Supplément à la déclaration de confidentialité de Microsoft Skype Entreprise

Remarque : Le client de bureau Lync 2013 a été renommé Skype Entreprise.

Dernière mise à jour : avril 2015

Table des matières

Supplément à la déclaration de confidentialité de Microsoft Skype Entreprise

Archivage

Service de test audio

Délégation d’appel

Journaux d’appels

ID de l’appelant dans la liste de la réunion

Journalisation côté client

Carte de visite

Historique des conversations

Programme d’amélioration du produit

Partage de Bureau et d’application

Contrôle du partage de Bureau et d’application

Services d’urgence (112)

Fédération

Partage d’emplacement

Programme d’amélioration de Skype Entreprise

API managée Lync

Plug-in Lync VDI

Pièces jointes de réunion

Appel sortant de réunion

Intégration OneNote

Complément réunion en ligne pour Outlook

Transfert de fichiers d’égal à égal

Conversation de groupe persistante

Image personnelle

Sondage

Collaboration avec PowerPoint

Informations de présence et de contact

Mode confidentiel

Connectivité PIC (Public IM Connectivity)

Collecte et rapport de données de qualité de l’expérience (QoE)

Enregistrement

Recherche par compétence

Rognage intelligent

Conversations par onglets

Magasin de contacts unifié

Amélioration de la qualité de voix

Collaboration avec tableau blanc

Supplément à la déclaration de confidentialité de Microsoft Skype Entreprise

Cette page est un supplément de la page Déclaration de confidentialité pour les produits Microsoft Lync. Pour comprendre les pratiques de collecte et d’utilisation de données propres à un produit ou service Microsoft Lync particulier, nous vous recommandons à la fois de lire la Déclaration de confidentialité des produits Microsoft Lync et son supplément.

Ce supplément à la déclaration de confidentialité traite du déploiement et de l’utilisation du logiciel de communication Microsoft Skype Entreprise déployé au sein de votre entreprise. Si vous utilisez Microsoft Lync dans le cadre d’une solution ou d’un service en ligne (autrement dit, si un tiers tel que Microsoft héberge les serveurs sur lesquels le logiciel s’exécute ou se connecte), des informations seront transférées à ce tiers. Pour plus d’informations sur l’utilisation des données transférées à ce tiers, consultez l’administrateur de votre entreprise ou votre fournisseur de services.

Archivage

Rôle de cette fonctionnalité : l’archivage fournit aux organisations sujettes à des exigences de rétention basées sur des exigences du secteur ou réglementaires, ou qui ont une politique de rétention propre, une façon d’archiver certaines communications et données d’utilisation de Skype Entreprise pour répondre à ces exigences.

Informations collectées, traitées ou transmises : l’archivage stocke le contenu des messages instantanés à plusieurs et P2P, le contenu de conférence, notamment le contenu téléchargé (par exemple, des documents), et du contenu lié à un événement (par exemple, la participation, la sortie, le téléchargement, le partage ou les modifications) sur un serveur configuré par l’administrateur de l’entreprise. Les transferts de fichiers P2P, les conversations audio et vidéo P2P, le partage d’application pendant une conversation P2P, les annotations et les sondages de conférence ne peuvent pas être archivés. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : permet à une organisation d’archiver le contenu pour répondre à des exigences de rétention du secteur, réglementaires ou de l’organisation.

Choix/Contrôle : l’archivage est désactivé par défaut. Cette fonctionnalité ne propose pas de contrôles au niveau de l’utilisateur, l’administrateur de l’entreprise pour l’organisation gère cette fonctionnalité.

Service de test audio

Rôle de cette fonctionnalité : le service de test audio permet à l’utilisateur de vérifier la qualité des appels en effectuant un appel test sur Skype Entreprise, ce qui lui permet d’entendre le son d’un appel réel. Quand vous cliquez sur le bouton Vérifier la qualité de l’appel, le service de test audio simule un appel et demande à l’utilisateur d’enregistrer un court échantillon de voix (environ 5 secondes) qu’il lui fait ensuite écouter. Si les performances réseau ne sont pas optimales ou si l’appareil de l’utilisateur n’est pas configuré correctement, la qualité de l’échantillon l’indiquera.

Informations collectées, traitées ou transmises : un court échantillon (environ 5 secondes) de votre voix est enregistré pendant l’appel au service de test audio. À la fin de l’appel au service de test audio, l’échantillon de voix est supprimé. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : l’échantillon de voix est utilisé pour vérifier la qualité sonore de votre appel Skype Entreprise en fonction de la qualité de l’enregistrement.

Choix/Contrôle : vous pouvez contrôler la qualité des appels à l’aide de la procédure suivante :

  1. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale de Skype Entreprise, cliquez sur Options (icône engrenage).

  2. Dans la boîte de dialogue Skype Entreprise – Options, cliquez sur Périphérique audio.

  3. Sous l’onglet Périphérique audio, cliquez sur le bouton Vérifier la qualité des appels, puis suivez les instructions.

  4. Cliquez sur OK.

La collecte d’un échantillon de voix est une obligation pour utiliser cette fonctionnalité.

Délégation d’appel

Rôle de cette fonctionnalité : la fonctionnalité Délégation d’appel permet aux utilisateurs de désigner une ou plusieurs personnes (délégués) autorisées à émettre et à recevoir des appels, organiser des réunions en ligne et y participer en leur nom.

Informations collectées, traitées ou transmises : lors de l’attribution de délégués, les informations de contact des délégués doivent être fournies pendant la configuration. Les utilisateurs configurés en tant que délégués reçoivent une notification qui les informe qu’une personne de leur organisation les a désignés comme délégué. Quand un délégué répond à un appel au nom de la personne qui l’a assigné en tant que délégué, cette personne reçoit une notification par courrier électronique l’informant de cet événement. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : Skype Entreprise utilise les informations de contact du délégué pour lui permettre d’émettre et de recevoir des appels ou de participer à des réunions au nom de la personne dont il est le délégué.

Choix/Contrôle : la fonctionnalité de délégation d’appel est désactivée par défaut. L’administrateur de l’entreprise peut l’activer ou la désactiver pour l’organisation. Si cette fonctionnalité est activée, les utilisateurs peuvent configurer leurs délégués comme suit :

  1. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale de Skype Entreprise, cliquez sur Options (icône engrenage).

  2. Dans la boîte de dialogue Skype Entreprise - Options, cliquez sur Transfert d’appel.

  3. Sous Transfert d’appel, sélectionnez Transférer mes appels vers ou Faire sonner simultanément, puis cliquez sur Mes délégués dans la liste déroulante.

  4. Si aucun délégué n’est configuré, dans la boîte de dialogue Transfert d’appel – Délégués, cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez les personnes à ajouter comme délégués.

  5. Dans la boîte de dialogue Délégués, cliquez sur OK.

  6. Cliquez sur OK.

Remarque : Les administrateurs d’entreprise peuvent configurer la synchronisation de délégué de calendrier Exchange avec Lync Server 2010 ou version ultérieure. Lorsqu’elle est activée, les délégués de calendrier Exchange disposant des autorisations appropriées (égales ou supérieures à des autorisations de niveau Auteur secondaire) sont automatiquement ajoutés en tant que délégués dans Skype Entreprise. Cela ne modifie pas les paramètres de transfert d’appel.

Journaux d’appels

Rôle de cette fonctionnalité : les journaux d’appels vous permettent de conserver un enregistrement de vos appels vocaux Skype Entreprise dans un dossier Microsoft Outlook.

Informations collectées, traitées ou transmises : les informations relatives aux appels vocaux, telles que l’heure de début, l’heure de fin, la durée et les participants à l’appel sont stockées dans le dossier Historique des conversations Outlook. L’objet et les lieux des réunions peuvent également être enregistrés en sélectionnant Outlook comme gestionnaire de données personnelles sous l’onglet Personnel de la boîte de dialogue Options. Les journaux d’appels n’incluent pas le contenu des appels vocaux. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : l’utilisateur peut utiliser les journaux d’appels pour suivre et visualiser l’historique des appels.

