Tâches de base dans l’application Comparer les feuilles de calcul

Imaginons que vous ayez deux classeurs Excel, ou deux versions d’un même classeur, que vous souhaitez comparer. Ou peut-être voulez-vous rechercher des problèmes potentiels, tels que des totaux entrés manuellement (plutôt que calculés) ou des formules incorrectes. Si vous avez Microsoft Office Professionnel Plus 2013, vous pouvez utiliser l’application Comparer les feuilles de calcul afin de générer un rapport sur les différences et les problèmes détectés.

Important :  L’application Comparer les feuilles de calcul est disponible uniquement avec Office Professionnel Plus 2013 ou Office 365 ProPlus.

Ouvrir l’application Comparer les feuilles de calcul

Dans Windows 7    Dans le menu Démarrer de Windows, sous OfficeOutils 2013, cliquez sur Comparer les feuilles de calcul.

Dans Windows 8    Dans l’écran Démarrer, cliquez sur Comparer les feuilles de calcul. Si vous ne voyez pas de vignette Comparer les feuilles de calcul, commencez à taper les mots Comparer les feuilles de calcul, puis sélectionnez la vignette de l’application.

En plus de l’application Comparer les feuilles de calcul, vous disposez également de l’application compagnon Comparer les bases de données pour Access. Celle-ci nécessite également Office Professional Plus 2013 (pour la trouver, dans Windows 8, tapez Comparer les bases de données).

Comparer deux classeurs Excel

  1. Cliquez sur Accueil > Comparer des fichiers.

    Comparer les fichiers

    La boîte de dialogue Comparer des fichiers s’affiche.

  2. Cliquez sur l’icône de dossier bleue en regard de la zone Comparer pour accéder à l’emplacement de la version antérieure de votre classeur. En plus des fichiers enregistrés sur votre ordinateur ou un réseau, vous pouvez entrer une adresse web pour accéder au site où sont stockés vos classeurs.

Commande Comparer les fichiers

  1. Cliquez sur l’icône de dossier verte en regard de la zone À pour accéder à l’emplacement du classeur que vous voulez comparer à la version précédente, puis cliquez sur OK.

    Conseil : Vous pouvez comparer deux fichiers du même nom si ceux-ci sont enregistrés dans des dossiers différents.

  2. Dans le volet gauche, activez ou désactivez les options que vous voulez voir dans les résultats de la comparaison des classeurs, par exemple, Formules, Macros ou Format de cellule. Vous pouvez aussi Sélectionner tout.

Options de comparaison de feuilles de calcul

  1. Cliquez sur OK pour effectuer la comparaison.

Si un message signalant l’impossibilité d’ouvrir le classeur s’affiche, il se peut que l’un des classeurs soit protégé par mot de passe. Cliquez sur OK, puis entrez le mot de passe du classeur. Pour plus d’informations, voir Fonctionnement des mots de passe avec l’application Comparer les feuilles de calcul.

Les résultats de la comparaison sont affichés dans une grille à deux volets. Le classeur de gauche correspond au fichier « Comparer » (généralement le plus ancien) sélectionné, et celui de droite au fichier « À » (généralement le plus récent). Les détails sont affichés dans un volet situé sous les deux grilles. Les modifications sont mises en évidence à l’aide d’une couleur en fonction de leur type.

Explication des résultats

  • Dans la grille côte à côte, une feuille de calcul d’un fichier est comparée à la même feuille de calcul dans l’autre fichier. S’il existe plusieurs feuilles de calcul, vous pouvez y accéder en cliquant sur les boutons Précédent et Suivant dans la barre de défilement horizontale.

    Remarque : Même les feuilles de calcul masquées sont comparées et affichées dans les résultats.

  • Les différences sont mises en relief à l’aide d’une couleur de remplissage ou de police, en fonction du type. Par exemple, les cellules contenant des « valeurs entrées » (cellules sans formule) sont signalées par un remplissage vert dans la grille côte à côte, et une police verte dans la liste des résultats. Le volet inférieur gauche indique la légende de chaque code de couleur.

Résultats de la comparaison de deux versions d’un classeur

Dans l’exemple présenté ici, les résultats pour le 4e trimestre dans la version antérieure n’étaient pas finalisés. La dernière version du classeur contient les chiffres finaux dans la colonne E pour le 4e trimestre.

Dans les résultats de la comparaison, les cellules E2:E5 des deux versions présentent un remplissage vert indiquant qu’une valeur entrée a changé. Ces valeurs ayant changé, les résultats calculés dans la colonne YTD ont également changé : les cellules F2:F4 et E6:F6 présentent un remplissage bleu vert indiquant que la valeur calculée a changé.

Le résultat calculé dans la cellule F5 a également changé, mais la raison principale est que, dans la version antérieure, sa formule était incorrecte (elle additionnait uniquement les cellules B5:D5, en omettant la valeur pour le 4e trimestre). Lors de la mise à jour du classeur, la formule dans la cellule F5 a été corrigée. Elle est désormais : =SOMME(B5:E5).

  • Si les cellules sont trop étroites pour afficher leur contenu, cliquez sur Ajuster les cellules.

Redimensionner les cellules

Complément Inquire d’Excel

Outre les fonctionnalités de comparaison de l’application Comparer les feuilles de calcul, Excel 2013 dispose d’un complément Inquire que vous pouvez activer, qui affiche un onglet « Inquire ». À partir de l’onglet Inquire, vous pouvez analyser un classeur, voir les relations entre des cellules, des feuilles de calcul et d’autres classeurs, ainsi qu’éliminer une mise en forme excessive d’une feuille de calcul. Si vous avez deux classeurs ouverts dans Excel, que vous voulez comparer, vous pouvez exécuter l’application Comparer les feuilles de calcul à l’aide de la commande Comparer des fichiers.

Si l’onglet Inquire n’apparaît pas dans Excel 2013, voir Activer le complément Inquire. Pour en savoir plus sur les outils du complément Inquire, voir Ce que vous pouvez faire avec l’application Analyse de feuilles de calcul.

Étapes suivantes

Si vous avez des classeurs Excel ou des bases de données Access « stratégiques » dans votre organisation, songez à installer des outils de gestion de feuilles de calcul et de bases de données Microsoft. La solution Microsoft Audit Control Management Server offre de puissantes fonctionnalités de gestion des modifications pour les fichiers Excel et Access. Elle est complétée par la solution Microsoft Discovery and Risk Assessment Server, qui intègre des fonctionnalités d’inventaire et d’analyse, toutes destinées à vous aider à réduire les risques associés au recours à des outils développés par des utilisateurs finals dans Excel et Access.

Voir également Vue d’ensemble de l’application Comparer les feuilles de calcul.

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