Tâches de base dans SharePoint Server 2010

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Prise en main d’Office 2010 Voici quelques tâches de base et des informations pour vous aider à découvrir comment utiliser Microsoft SharePoint Server 2010.

Dans cet article

Vue d’ensemble des fonctionnalités SharePoint Foundation et SharePoint Server

Fonctionnalités de SharePoint Server

Composants d’un site SharePoint

Caractéristiques de site qui affectent votre expérience

Ajout de contenu à un site

Gestion et utilisation des éléments de site

Vue d’ensemble de SharePoint Foundation et SharePoint Server

SharePoint Foundation 2010 est la technologie sous-jacente pour les sites SharePoint qui est disponible gratuitement et était appelée Windows SharePoint Services dans les versions précédentes. SharePoint Server 2010 repose sur la technologie SharePoint Foundation à fournir un cadre familière cohérent, pour les listes et bibliothèques, administration du site et personnalisation de site. Toutes les fonctionnalités qui sont disponibles dans SharePoint Foundation sont également disponibles dans SharePoint Server 2010.

Toutefois, SharePoint Server 2010 étend SharePoint Foundation en fournissant des fonctionnalités supplémentaires. Par exemple, SharePoint Server et SharePoint Foundation incluent des modèles de site pour collaborer avec des collègues sur des sites d’équipe, blogs et espaces de travail de réunion. Toutefois, SharePoint Server contient des fonctionnalités améliorées sociales comme flux d’actualités et de liaison réseau qui aident les personnes de votre organisation pour découvrir, organiser, à naviguer et partager des informations avec vos collègues. De même, SharePoint Server améliore la technologie de recherche à partir de SharePoint Foundation pour inclure les fonctionnalités qui sont utiles pour les employés dans les grandes organisations, telles que la possibilité de rechercher des données métiers dans SAP, Siebel et d’autres applications d’entreprise.

SharePoint Foundation et SharePoint Server sont conçus pour une utilisation avec d’autres programmes, serveurs et technologies du système Microsoft Office. Par exemple, vous pouvez utiliser un site, une liste ou une bibliothèque hors connexion dans SharePoint Workspace, travailler avec le contenu du site une fois déconnecté du réseau, puis synchroniser automatiquement vos modifications lors de votre reconnexion. La majorité des tâches SharePoint peuvent être exécutées dans les programmes courants de Microsoft Office. Par exemple, vous pouvez initier un flux de travail ou y participer, pour approuver des notes de frais dans Microsoft Word.

Fonctionnalités de SharePoint Server

Les fonctionnalités de SharePoint Server 2010 visent dans six zones. Cet article présente brièvement chacune de ces fonctionnalités, puis des liens vers des articles connexes dans laquelle vous pouvez en savoir plus.

Collaboration et informatique sociale

SharePoint Server 2010 étend les fonctionnalités de collaboration de SharePoint Foundation par la promotion Création simplifiée à partir du navigateur ou à partir d’applications familiers tels que Microsoft Word, aider les utilisateurs à mettre en relation des ressources à l’aide de marquage et évaluations et aider les utilisateurs à trouver des réponses plus rapides via des échanges de news et recherche de personnes.

Les avantages de ces fonctionnalités sont principalement remarquables dans votre site Mon site, à savoir votre propre site SharePoint, dans lequel vous pouvez partager des documents, des liens et des informations vous concernant dans un profil en ligne. Vous pouvez également créer des blogs autour de centres d’intérêt spécifiques ou rechercher les informations utiles à vos activités professionnelles.

Profil WN

Vous décidez des informations que vous souhaitez partager et de celles que vous souhaitez garder confidentielles sur votre site Mon site. Vous pouvez ensuite baliser des liens vers les informations de votre choix, et rechercher des informations qui ont été balisées par d’autres personnes, ou les partager via les échanges de News. Pour en savoir plus sur la gestion des informations sur votre site Mon site, voir Gérer les informations que vous partagez via votre site Mon Site et votre profil.

SharePoint Server 2010 permet également de participation n’importe où en offrant une expérience SharePoint Workspace enrichie tout en ligne ou hors connexion à partir de votre réseau et les utilisateurs à collaborer en déplacement.

Gestion de contenu d’entreprise

Gestion de contenu d’entreprise (ECM) de Microsoft permet aux organisations relever les défis posées par les volumes importants de contenu non géré. SharePoint Server 2010 est un composant central de la solution Microsoft ECM, qui s’étend de gestion de contenu pour chaque employé dans une organisation via l’intégration avec des outils familiers tels que le système Microsoft Office. La solution ECM Microsoft fournit des fonctions permettant de gérer le cycle de vie de contenu — à partir de la création, modification et de collaboration, avant l’expiration, sur une seule plate-forme unifiée.

