Transformer des devis en factures payées à l'aide du modèle Base de données Web - Services

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Le modèle de base de données Web Services dans Access 2010 crée une base de données prête à l’emploi vous permettant d’effectuer le suivi des devis, des factures, des clients et d’autres données associées à la gestion d’une entreprise de services.

La vidéo suivante montre un bref scénario de comment ce modèle peut être utilisé.

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Si vous n’avez pas déjà fait, Téléchargez le modèle de Services.

Découvrez comment utiliser le modèle pour créer votre propre base de données et commencer à l’utiliser pour faciliter la gestion de votre entreprise.

Remarque : Cet article ne s’applique pas aux applications de web Access – le nouveau type de base de données vous concevez avec Access 2013 (ou version ultérieure) et publiez en ligne. Pour plus d’informations, voir créer une application web Access .

Contenu de cet article

Démarrer la base de données pour la première fois

Mise en route : Ajouter des données existantes dans votre base de données Services

Onglet Accueil : aide et autres ressources

Onglet Infos société : entrer les informations de votre société

Onglet employés : entrer les informations sur les employés

Onglet Services : entrer des informations de service

Ajouter des données de services stockées dans Excel

Transposer les données Excel à partir des lignes en colonnes

Réorganiser les colonnes de données Excel qui se trouvent dans un ordre différent de la feuille de données Services

Coller des données à partir de colonnes qui se trouvent dans le même ordre que celles de la feuille de données Services

Ajoutez les services un par un

Onglet produits : entrer les informations sur les produits

Ajouter des données de produit que vous avez stockés dans Excel

Transposer les données Excel à partir des lignes en colonnes

Redisposer les colonnes Excel qui se trouvent dans un ordre différent de la feuille de données produits

Coller des données à partir de colonnes qui se trouvent dans le même ordre que celles de la feuille de données produits

Ajouter des produits un par un

Onglet devis et factures : entrer les devis et factures

Tableau de bord : Effectuer le suivi des devis et factures

Afficher les détails d’un devis ou une facture

Créer un devis ou une facture

Devis : Gérer tous vos devis

Afficher les détails d’un devis

Formulaire Détails du devis

Créer un devis

Soumettre un devis pour approbation

Approuver ou rejeter un devis soumis

Transformer un devis approuvé en facture

Imprimer ou envoyer par courrier électronique un devis

Factures : Gérer toutes vos factures

Afficher les détails d’une facture

Formulaire Détails de la facture

Créer une facture

Envoyer une facture pour paiement

Imprimer ou envoyer par courrier électronique à une facture

Marquer une facture payée

Centre de rapports : Afficher et imprimer des rapports

Avancé : Gérer les services, produits, employés et clients

Étapes suivantes

Démarrer la base de données pour la première fois

Une boîte de dialogue s’affiche pour vous permettre de choisir de conserver les exemples de données ou de les supprimer pour pouvoir commencer à entrer vos propres données :

Formulaire de démarrage du modèle de base de données Web Services

Cliquez sur le bouton de gauche pour ouvrir la base de données et utiliser les exemples de données. Access renseigne la base de données Services avec des données de la société fictive Les Comptoirs (Northwind Traders).

Cliquez sur le bouton de droite pour supprimer les exemples de données pour pouvoir commencer à entrer vos propres données.

Remarque :  La suppression des exemples de données évite également que la boîte de dialogue de démarrage ne s’affiche à nouveau ultérieurement.

Désactivez la case à cocher pour éviter que la boîte de dialogue ne s’affiche à nouveau ultérieurement.

Remarque : Tous les champs et contrôles dans le modèle Services qui affichent des valeurs monétaires utilisent le signe dollar ($) comme symbole monétaire. Si vos paramètres régionaux utilisent un autre symbole monétaire, vous devriez envisager de modifier les champs et contrôles affectés avant de supprimer les exemples de données. Pour plus d’informations, voir la section Voir aussi.

