Tâches de base dans SharePoint Server 2010

Important    Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Prise en main d’Office 2010 Here are some basic tasks and information to help you learn how to use Microsoft SharePoint Server 2010.

Dans cet article

Vue d’ensemble des fonctionnalités SharePoint Foundation et SharePoint Server

Fonctionnalités de SharePoint Server

Composants d’un site SharePoint

Caractéristiques de site qui affectent votre expérience

Ajout de contenu à un site

Gestion et utilisation des éléments de site

Vue d’ensemble de SharePoint Foundation et SharePoint Server

SharePoint Foundation 2010 is the underlying technology for SharePoint sites that is available for free and was called Windows SharePoint Services in previous versions. SharePoint Server 2010 relies on SharePoint Foundation technology to provide a consistent, familiar framework for lists and libraries, site administration, and site customization. Any features that are available in SharePoint Foundation are also available in SharePoint Server 2010.

However, SharePoint Server 2010 extends SharePoint Foundation by providing additional features and capabilities. For example, both SharePoint Server and SharePoint Foundation include site templates for collaborating with colleagues on team sites, blogs, and Meeting Workspaces. However, SharePoint Server includes enhanced social computing features such as tagging and news feeds that help people in your organization to discover, organize, navigate, and share information with colleagues. Similarly, SharePoint Server enhances the search technology from SharePoint Foundation to include features that are useful for employees in large organizations, such as the ability to search for business data in SAP, Siebel, and other business applications.

SharePoint Foundation et SharePoint Server sont conçus pour une utilisation avec d’autres programmes, serveurs et technologies du système Microsoft Office. Par exemple, vous pouvez utiliser un site, une liste ou une bibliothèque hors connexion dans SharePoint Workspace, travailler avec le contenu du site une fois déconnecté du réseau, puis synchroniser automatiquement vos modifications lors de votre reconnexion. La majorité des tâches SharePoint peuvent être exécutées dans les programmes courants de Microsoft Office. Par exemple, vous pouvez initier un flux de travail ou y participer, pour approuver des notes de frais dans Microsoft Word.

Fonctionnalités de SharePoint Server

The capabilities of SharePoint Server 2010 are focused in six areas. This article briefly introduces each of these capabilities and then links to related articles where you can learn more.

Collaboration et informatique sociale

SharePoint Server 2010 extends the collaboration features of SharePoint Foundation by promoting easy authoring from the browser or from familiar applications such as Microsoft Word, helping users relate resources with tagging and ratings, and helping people find answers faster through news feeds and people search.

Les avantages de ces fonctionnalités sont principalement remarquables dans votre site Mon site, à savoir votre propre site SharePoint, dans lequel vous pouvez partager des documents, des liens et des informations vous concernant dans un profil en ligne. Vous pouvez également créer des blogs autour de centres d’intérêt spécifiques ou rechercher les informations utiles à vos activités professionnelles.

Profil WN

Vous décidez des informations que vous souhaitez partager et de celles que vous souhaitez garder confidentielles sur votre site Mon site. Vous pouvez ensuite baliser des liens vers les informations de votre choix, et rechercher des informations qui ont été balisées par d’autres personnes, ou les partager via les échanges de News. Pour en savoir plus sur la gestion des informations sur votre site Mon site, voir Gérer les informations que vous partagez via votre site Mon Site et votre profil.

SharePoint Server 2010 also enables participation anywhere by offering a rich SharePoint Workspace experience while online or disconnected from your network and freeing users to collaborate on the go.

Gestion de contenu d’entreprise

Enterprise Content Management (ECM) from Microsoft helps organizations overcome the challenges posed by large volumes of unmanaged content. SharePoint Server 2010 is a central part of the Microsoft ECM solution, which extends content management to every employee in an organization through integration with familiar tools such as the Microsoft Office system. The Microsoft ECM solution provides capabilities for managing the entire life cycle of content — from creation, to editing and collaboration, to expiration — on a single unified platform.

SharePoint Server 2010 helps organizations manage the entire life cycle of content by providing distinct sets of features that enable organizations to achieve the following goals:

  • Manage diverse content    The document management capabilities in SharePoint Server 2010 help organizations consolidate diverse content from multiple locations into a centrally managed repository with consistent categorization. The new document sets feature enables your organization to create and manage work products that span multiple documents. Integrated search capabilities help people find, share, and use this information. Metadata management capabilities such as the new Term Store feature can help organizations to centrally manage metadata across sites. Metadata is information about data that is used to help identify, structure, discover, and manage information. New support for metadata-driven navigation, and the ability to embed metadata fields in documents improves information search and discovery. Content can also be protected from unauthorized access. Collaboration tools, such as workflow, help people work better together to create, review, and approve documents in a structured way.