SharePoint Server 2010 permet aux organisations de gérer le cycle de vie de contenu en fournissant distincts ensembles de fonctionnalités qui permettent aux organisations d’atteindre les objectifs suivants :

  • Gestion centralisée de contenu    Les fonctionnalités de Gestion des documents dans SharePoint Server 2010 aident les organisations consolider centralisée de contenu à partir de plusieurs emplacements dans un référentiel géré centralement avec catégorisation cohérente. Le nouveau document définit fonctionnalité permet à votre organisation pour créer et gérer des produits de travail qui s’étalent sur plusieurs documents. Fonctions de recherche intégrée aident les personnes rechercher, partager et utiliser ces informations. Fonctionnalités de Gestion des métadonnées , telles que la nouvelle fonctionnalité de magasin de termes peuvent aider les organisations gestion centralisée des métadonnées sur sites. Métadonnées sont des informations à propos des données qui sont utilisées pour aider à identifier, structure, découvrir et gérer les informations. Nouvelle prise en charge pour la navigation de métadonnées par l’effort et la fonctionnalité permettant d’incorporer des champs de métadonnées dans les documents améliore la découverte et la recherche. Le contenu peut également être protégé contre tout accès non autorisé. Outils de collaboration, par exemple de flux de travail, aident personnes fonctionnent mieux ensemble pour créer, passez en revue et approuver des documents de façon structurée.

  • Répondent à la conformité et les obligations légales    Les fonctionnalités de Gestion des enregistrements dans SharePoint Server 2010 permettent aux organisations de stocker et protéger les enregistrements professionnels, soit sur place en regard des enregistrements en cours ou dans un référentiel central verrouillé. Organisations peuvent appliquer des stratégies d’expiration à des enregistrements pour vous assurer qu’ils sont conservés pendant la période de temps appropriées pour se conformer réglementaires ou les stratégies d’entreprise, ce qui les risques juridiques à l’organisation. Journaux d’audit justifier pour les auditeurs internes et externes que les enregistrements ont été correctement conservés. SUSPENSIONS peuvent être placées sur les enregistrements spécifiques sous juridique pour empêcher leur destruction.

  • Efficacement gérer plusieurs sites Web    Les fonctionnalités de gestion de contenu Web dans SharePoint Server 2010 permettent aux membres de publier du contenu Web avec un outil et un processus d’approbation intégrée de création de contenu faciles à utiliser. Employés pouvant télécharger le contenu, y compris les images, audio et vidéo, à des sites Web rapidement sans prise en charge étendue à partir de votre service informatique. Nouvelle prise en charge des éléments multimédias inclut une nouvelle bibliothèque de biens, avec des vues enrichies et sélecteurs ; prise en charge des vidéos comme type de contenu SharePoint ; une infrastructure de diffusion vidéo et un lecteur multimédia Silverlight personnalisable. Modèles sous forme de pages maîtres et mises en page permettent aux organisations d’appliquer la cohérence de la marque aux pages. Fonctionnalités d’analyse Web intégrées prennent en charge rapports analyse du trafic, recherche et de l’inventaire. SharePoint Server 2010 offre également une infrastructure de déploiement et la gestion unique intranet, l’extranet et les sites Internet, ainsi que les sites multilingues.

Recherche d’entreprise

SharePoint Server 2010 fournit une infrastructure de recherche puissant qui complète d’autres fonctions de productivité entreprise telle gestion de contenu d’entreprise et de collaboration pour aider les personnes obtenez plus rapidement de meilleures réponses et amplifient l’impact des connaissances et de l’expertise.

La fonction de recherche tient compte de votre contexte personnel et vous aide à affiner votre recherche grâce à une navigation interactive, qui vous guide vers les informations dont vous avez besoin. SharePoint Server étend la portée des recherches à un plus grand nombre de sources de contenus et à un plus grand nombre de types de contenus, pour accéder à toutes les données de l’entreprise - notamment les applications d’entreprise telles que SAP, Siebel ou les bases de données personnalisées - et met ces informations à la disposition des personnes qui en ont besoin.

Aide à la décision

À la décision est un ensemble de méthodologies, technologies et processus qui prend les informations stockées dans des systèmes d’organisation et les rend recevables en le plaçant mains des personnes qui ont besoin de plus afin qu’ils peuvent prendre des décisions. Dans le cadre de la plate-forme Microsoft business intelligence clé, SharePoint Server 2010 permettent d’étendre la décision à tout le monde au sein d’une organisation, afin que tout le monde puisse accéder aux données de droite pour prendre les bonnes décisions.

Votre organisation probablement stocke les données dans une variété de formats, tels que des bases de données, les messages électroniques et les fichiers de feuille de calcul. SharePoint Server 2010 vous permet d’extraire des données de diverses sources d’et présenter les données de manière à facilite l’analyse et la prise de décisions.

Excel Services donne aux décideurs le pouvoir de publier, partager et gérer les classeurs Excel sur un site SharePoint. Les autres membres de l’organisation peuvent ensuite modifier les valeurs des cellules, les formules et la mise en forme, à partir du navigateur, lors de leur analyse des données.

PerformancePoint Services dans SharePoint Server 2010 permet d’augmenter la visibilité des objectifs principaux de l’organisation et d’indicateurs et activer plus riche profondeur des analyses et des informations. Vous ou autres membres de votre organisation peuvent créer et utiliser des tableaux de bord interactifs avec des cartes de performance, des rapports et des filtres pour trouver les tendances. Vous pouvez également ajouter des graphiques enrichis à vos sites SharePoint et connecter les graphiques à des données à partir d’une variété de sources, telles que des listes SharePoint, listes de données externes, les Services Business Data Connectivity, Excel Services ou autres composants WebPart.