Choix/Contrôle : les journaux d’appels sont activés par défaut. L’administrateur de l’entreprise peut activer ou désactiver cette fonctionnalité pour votre entreprise. Si votre administrateur active cette fonctionnalité, vous pouvez l’activer ou la désactiver en procédant ainsi :

  1. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale de Skype Entreprise, cliquez sur Options (icône engrenage).

  2. Dans la boîte de dialogue Skype Entreprise - Options, cliquez sur Personnel.

  3. Sous Gestionnaire d’informations personnelles, décochez Enregistrer les journaux des appels dans mon dossier de messagerie Historique des conversations.

  4. Cliquez sur OK.

ID de l’appelant dans la liste de la réunion

Rôle de cette fonctionnalité : l’ID d’appelant dans la liste de réunion affiche l’ID d’appelant de tous les participants à la réunion de la liste de la réunion.

Informations collectées, traitées ou transmises : l’ID d’appelant des participants à la réunion est collectée. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : quand vous participez à une réunion, l’ID d’appelant est affichée dans la liste de la réunion des autres participants.

Choix/Contrôle : cette fonctionnalité ne propose pas de contrôle aux utilisateurs finaux, l’ID d’appelant est reçue à partir du fournisseur de services de téléphonie. Certains fournisseurs permettent aux utilisateurs de désactiver l’ID de l’appelant. Pour plus d’informations, contactez l’administrateur de l’entreprise ou le fournisseur de services de téléphonie.

Journalisation côté client

Rôle de cette fonctionnalité : la journalisation côté client collecte les informations que l’équipe de support de deuxième niveau peut utiliser pour déterminer la raison d’un problème. Les journaux côté client sont stockés localement sur l’ordinateur de l’utilisateur.

Informations collectées, traitées ou transmises : quand la journalisation côté client est activée, des informations d’utilisation spécifiques sont enregistrées et stockées sur l’ordinateur de l’utilisateur. Par exemple des objets et des emplacements de réunions, des messages SIP (Session Initiation Protocol), des réponses à des invitations Skype Entreprise, des informations sur l’expéditeur et le destinataire des messages instantanés, l’itinéraire du message, la liste des contacts et les informations de présence des utilisateurs, les noms d’applications, pièces jointes, fichiers Microsoft PowerPoint, tableaux blancs ou sondages partagés pour inclure les questions du sondage partagé et un index des votes sont tous enregistrés dans les journaux côté client. Le contenu des conversations Skype Entreprise n’est pas stocké (messages instantanés, supports de présentation PowerPoint, contenu de tableau blanc, notes, détails de sondage, etc.) dans les journaux côté client. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : les informations collectées dans les journaux côté client peuvent être utilisées par le support client de l’utilisateur ou envoyées à Microsoft pour résoudre les problèmes de Skype Entreprise.

Choix/Contrôle : la fonctionnalité de journalisation côté client est désactivée par défaut. L’administrateur de l’entreprise peut l’activer ou la désactiver pour son entreprise. Si l’administrateur active cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent configurer la journalisation côté client de la façon suivante :

  1. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale de Skype Entreprise, cliquez sur Options (icône engrenage).

  2. Dans la boîte de dialogue Skype Entreprise - Options, cliquez sur Général.

  3. Sous Laissez votre équipe de support vous aider, cliquez sur la zone de liste déroulante Niveau de journalisation et choisissez Léger ou Complet. Les utilisateurs peuvent également activer la journalisation d’événements en sélectionnant Activer également la journalisation des événements Windows pour recueillir des informations de dépannage.

  4. Cliquez sur OK.

Carte de visite

Rôle de cette fonctionnalité : la fonctionnalité Carte de visite affiche les coordonnées, les informations de présence et d’emplacement vous concernant et concernant les personnes de votre organisation, dans Skype Entreprise et les versions récentes d’Outlook. La carte de visite permet également de communiquer en un seul clic avec d’autres personnes. Par exemple, à partir de la carte de visite de quelqu’un, vous pouvez directement envoyer un message instantané, passer un appel ou envoyer un message électronique.

Informations collectées, traitées ou transmises : les informations statiques de la carte de visite sont collectées de l’annuaire d’entreprise (par exemple, Active Directory). Les informations dynamiques, par exemple les informations de calendrier (libre ou occupé) sont extraites de Microsoft Exchange Server. Les informations d’emplacement sont extraites de plusieurs façons (voir la section Emplacement) : les numéros de téléphone peuvent être extraits de l’annuaire d’entreprise ou entrés manuellement par l’utilisateur et les informations de présence sont gérées par Skype Entreprise à l’aide du calendrier Outlook (s’il est activé par l’utilisateur) ou entrées manuellement par l’utilisateur. Le serveur Lync partage ces informations avec les personnes de l’organisation. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : la carte de visite est utilisée pour afficher les coordonnées, les informations d’emplacement et de présence des personnes au sein de l’organisation de l’utilisateur. La quantité d’informations affichées aux contacts Skype Entreprise et Outlook d’un utilisateur est contrôlée en définissant les « niveaux de confidentialité » et en activant ou désactivant le Mode de confidentialité (voir la section Mode de confidentialité).

Choix/Contrôle : le niveau de confidentialité est configuré à l’aide de la procédure suivante :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur un contact.

  2. Cliquez sur Modifier les niveaux de confidentialité.

  3. Cliquez sur la catégorie applicable pour ce contact.

Bien que certaines informations de la carte de visite soient collectées à partir d’un annuaire d’entreprise et configurées par l’administrateur, l’utilisateur peut gérer certaines des données. Notamment :

  • Informations du calendrier : vous pouvez contrôler si les utilisateurs voient votre calendrier via les options du menu Microsoft Outlook « Modifiez les autorisations d’affichage des informations de disponibilité ».

  • Emplacement : voir la section Emplacement de ce document.

  • Informations de présence et de contact : voir la section Informations de présence et de contact de ce document.

  • Image personnelle : voir la section Image personnelle de ce document.

Historique des conversations

Rôle de cette fonctionnalité : l’historique des conversations permet de stocker les conversations par messagerie instantanée précédentes, récentes ou manquées ainsi que les statistiques de vos conversations vocales (telles que les informations de date, heure, durée et appelant) dans le dossier Historique des conversations de Microsoft Outlook et de les récupérer via l’onglet Conversations dans Skype Entreprise.

Informations collectées, traitées ou transmises : le contenu des conversations par messagerie instantanée et les statistiques des conversations vocales (telles que les informations de date, heure, durée et appelant). Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : l’historique des conversations peut être affiché dans Skype Entreprise sous l’onglet Conversations dans l’interface utilisateur principale, ce qui permet à l’utilisateur d’afficher et de poursuivre des conversations passées.

Choix/Contrôle : l’historique des conversations est désactivé par défaut. Il peut être contrôlé à l’aide de la procédure suivante :

  1. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale de Skype Entreprise, cliquez sur Options (icône engrenage).

  2. Dans la boîte de dialogue Skype Entreprise - Options, cliquez sur Personnel.

  3. Sous Gestionnaire d’informations personnelles, activez ou désactivez l’option Enregistrer les conversations par messagerie instantanée dans mon dossier de messagerie Historique des conversations.

  4. Cliquez sur OK.

Programme d’amélioration du produit

Rôle de cette fonctionnalité : si vous choisissez d’y participer, le programme d’amélioration du produit collecte des informations de base sur votre utilisation des programmes, de votre ordinateur ou appareil et des appareils connectés. Nous collectons également des informations sur la configuration et les performances. Ces rapports sont envoyés à Microsoft pour améliorer les fonctionnalités que nos clients utilisent le plus souvent et offrir des solutions aux problèmes courants. Ce programme recueille également le type et le nombre d’erreurs que vous rencontrez, les performances logicielles et matérielles, ainsi que la rapidité des services. Microsoft ne collecte pas votre nom, votre adresse et autres informations de contact.