Mise en route : Ajouter des données existantes dans votre base de données Services

L’onglet Mise en route inclut les autres onglets suivants pour vous permettre de mettre en place vos données professionnelles et d’être opérationnel :

Onglets de mise en route

Fonctionnalités

Bienvenue dans

Liens vers des ressources utiles

Infos société

Champs de stockage d’informations sur votre société à utiliser sur les factures et autres états

Employés

Affichage Feuille de données des employés. L’employé connecté est enregistré sur les nouveaux devis et factures

Services

Affiche Feuille de données des services que vous pouvez ajouter aux devis et factures

Produits

Affiche Feuille de données des matériaux revendus ou utilisés. Vous pouvez ajouter ces produits aux devis et factures

Devis et factures

Deux affichages Feuille de données : vos devis et vos factures

Lorsque vous cliquez sur Commencer à entrer mes données sur la boîte de dialogue de démarrage, Access vous dirige sur l’onglet Accueil de l’onglet Mise en route d’où vous pouvez commencer à entrer vos données dans la nouvelle base de données Services.

Onglet Mise en route du modèle de base de données Web Services

Vous n’êtes pas obligé d’utiliser l’onglet Mise en route pour entrer toutes vos données. L’onglet est là pour vous aider à vous mettre en route rapidement. La plupart des informations que vous pouvez entrer sur les onglets Mise en route suivants peuvent aussi être entrées sur les onglets principaux, tels que Devis ou Factures. Toutefois, l’onglet Infos société vous autorise seulement à entrer des informations sur votre société (qui apparaîtront sur les devis et factures).

Onglet Accueil : aide et autres ressources

Les liens sur l’onglet Accueil pointent vers les ressources les plus récentes pour vous permettre de tirer le meilleur parti de votre base de données Services. Même si les liens ne changent pas, les cibles des liens sont mises à jour quand de nouvelles ressources deviennent disponibles.

  • Lorsque vous avez terminé de lire les informations dans l’onglet Bienvenue, cliquez sur Suivant pour passer à l’onglet Infos société.

Onglet Infos société : entrer les informations de votre société

Sous l’onglet Infos société, vous pouvez entrer les informations relatives à votre société, telles que le nom, la localisation, le téléphone et l’adresse de messagerie. Ces informations s’afficheront sur les factures et autres états créés par la base de données.

Onglet Infos société du modèle de base de données Services

  • Tapez les informations relatives à votre société dans les zones, puis cliquez sur Suivant.

Onglet employés : entrer les informations sur les employés

Sous l’onglet Employées, vous pouvez commencer à ajouter des employés à votre base de données. Vous pourrez ainsi suivre les activités de chacun d’eux. Par exemple, quand un devis est créé, l’employé qui est connecté est enregistré dans le nouveau devis.

  • Tapez les informations relatives à chaque employé dans la feuille de données, puis cliquez sur Suivant.

    Vous pouvez également afficher, modifier et ajouter des employés dans l’onglet Employés principal.

Onglet Services : entrer des informations de service

Sous l’onglet Services, ajoutez des informations sur les services que vous fournissez, comme leur taux horaire. Vous pouvez également enlever des services en les supprimant ou en les marquant comme abandonnés. Vous pouvez seulement supprimer un service s’il n’apparaît dans aucun devis ni facture.

Remarque :  Quand vous ajoutez un service sur un devis ou une facture, son taux horaire est ajouté au devis ou à la facture. Vous pouvez cependant ajuster le taux horaire de n’importe quel service avant de soumettre un devis ou une facture en particulier. L’ajustement du taux horaire sur un devis ou une facture n’affectera pas le taux horaire par défaut pour le service.

Ajouter des données de services stockées dans Excel

Vous pouvez copier-coller des données depuis Excel dans une feuille de données Access. Vous gagnerez ainsi du temps, principalement si les données d’Excel sont déjà sous forme de lignes et de colonnes identiques ou fortement similaires aux colonnes de la feuille de données.

Vous devez prendre en considération les deux points suivants quand vous vous préparez à copier des données Excel et à les coller dans Access :

  • Si les données Excel sont disposées dans des lignes (contrairement à des colonnes), vous devez transposer les données dans Excel avant de les coller dans Access.

  • Si les colonnes Excel ne sont pas dans le même ordre que celles de la feuille de données Access, vous ne devez Redisposer les colonnes dans Excel avant de les coller dans Access.

Important :  La colonne Code de service doit comporter une valeur pour chaque service et la valeur doit être unique, c’est-à-dire que deux services ou plus ne peuvent pas porter le même nom.

Remarque :  La procédure de cette section suppose que les quatre colonnes de la feuille de données Services contiennent des données. Si elles ne contiennent pas toutes des données, copiez celles dont vous disposez. La seule colonne obligatoire qui doit contenir des valeurs unique est la colonne Code de service.

