Transformer des devis en factures payées à l'aide du modèle Base de données Web - Services

Le modèle de base de données Web Services dans Access 2010 crée une base de données prête à l’emploi vous permettant d’effectuer le suivi des devis, des factures, des clients et d’autres données associées à la gestion d’une entreprise de services.

Si ce n’est pas déjà fait, téléchargez le modèle Services.

Découvrez comment utiliser le modèle pour créer votre propre base de données et commencer à l’utiliser pour faciliter la gestion de votre entreprise.

Dans cet article

Démarrer la base de données pour la première fois

Mise en route : ajouter des données existantes à votre base de données Services

Onglet Bienvenue : aide et autres ressources

Onglet Informations sur la société : entrer les informations relatives à votre entreprise

Onglet Employés : entrer les informations relatives aux employés

Onglet Services : entrer les informations relatives aux services

Ajouter des données relatives aux services stockées dans Excel

Ajouter des services un par un

Onglet Produits: entrer les informations relatives aux produits

Ajouter des données relatives aux produits stockées dans Excel

Ajouter des produits un par un

Onglet Devis et factures : entrer des devis et factures

Tableau de bord : suivre les devis et factures actifs

Afficher les détails d'un devis ou d'une facture

Créer un devis ou une facture

Devis : gérer tous vos devis

Afficher les détails d'un devis

Formulaire Détails du devis

Créer un devis

Soumettre un devis à approbation

Approuver ou rejeter un devis envoyé

Transformer un devis approuvé en facture

Imprimer ou envoyer par courrier électronique un devis

Factures : gérer toutes vos factures

Afficher les détails d'une facture

Formulaire Détails de la facture

Créer une facture

Envoyer une facture à des fins de paiement

Imprimer ou envoyer par courrier électronique une facture

Marquer une facture comme payée

Centre de rapports : afficher et imprimer des états

Avancé : gérer les services, les produits, les employés et les clients

Étapes suivantes

Démarrer la base de données pour la première fois

Une boîte de dialogue s’affiche pour vous permettre de choisir de conserver les exemples de données ou de les supprimer pour pouvoir commencer à entrer vos propres données.

Formulaire de démarrage du modèle de base de données Web Services

Cliquez sur le bouton de gauche pour ouvrir la base de données et utiliser les exemples de données. Access renseigne la base de données Services avec les données de la société fictive Northwind Traders.

Cliquez sur le bouton de droite pour supprimer les exemples de données afin de pouvoir commencer à entrer vos propres données.

Remarque    La suppression des exemples de données permet également d'empêcher un nouvel affichage ultérieur de la boîte de dialogue de démarrage.

Désactivez la case à cocher pour empêcher un nouvel affichage ultérieur de cette boîte de dialogue.

Remarque    Tous les champs et contrôles inclus dans le modèle Services qui affichent des valeurs monétaires utilisent le signe dollar ($) comme symbole monétaire. Si vos paramètres régionaux utilisent un autre symbole monétaire, vous devriez envisager de modifier les champs et contrôles affectés avant de supprimer les exemples de données. Pour plus d’informations, voir la section Voir aussi.

Haut de la page

Mise en route : ajouter des données existantes à votre base de données Services

L'onglet Mise en route inclut les autres onglets suivants pour vous aider à mettre vos données d'entreprise en place et à les rendre opérationnelles :

Onglets Mise en route

Fonctionnalités

Bienvenue

Liens vers des ressources utiles.

Informations sur la société

Champs permettant d'enregistrer les informations sur votre entreprise à utiliser sur les factures et d'autres états.

Employés

Affichage Feuille de données des employés. L'employé connecté est enregistré sur les nouveaux devis et factures.

Services

Affichage Feuille de données des services que vous pouvez ajouter aux devis et factures.

Produits

Affichage Feuille de données des articles que vous revendez ou utilisez. Vous pouvez ajouter ces produits aux devis et factures.

