Supprimer automatiquement les anciens éléments RSS

Le volume du contenu de certains flux RSS peut être très important. Lorsque vous ajoutez des flux RSS supplémentaires à Microsoft Office Outlook 2007, il se peut que la taille de votre boîte aux lettres Microsoft Exchange ou de votre fichier de dossiers personnels (.pst) augmente de façon significative.

La fonctionnalité d'archivage automatique dans Microsoft Outlook permet de supprimer automatiquement des éléments antérieurs à une certaine date. De nombreux flux RSS comprennent des news ou des informations urgentes. Le besoin de conserver des éléments anciens n'est pas aussi important que de conserver vos messages électroniques.

Remarque : Les procédures de cet article nécessitent l'utilisation de la fonctionnalité Archiver automatiquement. L'archivage automatique peut ne pas être disponible si l'un de vos profils Outlook utilise un compte Exchange avec la gestion des enregistrements de messagerie.

Dans cet article

En savoir plus sur l'archivage automatique

Personnalisation de l'archivage automatique pour les éléments RSS

Activer l'archivage automatique

Spécifier les paramètres d'archivage automatique pour chaque dossier Flux RSS

Archiver ou supprimer manuellement

En savoir plus sur l'archivage automatique

L'archivage automatique est activé par défaut et s'exécute automatiquement à intervalles réguliers, en archivant, voir en supprimant les anciens éléments des dossiers Outlook. Les éléments considérés comme anciens sont ceux qui atteints une certaine date.

Par défaut, Outlook crée les fichiers d'archives à l'emplacement suivant :

  • Windows Vista    

    lecteur:\utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Si le dossier Local ne s'affiche pas, il peut être masqué. Pour plus d'informations sur l'affichage des dossiers masqués, consultez l'aide de Microsoft Windows.

  • Microsoft Windows XP ou Microsoft Windows Server 2003    

    lecteur:\Documents and Settings\utilisateur\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Si le dossier Local Settings ne s'affiche pas, il peut être masqué. Pour plus d'informations sur l'affichage des dossiers masqués, consultez l'aide de Windows.

Une fois qu'Outlook a archivé les éléments, vous pouvez y accéder directement à partir des Dossiers d'archivage dans le volet de navigation Outlook. Pour afficher les Dossiers d'archivage dans le volet de navigation, dans le menu Atteindre, cliquez sur Liste des dossiers.

Lorsque vous ouvrez les Dossiers d'archivage, vous constatez qu'Outlook conserve votre structure de dossiers existante. Si le dossier que vous choisissez d'archiver se trouve sous un dossier parent, ce dernier est créé dans le fichier d'archive, mais au sein du dossier parent seuls les éléments qui répondent au critère d'archivage automatique sont archivés. Si vous décidez de déplacer tous les éléments archivés dans votre boîte aux lettres principale, vous pouvez importer tous les éléments du fichier d'archive dans leurs dossiers d'origine ou dans d'autres dossiers que vous spécifiez ou vous pouvez déplacer ou copier manuellement les éléments, notamment en les glissant entre les dossiers.

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Personnalisation de l'archivage automatique pour les éléments RSS

Il existe deux ensembles de paramètres d'archivage automatique — des paramètres globaux et des paramètres par dossier :

  • Paramètres globaux    Également appelés paramètres par défaut, les paramètres globaux déterminent l'exécution de l'archivage automatique et les actions par défaut sur les éléments dans les dossiers Outlook à l'exception du dossier Contacts, qui n'est pas archivé automatiquement.

  • Paramètres par dossier    Ces paramètres remplacent les paramètres par défaut afin de pouvoir archiver différemment des dossiers individuels.

Si vous n'indiquez pas de paramètres d'archivage automatique pour un dossier spécifique, ce dossier n'est pas archivé. Les paramètres d'archivage automatique s'appliquent uniquement à la boîte aux lettres actuelle. Cela signifie que si vous sélectionnez un dossier de votre compte Exchange et définissez des paramètres globaux pour l'archivage automatique, ces paramètres s'appliquent uniquement à ce compte Exchange.