Transposer les données Excel de lignes en colonnes

Conseil :  Si vos données ne sont pas triées dans le même ordre que les colonnes de la feuille de données Access, envisagez d’insérer une feuille de calcul dans Excel et d’y transposer les données. L’utilisation d’une nouvelle feuille de calcul permet de faciliter la disposition des données dans le même ordre que les colonnes de la feuille de données Access.

  1. Dans Excel, sélectionnez les données et appuyez sur Ctrl+C.

Pour sélectionner plusieurs groupes de cellules qui ne sont pas à la suite les uns des autres, maintenez la touche Ctrl enfoncée pendant la sélection.

  1. Cliquez sur une cellule se trouvant en dehors de données sélectionnées (par exemple, une cellule en dessous de la ligne de votre sélection plus bas), puis sous Options de collage, cliquez sur le bouton transposer:
    Coller et transposer

Redisposer les colonnes de données Excel dont l’ordre diffère par rapport à la feuille de données Services
  1. Ouvrez le classeur Excel qui contient les données relatives à vos services.

  2. Insérer une nouvelle feuille de calcul. Pour obtenir de l’aide cette étape, voir l’article Excel Insérer ou supprimer une feuille de calcul.

  3. Sur la nouvelle feuille de calcul :

    1. Tapez ou collez le Code de Service dans la cellule A1.

    2. Tapez ou collez Description du Service dans la cellule B1.

    3. Tapez ou collez Taux horaire par défaut dans la cellule C1.

    4. Tapez ou collez Remarques dans la cellule D1.

  4. Copiez les noms ou codes de vos services dans la colonne A :

    1. Cliquez sur l’onglet de la feuille de calcul sur laquelle sont répertoriés les noms ou codes.

    2. Sélectionnez la liste de noms ou de codes et appuyez sur Ctrl+C.

    3. Cliquez sur l’onglet de la nouvelle feuille de calcul.

    4. Sélectionnez la cellule A2 et appuyez sur Ctrl+V.

  5. Copiez les descriptions de vos services dans la colonne B :

    1. Cliquez sur la cellule B2, puis tapez un signe égal à (=).

    2. Cliquez sur l’onglet de la feuille de calcul sur laquelle sont répertoriées les descriptions.

    3. Cliquez sur la cellule qui contient la première description et appuyez sur Entrée.
      Excel colle la référence de la cellule dans la cellule B2 de la nouvelle feuille de calcul.

    4. La nouvelle feuille de calcul, cliquez à nouveau sur la cellule B2 et double-cliquez sur le poignée de recopie Poignée de recopie .
      Excel le colle les références de cellule pour le reste de la liste dans la colonne B.

  6. Répétez l’étape 5, mais utilisez la colonne C et copiez les taux horaires par défaut pour vos services.

  7. Répétez l’étape 5, mais utilisez la colonne D et copiez les remarques pour vos services.

Coller les données des colonnes dans le même ordre que celles de la feuille de données Services
  1. Dans Excel, sélectionnez les données et appuyez sur Ctrl+C.

Pour sélectionner plusieurs groupes de cellules qui ne sont pas à la suite les uns des autres, maintenez la touche Ctrl enfoncée pendant la sélection.

  1. Dans Access, sous l’onglet Services, cliquez sur l’astérisque sur la feuille de données, puis cliquez sur Coller.
    Menu contextuel sur la feuille de données Services

Ajouter les services un par un

  • Cliquez sur Ajouter un nouveau service pour ouvrir le formulaire Détails du service et entrez les informations relatives au service.
    - ou –

  • Entrez les données dans la feuille de données sous l’onglet Services.

Onglet produits : entrer les informations sur les produits

Sous l’onglet Produits, ajoutez des informations relatives aux produits que vous revendez ou utilisez au cours du service.

Remarque : Quand vous ajoutez un produit sur un devis ou une facture, le prix unitaire est enregistré dans le cadre du devis ou de la facture. Vous pouvez cependant ajuster le prix unitaire de n’importe quel produit avant de soumettre un devis ou une facture en particulier. L’ajustement du prix sur un devis ou une facture n’affecte pas le prix unitaire du produit.

Ajouter des données de produits stockées dans Excel

Vous pouvez copier-coller des données depuis Excel dans une feuille de données Access. Vous gagnerez ainsi du temps, principalement si les données d’Excel sont déjà sous forme de lignes et de colonnes identiques ou fortement similaires aux colonnes de la feuille de données.

