Utilisation d'un flux de travail de gestion des traductions

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Le flux de travail de gestion des traductions crée et envoie des copies d'un document source d'une bibliothèque de gestion des traductions vers des traducteurs désignés pour la traduction. Le flux de travail de gestion des traductions est disponible uniquement pour les bibliothèques de gestion des traductions.

Contenu de cet article

Comment fonctionne un flux de travail Gestion des traductions ?

Ajouter un flux de travail Gestion des traductions à une bibliothèque de gestion des traductions

Personnaliser une liste de traducteurs à utiliser avec un flux de travail Gestion des traductions

Démarrer un flux de travail Gestion des traductions

Exécuter une tâche de flux de travail Gestion des traductions

Principe de fonctionnement d'un flux de travail de gestion des traductions

Le flux de travail Gestion des traductions est conçu pour aider les organisations à gérer la traduction manuelle de documents par gérez et suivez l’affectation de tâches de traduction. Ce flux de travail est disponible uniquement pour les bibliothèques de gestion des traductions. Pour plus d’informations sur les bibliothèques de gestion des traductions, voir créer une bibliothèque de gestion des traductions.

Le flux de travail de gestion des traductions fonctionne avec une liste de traducteurs, qui indique la personne chargée de la traduction des documents dans une langue spécifique. Le flux de travail peut être configuré de façon à démarrer manuellement ou automatiquement pour un document source.

Lorsque le flux de travail de gestion des traductions démarre sur un document source, il crée une copie du document source pour chaque traducteur indiqué dans la liste des traducteurs pour la langue du document source. Le flux de travail définit également la propriété de langue appropriée pour chaque document d'espace réservé et crée une relation entre l'espace réservé et le document source. Le flux de travail affecte alors une tâche de traduction à chacun des traducteurs. Les participants au flux de travail reçoivent des alertes par courrier électronique relatives à leurs tâches de traduction.

Une fois qu'un traducteur a accompli sa tâche de traduction, il ou elle la marque comme étant terminée. Lorsque toutes les tâches de traduction d'un flux de travail sont terminées, celui-ci est marqué comme étant Achevé.

Le flux de travail peut être configuré de façon à se terminer automatiquement et à annuler toutes les tâches de traduction inachevées si le document source est modifié lorsque le flux de travail est en cours.

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Ajout d'un flux de travail de gestion des traductions à une bibliothèque de gestion des traductions

Vous pouvez ajouter un flux de travail de gestion des traductions à une bibliothèque de gestion des traductions au moment où vous créez cette dernière. Vous pouvez également ajouter un flux de travail de gestion des traductions à une bibliothèque de gestion des traductions existante à tout moment.

Création d'une bibliothèque de gestion des traductions à l'aide d'un flux de travail de gestion des traductions

Vous pouvez créer une bibliothèque de gestion des traductions et y ajouter simultanément un flux de travail de gestion des traductions. Vous devez disposer de l'autorisation Gérer les listes pour créer une bibliothèque de gestion des traductions pour un site.

Création d'une bibliothèque de gestion des traductions

  1. Dans le menu de lancement rapide, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur Créer.

  2. Sous Bibliothèques, cliquez sur Bibliothèque de gestion des traductions.

    1. Dans la zone Nom, tapez un nom de bibliothèque. Le nom de la bibliothèque est obligatoire.

      Le nom apparaît en haut de la page de la bibliothèque, s’intègre dans l’adresse de la page de bibliothèque, puis s’affiche dans les éléments de navigation qui permettent à l’utilisateur de rechercher et d’ouvrir la bibliothèque.

    1. Dans la zone Description, indiquez la finalité de la bibliothèque. La description est facultative.

      Elle apparaît en haut de la page de la bibliothèque, sous le nom de la bibliothèque. Si vous souhaitez activer la réception de contenu par courrier électronique pour la bibliothèque, vous pouvez ajouter l’adresse de messagerie de la bibliothèque à sa description pour permettre aux utilisateurs de la retrouver facilement.

  3. Pour ajouter un lien vers cette bibliothèque dans la barre de lancement rapide, vérifiez que Oui est sélectionné dans la section Navigation.

  4. Pour créer une version à chaque fois qu'un fichier est archivé dans la bibliothèque, dans Historique des versions du document, cliquez sur Oui.

    Vous pouvez choisir ultérieurement si vous souhaitez stocker les versions principales et secondaires ainsi que le nombre de versions de chaque que vous voulez effectuer le suivi.

  5. Dans la liste de la section Modèle de document, cliquez sur le type de fichier par défaut à utiliser en tant que modèle pour les fichiers créés dans la bibliothèque.

  6. Dans la section Flux de travail de gestion des traductions, cliquez sur Oui pour ajouter un flux de travail de gestion des traductions à la bibliothèque.

