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Vous pouvez synchroniser des données entre une liste SharePoint 2010 et Office Access 2010 et conserver les deux jeux de données à jour. Par exemple, vous souhaiterez campagne de vente suivi des informations dans une liste SharePoint afin qu’elle soit facile à collaborer avec d’autres personnes de votre équipe, mais également utiliser la fonction périodique, interroger, de mettre à jour et en bloc des modifications à l’aide d’Access 2010.
Contenu de cet article
Introduction à la synchronisation d’une liste SharePoint avec Access
Vous pouvez synchroniser des données entre une liste SharePoint 2010 et Access 2010 et conserver les deux jeux de données à jour. Par exemple, vous souhaiterez peut-être conserver campagne de vente suivi des informations dans une liste SharePoint afin qu’elle soit facile à collaborer avec d’autres personnes de votre équipe, mais également utiliser la fonction périodique, effectuez une requête, et en bloc des modifications à l’aide d’Access 2010.
Il existe trois manières pour synchroniser des données entre une liste SharePoint et Access 2010. Quelle que soit comme vous le souhaitez, cette synchronisation est bidirectionnelle ou bidirectionnelle. Les modifications apportées dans Access pour les données de liste sont téléchargées sur le serveur SharePoint, et les modifications effectuées sur le serveur de la liste SharePoint sont téléchargées vers Access sur votre ordinateur.
Pour synchroniser une liste SharePoint, vous devez disposer d’Access 2010 est installé sur votre ordinateur client et vous devez disposer des autorisations de contribution à la liste.
Trouver plus d’informations sur l’utilisation de SharePoint 2010 avec Access 2010 dans la section Voir aussi, dans le système de l’aide d’Access 2010.
Remarque : Vous ne pouvez pas synchroniser une liste externe SharePoint avec Access 2010.
Synchronisation des données d’une liste à l’aide de l’ouvrir avec la commande Access
Vous pouvez synchroniser les données dans une liste SharePoint avec Access 2010 à l’aide de la commande Ouvrir avec Access dans le ruban de liste. Cette commande crée une table Access liée à la liste SharePoint et une table UserInfo supplémentaire qui contient des informations supplémentaires, telles que les noms d’utilisateur, les comptes et les adresses de messagerie.
Chaque fois que vous ouvrez la liste de SharePoint ou d’une table liée Access, vous voyez les données les plus récentes. Alors que la liste SharePoint continue à mettre à jour, vous pouvez actualiser manuellement la table liée Access avec les dernières modifications de la liste. Alors que la table liée Access continue à mettre à jour, vous pouvez actualiser manuellement les données de liste SharePoint avec les dernières modifications Access.
Synchronisation des données d’une liste à l’aide de la piste cette commande liste en mode feuille de données
Vous pouvez également synchroniser une liste SharePoint à partir de mode feuille de données à l’aide de la piste cette commande liste disponible dans l’affichage feuille de données volet Office, qui également crée une table liée dans Access. À l’aide des commandes supplémentaires dans le volet Office, vous pouvez également synchroniser des données de la liste et procédez comme suit :
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Rapport avec Access.
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Exporter vers Access.
Pour plus d’informations, voir le système d’aide du mode feuille de données (en bas du mode feuille de données, cliquez sur le lien aide.)
Synchronisation des données d’une liste à l’aide de la commande de liste SharePoint à partir d’Access
À partir d’Access 2010, vous pouvez également lier une table à une liste SharePoint existante à l’aide de la commande de Liste SharePoint dans le groupe Importer et lier sous l’onglet Données externes.
Vous pouvez également créer une liste SharePoint vide à partir d’Access. Dans le ruban, sous l’onglet créer, dans le groupe tableaux, cliquez sur listes SharePoint, puis cliquez sur une des opérations suivantes : Contacts, tâches, problèmes, événements ou personnalisé.
Trouver plus d’informations sur l’utilisation d’Access dans le système de l’aide d’Access 2010.
