Utilisation d'un flux de travail de collecte des signatures

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Le flux de travail de collecte des signatures envoie un document Microsoft Office enregistré dans une liste ou une bibliothèque à un groupe de personnes afin de recueillir leurs signatures numériques. Le flux de travail de collecte des signatures fonctionne uniquement avec des documents Microsoft Office Word 2007 ou Microsoft Office Excel 2007 qui contiennent une ou plusieurs lignes de signature Microsoft Office. Par défaut, le flux de travail de collecte des signatures est associé au type de contenu de document et est donc automatiquement disponible dans les bibliothèques de documents pour les documents ou les classeurs qui contiennent des lignes de signature Microsoft Office.

Contenu de cet article

Comment fonctionne le flux de travail de collecte des Signatures ?

Ajouter ou modifier un flux de travail de collecte des Signatures pour une bibliothèque ou un type de contenu

Démarrer un flux de travail de collecte des Signatures sur un document ou un classeur

Exécuter une tâche de flux de travail de collecte des Signatures

Principe de fonctionnement du flux de travail de collecte des signatures

Le flux de travail de collecte des signatures prend en charge un processus de gestion qui implique l'envoi d'un document à un groupe de personnes en vue de recueillir des signatures. Le flux de travail de collecte des signatures optimise le processus de signature numérique en gérant toutes les tâches humaines concernées, en assurant leur suivi et en fournissant un enregistrement du processus de signature une fois celui-ci terminé.

Le flux de travail de collecte des signatures se distingue des autres flux de travail prédéfinis dans Microsoft Office SharePoint Server 2007, car les utilisateurs doivent démarrer ce flux de travail à partir du programme client Microsoft Office System 2007 dans lequel la tâche de signature sera exécutée. Les participants doivent également réaliser leurs tâches de signature pour le flux de travail de collecte des signatures dans le programme client.

Pour utiliser un flux de travail de collecte des Signatures, vous devez tout d’abord enregistrer votre document ou un classeur dans une bibliothèque SharePoint dans laquelle le flux de travail collecte des Signatures spécifique que vous voulez utiliser est disponible. Pour démarrer un flux de travail de collecte des Signatures, ouvrez le classeur Office Word 2007 document ou Office Excel 2007 dans lequel vous souhaitez collecter une ou plusieurs signatures. Si le document ou le classeur ne contient pas déjà les lignes de signature Microsoft Office dont vous avez besoin, vous devez insérer les ou le flux de travail de collecte des Signatures ne sera pas disponible pour une utilisation. Pour démarrer le flux de travail à partir du programme client, cliquez sur le Bouton Microsoft Office, cliquez sur flux de travail, puis sélectionnez le flux de travail de collecte des Signatures que vous voulez utiliser. Remplir un formulaire d’initiation du flux de travail dans laquelle vous spécifiez les noms des personnes qui ont besoin de signer le document. L’écran affiche automatiquement les noms des signataires suggérés sont spécifiées dans le document ou le classeur. Vous pouvez choisir affecter les tâches de signature dans l’ordre dans lequel les signatures s’affichent ou à tous les signataires en même temps.

Une fois que le flux de travail a démarré, le serveur affecte des tâches de signature à tous les participants. Si les alertes par courrier électronique sont activées sur le serveur, ce dernier envoie également des alertes à tous les participants au sujet de leurs tâches de signature. Les participants peuvent cliquer sur le bouton Modifier cette tâche dans l'alerte de tâche par courrier électronique pour ouvrir le document ou le classeur à signer et accomplir leurs tâches de signature.

Lorsque le flux de travail de collecte des signatures est en cours, le propriétaire du flux de travail ou les participants au flux de travail peuvent afficher la page d'état des flux de travail pour savoir quels participants ont accompli leurs tâches de flux de travail. Lorsque les participants aux flux de travail accomplissent leurs tâches de flux de travail, ce dernier prend fin et son propriétaire reçoit un message électronique indiquant que le flux de travail de collecte des signatures est terminé. Ce message électronique indique le nom de toutes les personnes qui ont signé le document, ainsi que le nom des personnes qui étaient à l'origine désignées comme signataires suggérés.

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Ajout ou modification d'un flux de travail Collecte des signatures pour une bibliothèque ou un type de contenu

Avant de pouvoir être utilisé, un flux de travail de collecte des signatures doit être ajouté à une bibliothèque ou à un type de contenu pour le rendre accessible aux documents et aux éléments d'un emplacement spécifique. Le flux de travail de collecte des signatures est principalement destiné à être utilisé dans les bibliothèques et peut être démarré uniquement sur les documents qui s'ouvrent dans Office Word 2007 ou Office Excel 2007. Vous devez disposer de l'autorisation Gérer les listes pour ajouter un flux de travail à une bibliothèque ou à un type de contenu. Dans la plupart des cas, les administrateurs de site ou les personnes individuelles qui gèrent des listes ou des bibliothèques spécifiques sont chargés de cette tâche.

