Utilisation d'un flux de travail Approbation de destruction

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Le flux de travail Approbation de destruction est conçu pour prendre en charge les besoins d'une organisation en matière de gestion des enregistrements. Ce flux gère le processus d'expiration et de rétention des documents en laissant aux participants le choix de conserver ou de supprimer les documents ou les éléments arrivés à expiration.

Contenu de cet article

Comment fonctionne un flux de travail approbation de destruction ?

Ajouter ou modifier un flux de travail approbation de destruction pour une liste, une bibliothèque ou un type de contenu

Configurer une stratégie d’Expiration pour utiliser un flux de travail approbation de destruction

Démarrer un flux de travail approbation de destruction

Exécuter une tâche de flux de travail approbation de destruction

Principe de fonctionnement d'un flux de travail Approbation de destruction

Le flux de travail Approbation de destruction prend en charge les processus de gestion des enregistrements et des documents en offrant aux organisations un moyen de gérer et d'assurer le suivi du processus selon lequel le contenu arrivé à expiration ou obsolète est évalué et supprimé. Les utilisateurs peuvent démarrer manuellement le flux de travail Approbation de destruction pour des documents ou des éléments individuels. Pour plus d'homogénéité dans la gestion du contenu arrivé à expiration, les organisations peuvent configurer le flux de travail Approbation de destruction de façon à l'utiliser en liaison avec la fonctionnalité de stratégie d'expiration d'une stratégie de gestion d'informations, afin que le flux de travail démarre automatiquement lorsque les documents ou les éléments d'un site arrivent à expiration. Bien que le flux de travail Approbation de destruction puisse être utilisé pour n'importe quels liste, bibliothèque et type de contenu sur un site Microsoft Office SharePoint Server 2007, il peut être utilisé plus spécifiquement sur un site Centre des enregistrements pour prendre en charge les besoins en matière de gestion des enregistrements, ainsi que les stratégies de rétention de documents d'une organisation.

Lorsqu'un flux de travail Approbation de destruction démarre, il crée des tâches de flux de travail Approbation de destruction pour des documents et des éléments spécifiques dans la liste des tâches du flux de travail. Ces tâches ne sont pas affectées à des personnes spécifiques, mais sont enregistrées dans la liste des tâches du flux de travail. Les personnes autorisées à accéder à cette liste de tâches (par exemple, les gestionnaires d'enregistrements) peuvent la consulter et effectuer ces tâches en approuvant ou en rejetant les éléments sélectionnés pour suppression. Comme il est probable que le flux de travail Approbation de destruction génère un volume élevé de tâches Approbation de destruction, surtout s'il est configuré de manière à être lancé automatiquement lorsque les éléments arrivent à expiration, le flux de travail Approbation de destruction propose la prise en charge de la réalisation des tâches en bloc, afin que les gestionnaires d'enregistrements ou les personnes autorisées puissent traiter un grand nombre d'éléments sélectionnés pour la suppression en une seule étape.

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Ajout ou modification d'un flux de travail Approbation de destruction pour une liste, une bibliothèque ou un type de contenu

Avant son utilisation, un flux de travail doit être ajouté à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu afin qu'il soit disponible pour les documents ou les éléments d'un emplacement spécifique. Vous devez disposer de l'autorisation Gérer les listes pour ajouter un flux de travail à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu. Dans la plupart des cas, les administrateurs de site ou les personnes individuelles qui gèrent des listes ou des bibliothèques spécifiques sont chargés de cette tâche. La disponibilité d'un flux de travail sur un site varie en fonction de l'emplacement dans lequel il a été ajouté :

  • Si vous ajoutez un flux de travail directement à une liste ou à une bibliothèque, celui-ci est disponible uniquement pour les éléments de cette liste ou de cette bibliothèque.

  • Si vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu de liste (une instance de type de contenu de site ayant été ajoutée à une liste ou à une bibliothèque spécifiques), celui-ci est disponible uniquement pour les éléments de ce type de contenu dans la liste ou la bibliothèque spécifiques auxquelles ce type de contenu est associé.