Portails

Avec SharePoint Server 2010, organisations peuvent créer et gérer des sites portails pour tous les aspects de leurs activités (portails intranet d’entreprise, les sites Web Internet d’entreprise et des sites portails). Intranet d’entreprise et les portails de division peuvent se connecter des sites individuels dans une organisation et consolider accès aux applications professionnelles existantes. Équipes et des personnes dans une organisation peuvent utiliser un site portail pour accéder au expertise, les informations et les applications métiers dont ils ont besoin pour effectuer leurs tâches.

Les membres du personnel d’une organisation qui utilisent un site portail peuvent tirer profit de leur site Mon site. Un site Mon site est un site personnel qui vous permet de disposer d’un endroit centralisé où stocker et gérer vos documents, votre contenu, vos liens et vos contacts. Un site Mon site peut aussi servir de point de contact pour les autres utilisateurs de votre organisation, pour trouver des informations sur vous, vos compétences et centres d’intérêt. Un site Mon site englobe les fonctionnalités d’informatique sociale mentionnées plus haut dans cet article.

SharePoint Server 2010 inclut également des fonctionnalités qui organisations peuvent utiliser pour personnaliser l’expérience d’un site portail pour les utilisateurs individuels, tels que le ciblage du contenu à des types spécifiques d’utilisateurs. Votre organisation peut personnaliser davantage le site portail à l’aide d’un programme de conception Web compatible avec SharePoint tels que SharePoint Server 2010.

Processus d’entreprise et formulaires

SharePoint Server 2010 fournit de nombreuses fonctionnalités qui peuvent vous aider à intègrent et rationalisent vos processus métiers. Flux de travail permet de rationaliser le coût de coordonner des processus métiers courantes, telles que révision approbation ou un document de projet, en gérant et suivi des tâches figurant dans ces processus. SharePoint Server 2010 contient plusieurs flux de travail prédéfinis que vous pouvez utiliser lorsqu’ils sont ou personnaliser selon vos besoins. Vous pouvez également utiliser SharePoint Designer pour créer des flux de travail personnalisés qui prennent en charge votre processus métier uniques.

Vous pouvez également créer des formulaires basés sur le navigateur et collecter des données à partir d’organisations qui n’utilisent pas Microsoft InfoPath 2010.

Composants d’un site SharePoint

Un site est un groupe de pages Web ayant un rapport entre elles et sur lequel votre organisation peut collaborer à des projets, tenir des réunions et partager des informations. Ainsi, votre équipe peut disposer de son propre site pour y conserver ses plannings, ses fichiers et ses informations détaillées. Le site de votre équipe peut appartenir au site portail d’une grande organisation où les services tels que les ressources humaines rédigent et publient des informations et des ressources pour le reste de l’organisation.

Tous les sites SharePoint présentent des éléments communs qu’il est conseillé de maîtriser avant de commencer : listes, bibliothèques, composants WebPart et affichages.

Site d’équipe

Listes    Une liste est un composant de site Web dans lequel votre entreprise peut stocker, partager et gérer des informations. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches pour retracer le suivi des affectations de travail, ou des événements d’une équipe dans un calendrier. .

Bibliothèques    Une bibliothèque est un type de liste particulier, qui stocke les fichiers et les informations sur les fichiers. Vous pouvez déterminer la façon dont les fichiers sont affichés, suivis, gérés et créés dans les bibliothèques.

Vues    Vous pouvez utiliser des vues pour consulter les éléments d’une liste ou d’une bibliothèque qui vous importent le plus ou qui vous sont le plus utiles. Par exemple, vous pouvez créer une vue de tous les éléments d’une liste s’appliquant à un service spécifique, ou mettre en évidence des documents spécifiques dans une bibliothèque. Vous pouvez créer plusieurs vues d’une liste ou d’une bibliothèque et les mettre à disposition des autres utilisateurs, qui pourront les sélectionner. Vous pouvez également utiliser un composant WebPart pour afficher une vue d’une liste ou d’une bibliothèque sur une page distincte de votre site.

Affichage Mes tâches

Composants WebPart    Un composant WebPart est une unité modulaire d’information qui constitue une composante fondamentale de la plupart des pages d’un site. Si vous êtes autorisé à modifier les pages de votre site, vous pouvez utiliser des composants WebPart pour personnaliser votre site et afficher des images, des graphiques, des parties d’autres pages Web, des listes de documents, des vues personnalisées de données métiers et plus encore.

Composant WebPart

Caractéristiques de site qui affectent votre expérience

Les caractéristiques de votre installation et de votre configuration de SharePoint affectent les éléments que vous pouvez afficher et les options disponibles sur votre site.

