Supprimer un ou plusieurs enregistrements d’une base de données

La suppression de données inexactes ou obsolètes peut accélérer et simplifier le fonctionnement de votre base de données Access. Par exemple, si vous déplacez des données du calendrier ou du trimestre fiscal précédent vers un ensemble de tables archivées dans une autre base de données, vous pouvez diminuer la taille de votre base de données de travail et accélérer son fonctionnement. Si vous supprimez des données inexactes ou en double, vous pouvez également réduire les coûts pour l’entreprise.

Cet article vous explique comment supprimer des données d’une base de données Access. Il vous explique également comment supprimer des données de champs individuels, un processus relativement simple à mettre en place, et comment supprimer des enregistrements entiers, un processus qui peut paraître plus complexe à mettre en place.

Remarque : Pour comprendre et utiliser les informations contenues dans cet article, vous devez tout d’abord assimiler les concepts de clé primaire et de clé étrangère. Pour obtenir des informations préalables sur les clés primaires et étrangères, consultez l’article Concepts de base sur la conception d’une base de données.

Contenu de cet article

À propos de la suppression de données

Supprimer les données d’un champ

Supprimer les données d’une liste

Supprimer des enregistrements non liés d’une base de données

Supprimer des enregistrements liés d’une base de données à l’aide d’une requête Suppression

À propos de la suppression de données

Access offre plusieurs types ou niveaux de suppression de données. Vous pouvez supprimer des données à partir de points de données individuels d’un enregistrement, supprimer des enregistrements entiers d’une table et supprimer des tables entières.

Vous supprimez des valeurs individuelles lorsque vous souhaitez que tout ou partie des points de données dans un enregistrement soient vides, tout en conservant l’enregistrement en lui-même (c’est-à-dire, la ligne) dans la table. La suppression d’une valeur de données est une opération relativement simple : sélectionnez tout ou partie des données dans le champ et appuyez sur la touche Suppr.

Lorsque vous supprimez l’intégralité d’un enregistrement, vous supprimez toutes les données dans chaque champ ainsi que la valeur de clé qui donne son caractère unique à l’enregistrement. Ce processus supprime la ligne entière de la table. Vous pouvez supprimer des enregistrements individuels manuellement, ou vous pouvez créer des requêtes Suppression qui suppriment un grand nombre d’enregistrements en une seule fois.

Si les enregistrements que vous voulez supprimer ne sont pas liés à d’autres données de la base de données, le processus de suppression est relativement simple. Vous pouvez sélectionner une ligne entière et appuyer sur Suppr, ou vous pouvez créer et exécuter une requête Suppression. Toutefois, si les enregistrements à supprimer sont liés à d’autres données, et s’ils résident du côté « un » d’une relation un-à-plusieurs, vous devez suivre quelques étapes supplémentaires, car par défaut, Access ne vous permet pas de supprimer des données liées. De plus, n’oubliez pas que la suppression de l’intégralité d’un enregistrement est irréversible. Aussi, nous vous conseillons de toujours sauvegarder votre base de données avant de supprimer des données.

La suppression de tables entières n’est pas un processus aussi complexe que la suppression de données de champs ou que la suppression d’enregistrements entiers. Toutefois, n’oubliez pas que lorsque vous supprimez une table entière, vous pouvez rompre les fonctionnalités de tout ou partie de votre base de données si vous supprimez la table de manière incorrecte. De plus, vous perdez définitivement toutes les données dans la table supprimée. Aussi, nous vous conseillons de toujours sauvegarder votre base de données avant de supprimer une table.

Pour terminer, vous pouvez supprimer des données plus rapidement et précisément si vous comprenez la conception d’une base de données relationnelle. Si vous utilisez Access pour la première fois ou si vous découvrez les bases de données relationnelles, consultez l’article Concepts de base sur la conception d’une base de données.