Informations collectées, traitées ou transmises : les informations de ce programme sont automatiquement envoyées à Microsoft quand cette fonctionnalité est activée. Pour plus d’informations sur les informations collectées, traitées ou transmises par le programme d’amélioration du produit, voir la Déclaration de confidentialité du programme d’amélioration du produit Microsoft.

Utilisation des informations : Microsoft utilise ces informations pour améliorer la qualité, la fiabilité et les performances des logiciels et services Microsoft.

Choix/Contrôle : le programme d’amélioration du produit est désactivé par défaut. L’administrateur de l’entreprise peut l’activer ou le désactiver pour son organisation. Si l’administrateur ne l’a pas configuré pour l’organisation, l’utilisateur aura la possibilité de s’y inscrire pendant la procédure d’installation initiale. Si l’administrateur de l’entreprise n’a pas désactivé le contrôle de ce programme, les utilisateurs peuvent modifier leur participation au programme à tout moment, en procédant ainsi :

  1. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale de Skype Entreprise, cliquez sur Options (icône engrenage).

  2. Dans la boîte de dialogue Skype Entreprise - Options, cliquez sur Général.

  3. Sous Aidez-nous à améliorer, cochez ou décochez S’inscrire au Programme d’amélioration du produit.

  4. Cliquez sur OK.

Remarque : Si l’administrateur modifie le paramètre pour activer ou désactiver le programme d’amélioration du produit alors que l’utilisateur se sert déjà de Skype Entreprise, le nouveau paramétrage ne prend effet qu’après que l’utilisateur a quitté Skype Entreprise, puis réintégré la réunion.

Partage de Bureau et d’application

Rôle de cette fonctionnalité : le partage de Bureau et d’application permet aux utilisateurs de collaborer par discussion vidéo tout en partageant leur Bureau ou une application sélectionnée avec les participants à une réunion, leur permettant ainsi de partager et de modifier des fichiers comme s’ils se trouvaient dans la même pièce que leurs collègues. Les utilisateurs peuvent également montrer des présentations Microsoft PowerPoint et collaborer sur un tableau blanc virtuel, sur lequel ils peuvent tous prendre des notes et dessiner. Quand un utilisateur partage son Bureau ou une application, il le contrôle. S’il le souhaite, il peut donner le contrôle à d’autres utilisateurs sur son Bureau ou application partagée, autoriser la navigation et les modifications à l’aide de sa souris et de son clavier (voir la section Contrôle du partage de Bureau et d’application).

Informations collectées, traitées ou transmises : si le partage est utilisé, en fonction des éléments partagés, tous les participants à la conversation seront en mesure de voir les écrans, le Bureau ou l’application sélectionnée sur l’écran de leur ordinateur. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : vous pouvez utiliser le partage de Bureau et d’application pour collaborer avec les participants à une réunion ou à une conversation.

Choix/Contrôle :

Pour démarrer le partage de Bureau et d’application (au sein d’une conversation ou d’une réunion) :

  1. Cliquez sur le bouton Partager du contenu et mener des activités de réunion pour ouvrir la fenêtre de partage.

  2. Cliquez de nouveau sur Partager du contenu et mener des activités de réunion pour ouvrir le menu.

  3. Dans le menu contextuel, sous Présenter, cliquez sur Bureau, un écran (si vous en avez plusieurs), ou Programme.

  4. (Facultatif) Si vous cliquez sur Programme, choisissez le programme à partager dans la liste des choix disponibles.

OU

  1. Passez le curseur sur le bouton Partager du contenu et mener des activités de réunion pour ouvrir le menu.

  2. Dans le menu contextuel, sous Présenter, cliquez sur Bureau, un écran (si vous en avez plusieurs), ou Programme.

  3. (Facultatif) Si vous cliquez sur Programme, choisissez le programme à partager dans la liste des choix disponibles.

Pour arrêter le partage de Bureau ou d’application :

  • Dans la barre de partage en haut de l’écran, cliquez sur Arrêter le partage.

IMPORTANT Les documents ou images ouverts sur votre Bureau, qui sont protégés par un logiciel de gestion des droits numériques, peuvent être visibles aux personnes avec lesquelles vous partagez votre Bureau dans le cadre d’une conversation Skype Entreprise.

Contrôle du partage de Bureau et d’application

Rôle de cette fonctionnalité : le contrôle du partage de Bureau et d’application permet aux utilisateurs d’octroyer le contrôle de leur Bureau ou application partagé(e) à un participant d’une réunion ou d’une conversation qui utilise également Skype Entreprise sur un autre ordinateur.

Informations collectées, traitées ou transmises : une fois le contrôle accordé à une autre personne, celle-ci peut contrôler le Bureau ou l’application partagé(e) et apporter des modifications comme si elle utilisait directement l’ordinateur partagé avec ses propres clavier et souris. L’utilisateur qui partage le Bureau ou l’application et les autres participants de la conversation ou réunion Skype Entreprise sont en mesure de voir ces modifications lorsqu’elles se produisent. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : le contrôle du partage de Bureau et d’application permet à un participant à une conversation ou une réunion de prendre le contrôle du Bureau ou de l’application partagée, tandis que d’autres participants à la conversation observent.

Choix/Contrôle :

Pour partager le contrôle de votre Bureau ou application (si le partage n’est pas encore activé, voir Partage de Bureau et d’application) :

  1. Cliquez sur Donner le contrôle en haut de l’écran.

  2. Choisissez la personne à qui vous souhaitez donner le contrôle.

Pour retirer le contrôle de votre Bureau, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Donner le contrôle en haut de l’écran.

  2. Cliquez sur Reprendre le contrôle.

Services d’urgence (112)

Rôle de cette fonctionnalité : lorsque l’administrateur d’entreprise rend la fonctionnalité Services d’urgence disponible, celle-ci permet à Skype Entreprise de communiquer un emplacement à un fournisseur de services de routage tiers sélectionné par le client. Le fournisseur de services de routage communique ensuite l’emplacement aux intervenants d’urgence en cas d’appel à ces derniers (par exemple, en composant le 911 aux États-Unis). Lorsque la fonctionnalité est activée, les informations sur l’emplacement transmises au personnel des services d’urgence correspondent à l’emplacement que l’administrateur d’entreprise a attribué à votre emplacement (par exemple, le numéro d’un bureau) et entré dans la base de données des emplacements, ou, si un tel emplacement est indisponible, celui que vous avez peut-être entré manuellement dans le champ Emplacement. Si un utilisateur appelle les services d’urgence en utilisant Skype Entreprise par le biais d’une connexion Internet sans fil alors qu’il se trouve encore sur son lieu de travail, les informations d’emplacement transmises à ces services d’urgence sont simplement une localisation approximative correspondant au point de terminaison sans fil avec lequel son ordinateur communique. De plus, c’est l’administrateur de l’entreprise qui entre manuellement les informations d’emplacement de ce point de terminaison sans fil et, de ce fait, il peut arriver que les informations reçues par le personnel des services d’urgence ne correspondent pas à la localisation réelle de l’utilisateur. Notez que pour que cette fonctionnalité soit pleinement opérationnelle, l’entreprise doit conserver un service de routage fourni par des prestataires certifiés. Ce service n’est disponible qu’aux États-Unis.

Informations collectées, traitées ou transmises : les informations d’emplacement obtenues par Skype Entreprise sont celles fournies automatiquement par le serveur d’informations d’emplacement ou celles entrées manuellement dans le champ Emplacement par l’utilisateur. Ces informations sont enregistrées sur l’ordinateur de l’utilisateur de sorte que, quand un numéro de services d’urgence est entré, elles soient transmises avec l’appel afin de les acheminer vers les services d’urgence appropriés et de leur communiquer un emplacement approximatif. Leur emplacement peut également être envoyé par message instantané à un service de sécurité local. Pour les appels d’urgence, les enregistrements des détails des appels contiennent leurs informations d’emplacement. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : l’emplacement est utilisé pour router l’appel vers le prestataire de services d’urgence approprié et pour l’acheminement des intervenants. Ces informations peuvent également être envoyées au service de sécurité de l’entreprise sous forme de notification avec l’emplacement de l’appelant et les informations de rappel.