Autorisations    Si vous disposez de l’autorisation Contrôle total par défaut, la gamme entière des options est à votre disposition pour la gestion du site. Si vous disposez de l’autorisation Contribution ou Lecture, les options et les accès au site sont limités. Un grand nombre des options présentées dans cet article ne sont pas accessibles aux utilisateurs disposant du niveau d’autorisation Lecture. Ce niveau permet de lire le contenu, mais pas de le modifier. Étant donné que les autorisations sont conçues pour être flexibles et personnalisables, votre organisation peut définir ses propres niveaux d’autorisation.

Personnalisation    Votre organisation peut personnaliser les autorisations et l’homologation de votre site, et même la navigation dans le site, et déplacer des commandes telles que le menu Actions du site dans un autre emplacement de la page. De même, votre organisation peut décider de ne pas utiliser la fonction du Ruban, nouvellement introduite dans SharePoint 2010.

Version de SharePoint    Cet article explique comment commencer dans SharePoint Server 2010. Si votre organisation utilise SharePoint Foundation 2010, voir prise en main de SharePoint Foundation 2010. Si vous utilisez une version antérieure de SharePoint, consultez l’aide de cette version.

Ajout de contenu à un site

Vous pouvez ajouter des éléments à des listes et des fichiers à des bibliothèques à l’aide d’un navigateur Web. Les boutons permettant d’effectuer la plupart des actions sont situés dans le Ruban, affiché dans la partie supérieure de la plupart des pages d’un site.

Ruban WN

Les boutons du Ruban peuvent être grisés pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

  • L’action n’est pas applicable ou dépend d’une autre action. Par exemple, vous devez activer la case à cocher correspondant à un document pour pouvoir l’extraire.

  • Vous n’êtes pas autorisé à effectuer cette tâche.

  • Cette fonctionnalité n’est pas activée pour le site. Il se peut, par exemple, que les flux de travail ne soient pas activés sur le site.

Vous pouvez également enregistrer des fichiers dans une bibliothèque à partir de certains programmes clients, compatibles avec SharePoint Server. Vous pouvez par exemple enregistrer un document Microsoft Office Word dans une bibliothèque d’un site SharePoint tout en travaillant dans Word.

Pour ajouter un élément à une liste ou un fichier à une bibliothèque, vous devez disposer du droit de contribution à la liste ou à la bibliothèque. Pour plus d’informations sur l’utilisation des droits d’accès au sein de votre organisation et sur les niveaux d’autorisations, contactez le propriétaire ou l’administrateur du site.

Lorsque vous ajoutez l’élément ou le fichier, tous ceux qui ont l’autorisation de lire la liste peuvent visualiser l’élément ou le fichier, à moins qu’il nécessite une approbation. Si c’est le cas, l’élément ou le fichier est stocké dans la liste ou la bibliothèque dans un état d’attente, jusqu’à ce que quelqu’un disposant de l’autorisation appropriée l’approuve. Si vous êtes déjà en train de consulter la liste ou la bibliothèque lorsqu’un élément ou un fichier est ajouté, vous devez actualiser l’affichage de votre navigateur pour voir le nouvel élément ou le nouveau fichier.

Les listes peuvent également bénéficier de fonctionnalités de messagerie, si le courrier entrant ou sortant est autorisé sur votre site. Vous pouvez configurer certaines listes telles que calendriers, annonces, blogs et forums de discussion pour qu’il soit possible de leur ajouter du contenu par envoi de courrier électronique. À l’inverse, d’autres listes telles que les tâches et les listes de suivi de problème peuvent être configurées pour envoyer du courrier électronique à des personnes à qui des éléments sont affectés.

Outre celle d’ajouter du contenu à des listes et bibliothèques existantes, vous pouvez avoir l’autorisation de créer de nouvelles listes et bibliothèques. Dans ce cas, les modèles de listes et de bibliothèques vous facilitent la tâche. En fonction de votre niveau d’autorisation, il est également possible que vous puissiez créer et personnaliser des pages et des sites.

Listes

Bien qu’il existe plusieurs types de listes, la procédure pour y ajouter des éléments est similaire, ce qui permet d’éviter de devoir apprendre plusieurs techniques pour utiliser différents types de listes. Un élément d’une liste contient du texte dans plusieurs colonnes et, dans certaines listes, des pièces jointes peuvent être associées à l’élément.

Ajouter un élément à une liste

  1. Dans la liste dans laquelle vous souhaitez ajouter l’élément, cliquez sur l’onglet Éléments dans le Ruban. (Dans un calendrier, il s’agit de l’onglet Événements .)

  2. Cliquez sur Nouvel élément (ou sur Nouvel événement dans un calendrier).

    Conseil : Un autre moyen rapide d’ajouter un événement à un calendrier consiste à pointer le curseur sur la date dans le calendrier, puis à cliquer sur Ajouter.

  3. Renseignez les champs obligatoires et les champs que vous souhaitez renseigner.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier ou supprimer un élément de la liste

  1. Pointez vers un élément, puis activez la case à cocher affichée en regard de l’élément concerné.

    Conseil : Vous pouvez effectuer des actions sur plusieurs éléments en activant plusieurs cases à cocher.