  • Si vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu de site, ce flux de travail est disponible pour n'importe quel élément de ce type de contenu, dans toutes les listes et bibliothèques auxquelles une instance de ce type de contenu de site a été ajoutée. Si vous souhaitez qu'un flux de travail soit largement accessible aux listes et aux bibliothèques d'une collection de sites pour les éléments de type de contenu spécifique, la solution la plus efficace consiste à ajouter directement ce flux de travail à un type de contenu de site.

Ajout ou modification d'un flux de travail Approbation de destruction

Si vous souhaitez ajouter un flux de travail Approbation de destruction à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu, ou si vous souhaitez modifier un flux de travail Approbation de destruction déjà associé à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu, vous devez suivre les mêmes étapes.

  1. Pour ouvrir la page Ajouter un flux de travail correspondant à la liste, à la bibliothèque ou au type de contenu auxquels vous souhaitez ajouter un flux de travail, procédez comme suit :

Pour une liste ou une bibliothèque

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque à laquelle vous souhaitez ajouter un flux de travail.

    1. Dans le menu paramètres menu paramètres , cliquez sur Paramètres de la liste, ou cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez.

      Par exemple, dans une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

  2. Sous Autorisations et gestion, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

Pour un type de contenu de liste

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque qui contient l'instance du type de liste de contenu à laquelle vous souhaitez ajouter un flux de travail.

    1. Dans le menu paramètres menu paramètres , cliquez sur Paramètres de la liste, ou cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez.

      Par exemple, pour une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

  2. Sous Types de contenu, cliquez sur le nom du type de contenu auquel vous voulez ajouter un flux de travail.

    Remarque : Si la liste ou la bibliothèque n'est pas configurée pour autoriser plusieurs types de contenu, la section Types de contenu n'apparaît pas sur la page Personnaliser de la liste ou la bibliothèque.

  3. Sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

Pour un type de contenu de site

  1. Sur la page d’accueil de collection de sites, dans le menu Actions du Site image du bouton , pointez sur Paramètres du Site, puis cliquez sur Modifier tous les paramètres du Site.

  2. Sous Types, cliquez sur Types de contenu de site.

  3. Cliquez sur le nom du type de contenu du site auquel vous souhaitez ajouter un flux de travail, puis cliquez sur Paramètres du flux de travail.

Si les flux de travail ont déjà été ajoutés à la liste, à la bibliothèque ou au type de contenu, cette étape vous amène directement sur la page Modifier les paramètres du flux de travail. Cliquez sur Ajouter un flux de travail pour atteindre la page Ajouter un flux de travail. Si aucun flux de travail n'a été ajouté à cette liste, à cette bibliothèque ou à ce type de contenu, cette étape vous amène directement sur la page Ajouter un flux de travail.

  1. Sur la page Ajouter un flux de travail, dans la section Flux de travail, cliquez sur le modèle de flux de travail Approbation de destruction.

  2. Dans la section Nom, tapez un nom unique pour le flux de travail.

  3. Dans la section Liste des tâches, définissez une liste de tâches à utiliser avec ce flux de travail.

    Remarques : 

    1. Vous pouvez utiliser la liste des tâches par défaut ou en créer une. Si vous utilisez la liste des tâches par défaut, les participants peuvent rechercher et afficher facilement leurs tâches de flux de travail en utilisant la vue Mes tâches de la liste des tâches.

    2. Créez une liste de tâches si celles de ce flux de travail incluent ou révèlent des données sensibles ou confidentielles que vous souhaitez séparer de la liste des tâches générales.

    3. Lorsque vous créez une liste des tâches pour le flux de travail Approbation de destruction, il est recommandé de limiter les autorisations à cette liste de tâches aux personnes de votre organisation qui sont habilitées à approuver les éléments sélectionnés pour destruction, par exemple, les gestionnaires d'enregistrements.

