Tâches de base dans Outlook

Outlook organise vos courriers électroniques, calendriers, contacts, tâches et listes de tâches ; tout cela, à partir d’un emplacement unique. Cette organisation commence avec votre compte de messagerie. À partir de là, vous pouvez commencer à utiliser des messages électroniques, à les convertir en tâches ou en rendez-vous et à enregistrer des informations sur les personnes avec lesquelles vous interagissez dans vos contacts, de sorte que vous n’ayez jamais à vous souvenir d’une adresse de messagerie ou d’un numéro de téléphone. Parcourons brièvement ces tâches de base.

Prise en main

Votre première action consiste à configurer votre compte Outlook. Après ça, vous serez en mesure de commencer à recevoir et envoyer des messages électroniques, à utiliser le calendrier, à créer des contacts et à utiliser des tâches Outlook.  

La configuration est automatique si vous utilisez une version antérieure d’Outlook sur le même ordinateur. Si ce n’est pas le cas, la configuration de compte automatique s’exécute au premier démarrage d’Outlook et vous guide tout au long de la procédure.

Vous êtes invité à fournir votre nom, votre adresse de messagerie et un mot de passe. C’est généralement suffisant, mais si la configuration automatique échoue, Outlook demande quelques informations supplémentaires, comme le nom de votre serveur de messagerie. Si vous ne disposez pas de ces informations, votre fournisseur de messagerie peut vous les fournir.

Bouton Ajouter un compte en mode Backstage

Remarque : Si vous voulez ajouter un autre compte de messagerie ultérieurement, lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Fichier > Ajouter un compte pour lancer la configuration de compte automatique.

Barre d’accès rapide

La barre d’accès rapide constitue une partie importante de votre expérience avec Outlook. Cela vous permet de naviguer parmi les principales fonctionnalités d’Outlook (Courrier, Calendrier, Contacts et Tâches). La barre vient compléter les onglets et rubans standard qui offrent un large éventail d’outils et d’options pour vous aider à utiliser et gérer Outlook.

Généralement située en bas de la fenêtre Outlook, la barre d’accès rapide indique, en fonction des paramètres sélectionnés, les noms des boutons (image de gauche) ou les icônes (image de droite) associés aux noms des fonctions.

Barre d’accès rapide dans Outlook affichant par nom les boutons Courrier, Calendrier, Contacts, Tâches et Autres options (points de suspension)

Barre d’accès rapide dans Outlook affichant les icônes Courrier, Calendrier, Contacts, Tâches et Autres options

Modifier les affichages de la barre d’accès rapide

Vous pouvez contrôler les boutons (ou icônes) qui apparaissent dans la barre d’accès rapide et l’ordre dans lequel ils apparaissent.

  1. Choisissez Plus Autres options > Options de navigation.

    Cliquez sur Plus (points de suspension) dans la barre d’accès rapide pour afficher les options de navigation

  2. Dans la boîte de dialogue Options de navigation, procédez comme suit :

    Boîte de dialogue Options de navigation de la barre d’accès rapide

    • Pour modifier le nombre de boutons ou d’icônes qui apparaissent sur la barre, augmentez ou diminuez le paramètre par défaut (4) pour le nombre maximal d’éléments visibles.

    • Pour afficher les icônes au lieu des noms, activez la case à cocher Navigation compacte.

    • Pour réorganiser la manière dont les boutons ou icônes apparaissent, sélectionnez un élément dans la zone Afficher dans cet ordre, puis Monter ou Descendre.

  3. Cliquez sur OK.

    Conseil : Si vous n’aimez pas les modifications que vous avez apportées ou que vous voulez recommencer depuis le début, sélectionnez Réinitialiser.

La section Courrier vous permet de communiquer avec des personnes à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation. Vous pouvez ajouter une signature électronique et des pièces jointes à vos messages électroniques.

Créer un message électronique

  1. À partir d’un dossier de messagerie quelconque (par exemple, votre boîte de réception), sélectionnez Nouveau message électronique.

    Nouveau message

    Raccourci clavier :    pour créer un message électronique, appuyez sur Ctrl+Maj+M.

  2. Lorsque vous avez terminé de rédiger votre message, sélectionnez Envoyer.

Pour plus d’informations, voir Créer un message électronique.

Ajouter une signature électronique aux messages

Vous pouvez créer des signatures personnalisées à faire figurer en bas de vos messages. Les signatures peuvent inclure du texte, des images, votre carte de visite électronique, un logo ou même une image de votre signature manuscrite.

Créer une signature

  1. Dans un nouveau message, sélectionnez Une signature > Signatures.

    Signature

  2. Dans l’onglet Signature électronique, sélectionnez Nouveau.

  3. Tapez unnom , puis sélectionnez OK.

  4. Sous Choisir une signature par défaut, procédez comme suit :

    • Dans la liste Compte de messagerie, cliquez sur le compte de messagerie auquel vous voulez associer la signature.