  • Satisfy compliance and legal requirements    The records management capabilities in SharePoint Server 2010 enable organizations to store and protect business records, either in-place next to in-progress records or in a locked down central repository. Organizations can apply expiration policies to records to ensure that they are retained for the appropriate time period to comply with regulations or corporate business policies, thereby mitigating legal risk to the organization. Audit trails provide proof to internal and external auditors that records were retained appropriately. Holds can be placed upon specific records under legal discovery to prevent their destruction.

  • Efficiently manage multiple Web sites    The Web content management capabilities in SharePoint Server 2010 enable people to publish Web content with an easy-to-use content authoring tool and a built-in approval process. Employees can upload content — including images, audio, and video — to Web sites in a timely manner without extensive support from IT staff. New support for rich media includes a new Asset Library, with rich views and pickers; support for videos as a SharePoint content type; a streaming video infrastructure, and a skinable Silverlight media player. Templates in the form of master pages and page layouts enable organizations to apply consistent branding to pages. Built-in Web analytics features provide support for Traffic, Search, and Inventory analytics reports. SharePoint Server 2010 also offers a single deployment and management infrastructure for intranet, extranet, and Internet sites, as well as for multilingual sites.

Recherche d’entreprise

SharePoint Server 2010 delivers a powerful search infrastructure that complements other business productivity capabilities such Enterprise Content Management and collaboration to help people get better answers faster and amplify the impact of knowledge and expertise.

La fonction de recherche tient compte de votre contexte personnel et vous aide à affiner votre recherche grâce à une navigation interactive, qui vous guide vers les informations dont vous avez besoin. SharePoint Server étend la portée des recherches à un plus grand nombre de sources de contenus et à un plus grand nombre de types de contenus, pour accéder à toutes les données de l’entreprise - notamment les applications d’entreprise telles que SAP, Siebel ou les bases de données personnalisées - et met ces informations à la disposition des personnes qui en ont besoin.

Aide à la décision

Business intelligence is a set of methodologies, technology, and processes that takes information stored in organizational systems and makes it actionable by putting it into the hands of the people who need it most so that they can make informed decisions. As a key part of the Microsoft business intelligence platform, SharePoint Server 2010 can help extend business intelligence capabilities to everyone within an organization, so that everyone is able to access the right data to make the right decisions.

Your organization probably stores data in a variety of formats, such as databases, e-mail messages, and spreadsheet files. SharePoint Server 2010 helps you extract data from a variety of sources and present that data in ways that facilitate analysis and decision making.

Excel Services donne aux décideurs le pouvoir de publier, partager et gérer les classeurs Excel sur un site SharePoint. Les autres membres de l’organisation peuvent ensuite modifier les valeurs des cellules, les formules et la mise en forme, à partir du navigateur, lors de leur analyse des données.

PerformancePoint Services in SharePoint Server 2010 can increase visibility into key organizational objectives and metrics, and enable richer depth of analysis and insight. You or others in your organization can create and use interactive dashboards with scorecards, reports, and filters to find trends. You can also add rich charts to your SharePoint sites and connect the charts to data from a variety of sources, such as SharePoint lists, external data lists, Business Data Connectivity Services, Excel Services, or other Web Parts.

Portails

With SharePoint Server 2010, organizations can build and maintain portal sites for every aspect of their business (enterprise intranet portals, corporate Internet Web sites, and divisional portal sites). Enterprise intranet and divisional portals can connect individual sites across an organization and consolidate access to existing business applications. Teams and individuals in an organization can use a portal site to access the expertise, information, and business applications that they need in order to do their jobs.

Les membres du personnel d’une organisation qui utilisent un site portail peuvent tirer profit de leur site Mon site. Un site Mon site est un site personnel qui vous permet de disposer d’un endroit centralisé où stocker et gérer vos documents, votre contenu, vos liens et vos contacts. Un site Mon site peut aussi servir de point de contact pour les autres utilisateurs de votre organisation, pour trouver des informations sur vous, vos compétences et centres d’intérêt. Un site Mon site englobe les fonctionnalités d’informatique sociale mentionnées plus haut dans cet article.

SharePoint Server 2010 also includes features that organizations can use to personalize the experience of a portal site for individual users, such as targeting content to specific types of users. Your organization can further customize the portal site by using a SharePoint-compatible Web design program such as SharePoint Server 2010.

Processus d’entreprise et formulaires

SharePoint Server 2010 provides many features that can help you integrate and streamline your business processes. Workflows can streamline the cost of coordinating common business processes, such as project approval or document review, by managing and tracking the tasks involved with those processes. SharePoint Server 2010 has several predefined workflows that you can use as they are or customize to suit your needs. You can also use SharePoint Designer to create custom workflows that support your unique business processes.