  2. Sous l’onglet Éléments du Ruban, cliquez sur Modifier l’élément ou sur Supprimer l’élément, selon le cas.

Dans le cas de nombreux types de sites, des listes sont créées automatiquement à votre intention. Ces listes par défaut peuvent être variées, d’un forum de discussion à une liste de calendrier. Pour gagner du temps, vous pouvez également, si vous disposez des autorisations appropriées, créer des listes à partir de plusieurs types de modèles de liste, qui proposent une structure et des éléments prédéfinis.

Créer une liste

  1. Pour créer une liste, cliquez sur le menu Actions du site  Menu Actions du site , puis sur Autres options de création.

    Remarque : Si le menu Actions du site ou l’option de création ne s’affichent pas, il se peut que vous ne disposiez pas des droits de création de liste.

  2. Sur la page Créer, cliquez sur le type de liste que vous souhaitez créer. Par exemple, Liens.

  3. Dans le champ Nom, tapez un nom pour la liste, renseignez les autres champs de votre choix, puis cliquez sur Créer.

Bibliothèques

Une bibliothèque est un emplacement sur un site dans lequel vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer des fichiers avec des membres d’équipe. Chaque bibliothèque affiche une liste de fichiers et d’informations clés au sujet des fichiers, de sorte à faciliter la collaboration sur ces derniers.

Vous pouvez ajouter un fichier à une bibliothèque en le téléchargeant depuis votre navigateur Web. Après avoir ajouté le fichier à la bibliothèque, les utilisateurs disposant des droits d’accès appropriés pourront visualiser le fichier. Si vous affichez la bibliothèque lors de l’ajout du fichier, vous devrez peut-être actualiser le navigateur pour visualiser le nouveau fichier.

Si vous utilisez un programme compatible avec SharePoint Server, vous pouvez créer un nouveau fichier basé sur un modèle lors de l’utilisation de la bibliothèque. Vous pouvez également enregistrer un fichier dans la bibliothèque à partir d’un autre programme tel que l’espace de travail SharePoint ou Microsoft Word.

Ajouter un fichier à une bibliothèque

  1. Dans la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez ajouter le fichier, cliquez sur l’onglet Documents dans le Ruban.

  2. Cliquez sur Télécharger un document.

  3. Accédez au document, puis cliquez sur OK.

Conseil : Si vous utilisez un programme compatible avec SharePoint Server 2010, telles que Microsoft Word 2010, vous pouvez glisser-déplacer des documents à partir de l’Explorateur Windows dans la boîte de dialogue Télécharger un Document.

Modifier ou supprimer un fichier dans une bibliothèque

  1. Pointez vers un fichier, puis activez la case à cocher affichée en regard du fichier concerné.

  2. Sous l’onglet Documents du Ruban, cliquez sur Modifier le document ou sur Supprimer le document, selon le cas.

Une bibliothèque par défaut, nommée Documents partagés, est créée automatiquement lorsque vous créez de nombreux types de sites. Documents partagés est une bibliothèque de documents dans laquelle vous pouvez stocker différents types de fichiers. Vous pouvez créer d’autres bibliothèques, par exemple une bibliothèque d’images, si vous disposez des droits de gestion des listes.

Créer une bibliothèque de documents

  1. Pour créer une bibliothèque de documents, cliquez sur le menu Actions du site  Menu Actions du site , puis sur Nouvelle bibliothèque de documents.

    Remarque : Si le menu Actions du site ou l’option de création ne s’affichent pas, il se peut que vous ne disposiez pas des droits de création de bibliothèque.

  2. Dans le champ Nom, tapez un nom pour la bibliothèque, renseignez les autres champs de votre choix, puis cliquez sur Créer.

Pour connaître les autres types de bibliothèques que vous pouvez créer, cliquez sur Actions du site, puis sur Autres options de création. Pointez le curseur sur une option de bibliothèque pour en afficher la description.

Créer un autre type de bibliothèque

  1. Pour créer une bibliothèque, cliquez sur le menu Actions du site  Menu Actions du site , puis sur Autres options.

    Remarque : Si le menu Actions du site ou l’option de création ne s’affichent pas, il se peut que vous ne disposiez pas des droits de création de bibliothèque.

  2. Pointez le curseur sur une option de bibliothèque pour en afficher la description.

  3. Dans le champ Nom, tapez un nom pour la bibliothèque, renseignez les autres champs de votre choix, puis cliquez sur Créer.

    Pour définir les options telles que l’affichage éventuel de la bibliothèque dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Autres options avant de cliquer sur Créer.

Sites et pages

A site peut être d'usage général, par exemple pour accueillir des programmes, des instructions, des fichiers et d'autres informations diverses que votre équipe consulte fréquemment. Un site peut aussi servir un objet plus spécifique, par exemple assurer l'organisation et le suivi d'une réunion, ou héberger un blog sur lequel un membre de votre équipe publie régulièrement informations et idées.

Site de blog

Votre organisation peut utiliser des pages, les sous-sites et les sites de niveau supérieur pour répartir le contenu de site dans des sites distincts, gérables individuellement. Par exemple, chaque service de votre organisation peut avoir son propre site d’équipe qui fait partie d’un site portail plus grand.