Les procédures décrites dans les sections suivantes vous expliquent comment supprimer des données de champs individuels, comment supprimer des enregistrements entiers et comment supprimer des tables entières. Chaque section vous fournit les informations de présentation dont vous avez besoin pour effectuer une tâche donnée.

Supprimer les données d’un champ

Vous pouvez supprimer les données de champs individuels lorsque vous avez des tables ou des requêtes ouvertes en mode Feuille de données Image du bouton , et lorsque vous avez des formulaires d’entrée de données ouverts en modes Image du bouton Formulaire et Page Image du bouton .

Supprimer des données d’une feuille de données

  1. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table ou la requête que vous voulez utiliser. La table ou la requête s’ouvre alors en mode Feuille de données.

  2. Sélectionnez les données à supprimer.

    Vous pouvez mettre en surbrillance tout ou partie des données, ou simplement positionner le curseur dans le champ.

  3. Si vous sélectionnez toutes les données du champ, appuyez sur Suppr.

    - ou -

    Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Supprimer.

    - ou -

    Si vous placez le curseur dans le champ, appuyez sur Suppr ou sur Retour arrière, le cas échéant.

Supprimer des données d’un formulaire

  1. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le formulaire à utiliser. Le formulaire s’ouvre alors en mode Formulaire.

    - ou -

    Dans le volet de navigation, sélectionnez le formulaire à utiliser. Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Page.

  2. Sélectionnez les données à supprimer.

    Vous pouvez mettre en surbrillance tout ou partie des données, ou simplement positionner le curseur dans le champ.

  3. Si vous sélectionnez toutes les données du champ, appuyez sur Suppr.

    - ou -

    Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Supprimer.

    - ou -

    Si vous placez le curseur dans le champ, appuyez sur Suppr ou sur Retour arrière, le cas échéant.

    Remarques : Access peut afficher un message d’erreur et vous empêcher de supprimer des données. Plusieurs facteurs peuvent empêcher la suppression :

    • Par défaut, vous ne pouvez pas supprimer les données liées à certains types de requêtes    Par exemple, vous ne pouvez pas modifier les données renvoyées par une requête analyse croisée, et vous ne pouvez ni modifier, ni supprimer les champs calculés (c’est-à-dire, les valeurs calculées par une formule lors de l’utilisation d’une base de données, mais qui ne résident pas dans une table). Si votre formulaire est basé sur une requête qui ne permet pas de supprimer des données, vous ne pourrez pas supprimer de données du formulaire.

    • Vous ne disposez pas des autorisations nécessaires pour supprimer des données     Contactez l’administrateur système ou le concepteur de la base de données.

    • Le champ n’accepte pas les valeurs vides ou Null     Si vous disposez des autorisations appropriées, ouvrez la table en mode Création, puis modifiez la valeur de la propriété de table Obligatoire de Oui à Non.

    • Vous essayez de supprimer des informations d’une liste     Dans une feuille de données d’un formulaire, vous pouvez toujours identifier une liste, car Access place une flèche vers le bas à l’extrémité, comme suit : Liste de recherche vide . Pour obtenir plus d’informations sur la suppression des valeurs d’une liste, reportez-vous à la section suivante de cet article.

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Supprimer les données d’une liste

Vous pouvez supprimer les données de deux types de listes : les listes de valeurs et les listes de recherche. Les listes de valeurs affichent un ensemble de valeurs prédéfinies, c’est-à-dire, les valeurs que vous ou le concepteur de la base de données entrez manuellement. À l’inverse, les listes de recherche utilisent une requête pour récupérer des valeurs d’une autre table ou d’une autre requête, et ces dernières renvoient des valeurs qui remplissent la liste.

Les éléments composant une liste de valeurs résident dans la même table que les autres valeurs d’un enregistrement. À l’inverse, les données d’une liste de recherche résident dans une ou plusieurs autres tables. Pour supprimer les données d’une liste de valeurs, vous devez ouvrir la table et modifier les éléments.