You can also create browser-based forms and gather data from organizations that do not use Microsoft InfoPath 2010.

Composants d’un site SharePoint

Un site est un groupe de pages Web ayant un rapport entre elles et sur lequel votre organisation peut collaborer à des projets, tenir des réunions et partager des informations. Ainsi, votre équipe peut disposer de son propre site pour y conserver ses plannings, ses fichiers et ses informations détaillées. Le site de votre équipe peut appartenir au site portail d’une grande organisation où les services tels que les ressources humaines rédigent et publient des informations et des ressources pour le reste de l’organisation.

Tous les sites SharePoint présentent des éléments communs qu’il est conseillé de maîtriser avant de commencer : listes, bibliothèques, composants WebPart et affichages.

Site d’équipe

Listes    Une liste est un composant de site Web dans lequel votre entreprise peut stocker, partager et gérer des informations. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches pour retracer le suivi des affectations de travail, ou des événements d’une équipe dans un calendrier. .

Bibliothèques    Une bibliothèque est un type de liste particulier, qui stocke les fichiers et les informations sur les fichiers. Vous pouvez déterminer la façon dont les fichiers sont affichés, suivis, gérés et créés dans les bibliothèques.

Vues    Vous pouvez utiliser des vues pour consulter les éléments d’une liste ou d’une bibliothèque qui vous importent le plus ou qui vous sont le plus utiles. Par exemple, vous pouvez créer une vue de tous les éléments d’une liste s’appliquant à un service spécifique, ou mettre en évidence des documents spécifiques dans une bibliothèque. Vous pouvez créer plusieurs vues d’une liste ou d’une bibliothèque et les mettre à disposition des autres utilisateurs, qui pourront les sélectionner. Vous pouvez également utiliser un composant WebPart pour afficher une vue d’une liste ou d’une bibliothèque sur une page distincte de votre site.

Affichage Mes tâches

Composants WebPart    Un composant WebPart est une unité modulaire d’information qui constitue une composante fondamentale de la plupart des pages d’un site. Si vous êtes autorisé à modifier les pages de votre site, vous pouvez utiliser des composants WebPart pour personnaliser votre site et afficher des images, des graphiques, des parties d’autres pages Web, des listes de documents, des vues personnalisées de données métiers et plus encore.

Composant WebPart

Caractéristiques de site qui affectent votre expérience

Les caractéristiques de votre installation et de votre configuration de SharePoint affectent les éléments que vous pouvez afficher et les options disponibles sur votre site.

Autorisations    Si vous disposez de l’autorisation Contrôle total par défaut, la gamme entière des options est à votre disposition pour la gestion du site. Si vous disposez de l’autorisation Contribution ou Lecture, les options et les accès au site sont limités. Un grand nombre des options présentées dans cet article ne sont pas accessibles aux utilisateurs disposant du niveau d’autorisation Lecture. Ce niveau permet de lire le contenu, mais pas de le modifier. Étant donné que les autorisations sont conçues pour être flexibles et personnalisables, votre organisation peut définir ses propres niveaux d’autorisation.

Personnalisation    Votre organisation peut personnaliser les autorisations et l’homologation de votre site, et même la navigation dans le site, et déplacer des commandes telles que le menu Actions du site dans un autre emplacement de la page. De même, votre organisation peut décider de ne pas utiliser la fonction du Ruban, nouvellement introduite dans SharePoint 2010.

Version of SharePoint    This article discusses how to get started in SharePoint Server 2010. If your organization is using SharePoint Foundation 2010, see Getting started with SharePoint Foundation 2010. If you are using a previous version of SharePoint, see the Help for that version.

Ajout de contenu à un site

Vous pouvez ajouter des éléments à des listes et des fichiers à des bibliothèques à l’aide d’un navigateur Web. Les boutons permettant d’effectuer la plupart des actions sont situés dans le Ruban, affiché dans la partie supérieure de la plupart des pages d’un site.

Ruban WN

Les boutons du Ruban peuvent être grisés pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

  • L’action n’est pas applicable ou dépend d’une autre action. Par exemple, vous devez activer la case à cocher correspondant à un document pour pouvoir l’extraire.

  • Vous n’êtes pas autorisé à effectuer cette tâche.

  • Cette fonctionnalité n’est pas activée pour le site. Il se peut, par exemple, que les flux de travail ne soient pas activés sur le site.