Vous devez prendre en considération les deux points suivants quand vous vous préparez à copier des données Excel et à les coller dans Access :

  • Si les données Excel sont disposées dans des lignes (contrairement à des colonnes), vous devez transposer les données dans Excel avant de les coller dans Access.

  • Si les colonnes Excel ne sont pas dans le même ordre que celles de la feuille de données Access, vous ne devez Redisposer les colonnes dans Excel avant de les coller dans Access.

Important :  La colonne Code du produit doit comporter une valeur pour chaque service et la valeur doit être unique, c’est-à-dire que deux services ou plus ne peuvent pas porter le même nom.

Remarque :  La procédure de cette section suppose que les quatre colonnes de la feuille de données Produits contiennent des données. Si elles ne contiennent pas toutes des données, copiez celles dont vous disposez. La seule colonne obligatoire qui doit contenir des valeurs unique est la colonne Code du produit.

Transposer les données Excel de lignes en colonnes

Si vos données sont disposées dans des lignes (contrairement à des colonnes), vous devrez transposer les données dans Excel avant de les coller dans Access.

Conseil :  Si vos données ne sont pas triées dans le même ordre que les colonnes de la feuille de données Access, envisagez d’insérer une feuille de calcul dans Excel et d’y transposer les données. L’utilisation d’une nouvelle feuille de calcul permet de faciliter la disposition des données dans le même ordre que les colonnes de la feuille de données Access.

  1. Dans Excel, sélectionnez les données et appuyez sur Ctrl+C.

Pour sélectionner plusieurs groupes de cellules qui ne sont pas à la suite les uns des autres, maintenez la touche Ctrl enfoncée pendant la sélection.

  1. Cliquez sur une cellule se trouvant en dehors de données sélectionnées (par exemple, une cellule en dessous de la ligne de votre sélection plus bas), puis sous Options de collage, cliquez sur le bouton transposer:
    Coller et transposer

Redisposer les colonnes Excel dont l’ordre diffère par rapport à la feuille de données Produits
  1. Ouvrez le classeur Excel qui contient les données relatives à vos produits.

  2. Insérer une nouvelle feuille de calcul. Pour obtenir de l’aide cette étape, voir l’article Excel Insérer ou supprimer une feuille de calcul.

  3. Sur la nouvelle feuille de calcul :

    1. Tapez ou collez le Code de produit dans la cellule A1.

    2. Tapez ou collez Description du produit dans la cellule B1.

    3. Tapez ou collez Prix unitaire dans la cellule C1.

    4. Tapez ou collez Quantité par unité dans la cellule D1.

    5. Tapez ou collez Remarques dans la cellule E1.

  4. Copiez les noms ou codes de vos produits dans la colonne A :

    1. Cliquez sur l’onglet de la feuille de calcul sur laquelle sont répertoriés les noms ou codes.

    2. Sélectionnez la liste de noms ou de codes et appuyez sur Ctrl+C.

    3. Cliquez sur l’onglet de la nouvelle feuille de calcul.

    4. Sélectionnez la cellule A2 et appuyez sur Ctrl+V.

  5. Copiez les descriptions de vos produits dans la colonne B :

    1. Cliquez sur la cellule B2, puis tapez un signe égal à (=).

    2. Cliquez sur l’onglet de la feuille de calcul sur laquelle sont répertoriées les descriptions.

    3. Cliquez sur la cellule qui contient la première description et appuyez sur Entrée.
      Excel colle la référence de la cellule dans la cellule B2 de la nouvelle feuille de calcul.

    4. La nouvelle feuille de calcul, cliquez à nouveau sur la cellule B2 et double-cliquez sur le poignée de recopie Poignée de recopie .
      Excel le colle les références de cellule pour le reste de la liste dans la colonne B.

  6. Répétez l’étape 5, mais utilisez la colonne C et copiez le prix unitaire pour vos produits.

  7. Répétez l’étape 5, mais utilisez la colonne D et copiez la quantité par unité pour vos produits.

  8. Répétez l’étape 5, mais utilisez la colonne E et copiez les remarques pour vos produits.

Coller les données des colonnes dans le même ordre que celles de la feuille de données Produits
  1. Dans Excel, sélectionnez les données et appuyez sur Ctrl+C.

    Pour sélectionner plusieurs groupes de cellules qui ne sont pas à la suite les uns des autres, maintenez la touche Ctrl enfoncée pendant la sélection.