Choix/Contrôle : cette fonctionnalité est désactivée par défaut. L’administrateur de l’entreprise doit l’activer. Consultez ce dernier pour déterminer si elle est disponible. Vous n’avez aucun moyen de contrôler si un emplacement est acquis automatiquement ou transmis aux régulateurs des services d’urgence en cas d’appel.

Remarque : L’administrateur de l’entreprise peut limiter la fonctionnalité d’appel d’urgence à votre emplacement de travail, il est donc conseillé de vérifier auprès de votre administrateur l’étendue de la mise en œuvre de cette fonctionnalité.

Fédération

Rôle de cette fonctionnalité : la fédération permet aux utilisateurs Skype Entreprise au sein de votre organisation d’afficher la présence, d’envoyer des messages instantanés et d’appeler d’autres ordinateurs (si votre ordinateur est équipé de haut-parleurs et d’un micro ou d’un casque) d’utilisateurs Skype Entreprise d’organisations fédérées avec la vôtre.

Informations collectées, traitées ou transmises : les informations de la carte de visite, telles que le nom, l’adresse de messagerie et les informations de présence, sont partagées entre les contacts fédérés. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : une fois activée, les utilisateurs d’une organisation peuvent ajouter les utilisateurs d’une autre organisation à leurs listes de contacts, leur envoyer des messages instantanés et voir leurs informations de présence. Les utilisateurs peuvent choisir le meilleur moyen de communication pour la tâche : voix, vidéo, etc., et ils peuvent facilement transformer des sessions bilatérales en conférences à plusieurs.

Choix/Contrôle : la fédération est désactivée par défaut et est contrôlée et configurée par l’administrateur de l’entreprise. Si la fédération est activée, les utilisateurs peuvent rechercher et ajouter des contacts fédérés de la même manière qu’ils ajoutent des contacts de leur organisation.

Remarque : Par défaut, tous les contacts externes, qu’ils soient personnels ou fédérés, se verront attribuer le niveau de confidentialité Contacts externes, qui partage votre nom, fonction, adresse de messagerie, entreprise et photo. Ces contacts ne seront pas en mesure de voir votre note de présence. L’affectation de contacts externes à d’autres niveaux de confidentialité, par exemple, Groupe de travail, Amis et Famille, etc., leur permettront de voir votre note de présence et d’accéder par inadvertance à des informations qui ne devraient révélées.

Partage d’emplacement

Rôle de cette fonctionnalité : le partage d’emplacement affiche l’emplacement géographique actuel de l’utilisateur et le fuseau horaire aux autres utilisateurs Skype Entreprise à l’aide de la fonctionnalité de présence de la carte de visite (voir la section Carte de visite). Les utilisateurs peuvent contrôler les informations qu’ils partagent en activant le mode de confidentialité dans le menu Options. (voir la section Mode de confidentialité).

Informations collectées, traitées ou transmises : l’emplacement d’un utilisateur est obtenu de deux façons. Il est collecté du serveur informations d’emplacement de l’entreprise, qui est configuré par l’administrateur de l’entreprise ou l’utilisateur peut définir manuellement son emplacement en entrant un emplacement personnalisé dans le contrôle d’emplacement de l’interface utilisateur Skype Entreprise (par exemple, « Maison », « Bureau » ou « 5678 Main St, Buffalo, NY, 98052 »). Le fuseau horaire est collecté directement à partir du système d’exploitation de l’ordinateur de l’utilisateur. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : dépend de la façon dont l’utilisateur ou l’administrateur a configuré les paramètres de confidentialité ; les informations d’emplacement et de fuseau horaire sont partagées par Skype Entreprise et disponibles à d’autres utilisateurs via la carte de visite. L’adresse postale n’est pas partagée avec la présence.

Choix/Contrôle : si l’administrateur de l’entreprise a activé le partage de l’emplacement et a autorisé les utilisateurs à accéder à l’interface complète correspondante, ces derniers peuvent accéder aux éléments suivants du champ et du menu approprié affiché en haut de la fenêtre principaleSkype Entreprise :

  • Définir l’emplacement : l’emplacement peut être défini manuellement en modifiant le texte de cette zone.

  • Afficher Mon emplacement aux autres : permet à l’utilisateur de contrôler si les données d’emplacement sont partagées. Cette option n’affecte pas le partage de l’emplacement des services d’urgence, c’est-à-dire l’appel au 911 (voir la section Services d’urgence).

Programme d’amélioration de Skype Entreprise

Rôle de cette fonctionnalité : le programme d’amélioration de Skype Entreprise recueille des informations sur votre expérience Skype Entreprise et les envoie à Microsoft chaque fois que vous utilisez Skype Entreprise. Microsoft utilise ces informations pour offrir des solutions aux problèmes courants et aider à améliorer Skype Entreprise et d’autres produits Microsoft.

Informations collectées, traitées, ou transmises : les informations envoyées à Microsoft peuvent comprendre des informations sur votre utilisation de Skype Entreprise, la performance et la fiabilité, la configuration de l’appareil et la qualité de connexion au réseau, de même que les codes d’erreur, les fichiers journaux et les données d’exception. Le LIP peut aussi envoyer des informations sur vous et votre appareil, telles que votre nom d’utilisateur ou votre adresse IP, mais ces informations sont rendues anonymes avant d’être stockées sur les serveurs Microsoft.

Utilisation des informations : ces informations seront utilisées pour offrir des solutions aux problèmes courants et aider à améliorer Skype Entreprise et d’autres produits Microsoft. Ces informations ne seront pas utilisées pour vous identifier ou vous contacter.

Choix/Contrôle : cette fonctionnalité est désactivée par défaut. Elle peut être gérée par l’administrateur de l’entreprise. Il peut décider de toujours envoyer les informations d’amélioration de Skype Entreprise à Microsoft ou non ou peut vous permettre de sélectionner votre paramètre.

L’utilisateur peut modifier ses préférences en procédant comme suit :

  1. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale de Skype Entreprise, cliquez sur Options (icône engrenage).

  2. Dans la boîte de dialogue Skype Entreprise - Options, cliquez sur Général.

  3. Sous l’onglet Informations générales, activez ou désactivez Envoyer les informations d’amélioration de Skype Entreprise à Microsoft.

  4. Cliquez sur OK.

Remarque : L’administrateur de l’entreprise peut configurer cette fonctionnalité au nom des utilisateurs de son organisation à l’aide d’une stratégie de groupe. Dans ce cas, les utilisateurs n’affichent pas de boîte de dialogue d’erreur de connexion. Ils ne leur est également pas demandé d’envoyer ou non le rapport d’erreur à Microsoft.

API managée Lync

Rôle de cette fonctionnalité : l’API managée Lync permet à des programmes tiers d’accéder au client Skype Entreprise et d’interagir avec lui d’une manière qui étend l’expérience utilisateur de Skype Entreprise. Les programmes tiers sont des programmes créés par des fournisseurs ou par Microsoft (par exemple, Outlook et d’autres applications des suites Microsoft Office).

Informations collectées, traitées ou transmises : les informations que l’API managée Lync met à la disposition d’applications tierces sont toutes les informations personnelles affichables dans l’interface utilisateur de Skype Entreprise. Il peut s’agir, par exemple, de l’emplacement, des numéros de téléphone, de la fonction, de la liste des contacts (comprenant les numéros de téléphone et d’autres données), de notes personnelles, d’état d’activité ainsi que des conversations (et leur contenu) d’un utilisateur.

Utilisation des informations : les programmes utilisant l’API managée Lync se servent des informations de la session Skype Entreprise pour offrir des fonctionnalités améliorées ou complémentaires aux utilisateurs finaux. En revanche, l’utilisation de ces informations est à la discrétion du programme tiers qui doit fournir sa propre déclaration de confidentialité concernant la manière dont il compte utiliser ces informations.