Vous pouvez également enregistrer des fichiers dans une bibliothèque à partir de certains programmes clients, compatibles avec SharePoint Server. Vous pouvez par exemple enregistrer un document Microsoft Office Word dans une bibliothèque d’un site SharePoint tout en travaillant dans Word.

Pour ajouter un élément à une liste ou un fichier à une bibliothèque, vous devez disposer du droit de contribution à la liste ou à la bibliothèque. Pour plus d’informations sur l’utilisation des droits d’accès au sein de votre organisation et sur les niveaux d’autorisations, contactez le propriétaire ou l’administrateur du site.

Lorsque vous ajoutez l’élément ou le fichier, tous ceux qui ont l’autorisation de lire la liste peuvent visualiser l’élément ou le fichier, à moins qu’il nécessite une approbation. Si c’est le cas, l’élément ou le fichier est stocké dans la liste ou la bibliothèque dans un état d’attente, jusqu’à ce que quelqu’un disposant de l’autorisation appropriée l’approuve. Si vous êtes déjà en train de consulter la liste ou la bibliothèque lorsqu’un élément ou un fichier est ajouté, vous devez actualiser l’affichage de votre navigateur pour voir le nouvel élément ou le nouveau fichier.

Les listes peuvent également bénéficier de fonctionnalités de messagerie, si le courrier entrant ou sortant est autorisé sur votre site. Vous pouvez configurer certaines listes telles que calendriers, annonces, blogs et forums de discussion pour qu’il soit possible de leur ajouter du contenu par envoi de courrier électronique. À l’inverse, d’autres listes telles que les tâches et les listes de suivi de problème peuvent être configurées pour envoyer du courrier électronique à des personnes à qui des éléments sont affectés.

Outre celle d’ajouter du contenu à des listes et bibliothèques existantes, vous pouvez avoir l’autorisation de créer de nouvelles listes et bibliothèques. Dans ce cas, les modèles de listes et de bibliothèques vous facilitent la tâche. En fonction de votre niveau d’autorisation, il est également possible que vous puissiez créer et personnaliser des pages et des sites.

Listes

Bien qu’il existe plusieurs types de listes, la procédure pour y ajouter des éléments est similaire, ce qui permet d’éviter de devoir apprendre plusieurs techniques pour utiliser différents types de listes. Un élément d’une liste contient du texte dans plusieurs colonnes et, dans certaines listes, des pièces jointes peuvent être associées à l’élément.

Ajouter un élément à une liste

  1. Dans la liste dans laquelle vous souhaitez ajouter l’élément, cliquez sur l’onglet Éléments dans le Ruban. (Dans un calendrier, il s’agit de l’onglet Événements .)

  2. Cliquez sur Nouvel élément (ou sur Nouvel événement dans un calendrier).

    Conseil   Un autre moyen rapide d’ajouter un événement à un calendrier consiste à pointer le curseur sur la date dans le calendrier, puis à cliquer sur Ajouter.

  3. Renseignez les champs obligatoires et les champs que vous souhaitez renseigner.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier ou supprimer un élément de la liste

  1. Pointez vers un élément, puis activez la case à cocher affichée en regard de l’élément concerné.

    Conseil   Vous pouvez effectuer des actions sur plusieurs éléments en activant plusieurs cases à cocher.

  2. Sous l’onglet Éléments du Ruban, cliquez sur Modifier l’élément ou sur Supprimer l’élément, selon le cas.

Dans le cas de nombreux types de sites, des listes sont créées automatiquement à votre intention. Ces listes par défaut peuvent être variées, d’un forum de discussion à une liste de calendrier. Pour gagner du temps, vous pouvez également, si vous disposez des autorisations appropriées, créer des listes à partir de plusieurs types de modèles de liste, qui proposent une structure et des éléments prédéfinis.

Créer une liste

  1. Pour créer une liste, cliquez sur le menu Actions du site  Menu Actions du site, puis sur Autres options de création.

    Remarque   Si le menu Actions du site ou l’option de création ne s’affichent pas, il se peut que vous ne disposiez pas des droits de création de liste.

  2. Sur la page Créer, cliquez sur le type de liste que vous souhaitez créer. Par exemple, Liens.

  3. Dans le champ Nom, tapez un nom pour la liste, renseignez les autres champs de votre choix, puis cliquez sur Créer.

Bibliothèques

Une bibliothèque est un emplacement sur un site dans lequel vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer des fichiers avec des membres d’équipe. Chaque bibliothèque affiche une liste de fichiers et d’informations clés au sujet des fichiers, de sorte à faciliter la collaboration sur ces derniers.

