Tâches de base dans Outlook 2013

Microsoft Outlook 2013 organise vos courriers électroniques, calendriers, contacts, tâches et listes de tâches ; tout cela, à partir d’un emplacement unique. Tout commence avec votre compte de messagerie. À partir de là, vous pouvez commencer à utiliser des courriers électroniques, à les convertir en tâches ou en rendez-vous et à enregistrer dans vos contacts les personnes avec lesquelles vous interagissez, de sorte que vous n’ayez jamais à vous souvenir d’une adresse de messagerie ou d’un numéro de téléphone. Parcourons brièvement ces étapes de base.

Configurer un compte de messagerie

La première étape consiste à configurer votre compte. Après ça, vous serez en mesure de commencer à recevoir et envoyer des courriers électroniques, à utiliser le calendrier, à créer des contacts et à utiliser des tâches.  

La configuration est automatiquement prise en charge si vous utilisez une version antérieure d’Outlook sur le même ordinateur. Si ce n’est pas le cas, la configuration de compte automatique s’exécutera au premier démarrage d’Outlook et vous guidera tout au long de la procédure.

Vous serez invité à fournir votre nom, votre adresse de messagerie et un mot de passe. C’est généralement suffisant, mais si la configuration automatique échoue, Outlook demandera quelques informations supplémentaires, comme le nom de votre serveur de messagerie.

Si vous ne disposez pas de ces informations, votre fournisseur de messagerie pourra vous les fournir.

Bouton Ajouter un compte en mode Backstage

Remarque    Si vous voulez ajouter un autre compte de messagerie ultérieurement, sélectionnez Fichier > Ajouter un compte pour lancer la configuration de compte automatique.

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Créer un message électronique

  1. À partir d’un dossier de messagerie quelconque (par exemple, votre boîte de réception), sélectionnez Nouveau message électronique.

    Nouveau message

    Raccourci clavier :    pour créer un message électronique, appuyez sur Ctrl+Maj+M.

  2. Lorsque vous avez terminé de rédiger votre message, sélectionnez Envoyer.

Pour plus d’informations, voir Créer un message électronique.

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Répondre à un message ou le transférer

  1. Dans le ruban ou dans le volet de lecture, sélectionnez Répondre, Répondre à tous ou Transférer.

    Répondre

  2. Dans la zone À, Cc ou Cci, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour ajouter un destinataire, cliquez dans la zone appropriée et entrez le nom du destinataire.

    • Pour supprimer un destinataire, cliquez dans la zone appropriée, sélectionnez le nom du destinataire, puis appuyez sur Suppr.

Pour plus d’informations, voir Répondre à un message ou le transférer.

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Ajouter une pièce jointe à un message électronique

Pour partager un fichier, vous pouvez le joindre à votre message. Vous pouvez également joindre d’autres éléments Outlook, tels que des messages, des contacts ou des tâches.

  1. Créez un message ou sélectionnez Répondre, Répondre à tous ou Transférer.

  2. Dans la fenêtre du message, sélectionnez Message > Joindre un fichier.

    Joindre un fichier

Pour plus d’informations, voir Joindre un fichier, un message, un contact ou une tâche à un message électronique.

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Ouvrir ou enregistrer une pièce jointe de message électronique

Vous pouvez ouvrir une pièce jointe à partir du volet de lecture ou d’un message ouvert. Après avoir ouvert et affiché une pièce jointe, vous pouvez l’enregistrer. Si un message contient plusieurs pièces jointes, vous pouvez les enregistrer en tant que groupe ou individuellement.

Ouvrir une pièce jointe

  • Double-cliquez sur la pièce jointe.

Pour plus d’informations, voir Ouvrir des pièces jointes.

Enregistrer une pièce jointe

  1. Sélectionnez la pièce jointe dans le volet de lecture ou le message ouvert.

  2. Dans l’onglet Pièces jointes, dans le groupe Actions, sélectionnez Enregistrer sous. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la pièce jointe, puis sélectionner Enregistrer sous.

    Enregistrer sous forme de pièces jointes

Pour plus d’informations, voir Enregistrer des pièces jointes.

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Ajouter une signature électronique aux messages

Créez des signatures personnalisées figurant en bas de vos messages. Les signatures peuvent inclure du texte, des images, votre carte de visite électronique, un logo ou même une image de votre signature manuscrite.

Créer une signature

  1. Dans un nouveau message, sélectionnez Une signature > Signatures.

    Signature

  2. Dans l’onglet Signature électronique, sélectionnez Nouveau.

  3. Tapez un nom, puis sélectionnez OK.

  4. Sous Choisir une signature par défaut, procédez comme suit :

    • Dans la liste Compte de messagerie, cliquez sur le compte de messagerie auquel vous voulez associer la signature.

    • Dans la liste Nouveaux messages, sélectionnez la signature que vous voulez ajouter automatiquement à tous les nouveaux messages électroniques. Si vous ne voulez pas automatiquement signer vos messages électroniques, vous pouvez ignorer cette option, car la valeur par défaut est (aucune).