Devis et factures

Deux affichages Feuille de données : vos devis et vos factures

Lorsque vous cliquez sur Commencer à entrer mes données dans la boîte de dialogue de démarrage, Access accède à l'onglet Mise en route - Bienvenue, sous lequel vous pouvez commencer à entrer vos données dans votre nouvelle base de données Services.

Onglet Mise en route du modèle de base de données Web Services

Remarque    Vous n'êtes pas obligé d'utiliser l'onglet Mise en route pour entrer toutes vos données. L'onglet est proposé pour votre convenance à des fins de démarrage rapide. La plupart des informations que vous pouvez entrer sous les onglets Mise en route suivants peuvent également l'être sous les onglets principaux, tels que les onglets Devis ou Factures. Toutefois, vous pouvez uniquement entrer les informations sur votre société (lesquelles apparaîtront sur les devis et les factures) à l'aide de l'onglet Informations sur la société.

Onglet Bienvenue : aide et autres ressources

Les liens indiqués sous l'onglet Bienvenue permettent d'accéder aux ressources les plus récentes pour vous permettre de tirer le meilleur parti de votre base de données Services. Même si les liens ne changent pas, leurs cibles sont mises à jour au fur et à mesure que de nouvelles ressources sont disponibles.

  • Lorsque vous avez terminé de lire les informations figurant sous l’onglet Bienvenue, cliquez sur Suivant pour passer à l'onglet Informations sur la société.

Onglet Informations sur la société : entrer les informations relatives à votre entreprise

Sous l'onglet Informations sur la société, vous pouvez entrer les informations relatives à votre entreprise, telles que son nom, son adresse postale, son numéro de téléphone et son adresse de messagerie. Ces informations apparaîtront sur les factures et les autres états créés par la base de données.

Onglet Infos société du modèle de base de données Services

  • Tapez les informations relatives à votre entreprise dans les zones, puis cliquez sur Suivant.

Onglet Employés : entrer les informations relatives aux employés

Sous l'onglet Employés, vous pouvez commencer à ajouter des employés à la base de données. Ces informations vous permettront de déterminer qui a fait quoi. Par exemple, lors de la création d'un devis, le nom de l'employé qui est alors connecté est enregistré.

  • Tapez les informations relatives à chaque employé dans la feuille de données, puis cliquez sur Suivant.

    Remarque    Vous pouvez également afficher, modifier et ajouter des employés sous l’onglet Employés principal.

Onglet Services : entrer les informations relatives aux services

Sous l'onglet Services, ajoutez des informations relatives aux services que vous proposez, notamment leur tarif horaire. Vous pouvez également enlever des services en les supprimant ou en les marquant comme obsolètes. Vous pouvez uniquement supprimer un service s'il n'apparaît dans aucun devis ni aucune facture.

Remarque    Lorsque vous ajoutez un service à un devis ou à une facture, son tarif horaire par défaut y est également ajouté. Toutefois, vous pouvez ajuster le tarif horaire d'un service avant d'envoyer un devis ou une facture spécifique. L'ajustement du tarif sur un devis ou une facture n'a aucune répercussion sur le tarif horaire par défaut du service.

Ajouter des données relatives aux services stockées dans Excel

Vous pouvez copier et coller des données en provenance d'Excel dans une feuille de données Access. Copier et coller de telles données peut vous faire gagner du temps, particulièrement si les données dans Excel sont déjà disposées dans des lignes ou des colonnes qui sont identiques ou très similaires aux colonnes de la feuille de données.

Il existe deux principales considérations à prendre en compte pour préparer la copie de données Excel en vue de les coller dans Access :

  • Si les données Excel sont organisées en lignes (plutôt qu'en colonnes), vous devez transposer les données dans Excel avant de les coller dans Access.

  • Si les colonnes Excel ne sont pas dans le même ordre que les colonnes de la feuille de calcul Access, vous devez les réorganiser dans Excel avant de les coller dans Access.