Vous pouvez ajouter un fichier à une bibliothèque en le téléchargeant depuis votre navigateur Web. Après avoir ajouté le fichier à la bibliothèque, les utilisateurs disposant des droits d’accès appropriés pourront visualiser le fichier. Si vous affichez la bibliothèque lors de l’ajout du fichier, vous devrez peut-être actualiser le navigateur pour visualiser le nouveau fichier.

Si vous utilisez un programme compatible avec SharePoint Server, vous pouvez créer un nouveau fichier basé sur un modèle lors de l’utilisation de la bibliothèque. Vous pouvez également enregistrer un fichier dans la bibliothèque à partir d’un autre programme tel que l’espace de travail SharePoint ou Microsoft Word.

Ajouter un fichier à une bibliothèque

  1. Dans la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez ajouter le fichier, cliquez sur l’onglet Documents dans le Ruban.

  2. Cliquez sur Télécharger un document.

  3. Accédez au document, puis cliquez sur OK.

Conseil   If you are using a program that is compatible with SharePoint Server 2010, such as Microsoft Word 2010, you can drag and drop documents from Windows Explorer into the Upload Document dialog box.

Modifier ou supprimer un fichier dans une bibliothèque

  1. Pointez vers un fichier, puis activez la case à cocher affichée en regard du fichier concerné.

  2. Sous l’onglet Documents du Ruban, cliquez sur Modifier le document ou sur Supprimer le document, selon le cas.

Une bibliothèque par défaut, nommée Documents partagés, est créée automatiquement lorsque vous créez de nombreux types de sites. Documents partagés est une bibliothèque de documents dans laquelle vous pouvez stocker différents types de fichiers. Vous pouvez créer d’autres bibliothèques, par exemple une bibliothèque d’images, si vous disposez des droits de gestion des listes.

Créer une bibliothèque de documents

  1. Pour créer une bibliothèque de documents, cliquez sur le menu Actions du site  Menu Actions du site, puis sur Nouvelle bibliothèque de documents.

    Remarque   Si le menu Actions du site ou l’option de création ne s’affichent pas, il se peut que vous ne disposiez pas des droits de création de bibliothèque.

  2. Dans le champ Nom, tapez un nom pour la bibliothèque, renseignez les autres champs de votre choix, puis cliquez sur Créer.

Remarque   Pour connaître les autres types de bibliothèques que vous pouvez créer, cliquez sur Actions du site, puis sur Autres options de création. Pointez le curseur sur une option de bibliothèque pour en afficher la description.

Créer un autre type de bibliothèque

  1. Pour créer une bibliothèque, cliquez sur le menu Actions du site  Menu Actions du site, puis sur Autres options.

    Remarque   Si le menu Actions du site ou l’option de création ne s’affichent pas, il se peut que vous ne disposiez pas des droits de création de bibliothèque.

  2. Pointez le curseur sur une option de bibliothèque pour en afficher la description.

  3. Dans le champ Nom, tapez un nom pour la bibliothèque, renseignez les autres champs de votre choix, puis cliquez sur Créer.

    Remarque   Pour définir les options telles que l’affichage éventuel de la bibliothèque dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Autres options avant de cliquer sur Créer.

Sites et pages

A site peut être d'usage général, par exemple pour accueillir des programmes, des instructions, des fichiers et d'autres informations diverses que votre équipe consulte fréquemment. Un site peut aussi servir un objet plus spécifique, par exemple assurer l'organisation et le suivi d'une réunion, ou héberger un blog sur lequel un membre de votre équipe publie régulièrement informations et idées.

Site de blog

Your organization can use pages, subsites, and top-level sites to divide site content into distinct, separately manageable sites. For example, each department in your organization may have its own team site that is part of a larger portal site.

Vous pouvez ajouter du contenu à des sites en y créant des listes et des bibliothèques. Si vous possédez l'autorisation adéquate, vous pouvez également ajouter des pages à votre site. Vous pouvez également envisager d'y ajouter des pages de composants WebPart qui vous permettent d'utiliser des composants WebPart pour ajouter rapidement du contenu dynamique.

Si vous souhaitez créer de nouveaux sites, vous pouvez gagner du temps en opérant une sélection parmi plusieurs types de modèles de site. Votre capacité à créer de tels sites ou sous-sites dépend de la façon dont votre entreprise a configuré ses sites, et des autorisations de création. Pour plus d’informations sur la manière dont votre entreprise gère les autorisations sur les sites, contactez le propriétaire du site ou votre administrateur.

Créer un site

  1. Pour créer un site, cliquez sur le menu Actions du site  Menu Actions du site, puis sur Nouveau site.

    Remarque   Si le menu Actions du site ou l’option de création ne s’affichent pas, il se peut que vous ne disposiez pas des droits de création de site.