La suppression des données d’une liste de recherche nécessite des étapes supplémentaires, lesquelles diffèrent si la requête associée aux listes de recherche récupère ses données dans une table ou une autre requête. Si la requête associée à la liste de recherche est basée sur une table, vous devez identifier cette table ainsi que le champ qui contient les données qui s’affichent dans la liste. Vous devez ensuite ouvrir la table source et modifier les données dans ce champ.

Si la requête associée à la liste de recherche est basée sur une autre requête, vous devez ouvrir cette deuxième requête, rechercher la table source et le champ à partir desquels la deuxième requête récupère ses données, puis modifier les valeurs dans cette table.

Les procédures suivantes vous expliquent comment supprimer des données dans une liste de valeurs et dans une liste de recherche.

Supprimer des données dans une liste de valeurs

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

  2. Dans la partie supérieure de la grille de création, sélectionnez le champ de table qui contient la liste de valeurs.

  3. Dans la partie inférieure de la grille, cliquez sur l’onglet Rechercher, puis recherchez la propriété Contenu.

    Par défaut, les guillemets doubles entourent les éléments d’une liste de valeurs et les points-virgules séparent chaque élément : "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Au besoin, supprimez des éléments de la liste. N’oubliez pas de supprimer les guillemets qui entourent chaque élément supprimé. De plus, ne laissez pas de point-virgule en début et de point-virgule en double (;;). Si vous supprimez le dernier élément dans la liste, supprimez le point-virgule de fin.

    Remarque : Si vous supprimez un élément d’une liste de valeurs, et que des enregistrements dans la table utilisent cet élément supprimé, l’élément supprimé fera toujours partie de l’enregistrement tant que vous n’aurez pas modifié ce dernier. Par exemple, supposons que votre entreprise dispose d’un entrepôt dans une ville A et qu’elle vend ce bâtiment. Si vous supprimez « Ville A » de la liste des entrepôts, « Ville A » restera dans votre table tant que vous n’aurez pas modifié ces valeurs.

Supprimer des données dans une liste de recherche

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

  2. Dans la partie supérieure de la grille de création, sélectionnez le champ de recherche.

  3. Dans la partie inférieure de la grille de création, cliquez sur l’onglet Rechercher, puis recherchez les propriétés Origine source et Contenu.

    La propriété Origine source devrait afficher Table/Requête et la propriété Contenu doit contenir une requête qui fait référence à une table ou à une autre requête.

    Remarque : Les requêtes associées à des champs de recherche commencent toujours par le mot SELECT.

    En règle générale (mais pas toujours), une requête Sélection utilise cette syntaxe de base : SELECT [nom_table_ou_requête].[nom_champ] FROM [nom_table_ou_requête].

    Dans ce cas, la requête contient deux clauses (SELECT et FROM). La première clause fait référence à une table et à un champ dans cette table ; inversement, la deuxième clause fait uniquement référence à la table. N’oubliez pas le point suivant : La clause FROM indique toujours le nom de la table ou requête source. Les clauses SELECT ne contiennent pas toujours le nom d’une table ou d’une requête, bien qu’elles contiennent toujours le nom d’au moins un champ. Toutefois, toutes les clauses FROM doivent faire référence à une table ou à une requête.

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si la requête dans le champ Liste de choix fait référence à une autre requête, cliquez sur le bouton Générateur (dans l’onglet Données de la feuille de propriétés, cliquez sur Bouton Générateur ) pour ouvrir la requête en mode Création. Notez le nom de la table qui s’affiche dans la section supérieure du générateur de requêtes, puis passez à l’étape 5.

    • Si la requête dans le champ Liste de choix fait référence à une table, notez le nom de la table, puis passez à l’étape 5.

  5. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table source pour l’ouvrir en mode Feuille de données.

  6. Recherchez le champ qui contient les données utilisées dans la liste de recherche, puis modifiez les données au besoin.