Important    La colonne Code de service doit comporter une valeur pour chaque service et la valeur doit être unique : deux services ou plus ne peuvent pas porter le même nom.

Remarque    Les étapes décrites dans cette section partent du principe qu'il existe des données dans les quatre colonnes de la feuille de données Services. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez copier les données que vous avez. La seule colonne qui est obligatoire et qui doit comporter des valeurs uniques est la colonne Code de service.

Transposer en colonnes des données Excel disposées en lignes

Conseil    Si vos données ne sont pas organisées de la même façon que les colonnes de la feuille de données Access, envisagez d'insérer une feuille de calcul dans Excel et de transposer les données dans cette nouvelle feuille. L'utilisation d'une nouvelle feuille de calcul facilite l'organisation des données dans le même ordre que celui des colonnes de la feuille de données Access.

  1. Dans Excel, sélectionnez les données, puis appuyez sur Ctrl+C.

Conseil    Pour sélectionner plusieurs groupes de cellules non adjacents, appuyez sur la touche Ctrl et maintenez-la enfoncée pendant la sélection.

  1. Cliquez avec le bouton droit sur une cellule située en dehors de vos données sélectionnées (par exemple, une cellule située sous la dernière ligne de votre sélection), puis sous Options de collage, cliquez sur le bouton Transposer :
    Coller et transposer

Réorganiser des colonnes de données Excel dont l'ordre est différent de celles de la feuille de données Services
  1. Ouvrez le classeur Excel qui contient les données relatives à vos services.

  2. Insérez une nouvelle feuille de calcul. Pour obtenir de l'aide sur cette étape, voir l'article Excel Insérer ou supprimer une feuille de calcul.

  3. Dans la nouvelle feuille de calcul :

    1. Tapez ou collez Code de service dans la cellule A1.

    2. Tapez ou collez Description du service dans la cellule B1.

    3. Tapez ou collez Tarif horaire par défaut dans la cellule C1.

    4. Tapez ou collez Notes dans la cellule D1.

  4. Copiez les noms ou codes de vos services dans la colonne A :

    1. Cliquez sur l'onglet de la feuille de calcul dans laquelle les noms ou codes sont répertoriés.

    2. Sélectionnez la liste des noms ou codes, puis appuyez sur Ctrl+C.

    3. Cliquez sur l'onglet de la nouvelle feuille de calcul.

    4. Sélectionnez la cellule A2, puis appuyez sur Ctrl+V.

  5. Copiez les descriptions de vos services dans la colonne B :

    1. Cliquez sur la cellule B2, puis tapez un signe égal (=).

    2. Cliquez sur l'onglet de la feuille de calcul dans laquelle les descriptions sont répertoriées.

    3. Cliquez sur la cellule qui contient la première description, puis appuyez sur Entrée.
      Excel colle la référence de cellule dans la cellule B2 de la nouvelle feuille de calcul.

    4. Dans la nouvelle feuille de calcul, cliquez sur la cellule B2 de nouveau, puis double-cliquez sur la poignée de recopie Poignée de recopie.
      Excel colle les références de cellule du reste de la liste dans la colonne B.

  6. Répétez l'étape 5 mais utilisez la colonne C et copiez les tarifs horaires par défaut de vos services.

  7. Répétez l'étape 5 mais utilisez la colonne D et copiez les notes relatives à vos services.

Coller des données de colonnes disposées dans le même ordre que celui des colonnes de la feuille de données Services
  1. Dans Excel, sélectionnez les données, puis appuyez sur Ctrl+C.

Conseil    Pour sélectionner plusieurs groupes de cellules non adjacents, appuyez sur la touche Ctrl et maintenez-la enfoncée pendant la sélection.