  2. Renseignez les champs Titre et Nom d’URL associés au site.

  3. Sous Sélection du modèle, sélectionnez un modèle de site.

  4. Sélectionnez les autres options souhaitées, puis cliquez sur Créer.

Créer une page

Remarque   Les étapes de création d’une page peuvent varier selon le type de site auquel vous êtes actuellement connecté, selon que les fonctionnalités de publication sont activées ou non et selon qu’une approbation est requise pour publier des pages.

  1. Pour créer une page, cliquez sur le menu Actions du site  Menu Actions du site, puis sur Nouvelle page.

    Remarque   Si le menu Actions du site ou l’option de création ne s’affichent pas, il se peut que vous ne disposiez pas des droits de création de page.

  2. Tapez un nom pour la page, puis cliquez sur Créer.

  3. Sur la nouvelle page que vous avez créée, effectuez l’une ou plusieurs des opérations suivantes :

    • Pour ajouter du texte, tapez ou copiez du texte dans la zone de texte.

    • Pour mettre en forme votre texte, cliquez sur l’onglet Format du texte dans le Ruban et sélectionnez un bouton.

    • Pour insérer un composant WebPart ou une liste existante, cliquez sur l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton approprié, sélectionnez le composant WebPart ou la liste de votre choix, puis cliquez sur Ajouter.

    • Pour insérer une nouvelle liste, cliquez sur l’onglet Insertion, tapez un titre pour votre liste, cliquez sur un type de liste pour le sélectionner, puis cliquez sur OK.

  4. Lorsque vous avez terminé de modifier la page, cliquez sur Enregistrer dans le Ruban.

Modifier une page

  1. Pour modifier une page, cliquez sur le bouton Modifier dans le Ruban.

    Remarque   Si le bouton Modifier ne s’affiche pas, il se peut que vous ne disposiez pas des droits de modification de page.

  2. Effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :

    • Pour ajouter du texte, tapez ou copiez du texte dans la zone de texte.

    • Pour mettre en forme votre texte, cliquez sur l’onglet Format du texte dans le Ruban et sélectionnez un bouton.

    • Pour insérer un composant WebPart ou une liste existante, cliquez sur l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton approprié, sélectionnez le composant WebPart ou la liste de votre choix, puis cliquez sur Ajouter.

    • Pour insérer une nouvelle liste, cliquez sur l’onglet Insertion, tapez un titre pour votre liste, cliquez sur un type de liste pour le sélectionner, puis cliquez sur OK.

  3. Lorsque vous avez terminé de modifier la page, cliquez sur Enregistrer dans le Ruban.

Gestion et utilisation de contenu de site

Pour rendre votre équipe plus productive, il existe plusieurs manières de gérer et d’étendre le contenu des listes, des bibliothèques et des sites. Certaines fonctionnalités aident à la recherche et à l’exploitation efficaces d’informations. D’autres fonctionnalités permettent de gérer l’accès aux informations.

Navigation dans les contenus

Des commandes de navigation permettent aux utilisateurs de consulter les contenus dont ils ont besoin. La barre de liens supérieure et la barre Lancement rapide sont deux commandes de navigation que vous pouvez personnaliser.

By using the settings pages for each list or library, you can choose which lists and libraries appear on the Quick Launch. You can also change the order of links, add or delete links, and add or delete the sections into which the links are organized. For example, if you have too many lists in the List section, you can add a new section for Tasks Lists where you can include links to your tasks lists. You can make all of these changes to the Quick Launch from within a browser that is compatible with SharePoint Server 2010. You can even add links to pages outside the site.

Lancement rapide

La barre de liens supérieure permet aux utilisateurs de votre site d'accéder aux autres sites de la collection de sites, en affichant une rangée d'onglets dans la partie supérieure de chaque page de votre site. Lorsque vous créez un site, vous pouvez choisir d'inclure ou non ce site dans la barre de liens supérieure de son site parent et d'utiliser ou non la barre de liens supérieure du site parent.

Barre de liens supérieure

Si votre site utilise une barre de liens supérieure unique, vous pouvez personnaliser les liens qui apparaissent dans celle-ci. Tout site créé au sein du site parent peut également être affiché dans la barre de liens supérieure à condition qu’il soit configuré pour hériter de la barre de liens supérieure du site parent. Vous pouvez également inclure des liens vers d’autres sites situés en dehors de votre collection de sites.

Gestion des accès au contenu

Un propriétaire ou administrateur de site peut accorder des autorisations de divers niveaux aux utilisateurs et aux groupes SharePoint qui contiennent des utilisateurs. Ces autorisations peuvent s’appliquer à un site, à des listes et bibliothèques d’un site, ou à des éléments de listes et de bibliothèques.