Choix/Contrôle : les programmes tiers utilisant les API managées Lync sont répartis en trois catégories : programmes du Bureau (c’est-à-dire installés localement), programmes hébergés sur le web et programmes d’extension Skype Entreprise (incorporés dans l’interface utilisateur de la fenêtre de conversation de Skype Entreprise). Le contrôle de l’accès de tiers à vos informations varie pour chaque scénario comme suit :

  • Programmes du Bureau (installés localement) : les programmes du Bureau sont installés par vous ou par un administrateur de l’ordinateur local. Ils ont toujours accès aux informations de l’utilisateur via l’API managée Lync. Comme toujours, n’installez que des programmes de confiance.

  • Programmes hébergés sur le web : les programmes hébergés sur Internet ou un intranet peuvent également accéder aux informations de l’utilisateur via l’API managée Lync. Pour éviter que des programmes indésirables accèdent à vos informations à votre insu, les programmes autorisés doivent être hébergés dans un domaine ou une URL préalablement ajouté à votre liste des sites approuvés d’Internet Explorer par un administrateur d’ordinateur local.

  • Programmes d’extension Skype Entreprise : dans Skype Entreprise, les développeurs peuvent étendre l’expérience Skype Entreprise en incorporant un programme dans la fenêtre de conversation de Skype Entreprise. Ce programme peut également avoir accès aux informations de Skype Entreprise via l’API managée Lync. Dans ce cas, Le programme d’extension doit avoir été enregistré auprès du client Skype Entreprise par un administrateur d’ordinateur local. Cet acte d’enregistrement octroie également au programme l’accès à l’API managée Lync.

Contrôle spécial pour le nom d’emplacement : en guise de précaution supplémentaire, votre administrateur système a la possibilité d’autoriser, de bloquer ou d’autoriser l’utilisateur final (vous) à décider si ces programmes tiers doivent avoir accès au champ Nom de l’emplacement dans Skype Entreprise. Par défaut, l’accès à l’emplacement est disponible pour les programmes tiers. Vous pouvez contrôler ce paramètre comme suit :

  1. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale de Skype Entreprise, cliquez sur Options (icône engrenage).

  2. Dans la boîte de dialogue Skype Entreprise - Options, cliquez sur Personnel.

  3. Sous Gestionnaire d’informations personnelles, cochez les cases appropriées.

  4. Cliquez sur OK.

Plug-in Lync VDI

Rôle de cette fonctionnalité : dans les organisations qui utilisent une architecture de bureau à distance, le plug-in VDI Lync permet aux clients légers et lourds de se connecter à Skype Entreprise et d’utiliser l’ensemble des fonctionnalités, comme s’ils utilisaient un appareil client.

Informations collectées, traitées ou transmises : lors de l’utilisation de Skype Entreprise dans des environnements de bureau à distance avec le plug-in VDI Lync installé sur l’appareil, les informations d’identification réseau de l’utilisateur (nom d’utilisateur et mot de passe) sont collectées et partagées entre le plug-in VDI et Skype Entreprise. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : les informations d’identification réseau collectées par le plug-in VDI Lync sont utilisées pour connecter l’appareil de l’utilisateur à l’instance du bureau à distance de Skype Entreprise.

Choix/Contrôle : les informations d’identification réseau sont requises pour la connexion à Skype Entreprise sur un bureau à distance. Cette option est proposée aux utilisateurs pour entrer leurs informations d’identification chaque fois qu’ils se connectent ou pour les entrer et les enregistrer en choisissant l’option « Enregistrer le mot de passe » dans la boîte de dialogue des informations d’identification.

Pièces jointes de réunion

Rôle de cette fonctionnalité : les pièces jointes de réunion permettent aux organisateurs de réunion de télécharger et de partager des fichiers avec les participants à la réunion, en les affichant pendant la réunion ou en permettant leur téléchargement ultérieurement.

Informations collectées, traitées ou transmises : les pièces jointes de réunion sont téléchargées par l’organisateur de la réunion et stockées sur Lync Server. La durée de conservation des pièces jointes sur le serveur est configurable par l’administrateur de l’entreprise. Elles sont disponibles au téléchargement par l’organisateur de la réunion et les participants jusqu’à ce que l’organisateur les supprime ou jusqu’à la fin de la période de rétention configurée par l’administrateur. À ce moment là, la pièce jointe est supprimée. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : les pièces jointes de réunion téléchargées sont partagées et peuvent être téléchargées par les participants à la réunion. La disponibilité des pièces jointes peut être limitée à certains rôles (organisateur, présentateur, tout le monde). Si l’accès à une pièce jointe a été limité à un rôle donné, elle ne sera pas visible aux autres rôles.

Choix/Contrôle :

  1. À partir de la fenêtre de conversation, placez le pointeur sur le bouton Partager du contenu et mener des activités de réunion.

  2. Sélectionnez l’onglet Pièces jointes.

  3. Cliquez sur Ajouter une pièce jointe.

  4. Recherchez la pièce jointe à ajouter et sélectionnez-la.

  5. Cliquez sur Ouvrir.

Les propriétaires de la réunion peuvent limiter la disponibilité du téléchargement à certains rôles (organisateur, présentateurs, tout le monde) en procédant ainsi :

  1. Placez le pointeur sur Partager du contenu et mener des activités de réunion.

  2. Sous l’onglet Pièces jointes, cliquez sur Gérer les pièces jointes.

  3. Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, sous Autorisations, sélectionnez l’option souhaitée dans la liste déroulante.

  4. Cliquez sur OK.

Remarque : Si une pièce jointe n’est pas accessible à certains rôles, elle ne sera pas visible dans la liste de contenu et ne pourra pas être enregistrée.

Appel sortant de réunion

Rôle de cette fonctionnalité : la fonctionnalité Appel sortant de réunion permet aux utilisateurs de Skype Entreprise participant à une réunion d’ajouter un numéro de réseau téléphonique commuté (PSTN) à une réunion audio-vidéo (AV) existante. Un utilisateur PSTN peut être ajouté en appelant le numéro PSTN à partir du pavé de numérotation Skype Entreprise. L’utilisateur PSTN sera ajouté quand il répondra à l’appel.

Informations collectées, traitées ou transmises : l’utilisateur PSTN verra l’ID d’appelant de l’organisateur de la réunion ou d’un participant à la réunion quand il recevra l’appel l’invitant à la réunion.

Utilisation des informations : l’ID de l’appelant permet à la personne appelée d’identifier l’appelant.

Choix/Contrôle : il n’existe pas de contrôle d’utilisateur ou d’administrateur pour cette fonctionnalité.

Intégration OneNote

Rôle de cette fonctionnalité : l’intégration de OneNote permet aux utilisateurs de Skype Entreprise de partager des blocs-notes OneNote avec des participants à la réunion ou d’afficher ou modifier des blocs-notes OneNote partagés par d’autres participants à la réunion au moyen d’un client Lync 2010 ou plus récent.

Informations collectées, traitées ou transmises : lorsqu’un participant à la réunion utilisant un client Lync 2010 ou plus récent partage un bloc-notes Microsoft OneNote, les autres utilisateurs de Skype Entreprise et Lync Web App peuvent afficher ou modifier le bloc-notes OneNote. Tout le contenu inséré dans le bloc-notes sera visible et accessible à tous les participants à la réunion.

Utilisation des informations : cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de Skype Entreprise de partager et afficher une collaboration OneNote, et d’y participer.

Choix/Contrôle :

  1. À partir de la fenêtre de conversation, placez le pointeur sur l’icône Partager.

  2. À partir de l’onglet Présenter, cliquez sur ONENOTE.