  1. Dans Access, sous l'onglet Services, cliquez avec le bouton droit sur l'astérisque dans la feuille de données, puis cliquez sur Coller.
    Menu contextuel sur la feuille de données Services

Ajouter des services un par un

  • Cliquez sur Ajouter un nouveau service pour ouvrir le formulaire Détails du service et entrer des informations sur un service.
    - ou -

  • Entrez des données dans la feuille de données sous l'onglet Services.

Onglet Produits: entrer les informations relatives aux produits

Sous l'onglet Produits, ajoutez des informations sur les produits que vous revendez ou utilisez pendant la prestation de services.

Remarque    Lorsque vous ajoutez un produit à un devis ou à une facture, son prix unitaire est enregistré avec celui-ci ou celle-ci. Toutefois, vous pouvez ajuster le prix unitaire d'un produit avant d'envoyer un devis ou une facture spécifique. L'ajustement du prix sur un devis ou une facture n'a aucune répercussion sur le prix unitaire du service.

Ajouter des données relatives aux produits stockées dans Excel

Vous pouvez copier et coller des données en provenance d'Excel dans une feuille de données Access. Copier et coller de telles données peut vous faire gagner du temps, particulièrement si les données dans Excel sont déjà disposées dans des lignes ou des colonnes qui sont identiques ou très similaires aux colonnes de la feuille de données.

Il existe deux principales considérations à prendre en compte pour préparer la copie de données Excel en vue de les coller dans Access :

  • Si les données Excel sont organisées en lignes (plutôt qu'en colonnes), vous devez transposer les données dans Excel avant de les coller dans Access.

  • Si les colonnes Excel ne sont pas dans le même ordre que les colonnes de la feuille de calcul Access, vous devez les réorganiser dans Excel avant de les coller dans Access.

Important    La colonne Code de produit doit comporter une valeur pour chaque produit et la valeur doit être unique : deux produits ou plus ne peuvent pas porter le même nom.

Remarque    Les étapes décrites dans cette section partent du principe qu'il existe des données dans les quatre colonnes de la feuille de données Produits. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez copier les données que vous avez. La seule colonne qui est obligatoire et qui doit comporter des valeurs uniques est la colonne Code de produit.

Transposer en colonnes des données Excel disposées en lignes

Si vos données sont organisées en lignes (plutôt qu'en colonnes), transposez-les dans Excel avant de les coller dans Access.

Conseil    Si vos données ne sont pas organisées de la même façon que les colonnes de la feuille de données Access, envisagez d'insérer une feuille de calcul dans Excel et de transposer les données dans cette nouvelle feuille. L'utilisation d'une nouvelle feuille de calcul facilite l'organisation des données dans le même ordre que celui des colonnes de la feuille de données Access.

  1. Dans Excel, sélectionnez les données, puis appuyez sur Ctrl+C.

Conseil    Pour sélectionner plusieurs groupes de cellules non adjacents, appuyez sur la touche Ctrl et maintenez-la enfoncée pendant la sélection.

  1. Cliquez avec le bouton droit sur une cellule située en dehors de vos données sélectionnées (par exemple, une cellule située sous la dernière ligne de votre sélection), puis sous Options de collage, cliquez sur le bouton Transposer :
    Coller et transposer

Réorganiser des colonnes Excel dont l'ordre est différent de celles de la feuille de données Produits
  1. Ouvrez le classeur Excel qui contient les données relatives à vos produits.

  2. Insérez une nouvelle feuille de calcul. Pour obtenir de l'aide pour cette étape, voir l'article Excel Insérer ou supprimer une feuille de calcul.