    • Dans la liste Nouveaux messages, sélectionnez la signature que vous voulez ajouter automatiquement à tous les nouveaux messages électroniques. Si vous ne voulez pas automatiquement signer vos messages électroniques, vous pouvez ignorer cette option, car la valeur par défaut est (aucune).

    • Dans la liste Réponses/transferts, sélectionnez la signature à ajouter automatiquement (signature automatique) lorsque vous répondez à des messages ou les transférez. Sinon, acceptez l’option par défaut, (aucune).

  5. Sous Modifier la signature, tapez la signaturesouhaitée, puis sélectionnez OK.

Ajouter une signature

  • Dans un nouveau message, cliquez sur Une signature, puis sélectionnez la signature de votre choix.

    Signature

Pour plus d’informations, voir Créer et ajouter une signature de message électronique.

Répondre à un message ou le transférer

  1. Dans le ruban ou dans le volet de lecture, sélectionnez Répondre, Répondre à tous ou Transférer.

    Répondre

  2. Dans la zone À, Cc ou Cci, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour ajouter un destinataire, cliquez dans la zone appropriée et entrez le nom du destinataire.

    • Pour supprimer un destinataire, cliquez dans la zone appropriée, sélectionnez le nom du destinataire, puis appuyez sur Suppr.

Pour plus d’informations, voir Répondre à un message ou le transférer.

Ajouter une pièce jointe à un message électronique

Pour partager un fichier, vous pouvez le joindre à votre message. Vous pouvez également joindre d’autres éléments Outlook, tels que des messages, des contacts ou des tâches.

  1. Créez un message ou sélectionnez un message existant, puis sélectionnez Répondre, Répondre à tous ou Transférer.

  2. Dans la fenêtre du message, sélectionnez Message > Joindre un fichier.

    Joindre un fichier

Pour plus d’informations, voir Joindre un fichier, un message, un contact ou une tâche à un message électronique.

Ouvrir ou enregistrer une pièce jointe de message électronique

Vous pouvez ouvrir une pièce jointe à partir du volet de lecture ou d’un message ouvert. Après avoir ouvert et affiché une pièce jointe, vous pouvez l’enregistrer. Si un message contient plusieurs pièces jointes, vous pouvez les enregistrer en tant que groupe ou individuellement.

Ouvrir une pièce jointe

Selon la version de Outlook que vous utilisez, plusieurs options peuvent être disponibles pour ouvrir une pièce jointe.

  • Double-cliquez sur la pièce jointe.

Pour plus d’informations, voir Ouvrir des pièces jointes.

Enregistrer une pièce jointe

  1. Sélectionnez la pièce jointe dans le volet de lecture ou le message ouvert.

  2. Dans l’onglet Pièces jointes, dans le groupe Actions, sélectionnez Enregistrer sous. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la pièce jointe, puis sélectionner Enregistrer sous.

    Enregistrer sous forme de pièces jointes

Pour plus d’informations, voir Enregistrer des pièces jointes.

Les rendez-vous et réunions constitue des aspects importants de votre vie personnelle et professionnelle. Votre calendrier est le vecteur idéal pour gérer ces deux types d’éléments. Outlook vous permet également de définir des rappels pour les événements programmés.

Créer un rendez-vous de calendrier

Dans Outlook, les rendez-vous ne sont pas à confondre avec les réunions. Les rendez-vous sont des activités pour lesquelles vous planifiez du temps dans votre calendrier. Ils n’impliquent ni invitation d’autres personnes, ni réservation de ressources, telles qu’une salle de conférence ou un équipement.

Cliquez sur Calendrier

  • Dans un dossier Calendrier, sélectionnez Nouveau rendez-vous. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un bloc horaire dans la grille du calendrier et sélectionner Nouveau rendez-vous.

    Nouveau rendez-vous dans le calendrier

    Raccourci clavier :    pour créer un rendez-vous, appuyez sur Ctrl+Maj+A.

Pour plus d’informations, voir Planifier un rendez-vous.

Planifier une réunion

Dans Outlook, une réunion inclut d’autres personnes et peut inclure des ressources, telles que des salles de conférence. Vous aurez des réponses à vos demandes de réunion dans votre boîte de réception.

  • Dans un dossier Calendrier, sélectionnez Nouvelle réunion.

    Nouvelle réunion dans le calendrier

Raccourci clavier :    pour créer une nouvelle demande de réunion à partir d’un dossier dans Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+Q.

Pour plus d’informations, voir Planifier une réunion avec d’autres personnes.

Définir un rappel

Les rappels s’affichent dans une fenêtre d’alerte pour vous éviter de rater une échéance importante. Vous pouvez définir ou supprimer des rappels pour pratiquement tout élément dans Outlook, y compris les courriers électroniques, les rendez-vous et les contacts.