  2. Dans Access, sous l’onglet produits, avec le bouton droit de l’astérisque sur la feuille de données, puis cliquez sur Coller.
    Menu contextuel sur la feuille de données Services

Ajouter les produits un par un

  • Cliquez sur Ajouter un nouveau produit pour ouvrir le formulaire Détails du produit et entrez les informations relatives au produit.
    - ou –

  • Entrez les données dans la feuille de données sous l’onglet Produits.

Onglet devis et factures : entrer les devis et factures

Si vous avez déjà quelques devis et factures sous la main, entrez-les dans les feuilles de données sous l’onglet Devis et factures.

  1. Pour entrer un devis, cliquez sur Ajouter un nouveau devis. Pour entrer une facture, cliquez sur Ajouter une nouvelle facture.

  2. Dans le formulaire d’informations qui s’ouvre, entrez les informations dont vous disposez, telles que le statut, l’employé ayant créé le devis ou la facture et le client.

  3. Si vous entrez un client qui n’est pas dans la base de données, Access vous invite à entrer le nouveau client. Cliquez sur Oui, puis insérez les informations dont vous disposez sur le nouveau client. Une fois que vous fermez la feuille de données, le client est disponible dans la liste déroulante Client.

  4. Cliquez sur Enregistrer et fermer quand vous avez terminé chaque devis ou facture. Les données sont enregistrées et le formulaire est fermé.

  5. Quand vous avez fini d’ajouter des devis existants ou des factures existantes, cliquez sur Suivant.

Tableau de bord : Effectuer le suivi des devis et factures

L’onglet Tableau de bord est un emplacement pratique pour suivre les devis ouverts et les factures impayées, et pour ajouter un devis ou une facture.

Onglet Tableau de bord du modèle de base de données Services

Afficher les détails d’un devis ou d’une facture

  • Cliquez sur une valeur sous N° devis pour ouvrir le formulaire Détails du devis pour le devis en question.

    Vous pouvez modifier les détails d’un devis avant qu’il est envoyée, c'est-à-dire si le statut est Nouveau.

  • Cliquez sur une valeur sous N° facture pour ouvrir le formulaire Détails de la facture pour la facture en question.

Créer un devis ou une facture

  • Cliquez sur Nouveau devis ou Nouvelle facture, puis renseignez le formulaire qui s’affiche.

    Si vous n’êtes pas connecté à la base de données, sélectionnez votre nom dans la liste déroulante Vendeur pour l’ajouter au devis ou à la facture.

Devis : Gérer tous vos devis

L’onglet Devis fournit des vues vous permettant de gérer les devis en fonction de leur statut.

Onglet Devis du modèle de base de données Services

Les devis sont répertoriés sur les onglets suivants :

  • Actif    Liste les devis qui n’ont pas été facturés, rejetés ou qui n’ont pas expiré.

  • Approuvé    Liste les devis qui ont été approuvés ou facturés.

  • Facturée    Liste les devis qui ont été facturés. Vous pouvez afficher la facture d’un devis répertorié.

  • Expiré    Répertorie les devis qui ont expiré sans avoir été facturés.

  • Rejeté    Liste les devis qui ont été refusées. Vous pouvez approuver un devis rejeté pour le rendre disponible pour la facturation.

Afficher les détails d’un devis

  • Cliquez sur une valeur sous N° devis pour ouvrir le formulaire Détails du devis pour le devis en question.

    Vous pouvez modifier les détails d’un devis avant qu’il est envoyée, c'est-à-dire si le statut est Nouveau.

Formulaire Détails du devis

Le numéro et le statut du devis s’affichent dans le coin supérieur gauche du formulaire Détails du devis.

Servez-vous des boutons en haut du formulaire Détails du devis pour soumettre, approuver, rejeter ou facturer un devis, pour créer un duplicata d’un devis et pour afficher un devis prêt à être imprimé.

Les informations générales d’un devis se trouvent dans les zones juste en-dessous des boutons en haut du formulaire Détails du devis.

Les onglets qui se trouvent au milieu du formulaire Détails du devis concernent les détails liés au devis : éléments (services et produits), emplacement du service, taxes et conditions, et remarques. Vous pouvez ajuster les taux et prix unitaires pour les éléments de n’importe quel devis sans affecter la valeur par défaut du service ou produit associé.