La disponibilité du flux de travail dans un site varie en fonction de l'emplacement dans lequel il est ajouté :

  • Si vous ajoutez un flux de travail directement à une bibliothèque, il est disponible uniquement pour les documents de cette bibliothèque.

  • Si vous ajoutez un flux de travail à un type de liste de contenu (une instance de type de contenu de site ajoutée à une bibliothèque spécifique), celui-ci est disponible uniquement pour les éléments de ce type de contenu dans la bibliothèque spécifique avec laquelle le type de contenu est associé.

  • Si vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu de site, ce flux de travail est disponible pour tous les éléments de ce type de contenu dans chaque liste et bibliothèque auxquelles une instance de ce type de contenu de site est ajouté. Si vous souhaitez rendre un flux de travail largement accessible à plusieurs bibliothèques d'une collection de sites pour des éléments d'un type de contenu de site spécifique, la meilleure solution consiste à ajouter ce flux de travail directement à un type de contenu de site.

Ajout ou modification d'un flux de travail de collecte des signatures pour une bibliothèque ou un type de contenu

Si vous souhaitez ajouter un flux de travail de collecte des signatures à une bibliothèque ou à un type de contenu, ou si vous voulez modifier un flux de travail de collecte des signatures qui est déjà associé à une bibliothèque ou à un type de contenu, vous devez suivre les mêmes étapes.

  1. Pour accéder à la page Ajouter un flux de travail ou Modifier un flux de travail correspondant à la bibliothèque ou au type de contenu auxquels vous souhaitez ajouter un flux de travail, procédez comme suit :

    • Pour une bibliothèque :

      1. Ouvrez la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez ajouter ou modifier un flux de travail.

        1. Dans le menu paramètres menu paramètres , cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez.

          Par exemple, dans une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

      2. Sous Autorisations et gestion, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

    • Pour un type de contenu de liste :

      1. Ouvrez la bibliothèque qui contient l'instance du type de contenu de liste pour lequel vous souhaitez ajouter ou modifier un flux de travail.

        1. Dans le menu paramètres menu paramètres , cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez.

          Par exemple, pour une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

      2. Sous Types de contenu, cliquez sur le nom du type de contenu.

        Remarque : Si la bibliothèque n'est pas configurée pour autoriser plusieurs types de contenu, la section Types de contenu n'apparaît pas dans la page Personnaliser de la bibliothèque.

      3. Sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

    • Pour un type de contenu de site :

      1. Dans la page d’accueil de la collection de sites, dans le menu Actions du Site Image du bouton , pointez sur Paramètres du Site, puis cliquez sur Modifier tous les paramètres du Site.

      2. Sous Galeries, cliquez sur Types de contenu de site.

      3. Cliquez sur le nom du type de contenu de site pour lequel vous souhaitez ajouter ou modifier un flux de travail, puis cliquez sur Paramètres du flux de travail.

        Si des flux de travail ont déjà été ajoutés à cette bibliothèque ou à ce type de contenu, cette étape vous amène directement sur la page Modifier les paramètres du flux de travail, puis vous devez cliquer sur Ajouter un flux de travail pour accéder à la page Ajouter un flux de travail. Si aucun flux de travail n'a été ajouté à cette bibliothèque ou à ce type de contenu, cette étape vous amène directement sur la page Ajouter un flux de travail.

  2. Sur la page Modifier les paramètres du flux de travail, cliquez sur Ajouter un flux de travail ou cliquez sur le nom du flux dont vous voulez modifier les paramètres.

  3. Procédez comme suit :

    • Si vous ajoutez un flux de travail, sur la page Ajouter un flux de travail, dans la section Flux de travail, cliquez sur le modèle de flux de travail Collecte des signatures.

    • Si vous modifiez les paramètres d'un flux de travail, sur la page Modifier un flux de travail, apportez les modifications souhaitées en suivant la procédure ci-dessous.

  4. Dans la section Nom, tapez un nom unique pour le flux de travail.

    1. Dans la section Liste des tâches, définissez une liste de tâches à utiliser avec ce flux de travail.

      • Vous pouvez utiliser la liste Tâches par défaut, ou en créer une nouvelle. Si vous utilisez la liste Tâches par défaut, les participants du flux de travail pourront facilement rechercher et consulter leurs tâches de flux de travail dans l'affichage Mes tâches de la liste Tâches.

      • Si les tâches de ce flux de travail doivent révéler des données sensibles ou confidentielles que vous souhaitez conserver distinctes de la liste Tâches générale, vous devez créer une nouvelle liste de tâches.