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Supprimer des enregistrements non liés d’une base de données

Lorsque vous supprimez des enregistrements entiers d’une base de données, vous supprimez les données dans chaque champ et vous supprimez également la valeur clé, c’est-à-dire, la valeur qui donne son caractère unique à l’enregistrement. Si l’enregistrement n’est pas lié à un autre enregistrement (c’est-à-dire, si la valeur de clé ne réside pas dans un autre enregistrement ou table de la base de données), vous pouvez supprimer l’enregistrement en le sélectionnant et en appuyant sur la touche Suppr. Si vous souhaitez supprimer un grand nombre d’enregistrements non liés, c’est-à-dire, plus que vous ne souhaitez en supprimer manuellement, vous pouvez utiliser une requête Suppression pour les supprimer. Les procédures décrites dans les sections suivantes indiquent la marche à suivre pour effectuer les deux tâches.

Supprimer un enregistrement non lié manuellement

  1. En mode Feuille de données, ouvrez la table ou la requête qui contient les données à supprimer.

  2. Recherchez l’enregistrement (c’est-à-dire, la ligne) à supprimer, puis cliquez sur le bouton Sélectionner tout (le carré situé à l’extrémité gauche ou droite de l’enregistrement). Vous pouvez sélectionner des lignes individuelles, cliquer-glisser pour sélectionner un ensemble continu de lignes, ou appuyer sur Ctrl et cliquer sur le bouton de la souris pour sélectionner plusieurs lignes non continues.

    Access place une bordure autour de l’ensemble de l’enregistrement (la ligne entière) ou du bloc d’enregistrements sélectionnés.

  3. Appuyez sur Suppr.

    - ou -

    Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Supprimer.

    - ou -

    Cliquez avec le bouton droit sur le bouton Sélectionner tout, puis cliquez sur Supprimer l’enregistrement.

    Si vous ne parvenez pas à cliquer sur le bouton Sélectionner tout, positionnez le curseur dans un champ de l’enregistrement. Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur la flèche vers le bas en regard de Supprimer, puis cliquez sur Supprimer l’enregistrement.

    Remarque : À ce stade, Access peut afficher un message d’erreur indiquant que vous ne pouvez pas supprimer l’enregistrement, car il est lié à d’autres données. Si ce message s’affiche, cliquez sur OK et reportez-vous à la section Supprimer des enregistrements liés d’une base de données à l’aide d’une requête Suppression plus loin dans cet article.

  4. Quand Access vous invite à confirmer la suppression, cliquez sur Oui.

Supprimer des enregistrements non liés à l’aide d’une requête Suppression

Lorsque vous utilisez une requête Suppression pour supprimer des données, vous suivez le même processus applicable à des enregistrements liés et non liés : vous créez tout d’abord une requête Sélection, vous vérifiez qu’elle renvoie uniquement les enregistrements que vous voulez supprimer, puis vous convertissez la requête Sélection en requête Suppression. Les informations de présentation et les étapes décrites dans la section suivante vous expliquent comment supprimer des enregistrements non liés.

Supprimer des enregistrements liés d’une base de données à l’aide d’une requête Suppression

Le processus de suppression d’enregistrements liés suit ces étapes générales.

  • Planification de la suppression : assurez-vous que vous disposez des autorisations suffisantes pour supprimer les données, vérifiez que tous les autres utilisateurs ont fermé les objets qui utilisent les tables concernées, puis sauvegardez la base de données.

  • Modification de la relation entre les tables concernées par la suppression : plus précisément, vous activez les options Intégrité référentielle et Effacer en cascade les enregistrements correspondants. Cela permet à la suppression d’être répercutée sur toutes les tables affectées et de supprimer toutes les données liées.

  • Création d’une requête Sélection, puis ajout de critères au besoin jusqu’à ce que la requête renvoie le jeu d’enregistrements approprié.

  • Conversion de la requête Sélection en requête Suppression, puis utilisation de cette dernière pour supprimer les données.

Pour obtenir une explication complète de ce processus, consultez la rubrique Créer et exécuter une requête Suppression.

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