Supprimer des données masquées et des informations personnelles dans des documents Office

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Avant de partager un document important avec des collègues ou clients, vous veillerez probablement à en relire le contenu afin de vérifier que tout est correct et que le document ne contient aucune information que vous ne souhaitez pas partager avec d’autres. Si vous envisagez de partager une copie électronique d’un document Microsoft Office, il peut s’avérer utile de vérifier également la présence éventuelle de données masquées ou d’informations personnelles qui pourraient être stockées dans le document ou dans ses propriétés (métadonnées). Comme ces informations masquées peuvent révéler des détails concernant votre organisation ou le document lui-même et que vous ne souhaitez pas communiquer publiquement, vous pourriez souhaiter supprimer ces données masquées avant de partager le document avec d’autres personnes.

Le présent article vous explique comment la fonctionnalité Inspecteur de document de Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 et Microsoft Office PowerPoint 2007 peut vous aider à rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles dans vos documents Office.

Dans cet article

Quels types de données masquées et d'informations personnelles sont stockés dans les documents Office ?

Quelles informations l'Inspecteur de document peut-il trouver et supprimer ?

Comment puis-je rechercher et supprimer des données masquées et informations personnelles dans mes documents Office ?

Quels types de données masquées et d'informations personnelles sont stockés dans les documents Office ?

Plusieurs types de données masquées et informations personnelles peuvent être enregistrés dans un document Office. Ces informations ne peuvent pas être visibles d'emblée lorsque vous affichez le document dans un programme Office, mais il est possible pour d'autres personnes à consulter ou récupérer les informations.

Les données masquées peuvent correspondre à des données que les programmes Office ajoutent à un fichier pour vous permettre de participer à la rédaction ou à la modification d'un document avec d'autres personnes. Il peut également s'agir d'informations que vous définissez délibérément comme masquées.

Les documents Office peuvent contenir les types suivants de données masquées et d'informations personnelles :

  • Commentaires, marques de révision, versions et annotations manuscrites    Si vous avez collaboré avec d’autres personnes pour créer un document, celui-ci peut contenir des éléments, tels que des marques de révision suite à un suivi des modifications, des commentaires, des annotations manuscrites ou des versions. Ces informations permettent à d’autres personnes de voir le nom de ceux qui ont travaillé sur le document, les commentaires des réviseurs et les modifications apportées au document.

  • Propriétés du document et informations personnelles    Propriétés du document, également connu sous le nom métadonnées, incluent des détails sur votre document telles que l'auteur, le sujet et titre. Propriétés de document contiennent également des informations automatiquement mises à jour par les programmes Office, telles que le nom de la personne qui a récemment enregistré un document et la date de création d'un document. Si vous avez utilisé des fonctionnalités spécifiques, le document peut également contenir d'autres types d'informations d'identification personnelle personnelle, tels que des en-têtes de messages électroniques, informations à envoyer pour révision, bordereaux de routage, chemins d'accès de l'imprimante et les informations du chemin d'accès au fichier pour la publication de pages Web.

  • En-têtes, pieds de page et filigranes    Les documents Word et classeurs Excel peuvent contenir des informations dans les en-têtes et pieds de page. Il se peut également que vous ayez ajouté un filigrane à un document Word.

  • Texte masqué    Les documents Word peuvent contenir du texte mis en forme en tant que texte masqué. Si vous ignorez si votre document contient du texte masqué, vous pouvez utiliser l’Inspecteur de document.

  • Lignes, colonnes et feuilles de travail masquées    Un classeur Excel peut contenir des lignes, colonnes et feuilles de calcul masquées. Si vous distribuez une copie d’un tel classeur, d’autres personnes pourraient afficher ces lignes, colonnes ou feuilles de calcul et voir les données qu’elles contiennent.

  • Contenu invisible    Les présentations PowerPoint et classeurs Excel peuvent contenir des objets invisibles parce que mis en forme en tant que tels.

  • Contenu hors diapositive    Les présentations PowerPoint peuvent contenir des objets qui ne sont pas visibles d’emblée parce qu’ils ont été glissés hors de la diapositive. Ce contenu hors diapositive peut inclure des zones de texte, des images clipart, des graphiques et des tableaux.

  • Notes de présentation    La section Notes d’une présentation PowerPoint peut contenir du texte que vous ne souhaitez pas partager publiquement, surtout si ces notes ont été rédigées uniquement pour la personne qui présente le document.

  • Propriétés du serveur de document    Si le document a été enregistré sur un serveur de gestion des documents, tel qu’un site Espace de travail du document ou une bibliothèque basée sur Microsoft Windows SharePoint Services, le document pourrait contenir d’autres propriétés ou informations relatives à cet emplacement serveur.