    4. Créez une liste de tâches si votre organisation dispose de nombreux flux de travail ou si les flux de travail impliquent de nombreuses tâches. Dans cette instance, il est recommandé de créer des listes de tâches pour chaque flux de travail.

  4. Dans la section Historique, sélectionnez un historique à utiliser avec ce flux de travail. L'historique affiche tous les événements qui surviennent au cours d'une instance spécifique d'un flux de travail.

    Vous pouvez utiliser l'historique par défaut ou en créer un. Si votre organisation dispose de nombreux flux de travail, il est préférable de créer un historique distinct pour chacun d'eux.

  5. Dans la section Options de démarrage, indiquez comment, quand et par qui un flux de travail peut être démarré.

    Remarques : 

    1. Certains options peuvent ne pas être disponibles si elles ne sont pas prises en charge par le modèle de flux de travail que vous avez choisi.

    2. L'option Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d'une version principale de cet élément est disponible uniquement si la prise en charge des versions principales et secondaires est activée pour la bibliothèque et si le modèle de flux de travail que vous avez sélectionné peut être utilisé pour l'approbation de contenu.

  6. Si vous ajoutez ce flux de travail à un type de contenu de site, indiquez si vous voulez l'ajouter à tous les types de contenu qui héritent de ce type de contenu dans la section Mettre à jour les listes et les types de contenu du site.

    Remarque : La section Mettre à jour les listes et les types de contenu du site s'affiche dans la page Ajouter un flux de travail uniquement pour ces types de contenu de site.

  7. Cliquez sur OK.

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Configuration d'une stratégie d'expiration pour utiliser un flux de travail Approbation de destruction

Si vous souhaitez qu'un flux de travail Approbation de destruction démarre automatiquement lorsque des documents ou des éléments arrivent à expiration, vous devez configurer une stratégie d'expiration dans la stratégie de gestion de l'information pour la liste, la bibliothèque ou le type de contenu adéquats.

  1. Si vous n'avez pas déjà fait, ajoutez un flux de travail approbation de destruction dans la liste, une bibliothèque ou un type de contenu pour lequel vous configurez une stratégie d’Expiration.

  2. Pour ouvrir la page Paramètres de la stratégie de gestion des informations d'une liste, d'une bibliothèque ou d'un type de contenu, procédez comme suit :

Pour une liste ou une bibliothèque

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez configurer une stratégie d'expiration.

    1. Dans le menu paramètres menu paramètres , cliquez sur Paramètres de la liste, ou cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez.

      Par exemple, pour une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

  2. Sous Autorisations et gestion, cliquez sur Paramètres de la stratégie de gestion des informations.

Pour un type de contenu de liste

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque qui contient l'instance du type de contenu de liste pour laquelle vous souhaitez configurer une stratégie d'expiration.

    1. Dans le menu paramètres menu paramètres , cliquez sur Paramètres de la liste, ou cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez.

      Par exemple, pour une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

  2. Sous Types de contenu, cliquez sur le nom du type de contenu auquel vous voulez ajouter un flux de travail.

    Si la liste ou la bibliothèque n'est pas configurée de façon à autoriser plusieurs types de contenu, la section Types de contenu ne s'affiche pas sur la page Personnaliser correspondant à la liste ou à la bibliothèque.

  3. Sous Paramètres, cliquez sur Paramètres de la stratégie de gestion des informations.

Pour un type de contenu de site

  1. Sur la page d’accueil de collection de sites, dans le menu Actions du Site image du bouton , pointez sur Paramètres du Site, puis cliquez sur Modifier tous les paramètres du Site.

  2. Sous Types, cliquez sur Types de contenu de site.

  3. Cliquez sur le nom du type de contenu de site pour lequel vous souhaitez configurer une stratégie d'expiration, puis cliquez sur Paramètres de la stratégie de gestion des informations.

Si vous souhaitez configurer une stratégie d'expiration pour une liste ou une bibliothèque et que cette dernière prend en charge la gestion de plusieurs types de contenu, sélectionnez le type de contenu pour lequel vous souhaitez définir une stratégie de gestion des informations, puis cliquez sur OK.