Remarque : Outre les paramètres d'archivage automatique, les éléments de votre boîte aux lettres peuvent également faire l'objet de stratégies de rétention ou de gestion des enregistrements de messagerie mises en place dans votre société. Les stratégies de rétention et la gestion des enregistrements de messagerie limitent la rétention des éléments d'un utilisateur pour une période donnée, définie par la stratégie de la société. Ces stratégies sont prioritaires par rapport aux paramètres d'archivage automatique. L'archivage automatique est totalement supprimé d'un profil Outlook sur votre ordinateur lorsque la gestion des enregistrements de messagerie est activée sur un compte Exchange d'un profil Outlook sur votre ordinateur.

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Activer l'archivage automatique

Bien que l'archivage automatique soit activé par défaut, vous pouvez le désactiver et l'activer si nécessaire. L'archivage automatique doit être activé pour effectuer les procédures de cet article.

Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité uniquement pour les dossiers Flux RSS, il est recommandé de modifier les paramètres par défaut afin que l'archivage automatique soit activé, mais qu'il ne fonctionne que sur les dossiers spécifiques que vous configurez. Cela permet d'éviter les archivages ou suppressions accidentels de dossiers que vous ne souhaitiez pas modifier.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.

  2. Sous l'onglet Autre, cliquez sur Archivage automatique.

    Paramètres d'archivage automatique

  3. Activez la case à cocher Archiver automatiquement tous les n jours.

  4. Entrez un nombre de 1 à 60 dans la zone pour définir la fréquence d'archivage.

    Pour utiliser efficacement l'archivage automatique sur les dossiers Flux RSS, il est recommandé d'utiliser une valeur comprise entre 1 et 7 jours. Il ne s'agit pas du nombre de jours pendant lesquels les éléments sont conservés, mais de la fréquence d'archivage. Plus l'archivage est exécuté fréquemment, plus les périodes de rétention sont précises.

  5. Sous Pendant l'archivage automatique, désactivez les cases à cocher Supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement) et Archiver ou supprimer les anciens éléments.

    La désactivation de ces cases à cocher permet d'éviter des archivages automatiques accidentels sur des dossiers que vous ne vouliez pas archiver. Plus loin dans cet article, vous allez spécifier des paramètres d'archivage automatique par dossier.

    Si vous utilisez déjà l'archivage automatique et que certains de vos dossiers utilisent les paramètres globaux par défaut, il n'est pas nécessaire de modifier vos paramètres.

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Spécifier les paramètres d'archivage automatique pour chaque dossier Flux RSS

Vous devez spécifier les paramètres d'archivage automatique pour chaque dossier Flux RSS. Les propriétés d'archivage automatique ne sont pas récursives — les propriétés ne sont pas héritées d'un dossier parent.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier Flux RSS pour lequel vous souhaitez définir les paramètres, puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.

  2. Cliquez sur l'onglet Archivage automatique.

    Paramètres d'archivage automatique pour le dossier Flux RSS

  3. Cliquez sur Archiver ce dossier à l'aide des paramètres suivants.

  4. Dans Effacer les éléments plus anciens que n période, où n représente une valeur numérique comprise entre 1 et 999, et période est égale à mois, jours ou semaines, entrez la durée maximale pendant laquelle vous souhaitez conserver les éléments RSS.

  5. Cliquez sur Supprimer définitivement les anciens éléments.

  6. Cliquez sur OK.

  7. Répétez cette procédure pour chaque dossier Flux RSS qui contient les éléments que vous souhaitez supprimer automatiquement.

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Archiver ou supprimer manuellement

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Archiver.

  2. Indiquez si vous souhaitez archiver tous les dossiers à l'aide de leurs paramètres d'archivage automatique (c'est-à-dire, soit les paramètres par défaut, soit les paramètres que vous avez spécifiés pour chaque dossier) ou si vous souhaitez archiver un dossier individuel à l'aide des options spécifiées dans cette boîte de dialogue.

Remarque :  Pour effectuer l'archivage vers un fichier autre que le fichier par défaut, spécifiez un nom de fichier différent dans la zone Fichier archive. Outlook crée automatiquement un autre fichier d'archive pour les éléments du dossier sélectionné.

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