  3. Dans la nouvelle feuille de calcul :

    1. Tapez ou collez Code de produit dans la cellule A1.

    2. Tapez ou collez Description du produit dans la cellule B1.

    3. Tapez ou collez Prix unitaire dans la cellule C1.

    4. Tapez ou collez Quantité par unité dans la cellule D1.

    5. Tapez ou collez Notes dans la cellule E1.

  4. Copiez les noms ou codes de vos produits dans la colonne A :

    1. Cliquez sur l'onglet de la feuille de calcul dans laquelle les noms ou codes sont répertoriés.

    2. Sélectionnez la liste des noms ou codes, puis appuyez sur Ctrl+C.

    3. Cliquez sur l'onglet de la nouvelle feuille de calcul.

    4. Sélectionnez la cellule A2, puis appuyez sur Ctrl+V.

  5. Copiez les descriptions de vos produits dans la colonne B :

    1. Cliquez sur la cellule B2, puis tapez un signe égal (=).

    2. Cliquez sur l'onglet de la feuille de calcul dans laquelle les descriptions sont répertoriées.

    3. Cliquez sur la cellule qui contient la première description, puis appuyez sur Entrée.
      Excel colle la référence de cellule dans la cellule B2 de la nouvelle feuille de calcul.

    4. Dans la nouvelle feuille de calcul, cliquez sur la cellule B2 de nouveau, puis double-cliquez sur la poignée de recopie Poignée de recopie.
      Excel colle les références de cellule du reste de la liste dans la colonne B.

  6. Répétez l'étape 5 mais utilisez la colonne C et copiez les prix unitaires de vos produits.

  7. Répétez l'étape 5 mais utilisez la colonne D et copiez les quantités par unité de vos produits.

  8. Répétez l'étape 5 mais utilisez la colonne E et copiez les notes relatives à vos produits.

Coller des données de colonnes disposées dans le même ordre que celui des colonnes de la feuille de données Produits
  1. Dans Excel, sélectionnez les données, puis appuyez sur Ctrl+C.

    Conseil    Pour sélectionner plusieurs groupes de cellules non adjacents, appuyez sur la touche Ctrl et maintenez-la enfoncée pendant la sélection.

  2. Dans Access, sous l'onglet Produits, cliquez avec le bouton droit sur l'astérisque dans la feuille de données, puis cliquez sur Coller.
    Menu contextuel sur la feuille de données Services

Ajouter des produits un par un

  • Cliquez sur Ajouter un nouveau produit pour ouvrir le formulaire Détails du produit et entrer des informations sur un produit.
    - ou -

  • Entrez des données dans la feuille de données sous l'onglet Produits.

Onglet Devis et factures : entrer des devis et factures

Si vous disposez déjà de quelques devis et factures, vous pouvez les entrer dans la feuille de données sous l'onglet Devis et factures.

  1. Pour entrer un devis, cliquez sur Ajouter un nouveau devis. Pour entrer une facture, cliquez sur Ajouter une nouvelle facture.

  2. Dans le formulaire de détails qui s'ouvre, entrez les informations dont vous disposez, telles que le statut, l’employé qui a produit le devis ou la facture et le client.

  3. Si vous entrez un client qui ne figure pas dans la base de données, Access vous invite à entrer ce nouveau client. Cliquez sur Oui, puis insérez les informations que vous avez sur le nouveau client. Une fois que vous fermez la feuille de données, le client est disponible dans la liste déroulante Client.

  4. Cliquez sur Enregistrer et fermer une fois que vous avez terminé chaque devis ou facture. Les données sont enregistrées et le formulaire se ferme.

  5. Une fois que vous avez terminé d'ajouter des devis et factures existants, cliquez sur Suivant.

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Tableau de bord : suivre les devis et factures actifs

L'onglet Tableau de bord constitue un emplacement pratique pour suivre les devis ouverts et les factures impayées, ainsi que pour ajouter un nouveau devis ou une nouvelle facture.

Onglet Tableau de bord du modèle de base de données Services

Afficher les détails d'un devis ou d'une facture

  • Cliquez sur une valeur sous Devis n ° pour ouvrir le formulaire Détails du devis du devis correspondant.