  1. Dans la section Spécifier la stratégie, cliquez sur l'option Définir une stratégie.

  2. Cliquez sur OK.

  3. Sur la page Modification de la stratégie, au niveau de la section Nom et description administrative, tapez une brève description de la stratégie que vous êtes en train de créer.

    Remarque : Vous pouvez indiquer des noms uniquement pour les stratégies de gestion des informations qui sont définies dans la liste Stratégies de collections de sites.

  4. Dans la section Déclaration de stratégie, tapez une déclaration descriptive qui explique l'objet de la stratégie aux utilisateurs. Cette déclaration s'affiche lorsque les utilisateurs ouvrent des documents ou des éléments qui sont soumis à la stratégie. Elle doit expliquer les fonctionnalités de la stratégie qui s'appliquent au contenu ou le traitement particulier à réserver au contenu. Une déclaration de stratégie peut compter jusqu'à 512 caractères.

  5. Pour définir une période de rétention pour les documents et les éléments auxquels s'applique cette stratégie, cliquez sur Activer l'expiration, puis définissez la période de rétention et les actions que vous souhaitez voir se produire lorsque des éléments arrivent à expiration.

  6. Sélectionnez une option de période de rétention pour définir le moment auquel les documents ou les éléments doivent arriver à expiration. Procédez comme suit :

    1. Pour définir la date d'expiration en fonction de la propriété de date, cliquez sur Période basée sur les propriétés de l'élément :, puis sélectionnez l'action du document ou de l'élément (par exemple, Créé ou Modifié), ainsi que l'incrément de temps suivant cette action (par exemple, le nombre de jours, de mois ou d'années) au bout duquel vous voulez que l'élément arrive à expiration.

    2. Pour utiliser un flux de travail ou une formule de rétention personnalisée pour déterminer l'expiration, cliquez sur Définir par programme.

  7. Sous Lorsque l'élément expire, indiquez l'action souhaitée lorsque le document ou l'élément arrive à expiration. Pour lancer un flux de travail Approbation de destruction sur un document ou un élément, cliquez sur Démarrer le flux de travail, puis sélectionnez le nom du flux de travail Approbation de destruction voulu.

  8. Cliquez sur OK.

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Démarrage d'un flux de travail Approbation de destruction

Dans de nombreux cas, un flux de travail Approbation de destruction est configuré de manière à démarrer automatiquement lorsque des éléments arrivent à expiration. Si un flux de travail Approbation de destruction est configuré de façon à autoriser les utilisateurs à le démarrer manuellement, vous pouvez démarrer ce flux de travail sur un document ou une bibliothèque directement à partir de la bibliothèque ou de la liste dans laquelle il est enregistré. Vous devez disposer au minimum de l'autorisation Modifier des éléments pour démarrer un flux de travail. Pour certains flux de travail, vous aurez peut-être également besoin de l'autorisation Gérer les listes pour démarrer un flux de travail.

  1. Si la liste ou la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

    Si le nom de votre liste ou bibliothèque n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste ou bibliothèque.

  2. Pointez sur le nom du document ou de l'élément pour lequel vous souhaitez démarrer un flux de travail, cliquez sur la flèche qui s'affiche, puis sur Flux de travail.

  3. Sous Démarrer un nouveau flux de travail, cliquez sur le nom du flux de travail Approbation de destruction que vous souhaitez démarrer.

    Le flux de travail Approbation de destruction démarre immédiatement et crée une tâche Approbation de destruction dans la liste des tâches du flux de travail.

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Réalisation d'une tâche de flux de travail Approbation de destruction

Un flux de travail Approbation de destruction est conçu pour créer des tâches Approbation de destruction pour des documents ou des éléments. Ces tâches ne sont pas affectées à des personnes spécifiques, mais sont enregistrées dans la liste des tâches du flux de travail. Les personnes autorisées à accéder à cette liste de tâches (par exemple, les gestionnaires d'enregistrements) peuvent consulter la liste des tâches et les réaliser en approuvant ou en rejetant les éléments sélectionnés pour suppression.