Vous pouvez ajouter du contenu à des sites en y créant des listes et des bibliothèques. Si vous possédez l'autorisation adéquate, vous pouvez également ajouter des pages à votre site. Vous pouvez également envisager d'y ajouter des pages de composants WebPart qui vous permettent d'utiliser des composants WebPart pour ajouter rapidement du contenu dynamique.

Si vous souhaitez créer de nouveaux sites, vous pouvez gagner du temps en opérant une sélection parmi plusieurs types de modèles de site. Votre capacité à créer de tels sites ou sous-sites dépend de la façon dont votre entreprise a configuré ses sites, et des autorisations de création. Pour plus d’informations sur la manière dont votre entreprise gère les autorisations sur les sites, contactez le propriétaire du site ou votre administrateur.

Créer un site

  1. Pour créer un site, cliquez sur le menu Actions du site  Menu Actions du site , puis sur Nouveau site.

    Remarque : Si le menu Actions du site ou l’option de création ne s’affichent pas, il se peut que vous ne disposiez pas des droits de création de site.

  2. Renseignez les champs Titre et Nom d’URL associés au site.

  3. Sous Sélection du modèle, sélectionnez un modèle de site.

  4. Sélectionnez les autres options souhaitées, puis cliquez sur Créer.

Créer une page

Remarque : Les étapes de création d’une page peuvent varier selon le type de site auquel vous êtes actuellement connecté, selon que les fonctionnalités de publication sont activées ou non et selon qu’une approbation est requise pour publier des pages.

  1. Pour créer une page, cliquez sur le menu Actions du site  Menu Actions du site , puis sur Nouvelle page.

    Remarque : Si le menu Actions du site ou l’option de création ne s’affichent pas, il se peut que vous ne disposiez pas des droits de création de page.

  2. Tapez un nom pour la page, puis cliquez sur Créer.

  3. Sur la nouvelle page que vous avez créée, effectuez l’une ou plusieurs des opérations suivantes :

    • Pour ajouter du texte, tapez ou copiez du texte dans la zone de texte.

    • Pour mettre en forme votre texte, cliquez sur l’onglet Format du texte dans le Ruban et sélectionnez un bouton.

    • Pour insérer un composant WebPart ou une liste existante, cliquez sur l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton approprié, sélectionnez le composant WebPart ou la liste de votre choix, puis cliquez sur Ajouter.

    • Pour insérer une nouvelle liste, cliquez sur l’onglet Insertion, tapez un titre pour votre liste, cliquez sur un type de liste pour le sélectionner, puis cliquez sur OK.

  4. Lorsque vous avez terminé de modifier la page, cliquez sur Enregistrer dans le Ruban.

Modifier une page

  1. Pour modifier une page, cliquez sur le bouton Modifier dans le Ruban.

    Remarque : Si le bouton Modifier ne s’affiche pas, il se peut que vous ne disposiez pas des droits de modification de page.

  2. Effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :

    • Pour ajouter du texte, tapez ou copiez du texte dans la zone de texte.

    • Pour mettre en forme votre texte, cliquez sur l’onglet Format du texte dans le Ruban et sélectionnez un bouton.

    • Pour insérer un composant WebPart ou une liste existante, cliquez sur l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton approprié, sélectionnez le composant WebPart ou la liste de votre choix, puis cliquez sur Ajouter.

    • Pour insérer une nouvelle liste, cliquez sur l’onglet Insertion, tapez un titre pour votre liste, cliquez sur un type de liste pour le sélectionner, puis cliquez sur OK.

  3. Lorsque vous avez terminé de modifier la page, cliquez sur Enregistrer dans le Ruban.

Gestion et utilisation de contenu de site

Pour rendre votre équipe plus productive, il existe plusieurs manières de gérer et d’étendre le contenu des listes, des bibliothèques et des sites. Certaines fonctionnalités aident à la recherche et à l’exploitation efficaces d’informations. D’autres fonctionnalités permettent de gérer l’accès aux informations.

Navigation dans les contenus

Des commandes de navigation permettent aux utilisateurs de consulter les contenus dont ils ont besoin. La barre de liens supérieure et la barre Lancement rapide sont deux commandes de navigation que vous pouvez personnaliser.

En utilisant les pages de paramètres pour chaque liste ou bibliothèque, vous pouvez choisir qui listes et bibliothèques s’affichent dans la barre de lancement rapide. Vous pouvez également modifier l’ordre des liens, ajouter ou supprimer des liens et ajouter ou supprimer les sections dans lesquelles les liens sont organisés. Par exemple, si vous avez trop de listes dans la section liste, vous pouvez ajouter une nouvelle section pour les Listes de tâches où vous pouvez inclure des liens vers vos listes de tâches. Vous pouvez apporter toutes ces modifications à la barre de lancement rapide à partir d’un navigateur compatible avec SharePoint Server 2010. Vous pouvez même ajouter des liens vers les pages en dehors du site.