    Remarque    Vous pouvez modifier les détails d'un devis avant de l'envoyer : c.-à-d. si la valeur Statut est Nouveau.

  • Cliquez sur une valeur sous Facture n ° pour ouvrir le formulaire Détails de la facture correspondant.

Créer un devis ou une facture

  • Cliquez sur Nouveau devis ou Nouvelle facture, puis remplissez le formulaire qui s'affiche.

    Remarque    Si vous n'êtes pas connecté à la base de données, sélectionnez votre nom dans la liste déroulante Vendeur pour l'ajouter au devis ou à la facture.

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Devis : gérer tous vos devis

L'onglet Devis propose des affichages facilitant la gestion des devis en fonction de leur statut.

Onglet Devis du modèle de base de données Services

Les devis sont répertoriés sous les onglets suivants :

  • Actif    Répertorie les devis qui n'ont pas été facturés, qui n'ont pas été rejetés ou qui n'ont pas expiré.

  • Approuvé    Répertorie les devis qui ont été approuvés ou facturés.

  • Facturé    Répertorie les devis qui ont été facturés. Vous pouvez afficher la facture d'un devis répertorié.

  • Expiré    Répertorie les devis qui ont expiré sans être facturés.

  • Rejeté    Répertorie les devis qui ont été rejetés. Vous pouvez approuver un devis rejeté pour le rendre disponible à la facturation.

Afficher les détails d'un devis

  • Cliquez sur une valeur sous Devis n ° pour ouvrir le formulaire Détails du devis du devis correspondant.

    Remarque    Vous pouvez modifier les détails d'un devis avant de l'envoyer : c.-à-d. si la valeur Statut est Nouveau.

Formulaire Détails du devis

Le numéro du devis et son statut apparaissent dans l'angle supérieur gauche du formulaire Détails du devis.

Utilisez les boutons situés en haut du formulaire Détails du devis pour envoyer, approuver, rejeter ou facturer un devis, pour en créer un double et pour l'afficher afin d'en préparer l'impression.

Les informations générales relatives au devis figurent dans les zones situées juste en dessous des boutons situés en haut du formulaire Détails du devis.

Les onglets situés au milieu du formulaire Détails du devis contiennent les détails relatifs au devis : lignes d’article (services et produits), emplacement du service, taxes et conditions, et notes. Vous pouvez ajuster les tarifs et prix unitaires des lignes d’article sur un devis sans affecter la valeur par défaut du service ou produit associé.

Les montants totaux des services, produits et taxes sont affichés dans l'angle inférieur droit du formulaire Détails du devis. Si vous mettez à jour des détails sous l'onglet Lignes d’articles ou l'onglet Taxes et conditions, cliquez sur Actualiser les totaux pour mettre à jour les montants indiqués dans cette zone.

Créer un devis

  • Sous l'onglet Devis, cliquez sur Nouveau devis, puis remplissez le formulaire Détails du devis.

    Remarque    Si vous n'êtes pas connecté à la base de données, sélectionnez votre nom dans la liste déroulante Vendeur pour l'ajouter au devis.

Soumettre un devis à approbation

Les devis qui n'ont pas été envoyés ne possèdent pas de numéro ; la valeur […] s'affiche sous Devis n °.

  1. Sous l'onglet Devis, cliquez sur […] dans la ligne contenant le devis que vous voulez envoyer.
    Access ouvre le formulaire Détails du devis et affiche le devis.

  2. Vérifiez les informations générales et les détails du devis et apportez les modifications nécessaires, notamment en ajoutant ou supprimant des lignes d’article, en ajustant le tarif ou le prix unitaire d'une ligne d’article, ou en ajoutant des notes.

  3. En haut du formulaire Détails du devis, cliquez sur Soumettre.

Approuver ou rejeter un devis envoyé

  1. Sous l'onglet Devis, cliquez sur une valeur sous Devis n ° pour ouvrir le formulaire Détails du devis et afficher le devis.