  3. Sélectionnez le classeur OneNote à ouvrir.

Remarque : Les propriétaires de réunion peuvent limiter la disponibilité en fonction du rôle des participants (organisateur, présentateurs, tout le monde). Si un bloc-notes OneNote est limité à certains rôles, il ne sera pas visible dans la liste de contenu, et les personnes non autorisées ne seront pas en mesure de l’ouvrir ou de l’enregistrer sur leur ordinateur.

Complément réunion en ligne pour Outlook

Rôle de cette fonctionnalité : le complément Réunion en ligne pour Outlook (c’est-à-dire le Complément de conférence pour Microsoft Outlook) est un complément qui, lorsqu’il est installé avec Skype Entreprise, permet à l’utilisateur d’effectuer certaines tâches Skype Entreprise dans Microsoft Outlook. Ces tâches sont les suivantes.

  • Planifier une réunion en ligne

  • Définir les options de réunion

  • Planifier une téléconférence

  • Partager des informations à l’aide de Skype Entreprise

Informations collectées, traitées ou transmises : les informations répertoriées ci-dessous seront stockées sur l’ordinateur de l’utilisateur au sein du client Microsoft Outlook. Des informations d’utilisation et des statistiques supplémentaires sont également enregistrées en fonction des paramètres de journalisation côté client. (voir la section Journalisation côté client) Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

  • nom de l’organisateur ;

  • noms des participants ;

  • noms des présentateurs ;

  • liste des adresses de messagerie ;

  • Objet de la réunion et autres informations la concernant (par exemple, heures de début/fin, ID de la conférence, code secret et standard automatique des conférences/fournisseur de services d’audioconférence pour l’utilisateur)

  • toutes les adresses proxy pour l’utilisateur dans Microsoft Exchange (adresses X400-X500, adresses de messagerie unifiée (MU) et URI SIP et de téléphone/boîte vocale MU Exchange) ;

  • informations sur le lieu de la réunion.

Utilisation des informations : les informations répertoriées ci-dessus sont utilisées uniquement pour planifier une réunion ou une téléconférence. Elles sont stockées localement sur l’ordinateur de l’utilisateur et partagées avec Lync Server. De plus, les informations de réunion et de téléconférence sont partagées avec Lync Server

Remarque : Ces informations sont également partagées avec l’API managée Lync (voir la section API managée Lync).

Choix/Contrôle : il n’existe pas de contrôle utilisateur final pour les informations créées, collectées, stockées ou transmises lors de l’utilisation du complément Réunion en ligne pour Outlook. Cependant, l’utilisateur peut choisir de supprimer ou de désactiver ce complément.

Transfert de fichiers d’égal à égal

Rôle de cette fonctionnalité : le transfert de fichiers d’égal à égal (P2P) permet aux utilisateurs de Skype Entreprise de transférer des fichiers dans le cadre de conversations par messagerie instantanée à deux.

Informations collectées, traitées ou transmises : le fichier est transféré directement entre le propriétaire et l’autre personne de la conversation. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : les utilisateurs choisissent d’effectuer un transfert de fichier, puis sélectionnent le fichier à transférer. Le destinataire du fichier doit accepter explicitement de le recevoir. Les fichiers partagés à l’aide de cette fonctionnalité ne sont pas stockés sur Lync Server.

Choix/Contrôle : le transfert de fichiers d’égal à égal est activé par défaut. L’administrateur d’entreprise peut activer ou désactiver cette fonctionnalité pour un, plusieurs ou tous les utilisateurs de l’organisation.

Conversation de groupe persistante

Rôle de cette fonctionnalité : une conversation persistante permet aux utilisateurs de collaborer en publiant des messages dans des salles de conversation persistantes. Les données sont persistantes sur le serveur et les membres de la salle y ont accès, notamment aux données d’historique. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d’avoir des conversations de groupe, de rechercher, de rejoindre et de participer à des conversations, de rechercher du contenu dans des salles et entre salles et de créer des filtres pour suivre des conversations sur des sujets donnés.

Informations collectées, traitées ou transmises : une conversation de groupe persistante stocke le contenu de conversations de groupe sur un serveur configuré par l’administrateur. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : une conversation de groupe persistante est une conversation persistante qui ressemble à une « salle de conversation » dans laquelle la conversation ne prend jamais fin, car les membres participent et quittent la conversation. C’est pourquoi la conversation doit être persistante.

Choix/Contrôle : une conversation de groupe persistante doit être activée par l’administrateur de l’entreprise. Si elle est activée, l’administrateur peut contrôler la période de rétention, le serveur sur lequel les informations sont stockées, si l’historique de la conversation de groupe est archivé pour des raisons de conformité ou autres, et gérer/modifier les propriétés d’une salle. Les utilisateurs avec des rôles différents ont un accès différent aux données persistantes, comme indiqué ci-dessous.

  • Les administrateurs peuvent supprimer du contenu ancien (par exemple, le contenu publié avant une date donnée) d’une salle de conversation afin de conserver une taille de base de données raisonnable. Ils peuvent également supprimer ou déplacer des messages jugés inappropriés pour une salle de conversation donnée (ou considérés inadaptés).

  • Les utilisateurs finaux, y compris les auteurs de message, ne peuvent pas supprimer le contenu d’une salle de conversation.

  • Les responsables de salle de conversation peuvent désactiver une salle, mais ne peuvent pas supprimer des salles. Seuls les administrateurs peuvent supprimer une salle de conversation une fois créée.

Image personnelle

Rôle de cette fonctionnalité : l’image personnelle permet aux utilisateurs d’afficher leur image personnelle à d’autres personnes au sein de l’organisation dans une carte de visite. Si un utilisateur choisit d’afficher son image personnelle dans sa carte de visite, d’autres utilisateurs de Skype Entreprise sont en mesure de l’afficher dans leur liste de contacts Skype Entreprise à l’aide de l’option « Afficher les photos des contacts ». Si les utilisateurs choisissent d’afficher leur image personnelle, ils peuvent choisir d’afficher l’image par défaut utilisée par leur organisation si cette fonctionnalité est activée pour l’entreprise ou ils peuvent télécharger une image de leur ordinateur.

Informations collectées, traitées ou transmises : les préférences de partage d’image personnelle et les images personnelles téléchargées, le cas échéant. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : les informations sont stockées sur le serveur Lync et utilisées pour personnaliser l’expérience utilisateur et le partage avec d’autres utilisateurs.

Choix/Contrôle :

  1. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale de Skype Entreprise, cliquez sur Options (icône engrenage).

  2. Dans la boîte de dialogue Skype Entreprise – Options, cliquez sur Mon image.

  3. Sous Mon image, sélectionnez Afficher mon image ou Masquer mon image.

  4. Cliquez sur OK.

Une image personnalisée peut être définie en cliquant sur le bouton Modifier ou supprimer l’image.

Remarque : L’administrateur de l’entreprise peut déterminer les types d’images autorisés, la taille maximale de l’image à télécharger et si les images sont partagées par défaut, mais ce dernier paramètre peut être changé par l’utilisateur.

Sondage

Rôle de cette fonctionnalité : le sondage permet à l’organisateur de la réunion de regrouper des informations ou de compiler rapidement les préférences des participants à la réunion ou la conversation. Ces informations peuvent être enregistrées et analysées ultérieurement après la réunion.

Informations collectées, traitées ou transmises : les votes sont anonymes. Tous les présentateurs peuvent voir les résultats agrégés et les montrer à tous les participants. Les votes sont conservés par Lync Server conformément aux stratégies d’expiration de contenu de réunion définies par l’administrateur d’entreprise. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : la fonctionnalité Sondage améliore la collaboration en permettant aux présentateurs de déterminer rapidement les préférences des participants.

Choix/Contrôle :

  1. À partir de la fenêtre Conversation, cliquez avec le bouton droit sur Partager du contenu et mener des activités de réunion pour ouvrir le menu

  2. À partir de l’onglet Présenter, cliquez sur Sondage.