      • Si votre entreprise a de nombreux flux de travail, ou si ces derniers comportent de nombreuses tâches, vous avez intérêt à créer une nouvelle liste de tâches. Dans ce cas, vous pourriez créer des listes de tâches pour chaque flux de travail.

  5. Dans la section Historique, sélectionnez un historique à utiliser avec ce flux de travail. L'historique affiche tous les événements qui se produisent durant chaque instance du flux de travail.

    Vous pouvez utiliser la liste Historique par défaut ou en créer une nouvelle. Si votre organisation gère de nombreux flux de travail, vous pouvez créer une liste d'historique distincte pour chaque flux de travail.

  6. Dans la section Options de démarrage, spécifiez comment, quand et par qui un flux de travail peut être lancé.

    Remarques : 

    • Certains options peuvent ne pas être disponibles si elles ne sont pas prises en charge par le modèle de flux de travail que vous avez choisi.

    • L'option Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d'une version principale de cet élément est disponible uniquement si la prise en charge des versions principales et secondaires est activée pour la bibliothèque et si le modèle de flux de travail que vous avez sélectionné peut être utilisé pour l'approbation de contenu.

  7. Si vous ajoutez ce flux de travail à un type de contenu de site, indiquez si vous voulez l'ajouter à tous les types de contenu qui héritent de ce type de contenu dans la section Mettre à jour les listes et les types de contenu du site.

    Remarque : La section Mettre à jour les listes et les types de contenu du site s'affiche dans la page Ajouter un flux de travail uniquement pour ces types de contenu de site.

  8. Cliquez sur OK.

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Démarrage d'un flux de travail de collecte des signatures sur un document ou un classeur

Avant de démarrer un flux de travail de collecte des signatures, vous devez enregistrer le document ou le classeur pour lequel vous souhaitez recueillir des signatures dans une bibliothèque SharePoint pour laquelle le flux de travail de collecte des signatures est disponible. Vous devez disposer au minimum de l'autorisation Modifier des éléments pour démarrer un flux de travail. Pour certains flux de travail, vous aurez peut-être également besoin de l'autorisation Gérer les listes pour démarrer un flux de travail sur un document ou un élément.

Remarque : Si vous voulez vous assurer que les participants d'un flux de travail reçoivent des notifications et des rappels par courrier électronique sur leurs tâches de flux de travail après avoir démarré un flux de travail, vérifiez auprès de l'administrateur de serveurs que les notifications par courrier électronique sont activées pour votre site.

  1. Si la bibliothèque n'est pas ouverte, cliquez sur son nom dans le menu de lancement rapide.

    S'il n'y figure pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom de votre bibliothèque.

  2. Pointez sur le document ou le classeur sur lequel vous voulez démarrer un flux de travail de collecte des Signatures, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sur Modifier dans la zone Nom du programme.

  3. Si le document ou le classeur ne contient pas déjà des lignes de signature pour enregistrer les signatures numériques que vous souhaitez recueillir, insérez-les maintenant.

    Procédure

    1. Dans le document Office Word 2007 ou Office Excel 2007 ouvert, placez le pointeur à l'endroit où vous souhaitez ajouter une ligne de signature.

    2. Dans l'onglet Insérer, au niveau du groupe Texte, cliquez sur la flèche en regard de Ligne de signature, puis cliquez sur Ligne de signature Microsoft Office.

    3. Dans la boîte de dialogue Configuration de signature, tapez les informations relatives à la personne qui signera cette ligne. Ces informations s'affichent directement sous la ligne de signature dans le document. Procédez comme suit :

      • Tapez le nom du signataire dans la zone Signataire suggéré.

      • Tapez le titre officiel du signataire (le cas échéant) dans la zone Titre de signataire suggéré.

      • Tapez l'adresse électronique du signataire (le cas échéant) dans la zone Adresse électronique suggérée du signataire.

    4. Si vous souhaitez donner des instructions au signataire, tapez-les dans la zone Instructions destinées au signataire. Celles-ci s'affichent dans la boîte de dialogue Signer que le signataire utilise pour signer le document.

    5. Si vous souhaitez que le signataire puisse ajouter des commentaires avec sa signature, activez la case à cocher Permet au signataire d'ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue Signer.

    6. Si vous souhaitez afficher la date à laquelle la signature a été ajoutée à la ligne de signature, activez la case à cocher Affiche la date dans la ligne de signature.

    7. Cliquez sur OK.

    8. Pour ajouter d'autres lignes de signature, répétez les étapes 1 à 7.

  4. Si vous voulez ajouter de nouvelles lignes de signatures, cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

  5. Si le document est extrait, vous devez également l'archiver avant de démarrer le flux de travail. Pour archiver le document, cliquez sur le Bouton Microsoft Office, pointez sur Serveur, puis cliquez sur Archiver.