  2. Vérifiez les informations du devis et procédez de l'une des façons suivantes :

    • Si le devis est acceptable, cliquez sur Approuver en haut du formulaire Détails du devis.

    • Si le devis devient acceptable après quelques modifications mineures, cliquez sur Dupliquer en haut du formulaire Détails du devis. Access crée un autre devis en fonction de celui d'origine. Vous pouvez alors revoir et envoyer le nouveau devis, puis l'approuver.

    • Si le devis n'est pas acceptable, cliquez sur Rejeter en haut du formulaire Détails du devis.

Transformer un devis approuvé en facture

  1. Sous l'onglet Devis, cliquez sur l'onglet Approuvé.
    Access affiche les devis qui ont été approuvés, y compris ceux qui ont déjà été facturés.

  2. Cliquez sur une valeur sous Devis n ° pour ouvrir le formulaire Détails du devis du devis correspondant.

  3. Vérifiez les informations du devis.

    Remarque    Il est impossible de modifier les détails d'un devis qui a été approuvé. Cependant, vous pouvez créer un double du devis en cliquant sur Dupliquer, revoir et envoyer le devis dupliqué, puis approuver et utiliser ce devis pour créer une facture.

  4. En haut du formulaire Détails du devis, cliquez sur Facture.

Imprimer ou envoyer par courrier électronique un devis

  1. Sous l'onglet Devis, cliquez sur une valeur sous Devis n ° pour ouvrir le formulaire Détails du devis et afficher le devis.

  2. En haut du formulaire Détails du devis, cliquez sur Afficher le devis.
    Access ouvre le devis tel qu'il apparaîtra une fois imprimé.

    Remarque    Les boutons situés en haut du devis n'apparaissent pas sur la copie finale.

  3. Cliquez sur le bouton approprié en haut du devis.

Haut de la page

Factures : gérer toutes vos factures

Sous l'onglet Factures, vous pouvez créer des factures et vérifier les factures par statut.

Onglet Factures du modèle de base de données Services

Les factures sont répertoriées sous les onglets suivants :

  • Impayée    Répertorie les factures qui n'ont pas été payées mais qui ne sont pas échues.

  • En retard    Répertorie les factures qui n'ont pas été payées et qui sont échues.

  • Payée    Répertorie les factures qui ont été payées.

Afficher les détails d'une facture

  • Cliquez sur une valeur sous Facture n ° pour ouvrir le formulaire Détails de la facture de la facture correspondante.

    Remarque    Vous pouvez modifier les détails d'une facture avant de l'envoyer : c.-à-d. si la valeur Statut est Nouveau.

Formulaire Détails de la facture

Formulaire Détails de la facture

Le numéro de la facture et son statut apparaissent dans l'angle supérieur gauche du formulaire Détails de la facture.

Utilisez les boutons situés en haut du formulaire Détails de la facture pour envoyer une facture ou la marquer comme payée, pour créer un double d'une facture, pour afficher un aperçu de la facture une fois imprimée et pour enregistrer les modifications apportées à une facture et fermer le formulaire Détails de la facture.

Les informations générales relatives à la facture figurent dans les zones situées juste en dessous des boutons situés en haut du formulaire Détails de la facture. Si la facture a été créée à partir d'un devis, elle hérite ces informations de ce devis, mais vous pouvez apporter des modifications à la facture sans affecter le devis d'origine.

Les onglets situés au milieu du formulaire Détails de la facture contiennent les détails relatifs à la facture : lignes d’articles (services et produits), emplacement du service, taxes et conditions, et notes. Si la facture a été créée à partir d'un devis, elle hérite ces détails de ce devis, mais vous pouvez apporter des modifications aux détails de la facture sans affecter le devis d'origine. Vous pouvez également ajuster les tarifs et prix unitaires des lignes d’article sur une facture sans affecter la valeur par défaut du service ou produit associé.