  3. Entrez des valeurs pour Nom du sondage, Question, Choix.

  4. Cliquez sur Créer un sondage.

Remarque : À partir du sondage, les présentateurs peuvent restreindre la disponibilité du sondage en fonction du rôle du participant (organisateur, présentateurs, tout le monde). Si un sondage est indisponible pour certaines personnes, il est invisible dans la liste de contenu quand il n’est pas partagé, et il n’est pas possible de l’enregistrer. De plus, les présentateurs peuvent ouvrir ou fermer un sondage au vote et effacer les résultats du sondage à tout moment.

Collaboration avec PowerPoint

Rôle de cette fonctionnalité : la collaboration avec PowerPoint permet aux utilisateurs de montrer, consulter et annoter des présentations PowerPoint pendant une réunion ou une conversation en ligne.

Informations collectées, traitées ou transmises : les actions des utilisateurs finaux déterminent toutes les utilisations de cette fonctionnalité, selon qu’ils téléchargent, parcourent ou annotent une présentation PowerPoint. Tout fichier présenté au cours d’une conversation ou d’une réunion est transmis à tous les participants qui peuvent le récupérer directement dans un dossier de leur ordinateur. Le propriétaire du fichier ou le présentateur peuvent empêcher certains utilisateurs d’enregistrer le fichier, mais cela ne les empêche pas de le récupérer ou de le consulter. Les fichiers PowerPoint sont conservés sur Lync Server conformément aux stratégies d’expiration de contenu de réunion définies par l’administrateur d’entreprise. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : la collaboration avec PowerPoint aide les participants à la conversation à soumettre des présentations efficaces et à recevoir des commentaires.

Choix/Contrôle :

  1. À partir de la fenêtre Conversation, placez le pointeur sur Partager du contenu et mener des activités de réunion pour ouvrir le menu

  2. À partir de l’onglet Présenter, cliquez sur PowerPoint

  3. Recherchez la présentation PowerPoint à ajouter et sélectionnez-la.

  4. Cliquez sur Ouvrir.

Les présentateurs peuvent restreindre les privilèges d’annotation en fonction du rôle du participant (présentateur uniquement, tout le monde, personne) en procédant comme suit :

  1. Placez le pointeur sur Voir les participants.

  2. Cliquez sur Plus d’options (…).

  3. Cliquez sur Options de la réunion en ligne.

  4. Dans la boîte de dialogue Options de la réunion en ligne, sous Qui est autorisé à utiliser des annotations ?, sélectionnez l’option souhaitée dans la liste déroulante.

  5. Cliquez sur OK.

Les présentateurs peuvent limiter les participants autorisés à visualiser les diapositives en fonction du rôle du participant (présentateurs uniquement, tout le monde, personne) en procédant comme suit :

  1. Placez le pointeur sur Voir les participants.

  2. Cliquez sur Plus d’options (…).

  3. Cliquez sur Options de la réunion en ligne.

  4. Dans la boîte de dialogue Options de la réunion en ligne, sous Qui peut afficher le contenu tout seul ?, sélectionnez l’option souhaitée dans la liste déroulante.

  5. Cliquez sur OK.

Les présentateurs peuvent limiter la disponibilité du téléchargement à certains rôles (organisateur, présentateurs, tout le monde) en procédant ainsi :

  1. Placez le pointeur sur Partager du contenu et mener des activités de réunion.

  2. Cliquez sur Gérer le contenu présentable.

  3. Dans la boîte de dialogue Gérer le contenu présentable, sous Autorisations, sélectionnez l’option souhaitée dans la liste déroulante.

  4. Cliquez sur OK.

Remarque : Si une présentation PowerPoint est limitée à certains rôles, elle ne sera pas visible dans la liste de contenu et ne pourra pas être enregistrée sur les ordinateurs des personnes non autorisées.

Informations de présence et de contact

Rôle de cette fonctionnalité : les informations de présence et de contact permettent à un utilisateur d’afficher les informations de présence et de contact à d’autres utilisateurs (à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation), et de partager les informations de contact publiées, telles que la présence, le statut, la fonction, le numéro de téléphone, l’emplacement et des notes. L’administrateur de l’entreprise peut également configurer l’intégration avec Microsoft Outlook et Microsoft Exchange Server afin que les messages d’absence du bureau et d’autres informations de statut (par exemple, quand un utilisateur a une réunion de planifiée dans son calendrier Outlook) soient affichés.

Informations collectées, traitées ou transmises : l’adresse et le mot de passe de connexion de l’utilisateur dans un but d’authentification. Les numéros de téléphone supplémentaires disponibles, les messages d’absence du bureau et d’autres informations de statut si l’intégration de Microsoft Outlook et de Microsoft Exchange a été configurée par l’administrateur et activée dans Outlook, ainsi que des notes ou la disponibilité qui ont pu être entrées manuellement par l’utilisateur dans sa carte de visite. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : l’adresse et le mot de passe de connexion sont utilisés pour la connexion à Skype Entreprise et Lync Server. En fonction des paramètres de confidentialité configurés, d’autres utilisateurs de Skype Entreprise et programmes peuvent avoir accès aux informations de présence, de contact et de statut, si elles sont publiées, afin d’améliorer la communication entre les utilisateurs.

Choix/Contrôle : les utilisateurs peuvent choisir les informations publiées sur eux ou l’administrateur d’entreprise peut configurer les informations publiées à leur place. Si l’administrateur n’a pas désactivé l’option qui permet aux utilisateurs de contrôler les informations publiées, ces derniers peuvent modifier les paramètres à tout moment, en procédant ainsi :

  1. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale de Skype Entreprise, cliquez sur Options (icône engrenage).

  2. Dans la boîte de dialogueSkype Entreprise – Options :

    1. Sous l’onglet Personnel, entrez votre Adresse de connexion. Utilisez le bouton Options avancées pour entrer le nom du serveur de connexion. L’administrateur de l’entreprise vous fournit les informations sur le serveur.

    2. Sous l’onglet Personnel, vous pouvez également choisir le niveau d’intégration Outlook à activer pour permettre aux utilisateurs de voir vos informations de présence mises à jour, d’absence du bureau, d’objet de réunion et d’emplacement.

    3. Sous l’onglet Statut, si l’administrateur de votre entreprise a activé le mode de confidentialité (voir la section Mode de confidentialité), vous pouvez décider de partager votre présence avec les contacts de votre liste de contacts.

    4. Sous l’onglet Téléphones, vous pouvez afficher les numéros publiés par votre administrateur en votre nom et ajouter d’autres numéros à partager avec d’autres utilisateurs.

  3. Cliquez sur OK.

Les utilisateurs peuvent manuellement mettre à jour les informations de statut et d’emplacement à l’aide des menus correspondants, et ils peuvent entrer une note personnalisée dans l’interface utilisateur principale de Skype Entreprise.

Mode confidentiel

Rôle de cette fonctionnalité : le mode confidentiel est un paramètre qui permet aux utilisateurs de déterminer quelles informations de présence (par exemple, Disponible, Occupé(e), Ne pas déranger, etc.) ils vont partager avec les personnes figurant dans leur liste de contacts.

Informations collectées, traitées ou transmises : l’activation de la fonctionnalité Mode de confidentialité permet à un utilisateur de Skype Entreprise de modifier les paramètres utilisateur pour que ses informations de présence soient partagées uniquement avec des personnes figurant dans sa Liste de contacts. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : ce paramètre permet à l’utilisateur de déterminer comment les données de présence sont partagées.

Choix/Contrôle : si l’administrateur de l’entreprise a activé le mode de confidentialité pour l’entreprise, les utilisateurs peuvent décider si leur présence est visible à tout le monde (Mode Standard) ou uniquement à leurs contacts (Mode de confidentialité).

  1. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale de Skype Entreprise, cliquez sur Options (icône engrenage).