Avantages de la liaison d’une table Access à une liste SharePoint
Quelle que soit celle que vous choisissez de synchroniser une liste SharePoint, Access 2010 crée une table liée qui reflète la structure et le contenu de la liste SharePoint. Access sélectionne le type de données approprié pour chaque champ qui correspond à la colonne de liste. Ces tables liées puis agissent comme n’importe quelle table Access, et ainsi, vous pouvez également créer des requêtes, formulaires, États, macros ou du code pour travailler avec les données dans Access 2010.
Données de recherche
Access crée automatiquement des tables liées pour toutes les listes de choix (à moins que ces listes sont déjà liés à la base de données). Si les listes de recherche contiennent des colonnes qui s’affichent les autres listes, ces listes sont également incluses dans l’opération d’attache, afin que la liste de choix de chaque table attachée compte une table attachée correspondante dans la base de données. Access crée également les relations entre ces tables liées.
Modifications de structure
Comme avec d’autres types de tables liées, vous ne pouvez pas ajouter, supprimer ou modifier les champs dans une table liée pendant que vous travaillez dans Access. Si vous souhaitez apporter des modifications structurelles, par exemple suppression ou modification d’une colonne, vous devez ouvrir la liste sur le site SharePoint. À partir d’Access vous pouvez accéder à la page de paramètres liste SharePoint pour modifier la structure de la liste. Avec le bouton droit de la table Access dans le volet de Navigation, pointez sur Autres Options, puis cliquez sur Modifier les colonnes et les paramètres.
Modifications structurelles effectuées dans une liste SharePoint ne sont pas répercutées automatiquement dans une table liée. Pour mettre à jour une table liée en appliquant la structure de liste plus récente, avec le bouton droit de la table Access dans le volet de Navigation, pointez sur Autres Options, puis cliquez sur Actualiser la liste.
Performances
Étant donné que les données à partir de listes SharePoint liées sont automatiquement synchronisées avec les tables locales et les utilisateurs est toujours travailler avec les données locales, les performances d’une table Access liée a été améliorée, par rapport aux versions antérieures d’Access 2010.
Modifications en bloc
Synchronisation d’une liste SharePoint avec Access 2010 facilite en bloc des modifications apportées à vos données de liste SharePoint. Pour en bloc ajouter, mettre à jour, ou supprimer des données d’une liste SharePoint, exécutez un ajout, une mise à jour ou une requête Suppression dans Access 2010, puis ouvrez ou actualiser la liste SharePoint.
Prise en mode hors connexion de données et résolution des conflits
Si vous devez emmener du travail à domicile avec vous ou en déplacement, vous pouvez prendre vos listes SharePoint liées hors connexion à l’aide d’Access 2010. Par exemple, vous souhaiterez peut-être fournir un catalogue de pièces à un client pendant que vous êtes en déplacement. Vous pouvez travailler sur vos données dans Access 2010, puis synchronisez vos modifications lorsque vous vous reconnectez avec le site SharePoint ultérieurement.
Si des conflits surviennent — par exemple, si quelqu'un met à jour le même enregistrement sur le serveur ou lors de cette personne travaille également en mode hors connexion, vous pouvez résoudre le conflit lorsque vous vous reconnectez à l’aide de la boîte de dialogue Résoudre les conflits. Cette boîte de dialogue affiche des informations sur le conflit, telles que la raison pour laquelle l’erreur s’est produite et fournit des options pour vous essayez d’envoyer à nouveau les données ou pour ignorer vos modifications. S’il existe plusieurs erreurs, vous pouvez afficher les détails de chaque erreur en cliquant sur les boutons précédent et suivant dans la boîte de dialogue. Certaines erreurs peuvent être résolues qu’en ignorant vos modifications.
Considérations relatives à la synchronisation des données
Le tableau suivant répertorie quelques considérations à garder à l’esprit lors de la synchronisation des données entre une liste SharePoint et une table liée Access.