  • Données XML personnalisées    Les documents peuvent contenir des données XML personnalisées invisibles. L’Inspecteur de document peut trouver ces données XML et les supprimer.

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Quelles informations l'Inspecteur de document peut-il trouver et supprimer ?

L’Inspecteur de document englobe plusieurs inspecteurs que vous pouvez utiliser pour trouver et supprimer différents types de données masquées et d’informations personnelles. Certains de ces inspecteurs sont propres aux programmes Office. L’Inspecteur de document affiche plusieurs inspecteurs dans Office Word 2007, Office Excel 2007 et Office PowerPoint 2007 afin de vous permettre de trouver et supprimer des données masquées et informations personnelles propres à chacun de ces programmes.

Pour en savoir plus sur les types de données masquées et d'informations personnelles que l'Inspecteur de document peut trouver et supprimer dans un programme Microsoft Office spécifique, consultez les tableaux ci-dessous.

Remarque : Si votre organisation a personnalisé l'Inspecteur de document en ajoutant des modules, il se peut que vous puissiez rechercher d'autres types d'informations dans vos documents.

Office Word 2007

Nom de l'inspecteur

Recherche et supprime

Commentaires, révisions, versions et annotations

  • Commentaires

  • Marques de révision d'un suivi de modifications

  • Informations relatives à la version du document

  • Annotations manuscrites

Propriétés du document et informations personnelles

  • Propriétés du document, y compris les informations contenus sous les onglets Résumé, Statistiques et Personnalisation de la boîte de dialogue Propriétés du document

  • En-têtes de messages électroniques

  • Bordereaux de routage

  • Informations à envoyer pour révision

  • Propriétés du serveur de document

  • Informations sur la stratégie de gestion des documents

  • Informations sur le type de contenu

  • Information sur la liaison de données pour les champs liées aux données (la dernière valeur est convertie en texte)

  • Nom d'utilisateur

  • Nom du modèle

En-têtes et pieds de page

  • Informations contenues dans les en-têtes de documents

  • Informations contenues dans les pieds de page de documents

  • Filigranes

Texte masqué

  • Texte mis en forme comme étant masqué (effet de police disponible dans la boîte de dialogue Police)

    Remarque : Cet Inspecteur ne détecte pas le texte masqué à l'aide d'autres méthodes (par exemple, texte blanc sur fond blanc).

Données XML personnalisées

  • Données XML personnalisées qui pourraient être stockées dans un document

Office Excel 2007

Nom de l'inspecteur

Recherche et supprime

Commentaires et annotations

  • Commentaires

  • Annotations manuscrites

Propriétés du document et informations personnelles

  • Propriétés du document, y compris les informations contenus sous les onglets Résumé, Statistiques et Personnalisation de la boîte de dialogue Propriétés du document

  • En-têtes de messages électroniques

  • Bordereaux de routage

  • Informations à envoyer pour révision

  • Propriétés du serveur de document

  • Informations sur la stratégie de gestion des documents

  • Informations sur le type de contenu

  • Nom d'utilisateur

  • Informations sur le chemin d'accès de l'imprimante

  • Commentaires de scénario

  • Chemin de fichier pour la publication de pages Web

  • Commentaires pour les noms définis et les noms de tableaux

  • Connexions de données externes inactives

En-têtes et pieds de page

  • Informations contenues dans les en-têtes de feuilles de calcul

  • Informations contenues dans les pieds de page de feuilles de calcul

Lignes et colonnes cachées

  • Lignes masquées

  • Colonnes masquées qui contiennent des données

    Remarques : 

    • Si un classeur comporte des colonnes masquées qui ne contiennent aucune donnée et sont situées entre des colonnes qui contiennent des données, ces colonnes masquées vides seront également détectées et supprimées.

    • Si les lignes ou colonnes masquées du classeur contiennent des données, vous risquez de modifier les résultats des calculs ou formules en les supprimant. Si vous ne savez pas quelles informations les lignes ou colonnes masquées contiennent, fermez l'Inspecteur de document, affichez les lignes ou colonnes masquées, puis examinez leur contenu.

    • Cet Inspecteur ne détecte pas les formes, graphiques, contrôles, objets et contrôles Microsoft ActiveX, images ou graphismes SmartArt qui peuvent se trouver dans des colonnes masquées.

Feuilles de calcul cachées

  • Feuilles de calcul cachées

    Remarque : Si les feuilles de calcul cachées du classeur contiennent des données, vous risquez de modifier les résultats des calculs ou formules en les supprimant. Si vous ne savez pas quelles informations les feuilles de calcul cachées contiennent, fermez l'Inspecteur de document, affichez les feuilles de calcul cachées, puis examinez leur contenu.