Lancement rapide

La barre de liens supérieure permet aux utilisateurs de votre site d'accéder aux autres sites de la collection de sites, en affichant une rangée d'onglets dans la partie supérieure de chaque page de votre site. Lorsque vous créez un site, vous pouvez choisir d'inclure ou non ce site dans la barre de liens supérieure de son site parent et d'utiliser ou non la barre de liens supérieure du site parent.

Barre de liens supérieure

Si votre site utilise une barre de liens supérieure unique, vous pouvez personnaliser les liens qui apparaissent dans celle-ci. Tout site créé au sein du site parent peut également être affiché dans la barre de liens supérieure à condition qu’il soit configuré pour hériter de la barre de liens supérieure du site parent. Vous pouvez également inclure des liens vers d’autres sites situés en dehors de votre collection de sites.

Gestion des accès au contenu

Un propriétaire ou administrateur de site peut accorder des autorisations de divers niveaux aux utilisateurs et aux groupes SharePoint qui contiennent des utilisateurs. Ces autorisations peuvent s’appliquer à un site, à des listes et bibliothèques d’un site, ou à des éléments de listes et de bibliothèques.

Vous pouvez accorder différents niveaux d’autorisation selon les objets (site, liste, bibliothèque, dossier de liste ou de bibliothèque, élément de liste ou document).

Organisation de listes et de bibliothèques

Vous allez organiser vos listes et bibliothèques en fonction des besoins de votre groupe, et de la façon dont vous voulez stocker et rechercher vos informations. Un peu de planification vous aidera à organiser la structure la mieux adaptée à votre organisation.

Dans les listes et les bibliothèques, les informations sont stockées dans des colonnes, telles que Titre, Nom ou Société. Vous pouvez utiliser des colonnes pour trier et filtrer des éléments, comme vous le feriez dans une feuille de calcul en cliquant sur les en-têtes de colonne, dans une liste ou bibliothèque. Vous pouvez également utiliser des affichages pour voir les éléments d’une liste ou bibliothèque qui sont les plus importants pour vous.

Modifier l’affichage d’une liste ou d’une bibliothèque

  1. Dans la liste ou bibliothèque où vous souhaitez modifier l’affichage, cliquez sur Liste ou sur Bibliothèque dans le Ruban.

  2. Dans le groupe Gérer les affichages, sous Affichage actuel, cliquez sur la flèche située en regard de la liste d’affichages, puis sélectionnez un affichage.

Affichage Mes tâches

Si vous avez besoin d’enregistrer des informations supplémentaires concernant les éléments de la liste ou les fichiers d’une bibliothèque, vous pouvez ajouter des colonnes pour vous aider à trier, grouper et créer divers affichages de votre liste. Par exemple, vous pouvez trier une liste par date d’échéance, ou grouper les éléments par département.

Vous disposez de plusieurs options pour le type de colonne que vous créez, notamment une seule ligne de texte, une liste déroulante des options, un nombre calculé à partir d’autres colonnes ou même le nom et la photo d’une personne sur votre site.

Créer une colonne

  1. Dans la liste ou bibliothèque où vous souhaitez ajouter le fichier, cliquez sur Liste ou sur Bibliothèque dans le Ruban.

  2. Cliquez sur Créer une colonne.

  3. Tapez un nom pour la colonne et sélectionnez un type de colonne.

  4. Sélectionnez éventuellement d’autres paramètres, puis cliquez sur OK.

Vous pouvez également utiliser les colonnes d’une liste ou bibliothèque pour créer des affichages particuliers, adaptés à la nature du service dans lequel vous travaillez, pour permettre d’afficher les tâches les plus urgentes ou tous les éléments affectés à chaque personne. Pour plus d’informations sur la création et la modification d’affichages, voir Créer, modifier ou supprimer un affichage.

Certaines fonctionnalités des listes peuvent aider votre équipe à créer et à gérer efficacement des éléments dans plusieurs listes ou bibliothèques. Vous pouvez, par exemple, créer une colonne d’information sur les éléments de la liste et réutiliser cette colonne dans vos autres listes. Ou, si vous souhaitez rendre un fichier disponible dans plusieurs bibliothèques, vous pouvez facilement le copier dans d’autres bibliothèques de votre site. Vous avez la possibilité d’être invité à effectuer des mises à jour si le fichier a été modifié.

Pour plus d’informations sur la gestion des longues listes et bibliothèques, voir Gérer des listes et des bibliothèques comprenant beaucoup d’éléments.

Utiliser les fonctionnalités d'accessibilité

Les sites sont conçus de telle sorte que les listes, les bibliothèques et les autres fonctionnalités soient totalement accessibles en n’utilisant que les raccourcis clavier. Le mode le plus accessible permet aux utilisateurs de technologies accessibles d’interagir plus facilement avec les menus et les différents contrôles. Les liens Passer au contenu principal permettent aux utilisateurs du clavier de passer les liens de navigation répétitifs afin d’accéder au contenu plus significatif d’une page.

