Supprimer les modifications et les commentaires dans un document

Dans Word 2010, plusieurs personnes peuvent modifier un document simultanément. Essayer Office 365

Contenu de cet article

Mes modifications sont visibles

Présentation de la fonctionnalité Suivi des modifications

Comment vérifier qu’un document comporte des modifications suivies et des commentaires ?

Comment supprimer mes modifications suivies et mes commentaires ?

Comment ces modifications suivies et ces commentaires sont-ils arrivés ici ?

Comment rechercher des modifications masquées et des commentaires

Comment conserver les modifications suivies et les commentaires tout en les masquant ?

Mes modifications sont visibles

Imaginons qu’un collègue vous envoie un document joint à un message électronique. Vous souhaitez vous en inspirer pour commencer votre travail. Vous allez donc l’enregistrer sous un nouveau nom et le personnaliser en fonction de vos besoins. Il ne vous est pas venu à l’esprit que votre collègue ait pu laisser des commentaires dans le document d’origine, car vous ne les voyez pas dans votre copie.

Vous êtes maintenant prêt à transmettre le document à vos clients, mais vous souhaitez leur envoyer votre version, et non un assemblage du document d’origine, des commentaires de votre collègue et de vos personnalisations.

Vous pouvez également avoir utilisé la fonctionnalité Suivi des modifications dans Microsoft Office Word 2007 pour effectuer un suivi des modifications que vous avez apportées à votre lettre de motivation pour votre prochain emploi. Vous voulez maintenant envoyer la lettre à votre futur employeur, lequel est censé voir le résultat de votre travail et non le processus qui vous a permis d’y arriver.

Dans les deux cas, vous êtes surpris de constater que les personnes qui ont reçu votre document éprouvent des difficultés à le lire en raison du texte barré et souligné ainsi que des bulles de commentaires qui figurent en marge. Constatez par vous-même : ci-dessous, vous voyez un paragraphe de votre lettre qui comporte trois parties différentes affichées avec une mise en forme Barré. De plus, les compétences que vous voulez mettre en évidence sont affichées avec une mise en forme Souligné. Il y a de fortes chances pour que vous n’obteniez pas le poste.

Document contenant des marques de révision

Ce texte ne figurait pas dans le document lorsque vous l’avez envoyé. Comment Word a-t-il trouvé et affiché ce contenu ? Comment faire pour le masquer dans Word ?

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Présentation de la fonctionnalité Suivi des modifications

Vous ne vous en êtes peut-être pas rendu compte, mais vous utilisez sans le savoir la fonctionnalité Suivi des modifications ou Commentaires dans Word. En règle générale, lorsque Word utilise le suivi des modifications, il affiche les suppressions dans des bulles situées en marge et les insertions en tant que texte souligné. Les suppressions, ainsi que des commentaires (également appelés « annotations »), peuvent également apparaître dans le texte.

Plusieurs méthodes s’offrent à vous pour masquer les modifications suivies ou les commentaires. Toutefois, toutes les modifications qui ont été apportées lorsque la fonctionnalité Suivi des modifications était activée et tous les commentaires qui ont été insérés feront encore partie du document tant qu’ils n’auront pas été acceptés ou refusés (ou, dans le cas de commentaires, supprimés).

Remarque   Le fait de masquer ces éléments ne supprime pas les modifications suivies ou les commentaires existants du document, mais vous permet d’afficher le document sans avoir à lire entre les lignes.

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Comment vérifier qu’un document comporte des modifications suivies et des commentaires ?

Office Word 2007 propose une fonctionnalité intitulée Inspecteur de document qui vous permet de vérifier la présence de modifications suivies, de commentaires, de texte masqué et d’autres informations personnelles. Pour vérifier un document :

  1. Ouvrez le document dans lequel vous souhaitez rechercher les modifications suivies et les commentaires.

  2. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office, pointez sur Préparer, puis cliquez sur Inspecter le document.

  3. Dans la boîte de dialogue Inspecteur de document, cliquez sur Inspecter.

  4. Passez en revue les résultats de l’inspection. Si l’Inspecteur de document détecte des commentaires et des modifications suivies, vous êtes invité à cliquer sur Supprimer tout en regard de Commentaires, révisions, versions et annotations.

  5. Cliquez sur Réinspecter ou sur Fermer.

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Comment supprimer mes modifications suivies et mes commentaires ?