Vous pouvez accorder différents niveaux d’autorisation selon les objets (site, liste, bibliothèque, dossier de liste ou de bibliothèque, élément de liste ou document).

Organisation de listes et de bibliothèques

Vous allez organiser vos listes et bibliothèques en fonction des besoins de votre groupe, et de la façon dont vous voulez stocker et rechercher vos informations. Un peu de planification vous aidera à organiser la structure la mieux adaptée à votre organisation.

Dans les listes et les bibliothèques, les informations sont stockées dans des colonnes, telles que Titre, Nom ou Société. Vous pouvez utiliser des colonnes pour trier et filtrer des éléments, comme vous le feriez dans une feuille de calcul en cliquant sur les en-têtes de colonne, dans une liste ou bibliothèque. Vous pouvez également utiliser des affichages pour voir les éléments d’une liste ou bibliothèque qui sont les plus importants pour vous.

Modifier l’affichage d’une liste ou d’une bibliothèque

  1. Dans la liste ou bibliothèque où vous souhaitez modifier l’affichage, cliquez sur Liste ou sur Bibliothèque dans le Ruban.

  2. Dans le groupe Gérer les affichages, sous Affichage actuel, cliquez sur la flèche située en regard de la liste d’affichages, puis sélectionnez un affichage.

Affichage Mes tâches

Si vous avez besoin d’enregistrer des informations supplémentaires concernant les éléments de la liste ou les fichiers d’une bibliothèque, vous pouvez ajouter des colonnes pour vous aider à trier, grouper et créer divers affichages de votre liste. Par exemple, vous pouvez trier une liste par date d’échéance, ou grouper les éléments par département.

Vous disposez de plusieurs options pour le type de colonne que vous créez, notamment une seule ligne de texte, une liste déroulante des options, un nombre calculé à partir d’autres colonnes ou même le nom et la photo d’une personne sur votre site.

Créer une colonne

  1. Dans la liste ou bibliothèque où vous souhaitez ajouter le fichier, cliquez sur Liste ou sur Bibliothèque dans le Ruban.

  2. Cliquez sur Créer une colonne.

  3. Tapez un nom pour la colonne et sélectionnez un type de colonne.

  4. Sélectionnez éventuellement d’autres paramètres, puis cliquez sur OK.

Vous pouvez également utiliser les colonnes d’une liste ou bibliothèque pour créer des affichages particuliers, adaptés à la nature du service dans lequel vous travaillez, pour permettre d’afficher les tâches les plus urgentes ou tous les éléments affectés à chaque personne. Pour plus d’informations sur la création et la modification d’affichages, voir Créer, modifier ou supprimer un affichage.

Certaines fonctionnalités des listes peuvent aider votre équipe à créer et à gérer efficacement des éléments dans plusieurs listes ou bibliothèques. Vous pouvez, par exemple, créer une colonne d’information sur les éléments de la liste et réutiliser cette colonne dans vos autres listes. Ou, si vous souhaitez rendre un fichier disponible dans plusieurs bibliothèques, vous pouvez facilement le copier dans d’autres bibliothèques de votre site. Vous avez la possibilité d’être invité à effectuer des mises à jour si le fichier a été modifié.

Pour plus d’informations sur la gestion des longues listes et bibliothèques, voir Gérer des listes et des bibliothèques comprenant beaucoup d’éléments.

Utiliser les fonctionnalités d'accessibilité

Les sites sont conçus de telle sorte que les listes, les bibliothèques et les autres fonctionnalités soient totalement accessibles en n’utilisant que les raccourcis clavier. Le mode le plus accessible permet aux utilisateurs de technologies accessibles d’interagir plus facilement avec les menus et les différents contrôles. Les liens Passer au contenu principal permettent aux utilisateurs du clavier de passer les liens de navigation répétitifs afin d’accéder au contenu plus significatif d’une page.

Le marquage des titres est conçu pour mieux définir la structure et améliorer la navigation pour les personnes qui utilisent des lecteurs. Les images téléchargées sur le site permettent de définir un texte de remplacement. Par exemple, vous pouvez affecter un texte de remplacement personnalisé à l’image qui s’affiche dans la page d’accueil du composant WebPart de l’image du site ou à une image que vous ajoutez à une bibliothèque d’images. Pour visualiser des sites, les options de contraste important dans Windows sont particulièrement adaptées et satisfaisantes pour les utilisateurs ayant une vue basse.

Pour plus d’informations sur la navigation dans les sites et l’utilisation du mode plus accessible, voir Fonctionnalités d’accessibilité.

