d'approbation de contenu par défaut d'une bibliothèque, vous pouvez activer la case à cocher Mettre à jour le statut d'approbation (ce flux de travail vous permet de contrôler l'approbation de contenu) pour le définir comme flux de travail d'approbation de contenu secondaire que certains utilisateurs peuvent démarrer manuellement.

9. Cliquez sur OK.

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Démarrage d'un flux de travail Approbation sur un document ou un élément

Vous pouvez démarrer manuellement un flux de travail approbation sur un document ou un élément directement à partir de la liste ou la bibliothèque où il est enregistré. Les options disponibles lorsque vous démarrez le flux de travail peuvent varier en fonction de ce flux de travail a été personnalisation lorsqu’il a été ajouté à la liste, bibliothèque ou type de contenu pour l’élément. Vous devez disposer au moins l’autorisation de modifier les éléments pour démarrer un flux de travail. Certains flux de travail, vous aurez peut-être également besoin de l’autorisation Gérer les listes pour démarrer un flux de travail sur un document ou un élément.

1. Si la liste ou la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

   Si le nom de votre liste ou bibliothèque n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste ou bibliothèque.

2. Pointez sur le nom du document ou de l'élément pour lequel vous souhaitez démarrer un flux de travail, puis cliquez sur la flèche qui apparaît et sur Flux de travail.

3. Sous Démarrer un nouveau flux de travail, cliquez sur le nom du flux de travail Approbation que vous souhaitez lancer.

4. Tapez les noms des personnes qui doivent approuver le document ou l'élément sur la ligne Approbateurs ou cliquez sur Approbateurs pour sélectionner des personnes et des groupes dans le service d'annuaire.

   Remarque : Si vous utilisez un flux de travail en série, tapez ou sélectionnez les noms de ses participants dans l'ordre dans lequel vous souhaitez affecter les tâches.

5. Si vous incluez des groupes en tant que participants du flux de travail, activez la case à cocher Affectez une seule tâche à chaque groupe entré. (Ne développez pas les groupes.) pour affecter une seule notification de tâche au groupe plutôt que des notifications individuelles à chaque membre du groupe.

6. Si vous souhaitez inclure un message ou des instructions de tâches spécifiques, tapez ces informations dans la zone de texte figurant sous Tapez le message à inclure dans votre demande.

7. Pour spécifier quand la tâche doit être terminée, sous Échéance, procédez comme suit :

   • Pour un flux de travail en série, saisissez un nombre, puis sélectionnez Jour(s) ou Semaine(s) comme incrément de temps.

   • Pour un flux de travail en parallèle, tapez ou sélectionnez une date sous Échéance des tâches.

   • Si vous souhaitez que d'autres personnes reçoivent des notifications (et non pas des affectations de tâches) lorsque le flux de travail est lancé, tapez leur nom sur la ligne CC ou cliquez sur CC pour sélectionner des personnes et des groupes dans le service d'annuaire.

8. Cliquez sur Démarrer.

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Exécution d'une tâche de flux de travail Approbation

Les participants d'un flux de travail Approbation peuvent exécuter leurs tâches à partir de la liste ou de la bibliothèque contenant l'élément ou le document ou directement à partir de certains programmes faisant partie de Office version 2007. Pour plus d'informations sur la procédure d'exécution d'une tâche de flux de travail dans un programme client, consultez l'aide de ce programme.