Pour les rendez-vous ou réunions

  • Ouvrez un rendez-vous ou une réunion, puis dans la zone de liste Rappel, indiquez combien de temps avant le rendez-vous ou la réunion le rappel doit apparaître. Pour désactiver un rappel, sélectionnez Aucun.

Pour les messages électroniques, les contacts et les tâches

  • Sélectionnez Assurer un suivi> Ajouter un rappel.

Conseil : Vous pouvez marquer rapidement des messages électroniques en tant qu’éléments de tâche en utilisant les rappels. Ainsi, le message apparaît dans la liste des tâches et dans le dossier Tâches, mais un rappel n’est pas automatiquement ajouté. Cliquez avec le bouton droit dans la liste de messages pour ajouter un rappel. Ou, si le message est ouvert, sélectionnez Suivi > Ajouter un rappel.

Assurer un suivi

Contacts

La section Contacts désigne les personnes et les entreprises qui constituent vos contacts professionnels et personnels. L’ajout de personnes comme contacts est laissé à votre entière discrétion. Les seules restrictions applicables aux personnes que vous pouvez ou non ajouter sont les limites que vous ou votre entreprise imposez. Par exemple, il est possible que votre entreprise ait défini des règles sur la correspondance avec certaines adresses de messagerie externes.

Créer un contact

Un contact peut être un simple nom suivi d’une adresse de messagerie, ou vous pouvez inclure des informations détaillées telles qu’une adresse postale, des numéros de téléphone, une photo et un anniversaire. Vos contacts apparaissent sous l’option Contacts dans la barre de raccourcis située dans le coin inférieur gauche de la fenêtre Outlook.

Personnes

  • Dans Contacts, sélectionnez Nouveau contact.

    Nouveau contact

    Raccourci clavier :    pour créer un contact à partir d’un dossier quelconque dans Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+C.

Pour plus d’informations, voir Créer ou ajouter un contact.

Obtenir la liste des contacts dans votre carnet d’adresses Outlook

Il est recommandé d’enregistrer une copie des contacts dans votre carnet d’adresses. Dans Outlook 2013 ou Outlook 2016 pour Windows, vous pouvez télécharger un fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) de vos contacts sur votre appareil, puis l’ouvrir dans Excel.

  1. Ouvrez Outlook, cliquez sur Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter.

    Sélectionnez Ouvrir et exporter, puis Importer/exporter.

  2. Dans l’Assistant Importation et exportation, sélectionnez Exporter vers un fichier > Suivant.

  3. Choisissez Valeurs séparées par une virgule puis, sur la page Exporter vers un fichier, sélectionnez Contacts comme dossier à exporter à partir de votre compte.

    Faites défiler la page vers le haut, puis sélectionnez le dossier de contacts que vous voulez exporter.

    Important : Avant de commencer, vérifiez que le dossier Contacts que vous sélectionnez est joint à votre compte de messagerie. Ceci est particulièrement important si vous effectuez ces étapes sur l’ordinateur d’une autre personne.

  4. Sélectionnez Suivant > Parcourir, puis cliquez sur l’emplacement où vous voulez stocker le fichier .csv (valeurs).

  5. Tapez un nom de fichier, puis sélectionnez OK > Suivant.

    Enregistrer votre carnet d’adresses de contacts sous forme de fichier .csv

  6. Sélectionnez Terminer pour démarrer le processus d’exportation.

    Remarque : Outlook n’affiche aucun message à la fin du processus d’exportation.

Ouvrir le fichier .csv regroupant vos contacts

Le fichier .csv incluant vos contacts exportés est généralement ouvert dans Excel.

  1. Accédez à l’emplacement où vous avez enregistré le fichier .csv et ouvrez-le.

  2. Vérifiez que vos contacts apparaissent dans le fichier.

    Exemple de fichier .csv Outlook ouvert dans Excel

    Remarque : Il peut y avoir des cellules vides. Ceci est normal.

  3. Fermez le fichier sans apporter de modifications pour éviter d’éventuels problèmes lors de l’importation du fichier sur un autre appareil ayant la même version d’Outlook ou un autre service de messagerie.

Créer une tâche

De nombreux utilisateurs conservent des listes de tâches, soit sur papier, soit dans une feuille de calcul, soit sur les deux supports, papier et électronique. Dans Outlook, vous pouvez fusionner plusieurs listes en une seule, recevoir des rappels et effectuer le suivi des tâches.

  1. Ouvrez Outlook. Dans l’onglet Accueil, sélectionnez le groupe Nouveau, puis Nouveaux éléments.

  2. Sélectionnez Tâche, remplissez le formulaire de tâche, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.

Raccourci clavier :    pour créer une tâche, appuyez sur Ctrl+Maj+K.

Pour plus d’informations, voir Créer des tâches et des listes des tâches.