Suivi des versions

Une liste ou une bibliothèque peut être configurée pour assurer un suivi de versions, de façon à pouvoir restaurer une version précédente de la liste ou de la bibliothèque en cas d'erreur ou à pouvoir consulter un historique de ses modifications. Lorsque le suivi des versions est activé, les modifications d'un élément ou d'un fichier et de leurs propriétés sont mémorisées. Vous pouvez ainsi mieux suivre et gérer le contenu, ou en restaurer une version antérieure, si vous faites une erreur dans la version la plus récente. Le suivi des versions est particulièrement indiqué lorsque plusieurs personnes collaborent à un projet ou lorsqu'un travail passe par plusieurs étapes de développement et de révision.

Historique des versions

1. La version principale actuellement publiée est en surbrillance et le numéro de version est un entier.

2. Une version est créée lorsque les propriétés ou métadonnées changent.

3. La première version d’un fichier est toujours version secondaire numéro 0.1.

Le suivi des versions est disponible pour tous les éléments des listes relevant d’un type par défaut (calendriers, listes de suivi des problèmes et listes personnalisées) et pour tous les types de fichiers pouvant être stockés dans une bibliothèque, y compris les pages de composants WebPart.

Corédaction de documents

Deux (ou plusieurs) utilisateurs peuvent éditer ou modifier simultanément un même document Word ou une même présentation PowerPoint. Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de lire et d’écrire des portions d’un fichier stocké dans SharePoint. Par exemple, vous pouvez travailler dans un paragraphe d’un document Word pendant qu’un de vos collègues travaille dans un autre paragraphe du même document.

Bénéficier de mises à jour en cas de modifications

RSS constitue un moyen pratique de distribution et de réception d’informations sous forme standard, ainsi que de mises à jour de listes ou de bibliothèques. Le format de fichier normalisé XML permet l’exploitation des informations depuis de nombreux programmes. L’abonnement aux listes et bibliothèques peut également mettre en œuvre des alertes, de sorte que vous soyez prévenu de toute modification.

Une équipe de travail peut utiliser le fil de ces alertes pour personnaliser le contenu publié à l’intention des collaborateurs qui sont abonnés à leurs fils et pour proposer des liens pointant vers leurs sites Web. Les fils RSS permettent de suivre aisément l’avancement du travail et les mises à jour du projet. Plutôt que d’avoir à parcourir plusieurs sites Web des membres de l’équipe, vous recevez automatiquement les dernières nouveautés et mises à jour de ces sites.

Gestion des flux de travail

Les « flux de travail », ou processus, ou workflows, aident les individus à collaborer pour produire des documents et à gérer des projets et les tâches correspondantes en appliquant des processus métiers spécifiques aux documents et aux autres éléments d’un site SharePoint. Les flux de travail formalisés aident l’entreprise à suivre des processus métiers cohérents. Les flux de travail améliorent également l’efficacité organisationnelle et la productivité en permettant un suivi des tâches et des étapes définies pour un processus métier donné. Les individus effectuant ces tâches peuvent ainsi se consacrer à leur travail plutôt qu’à en gérer le processus.

Les flux de travail permettent de maîtriser le coût et le temps requis pour coordonner des processus métiers classiques comme l’approbation d’un projet ou la révision d’un document, en gérant et en suivant les tâches composant le processus. Par exemple, une organisation peut utiliser un flux de travail d’approbation ou créer et déployer un flux de travail personnalisé pour gérer un autre processus métier.

Utilisation des différents types de contenus

Votre liste ou votre bibliothèque peut prendre en charge différents types de contenus. La catégorisation en types des contenus permet aux entreprises et organismes d’organiser, de gérer et de traiter de gros volumes d’informations de façon plus efficace. Si votre liste ou votre bibliothèque est configurée pour autoriser plusieurs types de contenus, vous pouvez ajouter des types de contenus à partir d’une liste d’options disponibles constituant les types de contenus fréquemment utilisés dans votre environnement, par exemple Présentations marketing ou Contrats.

Une fois que vous avez ajouté un type de contenu à une liste ou à une bibliothèque, cette liste ou bibliothèque peut contenir des éléments de ce type. Les utilisateurs peuvent alors cliquer sur le bouton Nouvel élément, dans cette liste ou bibliothèque, pour créer de nouveaux éléments de ce type.

L’un des grands avantages de cette organisation par types, c’est qu’elle permet à une seule liste ou bibliothèque de contenir plusieurs types d’éléments ou de documents, chacun avec ses éventuels métadonnées, politiques ou comportements propres. Pour plus d’informations sur l’utilisation des types de contenu, voir Présentation des types de contenu et de leur publication.

Remarque   Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

S’applique à : SharePoint Server 2010



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