Les tâches de flux de travail Approbation de flux de travail peuvent être réalisées séparément ou en bloc. Comme il est probable que les flux de travail Approbation de destruction génèreront immédiatement un volume élevé de tâches de flux de travail, il peut être préférable de traiter les tâches de flux de travail en bloc.

Réalisation d'une tâche unique de flux de travail Approbation de destruction

  1. Accédez à la liste des tâches du site pour localiser les tâches Approbation de destruction que vous souhaitez réaliser.

    Remarque : Si le flux de travail n'utilise pas la liste de tâches par défaut, la tâche de flux de travail risque de ne pas s'afficher dans la liste. Pour localiser vos tâches de flux de travail, accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle l'élément de flux de travail est enregistré. Pointez vers l'élément souhaité, cliquez sur la flèche qui s'affiche, puis sur Flux de travail. Sur la page État du flux de travail, sous Tâches, cliquez sur le lien vers la liste des tâches pour le flux de travail.

  2. Pointez sur le nom de la tâche que vous souhaitez réaliser, cliquez sur la flèche qui s'affiche, puis sur Modifier l'élément.

  3. Pour afficher l’élément a été soumis pour la disposition, cliquez sur le lien en regard de cette tâche de flux de travail s’applique à.

  4. Sous Disposition, procédez comme suit :

    • Pour supprimer l'élément, cliquez sur Supprimer cet élément, puis indiquez si vous souhaitez conserver une copie des métadonnées de l'élément dans le journal d'audit.

    • Pour conserver un élément, cliquez sur Ne supprimez pas cet élément.

  5. Sous Commentaires, tapez les remarques que vous souhaitez fournir sur l'action entreprise.

  6. Cliquez sur OK.

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Réalisation simultanée de plusieurs tâches Approbation de destruction

  1. Ouvrez la liste des tâches du flux de travail Approbation de destruction pour lequel vous souhaitez réaliser simultanément plusieurs tâches.

    Remarque : Si le flux de travail n'utilise pas la liste des tâches par défaut, la tâche de flux de travail risque de ne pas s'afficher dans la liste des tâches. Pour localiser vos tâches de flux de travail, accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle l'élément de flux de travail est enregistré. Pointez vers l'élément souhaité, cliquez sur la flèche qui s'affiche, puis sur Flux de travail. Sur la page État du flux de travail, sous Tâches, cliquez sur le lien menant à la liste de tâches du flux de travail.

  2. Dans la liste des tâches du flux de travail, dans le menu Actions Image du menu , cliquez sur toutes les tâches du processus.

  3. Dans la section Sélection de tâches en bloc, sélectionnez le type de tâche que vous souhaitez modifier en bloc.

  4. Si vous avez appliqué des filtres pour afficher un sous-ensemble des tâches Approbation de destruction dans la liste des tâches, dans la section Informations sur la tâche, confirmez que vous avez filtré les tâches souhaitées.

  5. Cliquez sur OK.

  6. Sous Disposition, procédez comme suit :

    • Pour approuver la destruction d'éléments, cliquez sur Supprimez ces éléments. Si vous voulez conserver des copies des métadonnées de ces éléments, activez la case à cocher Conserver une copie des métadonnées des éléments dans le journal d'audit.

    • Pour rejeter ces éléments sélectionnés pour destruction, cliquez sur Ne supprimez pas ces éléments.

  7. Tapez n'importe quel commentaire que vous souhaitez apporter par rapport aux actions de destruction sous Commentaires.

  8. Cliquez sur OK.

  9. La page opération terminée vous informe que les tâches sélectionnées ont été planifiées pour traitement, et vous recevrez un message de confirmation lorsque les tâches ont été traitées. Par défaut, les tâches sont traités nuit, bien que l’administrateur du serveur peut modifier ce paramètre. Cliquez sur OK.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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