Trier et filtrer des données pour un publipostage

Trier et filtrer des données pour un publipostage

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez utiliser le publipostage pour créer et envoyer le courrier en nombre et créer des enveloppes et étiquettes. Votre liste de diffusion est la source de données pour le publipostage. Word extrait les informations de votre liste de distribution et l’insère dans votre document de fusion et publipostage.

Modifier votre liste de diffusion

Avec le publipostage, vous pouvez trier et filtrer des données dans votre liste de publipostage pour sélectionner uniquement les enregistrements souhaités.

  1. Si nécessaire, ouvrez votre document de fusion et publipostage.

  2. Sous l’onglet publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion, cliquez sur Modifier la liste de destinataires.

    Dans le cadre de fusion et publipostage Word, sous l’onglet publipostage, dans le groupe Fusionner Démarrer, cliquez sur Modifier la liste de destinataires.

    Conseil : Si Modifier la liste de destinataires n’est pas disponible, cliquez sur Sélection des destinataires et lier le document à la liste de diffusion que vous voulez utiliser.

  3. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage destinataires, activez la case à cocher en regard de chaque destinataire dont l’enregistrement doit être incluse dans la fusion.

    Pour chaque ligne, activez la case à cocher pour inclure le destinataire.

    Conseil : Pour grouper des lignes ou pour limiter l’affichage à certaines lignes, trier ou filtrer la liste de diffusion.

Autres options

Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage destinataires, il existe options pour affiner la liste de destinataires. Les deux options les plus couramment utilisées sont pour trier et filtrer la liste pour faciliter rechercher des noms et adresses. Pour plus d’informations, consultez la « liste de destinataires tri » ou la « filtre liste de destinataires » qui suit.

Dans un mot document de fusion et publipostage, cliquez sur Modifier les destinataires et dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires, sous Affiner la liste de destinataires, choisissez une option.

Liste de destinataires de tri

Il existe plusieurs méthodes pour trier la liste des destinataires. Les étapes ci-dessous vous permettent de qu’un exemple de ce qui peut être fait pour trier les enregistrements.

  1. Sous affiner la liste de destinataires, cliquez sur Trier et les filtrer et trier de dialogue zone s’ouvre.

  2. Sous l’onglet Trier les enregistrements, cliquez sur la zone Trier les enregistrements flèche vers le bas, sélectionnez le nom de colonne dans votre liste de diffusion Excel que vous voulez trier par, puis croissant ou décroissant en tant que l’ordre de tri.

    Dans le cadre de fusion et publipostage Word, cliquez sur Modifier la liste de destinataires, puis sous Affiner la liste de destinataires, cliquez sur Trier.

  3. (Facultatif) Sélectionnez la zone puis par flèche vers le bas, sélectionnez le nom d’une deuxième colonne que vous voulez trier par, puis croissant ou décroissant en tant que l’ordre de tri.

  4. (Facultatif) Répétez l’étape 3 Si vous avez besoin d’ajouter un autre nom de la colonne à trier.

  5. Cliquez sur OK et consultez la rubrique Trier les résultats.

    Dans le cadre du publipostage dans Word, les résultats d’un tri d’une liste de destinataires.

    Remarque : La liste de destinataires est maintenant dans l’ordre alphabétique croissant.

Filtrer la liste de destinataires

Vous pouvez filtrer votre liste de publipostage pour afficher uniquement les destinataires à inclure dans la fusion et publipostage. Par exemple, votre filtre peut renvoyer les enregistrements des personnes dans une ville spécifique ou des articles en stock à un prix spécifique.

Dans la procédure suivante, vous définissez les conditions à utiliser pour filtrer votre liste de diffusion. Filtrage utilise des critères simples (expressions) en fonction des choix que vous apportez à évaluer l’existence des données que vous avez défini.

  1. Sous affiner la liste de destinataires, choisissez filtrer et le filtrage et tri de dialogue zone s’ouvre.

  2. Sous l’onglet Filtrer les enregistrements, sélectionnez la zone champ flèche vers le bas, puis le nom de colonne dans votre liste de diffusion Excel que vous souhaitez utiliser en tant que le filtre de premier niveau.

    Remarque : L’onglet Filtrer les enregistrements est mis en forme comme un formulaire avec quatre colonnes. De gauche à droite, les colonnes sont condition, champ, opérateur de comparaison et critères de correspondance définies par l’utilisateur.

  3. Sélectionnez la zone comparaison flèche vers le bas, puis égale ou une autre option de comparaison.

  4. Dans la zone comparer à, tapez données à la sélection dans la zone de champ pour mettre en correspondance.

  5. (Facultatif) Pour ajouter un filtre de deuxième niveau, dans la colonne extrême gauche, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Choisir et pour vous assurer que les deux conditions filtre sont remplies et puis répétez les étapes 2 à 4.

      ou

    • Choisissez ou pour vous assurer que des deux critères de filtre est remplie et puis répétez les étapes 2 à 4.

    Dans le cadre de fusion et publipostage Word, cliquez sur Modifier la liste de destinataires, puis sous Affiner la liste de destinataires, choisissez filtrer.

  6. Répétez l’étape 5, le cas échéant.

  7. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé et afficher les résultats dans les enregistrements filtrés.

    Dans le cadre du publipostage dans Word, les résultats d’un filtre appliqué à une liste de destinataires.

Rechercher un destinataire

Vous pouvez effectuer une recherche dans la liste de diffusion et rechercher un destinataire ou un groupe de destinataires qui partagent un attribut commun, comme un nom, un code postal ou un numéro d’appartenance.

  1. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires, sous affiner la liste de destinataires, cliquez sur Rechercher un destinataire.

  2. Dans la boîte de dialogue Rechercher une entrée dans la zone Rechercher, tapez le nom de l’attribut que vous voulez rechercher dans votre liste de diffusion.

    Tapez un nom dans la boîte de dialogue Rechercher une entrée pour rechercher un destinataire.

  3. Regarder dans, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Acceptez l’option tous les champs par défaut.

      ou

    • Cliquez sur Ce champ, puis dans la liste déroulante, sélectionnez le nom de colonne que vous souhaitez rechercher.

  4. Cliquez sur Rechercher suivant.

    Remarque : Si une correspondance pour l’entrée de recherche, l’entrée dans votre liste de diffusion est mise en évidence. Cliquez à nouveau sur Suivant, et si un autre correspondance existe, elle aussi est mis en surbrillance.

Voir aussi

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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