  7. Cliquez sur Suivant pour configurer ce dernier.

Configuration du flux de travail de gestion des traductions

  1. Sur la page Ajouter un flux de travail, dans la section Nom, tapez un nom unique pour ce flux de travail si vous souhaitez modifier la valeur par défaut Gestion des traductions.

  2. Dans la section Liste des tâches, spécifiez une liste de tâches à utiliser avec ce flux de travail.

    • Vous pouvez utiliser la Liste des tâches par défaut ou en créer une. Si vous utilisez celle par défaut, les participants du flux de travail pourront facilement retrouver et afficher leurs tâches de flux de travail à l'aide de la vue Mes tâches de la liste Tâches.

    • Créez une liste Tâches si les tâches de ce flux de travail concernent ou révèlent des données sensibles ou confidentielles que vous souhaitez séparer de la liste générale Tâches.

    • Créez une liste Tâches si votre organisation possède de nombreux flux de travail ou si ces derniers impliquent de nombreuses tâches. Dans ce cas, il est recommandé de créer des listes Tâches pour chaque flux de travail.

  3. Dans la section Historique, sélectionnez un historique à utiliser avec ce flux de travail. L'historique affiche tous les événements qui se produisent lors de chaque instance du flux de travail.

    Vous pouvez utiliser l'Historique par défaut ou en créer un. Si votre organisation possède de nombreux flux de travail, il est recommandé de créer un Historique distinct pour chacun d'eux.

  4. Dans la section Options de démarrage, indiquez comment, quand et par qui un flux de travail peut être démarré.

    • Des options spécifiques peuvent ne pas être disponibles si elles ne sont pas prises en charge par le modèle de flux de travail que vous avez sélectionné.

    • L'option Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d'une version principale de cet élément est disponible uniquement si la prise en charge des versions principales et secondaires est activée pour la bibliothèque et si le modèle de flux de travail que vous avez sélectionné peut être utilisé pour l'approbation de contenu.

  5. Cliquez sur Suivant.

  6. Dans la section Liste des langues et des traducteurs, procédez comme suit :

    • Pour indiquer que le flux de travail utilise une liste des traducteurs existante pour attribuer des tâches de traduction, cliquez sur Utiliser une liste de langues et de traducteurs existants à partir du site, puis sélectionnez la liste à utiliser.

      Remarque : Cette option est disponible uniquement si une liste de traducteurs existe déjà pour votre site.

    • Pour créer une liste de langues et de traducteurs à utiliser pour les instances du flux de travail, cliquez sur Créer une liste de langues et de traducteurs pour ce flux de travail, tapez un nom unique pour cette liste dans la zone Nom de la liste, puis activez la case à cocher Ouvrez la nouvelle liste de traducteurs dans une fenêtre distincte si vous souhaitez commencer à ajouter des noms à cette liste une fois la personnalisation du flux de travail terminée.

  7. Dans la section Échéance, définissez l'intervalle de jours dans lequel les tâches de flux de travail doivent être exécutées pour les flux de travail démarrant automatiquement.

    L'option permettant de définir une échéance est disponible uniquement si vous avez configuré le flux de travail de manière à ce qu'il démarre automatiquement lors de la création ou de la modification de documents dans la bibliothèque.

  8. Dans la section Terminer le flux de travail, activez la case à cocher Lorsque le document source est modifié si vous souhaitez que le flux de travail s'achève lorsque toutes les tâches sont terminées ou lorsqu'une personne modifie le document source en vue de le traduire.

    Si vous n'activez pas cette case à cocher, le flux de travail s'achèvera lorsque toutes les tâches de traduction seront terminées.

  9. Cliquez sur OK.

  10. Si vous avez choisi de créer une liste de traducteurs à utiliser avec ce flux de travail et de faire en sorte qu'elle s'ouvre dans une nouvelle fenêtre, une fenêtre distincte s'ouvre et vous pouvez ajouter des noms à la liste.

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Ajout d'un flux de travail de gestion des traductions à une bibliothèque de gestion des traductions

Vous pouvez à tout moment ajouter un flux de travail de gestion des traductions à une bibliothèque de gestion des traductions. Il est recommandé d'ajouter plusieurs flux de travail de gestion des traductions à une seule bibliothèque si vous souhaitez disposer de listes de traducteurs séparées pour des documents source différents dans la même bibliothèque ou de règles de traduction différentes pour des documents source différents.

  1. Ouvrez la bibliothèque de gestion des traductions à laquelle vous souhaitez ajouter un flux de travail de gestion des traductions.

    1. Dans le menu paramètres menu paramètres , cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez.

      Par exemple, dans une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

  2. Sous Autorisations et gestion, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

    Si des flux de travail ont déjà été ajoutés à cette liste, à cette bibliothèque ou à ce type de contenu, cette étape vous amène directement sur la page Modifier les paramètres du flux de travail, puis vous devez cliquer sur Ajouter un flux de travail pour accéder à la page Ajouter un flux de travail. Si aucun flux de travail n'a été ajouté à cette liste, à cette bibliothèque ou à ce type de contenu, cette étape vous amène directement sur la page Ajouter un flux de travail.