Les montants totaux des services, produits et taxes sont affichés dans l'angle inférieur droit du formulaire Détails de la facture. Si vous mettez à jour des détails sous l'onglet Lignes d’article ou l'onglet Taxes et conditions, cliquez sur Actualiser les totaux pour mettre à jour les montants indiqués dans cette zone.

Créer une facture

  • Cliquez sur Nouvelle facture, puis remplissez le formulaire Détails de la facture.

    Remarque    Si vous n'êtes pas connecté à la base de données, sélectionnez votre nom dans la liste déroulante Vendeur pour l'ajouter au devis.

Envoyer une facture à des fins de paiement

Les factures qui n'ont pas été envoyées ne possèdent pas de numéro ; la valeur […] s'affiche sous Facture n °.

  1. Sous l'onglet Factures, cliquez sur […] dans la ligne contenant la facture que vous voulez envoyer à des fins de paiement.
    Access ouvre le formulaire Détails de la facture et affiche la facture.

  2. Vérifiez les informations générales et les détails de la facture et apportez les modifications nécessaires, notamment en ajoutant ou supprimant des lignes d’article, en ajustant le tarif ou le prix unitaire d'une ligne d’article, ou en ajoutant des notes.

  3. En haut du formulaire Détails de la facture, cliquez sur Soumettre.

Imprimer ou envoyer par courrier électronique une facture

  1. Sous l'onglet Facture, cliquez sur une valeur sous Facture n ° pour ouvrir le formulaire Détails de la facture et afficher la facture.

  2. En haut du formulaire Détails de la facture, cliquez sur Afficher la facture.
    Access ouvre la facture comme elle apparaîtra une fois imprimée.

    Remarque    Les boutons situés en haut de la facture n'apparaissent pas sur la copie finale.

  3. Cliquez sur le bouton approprié en haut de la facture.

Marquer une facture comme payée

  1. Sous l'onglet Facture, sous l'onglet Impayée, cliquez sur une valeur sous Facture n ° pour ouvrir le formulaire Détails de la facture et afficher la facture.

  2. En haut du formulaire Détails de la facture, cliquez sur Marquer comme payé.

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Centre de rapports : afficher et imprimer des états

Le modèle de base de données Services inclut quatre rapports : une liste des clients et trois états des ventes (mensuel, trimestriel et annuel).

Onglet Centre de rapports du modèle de base de données Services

Pour afficher un aperçu d’un état :

  • Cliquez sur l’onglet Centre de rapports, puis, sous Sélectionner un rapport, cliquez sur l’état à afficher.
    Access affiche alors l’état dans le volet de prévisualisation.

Conseil    Vous pouvez personnaliser votre aperçu à l'aide des options qui apparaissent en haut du volet de prévisualisation. Les options disponibles dépendent de l'état affiché.

Pour imprimer un état :

  1. Affichez l'aperçu de l'état à imprimer.

  2. Sous l'onglet Centre de rapports, cliquez sur Ouvrir dans un nouvel onglet, puis appuyez sur Ctrl+P.

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Avancé : gérer les services, les produits, les employés et les clients

L’onglet Avancé constitue un emplacement pratique pour gérer les listes suivantes :

  • Clients

  • Employés

  • Produits

  • Services

Chaque liste est affichée sous forme de feuille de données, ce qui facilite la détection des incohérences et permet d’apporter des modifications en bloc aux données.

Onglet Avancé du modèle de base de données Services

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Étapes suivantes

Lorsque vous commencerez à utiliser la base de données Services pour gérer vos activités, vous envisagerez très probablement d’autres façons d’interroger ou de filtrer vos données. Vous découvrirez peut-être également que vous voulez modifier la base de données pour mieux prendre en compte vos besoins. Les liens de cette section vous donnent accès à des informations supplémentaires sur les tâches et modifications courantes que vous pouvez réaliser.

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S’applique à : Access 2010



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