Affecter une tâche

  1. Sélectionnez Icône Tâches sur barre d’accès rapide dans Outlook dans la barre d’accès rapide ou Tâches sur la barre de navigation.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Sélectionnez Icône Nouvelle tâche sur le ruban ou appuyez sur Ctrl+Maj+K pour créer une tâche.

      ou

    • Ouvrez une tâche existante.

  3. Sélectionnez Affecter une tâche.

    Commande Affecter une tâche du ruban

  4. Dans le formulaire Tâche, procédez comme suit :

    • Dans la zone À, entrez un nom ou une adresse de messagerie.

    • Ajoutez un Objet, sélectionnez une Date de début et une Échéance, et définissez l’État et la Priorité selon vos besoins.

      Propriétés Date de début et Échéance d’une tâche affectée

    • Activez ou désactivez la sélection par défaut des cases à cocher Conserver dans ma liste des tâches une copie à jour de la tâche et Envoyer un rapport d’état quand la tâche est terminée.

    • Si nécessaire, tapez un message dans le bloc de contenu sous les cases à cocher.

  5. Si vous souhaitez que la tâche se répète, sélectionnez Périodicité sur le ruban, sélectionnez les options souhaitées dans la boîte de dialogue Périodicité de la tâche, puis OK.

    Remarque : Si vous affectez une tâche périodique, une copie de cette tâche reste dans votre liste des tâches mais n’est jamais mise à jour. Si vous activez la case à cocher Envoyer un rapport d’état quand la tâche est terminée, vous recevez un rapport d’état pour chaque occurrence achevée de la tâche.

  6. Sélectionnez Envoyer.

Conseil : Outlook permet de suivre la progression d’une tâche affectée à une seule personne. Si vous voulez que plusieurs personnes travaillent sur une tâche, divisez la tâche en sous-tâches ou affectez la tâche individuellement. Par exemple, pour effectuer le suivi d’un rapport devant être rédigé par trois auteurs, créez trois tâches distinctes, puis affectez chaque tâche individuelle à l’auteur approprié.

Accepter ou refuser une tâche affectée

Lorsqu’une tâche est créée et vous est affectée, elle apparaît dans votre Boîte de réception.

Commandes Accepter et Refuser dans une demande de tâche affichée dans le volet de lecture

  • Dans le volet de lecture, sélectionnez Accepter ou Refuser.

    ou

    Ouvrez la tâche, sélectionnez Accepter ou Refuser sur le ruban. Quelle que soit l’option choisie, sélectionnez Modifier la réponse avant l’envoi ou Envoyer la réponse maintenant, puis OK.

    Remarque : Les tâches acceptées apparaissent dans votre liste des tâches Outlook.

Si vous ouvrez une tâche, vous pouvez Répondre, Répondre à tous ou Transférer à la personne qui vous a affecté la tâche et à d’autres personnes le cas échéant. Vous pouvez également inclure un commentaire dans le bloc de message.

Afficher une tâche

  1. Ouvrez Outlook, puis dans la barre d’outils Accès rapide, sélectionnez Icône Tâches sur barre d’accès rapide dans Outlook .

  2. Dans votre Liste des tâches ou liste Tâches, double-cliquez sur un élément pour afficher le formulaire complet.

Vous pouvez modifier l’affichage des tâches à tout moment.

  • Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Affichage actuel, sélectionnez un autre affichage.

    Options de l’affichage actif pour les tâches .

Imprimer une tâche

Vous pouvez choisir le mode d’affichage de vos tâches, puis, en fonction de ce que vous décidez d’imprimer, le format d’impression de la tâche (Tableau ou Mémo). Si vous ne sélectionnez qu’une tâche à imprimer, seul le paramètre d’impression Mémo est disponible. Si vous sélectionnez une liste telle que la liste des tâches, le format d’impression Tableau est également proposé.

  1. Sélectionnez Icône Tâches sur barre d’accès rapide dans Outlook dans la barre d’outils Accès rapide.

    Barre d’accès rapide dans Outlook

  2. Sélectionnez une tâche dans un de vos dossiers (Liste des tâches ou liste Tâches), ou sélectionnez un dossier.

  3. Sélectionnez Fichier > Imprimer, puis le format (le cas échéant) sous Paramètres.

Imprimer un message électronique, un contact ou un élément de calendrier

Dans Outlook, vous pouvez imprimer des éléments individuels (tels que des messages électroniques, des contacts ou des éléments de calendrier) ou des affichages plus grands (tels que des calendriers, des carnets d’adresses ou des listes de contenu de dossiers de courrier).

  1. Sélectionnez un élément ou un dossier Outlook que vous souhaitez imprimer.

  2. Sélectionnez Fichier > Imprimer.

Imprimer

Pour plus d’informations, voir Imprimer des éléments dans Outlook.

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