Tableaux de bord interactifs avec PowerPoint et Excel

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Décisionnel avec Style et fonctionnalités

Par Glenna Shaw, MVP PowerPoint

Que désignent les tableaux de bord interactifs et comment les utiliser pour communiquer des informations essentielles à votre public ? Cet article explique comment créer et utiliser des tableaux de bord interactifs et fournit des liens vers des exemples de fichiers et de présentations.

Contenu de cet article

Présentation des tableaux de bord

Arrière-plan du tableau de bord

Éléments de tableau de bord

Tableaux de bord interactifs

Partager votre tableau de bord

Conclusion

Présentation des tableaux de bord

Le décisionnel est aujourd’hui un élément indispensable, et ces informations sont le plus souvent transmises à l’aide de tableaux de bord.

Quelle est donc exactement un tableau de bord ? Ma définition favorite viennent Stephen peu, « un tableau de bord est un affichage des informations plus importantes nécessaires pour atteindre un ou plusieurs des objectifs qui s’intègre entièrement sur un seul écran afin qu’il soit contrôlable en un clin de œil. » Cela renvoie un thème que j’ai entendu dans un prospect session par David Paradi lors de la conférence Live PowerPoint sur l’utilisation de la GAR principe (clin de œil, absorber et retour.). Rick Altman, l’hôte de la Presentation Summit a accepté simple me laisser utiliser des données de sa conférence pour créer le tableau de bord exemple utilisé pour cet article. Notez que j’ai utilisé alias des rubriques et des présentateurs pour protéger des informations professionnelles sensibles et votre confidentialité du présentateur.

SharePoint et Excel sont les plus couramment utilisés supports de Microsoft pour la création de tableaux de bord (voir l’Article d’aide Microsoft : Présentation des fonctionnalités d’analyse décisionnelle). Bien que souvent ignoré, PowerPoint combiné avec Excel offre une solution pratique pour la création de tableaux de bord élégantes et fonctionnelles. En outre, PowerPoint propose une fonctionnalité d’interactivité non disponible dans d’autres applications.

Lors de la création d’un tableau de bord, il faut partir du principe numéro un que les données sont le centre de l’attention. Un écran encombré de composants superflus détourne l’attention des informations présentées. Il convient donc d’adopter l’approche surnommée « KISS » (Keep It Simple Stupid). Vous devez établir un équilibre entre l’aspect accrocheur de votre tableau de bord, qui permet de retenir l’attention de votre auditoire, et la sobriété du style, de façon à ne pas noyer les informations présentées. Il est recommandé, d’une part, d’éviter les graphiques 3D et, d’autre part, de privilégier la présentation d’informations dans un tableau plutôt que dans un graphique. Excel propose une excellente fonctionnalité de mise en forme conditionnelle, qui vous permet d’avoir les deux : un affichage graphique dans un tableau.

Arrière-plan du tableau de bord

La première étape consiste à créer votre arrière-plan pour loger vos éléments de tableau de bord. J’ai choisi de placer une forme personnalisée grise sur un fond bleu foncé. J’ai également appliqué un effet d’ombre Intérieur centre à la forme. Cela donne l’impression d’une zone enfoncée pour accueillir mes éléments de tableau de bord. Cet effet présente l’avantage d’attirer l’œil vers l’intérieur de la forme, ce qui place le point d’intérêt de la diapositive sur les éléments du tableau de bord.

Tableau de bord interactif

Éléments du tableau de bord

Une fois que vous avez créé votre arrière-plan, vous devez choisir les éléments que vous souhaitez inclure dans votre tableau de bord. N’oubliez pas que votre tableau de bord doit afficher les données qui répondra à un ou plusieurs objectifs. Dans mon exemple, j’ai choisi d’afficher une comparaison des coûts, de présence, de rubriques et de haut-parleurs pour la présentation Summit. Une fois que vous connaissez vos objectifs principales vous pouvez tester les éléments à affichage optimal les informations dans un format facilement compris par votre public. J’ai choisi de coller des graphiques et tableaux simples et tirer parti d’Excel mise en forme conditionnelle pour mes tables.

Tableau dans un tableau de bord

Le tableau ci-dessous présente sous forme graphique fréquence des sessions et évaluations de sessions et des haut-parleurs avec indicateurs. J’ai choisi d’utiliser les paramètres par défaut des indicateurs de mise en forme conditionnelle qui sont librement basés sur une courbe en cloche. Utilisez les fonctionnalités d’Excel vous pouvez afficher vos informations à l’aide des analyses statistiques complexes (voir l’aide de Microsoft et de l’article procédure), mais vous devez toujours conserver votre public à l’esprit. Un élément dans un tableau de bord n’a aucune utilité si votre public ne comprenez pas.