Le marquage des titres est conçu pour mieux définir la structure et améliorer la navigation pour les personnes qui utilisent des lecteurs. Les images téléchargées sur le site permettent de définir un texte de remplacement. Par exemple, vous pouvez affecter un texte de remplacement personnalisé à l’image qui s’affiche dans la page d’accueil du composant WebPart de l’image du site ou à une image que vous ajoutez à une bibliothèque d’images. Pour visualiser des sites, les options de contraste important dans Windows sont particulièrement adaptées et satisfaisantes pour les utilisateurs ayant une vue basse.

Pour plus d’informations sur la navigation dans les sites et l’utilisation du mode plus accessible, voir Fonctionnalités d’accessibilité.

Suivi des versions

Une liste ou une bibliothèque peut être configurée pour assurer un suivi de versions, de façon à pouvoir restaurer une version précédente de la liste ou de la bibliothèque en cas d'erreur ou à pouvoir consulter un historique de ses modifications. Lorsque le suivi des versions est activé, les modifications d'un élément ou d'un fichier et de leurs propriétés sont mémorisées. Vous pouvez ainsi mieux suivre et gérer le contenu, ou en restaurer une version antérieure, si vous faites une erreur dans la version la plus récente. Le suivi des versions est particulièrement indiqué lorsque plusieurs personnes collaborent à un projet ou lorsqu'un travail passe par plusieurs étapes de développement et de révision.

Historique des versions

1. La version principale actuellement publiée est en surbrillance et le numéro de version est un entier.

2. Une version est créée lorsque les propriétés ou métadonnées changent.

3. La première version d’un fichier est toujours version secondaire numéro 0.1.

Le suivi des versions est disponible pour tous les éléments des listes relevant d’un type par défaut (calendriers, listes de suivi des problèmes et listes personnalisées) et pour tous les types de fichiers pouvant être stockés dans une bibliothèque, y compris les pages de composants WebPart.

Corédaction de documents

Deux (ou plusieurs) utilisateurs peuvent éditer ou modifier simultanément un même document Word ou une même présentation PowerPoint. Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de lire et d’écrire des portions d’un fichier stocké dans SharePoint. Par exemple, vous pouvez travailler dans un paragraphe d’un document Word pendant qu’un de vos collègues travaille dans un autre paragraphe du même document.

Bénéficier de mises à jour en cas de modifications

RSS constitue un moyen pratique de distribution et de réception d’informations sous forme standard, ainsi que de mises à jour de listes ou de bibliothèques. Le format de fichier normalisé XML permet l’exploitation des informations depuis de nombreux programmes. L’abonnement aux listes et bibliothèques peut également mettre en œuvre des alertes, de sorte que vous soyez prévenu de toute modification.

Une équipe de travail peut utiliser le fil de ces alertes pour personnaliser le contenu publié à l’intention des collaborateurs qui sont abonnés à leurs fils et pour proposer des liens pointant vers leurs sites Web. Les fils RSS permettent de suivre aisément l’avancement du travail et les mises à jour du projet. Plutôt que d’avoir à parcourir plusieurs sites Web des membres de l’équipe, vous recevez automatiquement les dernières nouveautés et mises à jour de ces sites.

Gestion des flux de travail

Les « flux de travail », ou processus, ou workflows, aident les individus à collaborer pour produire des documents et à gérer des projets et les tâches correspondantes en appliquant des processus métiers spécifiques aux documents et aux autres éléments d’un site SharePoint. Les flux de travail formalisés aident l’entreprise à suivre des processus métiers cohérents. Les flux de travail améliorent également l’efficacité organisationnelle et la productivité en permettant un suivi des tâches et des étapes définies pour un processus métier donné. Les individus effectuant ces tâches peuvent ainsi se consacrer à leur travail plutôt qu’à en gérer le processus.

Les flux de travail permettent de maîtriser le coût et le temps requis pour coordonner des processus métiers classiques comme l’approbation d’un projet ou la révision d’un document, en gérant et en suivant les tâches composant le processus. Par exemple, une organisation peut utiliser un flux de travail d’approbation ou créer et déployer un flux de travail personnalisé pour gérer un autre processus métier.

Utilisation des différents types de contenus

Votre liste ou votre bibliothèque peut prendre en charge différents types de contenus. La catégorisation en types des contenus permet aux entreprises et organismes d’organiser, de gérer et de traiter de gros volumes d’informations de façon plus efficace. Si votre liste ou votre bibliothèque est configurée pour autoriser plusieurs types de contenus, vous pouvez ajouter des types de contenus à partir d’une liste d’options disponibles constituant les types de contenus fréquemment utilisés dans votre environnement, par exemple Présentations marketing ou Contrats.

Une fois que vous avez ajouté un type de contenu à une liste ou à une bibliothèque, cette liste ou bibliothèque peut contenir des éléments de ce type. Les utilisateurs peuvent alors cliquer sur le bouton Nouvel élément, dans cette liste ou bibliothèque, pour créer de nouveaux éléments de ce type.

L’un des grands avantages de cette organisation par types, c’est qu’elle permet à une seule liste ou bibliothèque de contenir plusieurs types d’éléments ou de documents, chacun avec ses éventuels métadonnées, politiques ou comportements propres. Pour plus d’informations sur l’utilisation des types de contenu, voir Présentation des types de contenu et de leur publication.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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