Pour supprimer les modifications suivies et les commentaires, vous devez accepter ou refuser ces premières ou supprimer ces derniers. Voici comment procéder :

  1. Sous l’onglet Révision, dans le groupe Suivi, cliquez sur la flèche en regard de Afficher les marques.

    Image du ruban Word

  2. Vérifiez qu’une coche apparaît en regard de chacun des éléments suivants :

    • Commentaires

    • Annotations manuscrites

    • Insertions et suppressions

    • Mise en forme

    • Relecteurs (pointez sur Relecteurs et vérifiez que l’option Tous les relecteurs est sélectionnée)

      Si une coche n’apparaît pas en regard d’un élément, cliquez sur l’élément pour le sélectionner.

  3. Dans le groupe Modifications de l’onglet Révision, cliquez sur Suivant ou sur Précédent.

    Image du ruban Word

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Dans le groupe Modifications, cliquez sur Accepter.

      • Dans le groupe Modifications, cliquez sur Refuser.

  5. Répétez les étapes 3 et 4 jusqu’à ce que toutes les modifications suivies dans le document aient été acceptées ou refusées et que tous les commentaires aient été supprimés.

Remarque   

  • Si vous savez d’avance que vous allez accepter ou refuser toutes les modifications, cliquez sur Accepter et sur Accepter toutes les modifications dans le document,

  • ou cliquez sur Refuser et cliquez sur Refuser toutes les modifications dans le document.

  • Pour effacer tous les commentaires, vous devez les supprimer. Dans le groupe Commentaires, cliquez sur la flèche en regard de Supprimer, puis cliquez sur Supprimer tous les commentaires du document.

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Comment ces modifications suivies et ces commentaires sont-ils arrivés ici ?

Vous pouvez avoir l’impression d’avoir supprimé tous les commentaires ou les modifications suivies ou vous pouvez avoir reçu le document d’une autre personne sans avoir réalisé qu’il contenait des commentaires ou des modifications suivies. Comment Word stocke-t-il ces éléments sans même détecter leur présence ?

Vous, ou la personne qui vous a envoyé le document, pouvez avoir masqué les modifications suivies ou les commentaires de manière à faciliter la lecture du document. Toutefois, le fait de masquer les modifications suivies ne les supprime pas. Ces dernières restent dans le document tant que vous n’avez pas effectué d’action sur celles-ci. En fonction de votre version de Word et des paramètres que vous utilisez, les modifications suivies ou les commentaires peuvent réapparaître lorsque vous ou une autre personne ouvrez le document.

Si vous ne souhaitez pas que d’autres personnes puissent voir les modifications suivies et les commentaires, acceptez ou refusez les modifications suivies et supprimez les commentaires avant de partager le document avec d’autres personnes.

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Comment rechercher des modifications masquées et des commentaires

Plusieurs méthodes s’offrent à vous pour masquer les modifications suivies et les commentaires, ce qui peut vous faire penser que ces éléments ne se trouvent pas dans le document. Par exemple :

  • Zone Afficher pour la révision    Sous l’onglet Révision, dans le groupe Suivi, la zone Afficher pour la révision vous indique le mode d’affichage que vous utilisez. Elle vous propose également d’autres options d’affichage de votre document. Si vous cliquez sur Final ou sur Original, les modifications suivies et les commentaires sont masqués. Pour afficher ces derniers, sélectionnez Final avec marques ou Original avec marques.

    Image du ruban Word

  • Afficher les marques    Sous l’onglet Révision, dans le groupe Suivi, vous pouvez utiliser la liste Afficher les marques pour masquer les commentaires et les modifications suivies. Les éléments signalés par une coche sous Afficher les marques sont affichés tandis que les éléments sans coche sont masqués. Pour afficher un élément, par exemple, une insertion ou une suppression, cliquez sur celui-ci dans le menu Afficher les marques.

    Image du ruban Word

Pourquoi Microsoft Office Word affiche-t-il les modifications suivies et les commentaires par défaut ?

Pour vous empêcher de transmettre par mégarde des documents qui contiennent des modifications suivies et des commentaires, Word affiche ces éléments par défaut. Final avec marques est l’option par défaut dans la zone Afficher pour la révision.

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Comment conserver les modifications suivies et les commentaires tout en les masquant ?

Si vous souhaitez conserver les modifications suivies ou les commentaires figurant dans un document tout en partageant le document sans que d’autres personnes ne les voient, la meilleure solution consiste à conserver des copies distinctes du document. Créez une copie publique à des fins de diffusion et conservez une copie privée pour vous : dans la version publique du document, acceptez ou refusez toutes les modifications suivies et supprimez tous les commentaires en suivant les étapes décrites dans cet article et conservez les modifications suivies et les commentaires dans la version privée.

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S’applique à : Word 2007



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