Une fois vos éléments choisis, vous pouvez les regrouper de sorte que votre auditoire comprenne clairement le lien qui les unit. Il existe plusieurs méthodes pour cela. Dans mon exemple, j’ai choisi d’utiliser la couleur, la proximité et l’encadrement. Les éléments sont regroupés en les rapprochant les uns des autres, en utilisant les mêmes couleurs dans les graphiques et en les cernant d’un contour de couleur. Les coûts sont encadrés en bleu, la présence en vert, les thèmes en violet, les présentateurs en orange, et la comparaison général/particulier en turquoise. Comme vous pouvez le constater, je n’ai pas utilisé le vert et le rouge ensemble. De nombreuses personnes sont daltoniennes et ne pourraient pas distinguer les deux couleurs.

Enfin, vous devez vous assurer que le texte de votre tableau de bord est facile à lire. Les tableaux de bord étant affichés sur un écran d’ordinateur individuel, vous disposez d’une plus grande souplesse qu’avec une diapositive projetée classique, mais ce n’est pas sans difficulté pour autant. Pour vous faciliter un peu la tâche, vous pouvez faire des essais à l’aide des boutons Augmenter/Diminuer la taille de la police du ruban.

Groupe Police dans Excel

Tableaux de bord interactifs

L’une des fonctionnalités les plus remarquables de PowerPoint est la possibilité d’ajouter facilement de l’interactivité sans avoir recours à une programmation compliquée. L’interactivité dans un tableau de bord peut être un élément délicat. En général, elle constitue une sorte d’« approfondissement » permettant à l’auditoire d’obtenir plus de détails sur un élément particulier. En revanche, il est relativement difficile d’absorber les informations lors du passage d’une fenêtre à l’autre. Cela amène souvent à d’incessants retours en arrière. PowerPoint offre une fonctionnalité unique pour remédier à cette limitation, que j’appelle « tableaux de bord en mouvement ».

Pour mon exemple que j’ai créés boutons en haut de l’écran pour autoriser RTF aux tableaux de bord affichant les mêmes informations pour les années d’exploration. Ces boutons créer un lien vers une diapositive distincte pour obtenir des informations annuelles correspondantes. J’ai appliqué un effet d’ombre pour indiquer sur quel bouton a été enfoncé. Vous pouvez également lier directement à partir des éléments du tableau de bord (par exemple, cliquez sur un graphique pour afficher plus de détails.) Pour plus d’informations sur les interactivité PowerPoint voir mon didacticiel sur PowerPoint dynamique.

Tableau de bord interactif

J’ai présenté exactement les mêmes données sur chaque diapositive de détails par année et les axes des graphiques sont exactement identiques. L’auditoire peut ainsi descendre dans la hiérarchie pour afficher des détails concernant une année particulière. Cependant, ce n’est pas forcément l’aspect le plus intéressant. S’il examine un seul élément des diapositives d’informations détaillées par année, un auditeur peut aller et venir entre ces diapositives (à l’aide des boutons du tableau de bord, des touches fléchées et page précédente/page suivante, ou du bouton de défilement) et observer les changements constatés chaque année. Les graphiques sont à proprement parler en mouvement.

Comparaison de graphiques

Cette caractéristique est propre à PowerPoint et résout aisément le problème de l’absorption des informations figurant sur différentes diapositives/fenêtres. Si vous choisissez d’utiliser cette méthode, veillez à utiliser exactement le même emplacement des éléments et les mêmes axes de graphique sur toutes les diapositives. De cette manière, vous êtes sûr d’effectuer une comparaison sur le même plan, sans quoi les résultats peuvent être incohérents.

Partager votre tableau de bord

Une fois que votre tableau de bord est terminée, enregistrez-le en tant que diaporama PowerPoint (*.ppsx). Le tableau de bord s’ouvre automatiquement lorsque votre public clique dessus. Vous pouvez enregistrer le fichier sur un lecteur réseau partagé ou l’envoyer par courrier électronique. Si vous comptez placer votre tableau de bord en ligne, vous ne trouverez pas davantage que la nouvelle Office Online. Cette fonctionnalité est intégrée à l’enregistrer et envoyer des options dans PowerPoint 2010, mais si vous utilisez toujours PowerPoint 2007 tous les prend est un compte Windows Live . Avec votre compte Windows Live, vous devez accéder aux OneDrive où vous pouvez publier et partager des documents.

Conclusion

Un tableau de bord vaut uniquement la valeur des informations qui peuvent être obtenus à partir de celle-ci, que tableau de bord de RTF dites-nous ? Correctement le tableau de bord indique que la présentation Summit est une conférence exact qui rencontre croissance annuelle et un haut degré de satisfaction client tout en conservant des coûts réduits. En tant que participant avid et support de la conférence, il s’agissait sans surprise pour moi, mais il est utile de fournir RTF le tableau de bord qui prouvent que nous auraient déjà intuitive.

Photo de Glenna Shaw

Glenna Shaw est une valeur MVP (Most Professional) pour PowerPoint et le propriétaire de Communication visuelle de Glenna Shaw et le blog de Visualology . Elle conserve les certificats dans la technologie d’accessibilité d’informations, conception graphique et rédaction technique professionnel.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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