    • Dans la liste Réponses/transferts, sélectionnez la signature à ajouter automatiquement (signature automatique) lorsque vous répondez à des messages ou les transférez. Sinon, acceptez l’option par défaut, (aucune).

  5. Sous Modifier la signature, tapez la signature, puis cliquez sur OK.

Ajouter une signature

  • Dans un nouveau message, cliquez sur Une signature, puis sélectionnez la signature de votre choix.

    Signature

Pour plus d’informations, voir Créer et ajouter une signature de message électronique.

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Créer un rendez-vous de calendrier

Dans Outlook, les rendez-vous ne sont pas à confondre avec les réunions. Les rendez-vous sont des activités pour lesquelles vous planifiez du temps dans votre calendrier. Ils n’impliquent ni invitation d’autres personnes, ni réservation de ressources, telles qu’une salle de conférence ou un équipement.

Cliquez sur Calendrier

  • Dans un dossier Calendrier, sélectionnez Nouveau rendez-vous. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un bloc horaire dans la grille du calendrier et sélectionner Nouveau rendez-vous.

    Nouveau rendez-vous dans le calendrier

    Raccourci clavier :    pour créer un rendez-vous, appuyez sur Ctrl+Maj+A.

Pour plus d’informations, voir Planifier un rendez-vous.

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Planifier une réunion

Dans Outlook, une réunion inclut d’autres personnes et peut inclure des ressources, telles que des salles de conférence. Vous aurez des réponses à vos demandes de réunion dans votre boîte de réception.

  • Dans un dossier Calendrier, sélectionnez Nouvelle réunion.

    Nouvelle réunion dans le calendrier

Raccourci clavier    Pour créer une nouvelle demande de réunion à partir d’un dossier dans Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+Q.

Pour plus d’informations, voir Planifier une réunion avec d’autres personnes.

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Définir un rappel

Les rappels s’affichent dans une fenêtre d’alerte pour vous éviter de rater une échéance importante. Vous pouvez définir ou supprimer des rappels pour pratiquement tout élément dans Outlook, y compris les courriers électroniques, les rendez-vous et les contacts.

Pour les rendez-vous ou réunions

  • Ouvrez un rendez-vous ou une réunion, puis dans la zone de liste Rappel, indiquez combien de temps avant le rendez-vous ou la réunion le rappel doit apparaître. Pour désactiver un rappel, sélectionnez Aucun.

Pour les messages électroniques, les contacts et les tâches

  • Sélectionnez Assurer un suivi> Ajouter un rappel.

Conseil   Vous pouvez marquer rapidement des messages électroniques en tant qu’éléments de tâche en utilisant les rappels. Ainsi, le message apparaît alors dans la liste des tâches et dans le dossier Tâches, mais un rappel n’est pas automatiquement ajouté. Cliquez avec le bouton droit dans la liste de messages pour ajouter un rappel. Ou, si le message est ouvert, sélectionnez Suivi > Ajouter un rappel.

Assurer un suivi

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Créer un contact

Un contact peut être un simple nom suivi d’une adresse de messagerie, ou il peut comporter des informations détaillées telles que la rue, les divers numéros de téléphone, la photo ou l’anniversaire du contact. Vos contacts apparaissent sous l’option Contacts dans la barre de raccourcis située dans le coin inférieur gauche de la fenêtre Outlook.

Contacts

  • Dans Contacts, sélectionnez Nouveau contact.

    Nouveau contact

    Raccourci clavier    Pour créer un contact à partir d’un dossier quelconque dans Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+C.

Pour plus d’informations, voir Créer ou ajouter un contact.

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Créer une tâche

De nombreux utilisateurs conservent des listes de tâches, soit sur papier, soit dans une feuille de calcul, soit sur les deux supports, papier et électronique. Dans Outlook, vous pouvez fusionner plusieurs listes en une seule, recevoir des rappels et effectuer le suivi des tâches.

Cliquer sur Tâches

  • À partir du dossier Tâches, dans l’onglet Accueil, sélectionnez Nouvelle tâche

    Nouvelle tâche

    Raccourci clavier :    pour créer une tâche, appuyez sur Ctrl+Maj+K.

Pour plus d’informations, voir Créer des tâches et des listes des tâches.

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Imprimer un message électronique, un contact, un élément de calendrier ou une tâche

Dans Outlook, vous pouvez imprimer des éléments individuels (tels que des messages électroniques, des contacts ou des éléments de calendrier) ou des affichages plus grands (tels que des calendriers, des carnets d’adresses ou des listes de contenu de dossiers de courrier).

  1. Sélectionnez un élément ou un dossier Outlook que vous souhaitez imprimer.

  2. Sélectionnez Fichier > Imprimer.

Imprimer

Pour plus d’informations, voir Imprimer des éléments dans Outlook.

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S’applique à : Outlook 2016, Outlook 2013, Office 365, Outlook 2010



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