Si votre équipe utilise des listes de distribution, un partage de fichiers et une prise de notes collaborative pour travailler, vous serez très Groupes Microsoft 365 dans Outlook. Groupes Microsoft 365 est une plateforme puissante et productive qui regroupe les conversations et le calendrier à partir d' Outlook, les fichiers d' SharePoint, les tâches de Planificateur et un bloc-notes OneNote partagé dans un espace de collaboration unique pour votre équipe.
Lorsque vous suivez un groupe, tous les messages électroniques et invitations aux réunions sont envoyés directement dans votre boîte de réception. Mais elles sont également stockées dans votre dossier de groupe. Par conséquent, ne vous préoccupez pas de la suppression accidentelle d’un quelque chose ou de la création d’une règle pour déplacer le courrier de votre boîte de réception vers un dossier privé. Supprimez-la de votre boîte de réception après l’avoir lée et sachez qu’une copie est toujours stockée dans votre dossier de groupe accessible ; En fait, tous les messages depuis le début du groupe sont stockés dans le dossier du groupe. Même si vous n’étiez pas membre au début, vous pourrez voir l’historique complet une fois que vous aurez rejoint la équipe.
Conseil : Si vous n’avez pas Groupes Microsoft 365 encore, vous voudrez peut-être commencer par lire l’Microsoft 365 groupes de Outlook.
Astuces pour obtenir le meilleur Groupes Microsoft 365 ' Outlook
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Utiliser les groupes comme les listes de distribution De nouveaux messages électroniques et demandes de réunion arriveront dans votre boîte de réception, et tout ce que vous envoyez au groupe sera remis à tous les membres du groupe, comme avec une liste de distribution. N’importe quelle version Outlook ou Outlook sur le web fonctionne. Il vous suffit de taper l’adresse de messagerie du groupe sur la ligne À de votre e-mail pour commencer à communiquer.
Remarque : Lorsque vous créez un groupe,cochez la case Envoyer toutes les conversations de groupe afin que tous les membres reçoivent une copie des messages du groupe dans leur boîte de réception.
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« Favoris » votre groupe pour un accès rapide Dans Outlook, les groupes dont vous êtes propriétaire et/ou membre sont répertoriés au bas de votre volet de navigation. Cliquez avec le bouton droit sur un groupe et sélectionnez Ajouter aux favoris pour le déplacer en haut du volet de navigation pour y accéder facilement.
L’ajout aux Favoris vous permet également d’accéder au contenu lorsque vous êtes hors connexion.
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Inutile de déplacer des messages vers un dossier privé Lorsque vous suivez un groupe, tous les messages électroniques et invitations aux réunions sont envoyés directement dans votre boîte de réception. Mais elles sont également stockées dans votre dossier de groupe. Par conséquent, ne vous préoccupez pas de la suppression accidentelle d’un quelque chose ou de la création d’une règle pour déplacer le courrier de votre boîte de réception vers un dossier privé. Supprimez-la de votre boîte de réception après l’avoir lée et sachez qu’une copie est toujours stockée dans votre dossier de groupe accessible ; En fait, tous les messages depuis le début du groupe sont stockés dans le dossier du groupe. Ainsi, même si vous n’étiez pas membre au début, vous pourrez voir l’historique complet une fois que vous aurez rejoint la équipe.
Si vous ne voulez pas que les messages arrivent dans votre boîte de réception, il vous suffit d’arrêter de suivre le groupe (tout en rester membre). Les messages continueront d’être remis dans le dossier de votre groupe, mais pas dans votre boîte de réception.
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Planifier facilement des réunions de groupe Chaque fois que vous sélectionnez un de vos groupes dans le volet de navigation, un ruban des groupes spéciaux s’affiche en haut de l’écran. Ouvrez le calendrier pour voir toutes les réunions de groupe prévues pour le mois. Pour ouvrir votre calendrier de groupe dans :
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Outlook, sélectionnez Accueil > Calendrier.
Pour planifier une nouvelle réunion à partir de cet horaire, voir : Planifier une réunion dans un calendrier de groupe.
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Outlook sur le web, sélectionnez Calendrier.
Pour planifier une nouvelle réunion à partir de cet horaire, voir : Planifier une réunion dans un calendrier de groupe.
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Partagez facilement des fichiers avec tous les membres du groupe Vous pouvez facilement télécharger des fichiers partagés ou joindre des fichiers de la bibliothèque à vos messages électroniques. Étant donné que les autorisations correctes sont déjà définies et appliquées à tous les membres du groupe, vous n’avez pas besoin de gérer les autorisations sur les fichiers partagés. Pour ouvrir l’espace de fichier de votre groupe dans le ruban des groupes dans :
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Outlook, sélectionnez Accueil > Fichiers. Voir Partager des fichiers de groupe.
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Outlook sur le web, sélectionnez Fichiers. Voir Partager des fichiers de groupe.
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Accéder rapidement au bloc-notes d’équipe Elle permet de capturer des notes pour les discussions, les réunions, les plans et les activités de votre équipe. Pour ouvrir le bloc-notes de votre groupe dans le ruban des groupes dans :
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Outlook, sélectionnez Accueil et>'accueil.
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Outlook sur le web, sélectionnez Bloc-notes.
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Trouvez ce que vous cherchez Vous recherchez toutes les réunions sur un sujet particulier ? Vous voulez retrouver les notes du sac marron de la semaine dernière ? Les conversations de groupe, le calendrier, les fichiers et les blocs-notes peuvent faire l’effet d’une recherche, et les autorisations sont automatiquement définies pour que tous les membres du groupe peuvent rechercher ce qu’ils cherchent.
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Réseau social avec les J’aime et @mentions Vous aimez l’idée d’un membre du groupe ? Dites-le. C’est simple et rapide (et vous pouvez dire « au bonjour » à l’ancien « +1 »). Vous voulez attirer l’attention d’une personne ? Utilisez une @mention dans un message électronique pour que le message arrive dans la boîte de réception du membre du groupe pour lui aider à le suivre.