Les montants totaux des services, produits et taxes sont affichés dans le coin inférieur droit du formulaire Détails du devis. Si vous mettez à jour des informations sur l’onglet Éléments ou Taxes et conditions, cliquez sur Actualiser les totaux pour mettre à jour les montants affichés dans cette zone.

Créer un devis

  • Sous l’onglet Devis, cliquez sur Nouveau devis, puis renseignez le formulaire Détails du devis.

    Si vous n’êtes pas connecté à la base de données, sélectionnez votre nom dans la liste déroulante Vendeur pour l’ajouter au devis.

Soumettre un devis pour approbation

Devis qui n’ont pas été soumis ne comportent pas de numéro de devis ; la valeur […] s’affiche sous n° devis.

  1. Sous l’onglet Devis, cliquez sur […] dans la ligne contenant le devis à soumettre.
    Access ouvre le formulaire Détails du devis et affiche le devis.

  2. Vérifiez les informations générales et détaillées du devis et apportez les modifications nécessaires, tel que l’ajout ou la suppression d’éléments, l’ajustement du taux ou du prix unitaire d’un élément, ou l’ajout de remarques.

  3. En haut du formulaire Détails du devis, cliquez sur Soumettre.

Approuver ou rejeter un devis soumis

  1. Sous l’onglet Devis, cliquez sur une valeur sous N° devis pour ouvrir le formulaire Détails du devis et affichez le devis.

  2. Vérifiez les informations du devis et effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si le devis est acceptable, cliquez sur Approuver en haut du formulaire Détails du devis.

    • Si le devis est acceptable après quelques légères modifications, cliquez sur Duplicata en haut du formulaire Détails du devis. Access crée un nouveau devis basé sur celui d’origine. Vous pouvez alors modifier et soumettre le nouveau devis, puis l’approuver.

    • Si le devis est inacceptable, cliquez sur Rejeter en haut du formulaire Détails du devis.

Transformer un devis approuvé en facture

  1. Sous l’onglet Devis, cliquez sur l’onglet Approuvé.
    Access affiche les devis qui ont été approuvés, y compris ceux qui ont déjà été facturés.

  2. Cliquez sur une valeur sous N° devis pour ouvrir le formulaire Détails du devis pour le devis en question.

  3. Passez en revue les informations du devis.

    Remarque : Vous ne pouvez modifier aucun détail d’un devis qui a été approuvé. Cependant, vous pouvez en faire un duplicata en cliquant sur Duplicata, modifier et soumettre le duplicata du devis, puis approuver et utiliser ce devis pour créer une facture.

  4. En haut du formulaire Détails du devis, cliquez sur Facture.

Imprimer un devis ou l’envoyer par courrier électronique

  1. Sous l’onglet Devis, cliquez sur une valeur sous N° devis pour ouvrir le formulaire Détails du devis et afficher le devis.

  2. En haut du formulaire Détails du devis, cliquez sur Afficher le devis.
    Access ouvre le devis dans le formulaire dans lequel il sera imprimé.

    Les boutons en haut du devis n’apparaissent pas sur la copie finale.

  3. Cliquez sur le bouton approprié en haut du devis.

Factures : Gérer toutes vos factures

Sous l’onglet Factures, vous pouvez créer des factures et vérifier les factures par statut.

Onglet Factures du modèle de base de données Services

Les factures sont répertoriées sur les onglets suivants :

  • Non payée    Liste les factures qui n’ont pas été payées, mais qui ne sont pas encore en retard.

  • Retard de paiement   Répertorie les factures qui n’ont pas été payées et retard.

  • Payé   Répertorie les factures qui ont été payées.

Afficher les détails d’une facture

  • Cliquez sur une valeur sous N° facture pour ouvrir le formulaire Détails de la facture pour la facture en question.

    Vous pouvez modifier les détails d’une facture avant qu’il est envoyée, c'est-à-dire si le statut est Nouveau.

Formulaire Détails de la facture

Formulaire Détails de la facture

Le numéro et le statut de la facture s’affichent dans le coin supérieur gauche du formulaire Détails de la facture.

Utilisez les boutons en haut du formulaire Détails de la facture pour envoyer une facture ou la marquer comme payée, créer un duplicata de facture, afficher l’aperçu d’une facture avant impression et enregistrer les modifications apportées à une facture, puis fermez le formulaire Détails de la facture.

Les informations générales d’une facture se trouvent dans les zones juste en-dessous des boutons en haut du formulaire Détails de la facture. Si la facture a été créée à partir d’un devis, elle hérite des informations du devis en question, mais vous pouvez faire des modifications sur la facture sans que cela n’affecte le devis d’origine.