  3. Dans la section Nom, tapez un nom unique pour ce flux de travail si vous souhaitez modifier la valeur par défaut Gestion des traductions.

  4. Dans la section Liste des tâches, indiquez une liste de tâches à utiliser avec ce flux de travail.

    • Vous pouvez utiliser la Liste des tâches par défaut ou en créer une. Si vous utilisez celle par défaut, les participants du flux de travail pourront facilement retrouver et afficher leurs tâches de flux de travail à l'aide de la vue Mes tâches de la liste Tâches.

    • Créez une liste Tâches si les tâches de ce flux de travail concernent ou révèlent des données sensibles ou confidentielles que vous souhaitez séparer de la liste générale Tâches.

    • Créez une liste Tâches si votre organisation possède de nombreux flux de travail ou si ces derniers impliquent de nombreuses tâches. Dans ce cas, il est recommandé de créer des listes Tâches pour chaque flux de travail.

  5. Dans la section Historique, sélectionnez un historique à utiliser avec ce flux de travail. L'historique affiche tous les événements qui se produisent lors de chaque instance du flux de travail.

    Vous pouvez utiliser l'Historique par défaut ou en créer un. Si votre organisation possède de nombreux flux de travail, il est recommandé de créer un Historique distinct pour chacun d'eux.

  6. Dans la section Options de démarrage, indiquez comment, quand et par qui un flux de travail peut être démarré.

    • Des options spécifiques peuvent ne pas être disponibles si elles ne sont pas prises en charge par le modèle de flux de travail que vous avez sélectionné.

    • L'option Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d'une version principale de cet élément est disponible uniquement si la prise en charge des versions principales et secondaires est activée pour la bibliothèque et si le modèle de flux de travail que vous avez sélectionné peut être utilisé pour l'approbation de contenu.

  7. Cliquez sur Suivant.

  8. Dans la section Liste des langues et des traducteurs, procédez comme suit :

    • Pour indiquer que le flux de travail utilise une liste des traducteurs existante pour attribuer des tâches de traduction, cliquez sur Utiliser une liste de langues et de traducteurs existants à partir du site, puis sélectionnez la liste à utiliser.

    • Pour créer une liste de langues et de traducteurs à utiliser pour les instances du flux de travail, cliquez sur Créer une liste de langues et de traducteurs pour ce flux de travail, tapez un nom unique pour cette liste dans la zone Nom de la liste, puis activez la case à cocher Ouvrez la nouvelle liste de traducteurs dans une fenêtre distincte si vous souhaitez commencer à ajouter des noms à cette liste une fois la personnalisation du flux de travail terminée.

  9. Dans la section Échéance, définissez l'intervalle de jours dans lequel les tâches de flux de travail doivent être exécutées pour les flux de travail démarrant automatiquement.

    L'option permettant de définir une échéance est disponible uniquement si vous avez configuré le flux de travail de manière à ce qu'il démarre automatiquement lors de la création ou de la modification de documents dans la bibliothèque.

  10. Dans la section Terminer le flux de travail, activez la case à cocher Lorsque le document source est modifié si vous souhaitez que le flux de travail s'achève lorsque toutes les tâches sont terminées ou lorsqu'une personne modifie le document source en vue de le traduire.

    Si vous n'activez pas cette case à cocher, le flux de travail s'achèvera lorsque toutes les tâches de traduction seront terminées.

  11. Cliquez sur OK.

  12. Si vous avez choisi de créer une liste de traducteurs à utiliser avec ce flux de travail et de faire en sorte qu'elle s'ouvre dans une nouvelle fenêtre, une fenêtre distincte s'ouvre et vous pouvez ajouter des noms à la liste.

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Personnalisation d'une liste de traducteurs en vue d'une utilisation avec un flux de travail de gestion des traductions

Lorsque vous démarrez un flux de travail de traduction, celui-ci crée une copie du document source pour chaque langue cible indiquée dans la liste de traducteurs correspondant au flux de travail. Il affecte ensuite les tâches de traduction aux traducteurs désignés pour ces langues dans la liste. Si plusieurs traducteurs sont indiqués pour un type spécifique de traduction (par exemple, pour une traduction de l'anglais vers l'espagnol), chacun de ces traducteurs recevra une tâche de traduction.

  1. Ouvrez la liste de traducteurs de votre flux de travail, si tel n'est pas déjà le cas.

    Si le nom de votre liste n'est pas affiché, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste.