  6. Pour démarrer le flux de travail, cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis cliquez sur Flux de travail.

  7. Dans la boîte de dialogue Flux de travail, recherchez le flux de travail Collecte des signatures que vous voulez utiliser, puis cliquez sur Démarrer.

  8. Dans la boîte de dialogue Flux de travail nom, tapez le nom des personnes avec lesquelles que vous voulez signer le document sur les lignes de signature appropriées, ou cliquez sur signataire pour sélectionner des personnes dans le service d’annuaire.

  9. Si vous voulez affecter les tâches de signature selon l'ordre d'apparition des lignes de signatures dans le document, activez la case à cocher Demander les signatures dans l'ordre ci-dessous, plutôt que toutes à la fois.

    Remarque : Cette option est disponible uniquement si le document contient plusieurs lignes de signature Microsoft Office.

  10. Si vous voulez que d'autres personnes reçoivent des notifications (et non des affectations de tâches) au démarrage du flux de travail, tapez leurs noms sur la ligne CC ou cliquez sur CC pour sélectionner des personnes et des groupes dans le service d'annuaire.

  11. Cliquez sur Démarrer.

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Réalisation d'une tâche de flux de travail de collecte des signatures

Pour réaliser un flux de travail de collecte des signatures en ajoutant une signature au document, vous devez effectuer votre tâche soit depuis Office Word 2007, soit depuis Office Excel 2007. Cependant, vous pouvez modifier une tâche de flux de travail de collecte des signatures sur le serveur pour déléguer votre tâche à une autre personne ou pour indiquer que votre signature n'est plus requise.

Signature d'un document pour réaliser une tâche de flux de travail de collecte des signatures

  1. Dans le message de votre tâche de courrier électronique, cliquez sur le bouton Modifier cette tâche, puis cliquez sur Ouvrir un document.

  2. Dans la barre des messages qui s'affiche dans la partie supérieure du document actif, cliquez sur Signer.

    Remarques : 

    • Si la bibliothèque dans laquelle ce document est enregistré nécessite l'extraction préalable des documents avant toute modification, vous devez cliquer sur Extraire dans la barre des messages avant de cliquer sur Signer.

    • Si votre signature est requise à plusieurs endroits du document, cliquez sur Afficher les tâches du flux de travail dans la barre des messages. Dans la boîte de dialogue Tâches de flux de travail, sélectionnez une tâche, puis cliquez sur Ouvrir pour signer dans un emplacement spécifique. Répétez l'opération pour chaque tâche de signature répertoriée.

  3. Pour ajouter votre signature au document, dans la boîte de dialogue Signer, procédez comme suit :

    • Pour ajouter une version imprimée de votre signature, tapez votre nom dans la zone située en regard de X.

    • Pour sélectionnez une image de votre signature manuscrite, cliquez sur Sélectionner une image. Dans la boîte de dialogue Sélectionner l’image de la signature, recherchez l’emplacement du fichier de l’image de votre signature, sélectionnez le fichier souhaité, puis cliquez sur Sélectionner.

    • Pour ajouter une signature manuscrite (utilisateurs de Tablet PC uniquement), signez votre nom dans la zone située en regard de X à l’aide de la fonction de saisie manuscrite.

  4. Dans la boîte de dialogue Signer, cliquez sur Signer.

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Modification d'une tâche de flux de travail de collecte des signatures sur le serveur

  1. Accédez à la liste Tâches du site, puis sélectionnez Mes tâches dans le menu Affichage afin de localiser la tâche de flux de travail.

    Remarque : Si le flux de travail n'utilise pas la liste Tâches par défaut, il est possible que votre tâche de flux de travail ne s'affiche pas dans la liste Tâches. Pour localiser votre tâche de flux de travail, accédez à la bibliothèque dans laquelle l'élément de flux de travail est enregistré. Pointez sur l'élément souhaité, cliquez sur la flèche qui s'affiche, puis sur Flux de travail. Sous Flux de travail en cours d'exécution, cliquez sur le nom du flux de travail auquel vous participez. Sur la page État du flux de travail, sous Tâches, recherchez votre tâche de flux de travail.

  2. Pointez sur le nom de la tâche à exécuter, cliquez sur la flèche qui s'affiche, puis sur Modifier l'élément.

  3. Procédez comme suit :

    • Pour affecter votre tâche de signature à une autre personne, tapez le nom de cette personne sur la ligne Déléguer ou cliquez sur Déléguer pour sélectionner une personne dans le service d'annuaire.

    • Pour indiquer que la ligne de signature est déjà connectée ou que votre signature n’est plus nécessaire, sous la tâche mise à jour, activez la case à cocher cette ligne de signature a déjà été signée, ou une signature est n’est plus nécessaire.

  4. Cliquez sur OK.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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