Les onglets qui se trouvent au milieu du formulaire Détails de la facture concernent les détails liés à la facture : éléments (services et produits), emplacement du service, taxes et conditions, et remarques. Si la facture a été créée à partir d’un devis, elle hérite des informations du devis en question, mais vous pouvez faire des modifications sur la facture sans que cela n’affecte le devis d’origine. Vous pouvez également ajuster les taux et prix unitaires pour les éléments de n’importe quelle facture sans affecter la valeur par défaut du service ou produit associé.

Les montants totaux des services, produits et taxes sont affichés dans le coin inférieur droit du formulaire Détails de la facture. Si vous mettez à jour des informations sur l’onglet Éléments ou Taxes et conditions, cliquez sur Actualiser les totaux pour mettre à jour les montants affichés dans cette zone.

Créer une facture

  • Cliquez sur Nouvelle facture, puis renseignez le formulaire Détails de la facture.

    Si vous n’êtes pas connecté à la base de données, sélectionnez votre nom dans la liste déroulante Vendeur pour l’ajouter au devis.

Envoyer une facture pour paiement

Les factures qui n’ont pas été soumis ne comportent pas de numéro de facture ; la valeur […] s’affiche sous n° facture.

  1. Sous l’onglet Factures, cliquez sur […] dans la ligne contenant la facture à envoyer pour paiement.
    Access ouvre le formulaire Détails de la facture et affiche la facture.

  2. Vérifiez les informations générales et détaillées de la facture et apportez les modifications nécessaires, tel que l’ajout ou la suppression d’éléments, l’ajustement du taux ou du prix unitaire d’un élément, ou l’ajout de remarques.

  3. En haut du formulaire Détails de la facture, cliquez sur Soumettre.

Imprimer une facture ou l’envoyer par courrier électronique

  1. Sous l’onglet Factures, cliquez sur une valeur sous N° facture pour ouvrir le formulaire Détails de la facture et afficher la facture.

  2. En haut du formulaire Détails de la facture, cliquez sur Afficher la facture.
    Access ouvre la facture dans le formulaire dans lequel elle sera imprimée.

    Les boutons en haut de la facture n’apparaissent pas sur la copie finale.

  3. Cliquez sur le bouton approprié en haut de la facture.

Marquer une facture comme payée

  1. Sous l’onglet Factures, sous l’onglet Non payée, cliquez sur une valeur sous N° facture pour ouvrir le formulaire Détails de la facture et afficher la facture.

  2. En haut du formulaire Détails de la facture, cliquez sur Marquer comme payée.

Centre de rapports : Afficher et imprimer des rapports

Le modèle de base de données Services comprend quatre états : une liste de clients et trois états des ventes (mensuelles, trimestrielles et annuelles)

Onglet Centre de rapports du modèle de base de données Services

Pour afficher l’aperçu d’un état :

  • Cliquez sur l’onglet Centre de rapports, puis sous Sélectionner un état, cliquez sur l’état que vous voulez afficher.
    Access affiche l’état dans le volet de visualisation.

Vous pouvez personnaliser l’aperçu à l’aide des options qui s’affichent en haut du volet de visualisation. Les options qui s’affichent dépendent de l’état dont vous affichez l’aperçu.

Pour imprimer un état :

  1. Affichez l’aperçu de l’état que vous souhaitez imprimer.

  2. Sous l’onglet Centre de rapports, cliquez sur Ouvrir dans un nouvel onglet, puis appuyez sur Ctrl+P.

Avancé : Gérer les services, produits, employés et clients

L’onglet Avancé fournit un endroit pratique pour gérer les listes suivantes :

  • Clients

  • Employés

  • Produits

  • Services

Chaque liste est affichée sous forme de feuille de données, ce qui facilite la détection des incohérences et permet d’apporter des modifications en bloc aux données.

Onglet Avancé du modèle de base de données Services

Étapes suivantes

Lorsque vous commencerez à utiliser la base de données Services pour gérer vos activités, vous envisagerez très probablement d’autres façons d’interroger ou de filtrer vos données. Vous découvrirez peut-être aussi que vous voulez modifier la base de données pour mieux prendre en compte vos besoins. Les liens de cette section vous donnent accès à des informations supplémentaires sur les tâches et modifications courantes que vous pouvez réaliser.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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