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Fonctionnalité |
Comparaison |
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Colonnes |
Access ne prend pas en charge plus de 256 champs dans une table, par conséquent, la table attachée contient uniquement 256 colonnes. |
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Dossiers |
Chaque dossier de la liste SharePoint apparaît sous forme d'enregistrement dans la table Access. Les éléments inclus dans un dossier apparaissent également sous forme d'enregistrements placés juste en dessous de l'enregistrement correspondant à ce dossier. |
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Colonnes de recherche |
Si une colonne de recherche des valeurs dans une autre liste et la liste associée n’est pas déjà dans la base de données, Access crée automatiquement les tables attachées pour les listes associées. Remarque : Une colonne de type personne ou groupe est un type spécial de colonne de recherche qui recherche des valeurs dans la liste informations utilisateur. Si vous liez à une liste contenant une colonne de personne ou groupe, Access crée automatiquement une table liée pour la liste informations utilisateur. |
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Colonnes calculées |
Les résultats dans une colonne calculée s'affichent dans le champ correspondant mais vous n'avez la possibilité ni d'afficher ni de modifier leur formule dans Access. |
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Pièces jointes |
La colonne de pièces jointes de la liste s'affiche sous forme de champ intitulé Pièces jointes. |
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Colonnes en lecture seule |
Les colonnes qui sont en lecture seule dans une liste SharePoint restent en lecture seule dans Access. En outre, vous risquez de ne pas pouvoir ajouter, supprimer ou modifier des colonnes dans Access. |
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Colonnes à valeurs multiples |
Une colonne de type liste de choix ou peut contenir plusieurs valeurs. Pour ces colonnes, l’opération d’attache crée des champs qui prennent en charge plusieurs valeurs. Colonnes de recherche à plusieurs valeurs sont créées dans la table attachée si la colonne est de type liste de choix. |
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Listes non prises en charge |
Les listes suivantes sont non prises en charge :
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Synchroniser une liste SharePoint avec Access
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Accédez au site SharePoint qui contient la liste que vous souhaitez synchroniser avec un tableur.
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Cliquez sur le nom de la liste dans la barre de lancement rapide, ou cliquez sur Actions du Site et cliquez sur Afficher tout le contenu du Site, puis, dans la section approprié dans la liste, cliquez sur le nom de la liste.
Remarque : Un site SharePoint peut être modifié de manière significative en termes d’apparence et de navigation. Si vous ne parvenez pas à localiser une option, telle qu’une commande, un bouton ou un lien, contactez votre administrateur.
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Dans le ruban, cliquez sur l’onglet liste et puis, dans le groupe se connecter et exporter, cliquez sur Ouvrir avec Access.
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Spécifier un emplacement pour la base de données nouveau ou existant, ou cliquez sur Parcourir pour localiser une base de données.
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Sélectionnez lier à des données sur le site SharePoint, puis cliquez sur OK.
Remarque : Vous pouvez également cliquer sur Exporter une copie des données. Exportation de données, contrairement à lier des données, est une opération de copie unique des données en cours et ne crée pas une synchronisation entre la table Access qui est créée et la liste SharePoint.
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Si vous êtes invité à confirmer l’opération, cliquez sur OK.
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Dans la boîte de dialogue Téléchargement de fichier, cliquez sur Ouvrir.
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Si vous êtes invité à spécifier si vous souhaitez activer des connexions de données sur votre ordinateur, cliquer sur Activer si vous pensez que la connexion aux données du site SharePoint est suffisamment sûre pour être activée.
Access 2010 crée une table Access liée à la liste SharePoint, une table UserInfo et des tables liées supplémentaires si la liste SharePoint contient des colonnes de recherche.
Actualiser les données synchronisées
Chaque fois que vous ouvrez la liste SharePoint synchronisée ou une table liée Access, vous voyez les données les plus récentes. Pour vous assurer que s’affichent les données les plus récentes lorsque la liste de SharePoint ou d’une table liée Access est ouvert, vous pouvez actualiser manuellement les données.
Pour actualiser les données synchronisées, effectuez l’une des opérations suivantes :
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À partir d’Access 2010, dans le ruban de la table attachée d’Access, sous l’onglet accueil, dans le groupe enregistrements, cliquez sur Actualiser, puis cliquez sur Actualiser.
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Dans la liste SharePoint, effectuez l’une des opérations suivantes :
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Dans l’affichage feuille de données, dans le ruban, cliquez sur l’onglet liste et puis, dans le groupe de la feuille de données, cliquez sur Actualiser les données.
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en mode Standard, dans la barre d’adresses Internet Explorer, cliquez sur Actualiser ou appuyez sur F5.
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