  2. Dans le menu Nouveau Menu Nouveau , cliquez sur Nouvel élément.

  3. Dans la section Langue source, sélectionnez la langue d'origine du document source à partir de laquelle ce traducteur traduira les documents de la liste ou cliquez sur Spécifiez une valeur personnalisée, puis tapez la langue dans la zone.

  4. Dans la section Langue cible, sélectionnez la langue vers laquelle ce traducteur traduira les documents de la liste ou cliquez sur Spécifiez une valeur personnalisée, puis tapez la langue dans la zone.

  5. Dans la section Traducteur, tapez le nom du traducteur qui effectuera ce type de traduction ou cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner un nom dans le service d'annuaire.

  6. Cliquez sur OK.

  7. Répétez les étapes 2 à 6 pour ajouter d'autres traducteurs à la liste.

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Démarrage d'un flux de travail de gestion des traductions

Si un flux de travail de gestion des traductions a été configuré pour un démarrage manuel, vous pouvez démarrer le flux de travail manuellement sur des documents du flux de travail de gestion des traductions. Vous devez disposer au minimum de l'autorisation Modifier des éléments pour démarrer un flux de travail. Pour certains flux de travail, vous aurez peut-être également besoin de l'autorisation Gérer les listes pour démarrer un flux de travail sur un document.

Remarque : Si vous voulez vous assurer que les participants d'un flux de travail reçoivent des notifications et des rappels par courrier électronique sur leurs tâches de flux de travail après avoir démarré un flux de travail, vérifiez auprès de l'administrateur de serveurs que les notifications par courrier électronique sont activées pour votre site.

  1. Ouvrez la bibliothèque de gestion des traductions qui contient le document sur lequel vous souhaitez démarrer un flux de travail.

  2. Pointez sur le document sur lequel vous voulez démarrer un flux de travail, cliquez sur la flèche qui s'affiche, puis sur Flux de travail.

  3. Sous Démarrer un nouveau flux de travail, cliquez sur le nom du flux de travail que vous souhaitez démarrer.

  4. Sous Demander une traduction, tapez ou sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez que toutes les traductions soient terminées dans la zone Échéance.

  5. Tapez le message que vous souhaitez inclure dans votre requête de traduction.

  6. Cliquez sur Envoyer.

    Le flux de travail démarre immédiatement. Il crée une copie du document source dans chacune des langues cible indiquées dans la liste de traducteurs du flux de travail. Il crée aussi des tâches de traduction pour chacun des traducteurs de la liste. Les tâches nécessitent que le document source soit traduit dans la langue indiquée. Si plusieurs traducteurs sont indiqués pour un type spécifique de traduction (par exemple, pour une traduction du français vers l'espagnol), chacun de ces traducteurs recevra une tâche de traduction. Si le courrier électronique a été activé pour le site, les participants au flux de travail recevront également une notification par courrier électronique de leurs tâches de traduction.

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Réalisation d'une tâche de flux de travail de gestion des traductions

Pour réaliser l'intégralité d'un flux de travail de gestion des traductions, vous devez effectuer deux choses :

  • Enregistrer la copie traduite du document source dans la bibliothèque de gestion des traductions.

  • Modifier la tâche de flux de travail pour indiquer que son état est Achevé.

Comme la traduction d'un document peut prendre du temps, vous pouvez modifier le formulaire de tâche de flux de travail pour communiquer l'état d'avancement de la tâche de traduction avant que vous l'ayez terminée.

  1. Ouvrez la liste Tâches du site, puis sélectionnez Mes tâches dans le menu Affichage afin de localiser la tâche de flux de travail.

    Si le flux de travail n'utilise pas la liste par défaut Tâches, il se peut que la tâche de flux de travail ne s'affiche pas dans la liste Tâches. Pour localiser votre tâche de flux de travail, accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle l'élément de flux de travail est enregistré. Pointez sur l'élément de votre choix, cliquez sur la flèche qui s'affiche, puis cliquez sur Flux de travail. Sur la page État du flux de travail, dans la zone Flux de travail en cours d'exécution, cliquez sur le flux de travail auquel vous participez. Sous Tâches, localisez la tâche de flux de travail.

  2. Pointez sur le nom de la tâche à exécuter, cliquez sur la flèche qui s'affiche, puis sur Modifier l'élément.

  3. Cliquez sur le lien vers le document qui doit être traduit, puis sur Ouvrir.

  4. Il est recommandé d'extraire le document lorsque vous le traduisez. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, pointez sur Tâches du serveur, puis sur Extraire.

  5. Traduisez le document.

  6. Une fois le document traduit, cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Enregistrer.

  7. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, pointez sur Tâches du serveur, puis sur Archiver.

  8. Dans le formulaire de la tâche de flux de travail, en regard de Modifier le statut de traduction en, sélectionnez la valeur d'état souhaitée. Par exemple, sélectionnez En cours ou Terminé.

  9. Cliquez sur OK.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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