Données XML personnalisées

  • Données XML personnalisées pouvant être stockées dans un classeur

Contenu invisible

  • Objets invisibles car mis en forme en tant que tels

    Remarque : Cet inspecteur ne détecte pas les objets couverts par d'autres.

Office PowerPoint 2007

Nom de l'inspecteur

Recherche et supprime

Commentaires et annotations

  • Commentaires

  • Annotations manuscrites

Propriétés du document et informations personnelles

  • Propriétés du document, y compris les informations contenus sous les onglets Résumé, Statistiques et Personnalisation de la boîte de dialogue Propriétés du document

  • En-têtes de messages électroniques

  • Bordereaux de routage

  • Informations à envoyer pour révision

  • Propriétés du serveur de document

  • Informations sur la stratégie de gestion des documents

  • Informations sur le type de contenu

  • Chemin de fichier pour la publication de pages Web

Contenu de la diapositive invisible

  • Objets invisibles car mis en forme en tant que tels

    Remarque : Cet inspecteur ne détecte pas les objets couverts par d'autres.

Contenu des objets hors diapositive

  • Contenu ou objets qui ne sont pas visibles d'emblée dans une présentation parce qu'ils se trouvent en dehors de la diapositive, notamment :

    • Images clipart

    • Zones de texte

    • Graphiques

    • Tables

      Remarque : L'Inspecteur de document ne détecte ni supprime les objets hors diapositive avec des effets d'animation.

Notes de présentation

  • Texte ajouté dans la section Notes d'une présentation

Remarque : L'Inspecteur de document ne peut pas supprimer les images qui ont été ajoutées à la section Remarques d'une présentation.

Données XML personnalisées

  • Données XML personnalisées pouvant être stockées dans une présentation

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Comment puis-je rechercher et supprimer des données masquées et informations personnelles dans mes documents Office ?

Vous pouvez utiliser l’Inspecteur de document pour rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles dans des documents Office créés dans Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 et des versions antérieures de ces programmes Office. Il peut s’avérer utile de lancer l’Inspecteur de document avant de partager une copie électronique d’un document Office, comme dans une pièce jointe à un message électronique.

  1. Ouvrez le document Office dans lequel vous souhaitez rechercher des données masquées ou des informations personnelles.

  2. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office et cliquez sur Enregistrer sous, puis tapez un nom dans la zone nom de fichier pour enregistrer une copie de votre document d'origine.

    Important : Il peut s'avérer utile de lancer l'Inspecteur de document sur une copie du document original, car il n'est pas toujours possible de rétablir les données supprimées par l'Inspecteur de document.

  3. Dans la copie de votre document d'origine, cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office, pointez sur préparer, puis cliquez sur Inspecter le Document.

  4. Dans la boîte de dialogue Inspecteur de document, activez les cases à cocher afin de choisir les types de contenu masqué à inspecter. Pour plus d'informations sur chaque inspecteur, voir Quelles informations l'Inspecteur de document peut-il trouver et supprimer ?

  5. Cliquez sur Inspecter.

  6. Examinez les résultats de l'inspection dans la boîte de dialogue Inspecteur de document.

  7. Cliquez sur le bouton Supprimer tout situé en regard des types de contenu masqué que vous souhaitez supprimer du document.

    Important : 

    • Si vous supprimez du contenu masqué d'un document, vous ne pourrez peut-être pas le rétablir en cliquant sur Annuler.

    • Les inspecteurs pour les Commentaires et annotations, Propriétés du document et informations personnelles et En-têtes et pieds de page ne peuvent pas être utilisés dans un classeur Excel qui a été enregistré en tant que classeur partagé (onglet Révision, commande Classeur partagé). Ceci s’explique par le fait que les classeurs partagés utilisent des informations personnelles pour permettre à différentes personnes de collaborer sur le même classeur. Pour supprimer ces informations d’un classeur partagé, vous pouvez copier le classeur et ensuite arrêter son partage. Pour arrêter le partage d’un classeur, dans l’onglet Révision, cliquez sur Classeur partagé. Dans l’onglet Édition, désactivez la case à cocher Permettre une modification muti-utilisateur.

    • Si vous voulez supprimer des données masquées et des informations personnelles de documents que vous enregistrez dans un des formats OpenDocument (.odt, .ods, .odp), vous devez exécuter l’Inspecteur de document chaque fois que vous enregistrez le document dans l’un de ces formats.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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