  2. Dans la boîte de dialogue Skype Entreprise – Options, cliquez sur Statut.

  3. Sous Statut, sélectionnez l’option souhaitée.

  4. Cliquez sur OK

Remarque : Si l’administrateur de l’entreprise a activé le mode Standard pour l’organisation, les utilisateurs ne pourront pas basculer en mode de confidentialité. Cependant, ils peuvent « pré-renoncer » au mode de confidentialité en sélectionnant l’une des options disponibles. Ainsi, si l’administrateur active ultérieurement le mode de confidentialité pour l’organisation, leurs paramètres ne sont pas modifiés lors de la connexion à Skype Entreprise.

Connectivité PIC (Public IM Connectivity)

Rôle de cette fonctionnalité : la connectivité PIC (Public IM Connectivity) permet aux utilisateurs de Skype Entreprise d’ajouter des utilisateurs d’autres services de messagerie instantanée publique tels que Microsoft Live Messenger pour pouvoir communiquer efficacement et partager leurs informations de présence et de contact.

Informations collectées, traitées ou transmises : les informations de la carte de visite, telles que le nom, l’adresse de messagerie et les informations de présence, sont partagées entre les contacts PIC. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : une fois activée, les utilisateurs peuvent ajouter des contacts d’autres fournisseurs de services PIC à leur liste de contacts Skype Entreprise, leur envoyer des messages instantanés et voir leurs informations de présence. Les utilisateurs peuvent choisir le meilleur moyen de communication pour la tâche : voix, vidéo, etc., et ils peuvent facilement transformer des sessions bilatérales en conférences à plusieurs.

Choix/Contrôle : quand elle est activée par l’administrateur de l’entreprise la connectivité PIC permet de contrôler l’accès aux connexions PIC d’un utilisateur ou d’un groupe. Sélectionnez les fournisseurs de services PIC auxquels les utilisateurs peuvent se connecter, et enregistrez et archivez les messages qui sont envoyés aux utilisateurs des services PIC.

Remarque : Par défaut, tous les contacts externes, qu’ils soient personnels ou fédérés, se verront attribuer le niveau de confidentialité Contacts externes, qui partage votre nom, fonction, adresse de messagerie, entreprise et photo. Ces contacts ne seront pas en mesure de voir votre note de présence. L’affectation de contacts externes à d’autres niveaux de confidentialité, par exemple, Groupe de travail, Amis et Famille, etc., leur permettront de voir votre note de présence et d’accéder par inadvertance à des informations qui ne devraient révélées.

Collecte et rapport de données de qualité de l’expérience (QoE)

Rôle de cette fonctionnalité : la fonctionnalité Collecte et rapport de données de qualité de l’expérience (QoE) recueille et rapporte la qualité des médias des communications et réunions d’égal à égal utilisant Skype Entreprise. Ces statistiques incluent les adresses IP, le taux de perte, les périphériques utilisés, les événements de qualité médiocre survenus au cours de l’appel, etc.

Informations collectées, traitées ou transmises : si l’administrateur d’entreprise active la surveillance de la QoE, les données de qualité des médias des communications Skype Entreprise d’égal à égal et des réunions sont enregistrées dans la base de données QoE. Cette fonctionnalité n’enregistre pas le contenu de Skype Entreprise. Les données QoE sont enregistrées dans la base de données principale du Serveur de surveillance déployée dans l’entreprise, et rapportées dans un ensemble de rapports standard du Serveur de surveillance. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : l’administrateur d’entreprise a accès à ces informations et peut les utiliser pour collecter des commentaires sur la qualité des médias circulant dans le système. Ces informations incluent les adresses IP.

Choix/Contrôle : l’enregistrement de QoE est activé par défaut, mais l’administrateur d’entreprise doit installer un Serveur de surveillance connecté à une base de données principale de serveur de surveillance pour collecter les données QoE. L’administrateur peut déployer les rapports de Serveur de surveillance standard ou créer des rapports personnalisés en interrogeant la base de données du serveur de surveillance.

Enregistrement

Rôle de cette fonctionnalité : l’enregistrement permet aux participants d’une réunion de capturer de l’audio, de la vidéo, des messages instantanés, le partage d’application, des présentations Microsoft PowerPoint, un tableau blanc et un sondage qui se produisent lors d’une réunion afin de l’archiver ou de le réutiliser.

Informations collectées, traitées ou transmises : si des participants choisissent d’enregistrer une session, l’enregistrement sera enregistré localement sur leur ordinateur. Si des participants partagent du contenu pendant une réunion qui est enregistrée, ce contenu sera inclus dans l’enregistrement de la réunion. Quand un participant démarre un enregistrement, une notification est diffusée à tous les participants qui utilisent des clients et des appareils compatibles. Les participants d’une session enregistrée qui utilisent des clients ou des appareils incompatibles seront enregistrés mais ne recevront pas de notification d’enregistrement. Une liste des clients et appareils incompatibles se trouve ci-dessous. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Les clients incompatibles sont les suivants :

  • Microsoft Office Communicator 2007 R2

  • Microsoft Office Communicator 2007

  • Microsoft Office Communicator Web Access (version 2007 R2)

  • Microsoft Office Communicator Web Access (version 2007)

  • Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Attendant

Les appareils incompatibles sont les suivants :

  • Microsoft Lync 2010 Phone Edition

  • Microsoft Office Communicator 2007 R2 Phone Edition

  • Microsoft Office Communicator 2007 Phone Edition

Remarque : Indépendamment de l’appareil utilisé, un participant qui utilise la vidéo en plein écran pendant une réunion ou une conversation n’est pas informé du fait qu’un enregistrement est en cours tant qu’il ne revient pas dans la fenêtre de conversation.

Utilisation des informations : l’enregistrement est enregistré localement sur l’ordinateur de l’utilisateur et peut être utilisé ou partagé par le propriétaire comme n’importe quel autre fichier. En cas de panne durant la phase de publication d’un enregistrement, il se peut que des données capturées durant un enregistrement suspendu indiquent qu’elles ont été incluses involontairement dans l’enregistrement. En cas d’échec d’une partie quelconque de la phase de publication (voir le Gestionnaire des enregistrements pour le statut « Avertissement... »), les enregistrements ne doivent être distribués à personne, même s’il est possible de les lire d’une façon ou d’une autre.

Choix/Contrôle : par défaut, la fonctionnalité d’enregistrement étant désactivée, l’administrateur de votre entreprise doit l’activer. Si l’enregistrement a été activé, tous les participants à une réunion peuvent démarrer un enregistrement. Pour ce faire, procédez ainsi .

Pour démarrer un enregistrement :

  1. À partir de la réunion, cliquez sur le bouton Plus d’options.

  2. Cliquez sur Démarrer l’enregistrement et l’enregistrement commence.

Pour arrêter un enregistrement :

  1. À partir de la réunion, cliquez sur le bouton Plus d’options.

  2. Cliquez sur Arrêter l’enregistrement et l’enregistrement s’arrête.

Remarque : Certaines juridictions exigent que vous obteniez le consentement de toutes les parties d’une conversation avant de l’enregistrer. L’utilisateur doit savoir et comprendre ses obligations légales.

Recherche par compétence

Rôle de cette fonctionnalité : cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de rechercher des personnes au sein de leur entreprise en utilisant toute propriété répertoriée dans les services Microsoft SharePoint (par exemple, nom, messagerie électronique, compétences, domaine de spécialisation, etc.). Cette fonctionnalité n’est disponible que si l’administrateur de l’entreprise a déployé SharePoint et activé l’intégration de Skype Entreprise et de SharePoint.

Informations collectées, traitées ou transmises : la demande de recherche entrée dans Skype Entreprise est transmise au serveur SharePoint de l’entreprise. La réponse de SharePoint est traitée par Skype Entreprise, puis les résultats de la recherche et les informations connexes sont affichées. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : les informations entrées par l’utilisateur sont envoyées à SharePoint pour obtenir les résultats de la recherche affichés dans Skype Entreprise.

Choix/Contrôle : l’administrateur de l’entreprise peut activer ou désactiver la recherche de compétence pour l’organisation. Si cette fonctionnalité est activée, une recherche de compétence peut être effectuée ainsi :

  1. Tapez la compétence à recherche dans la zone de recherche.

  2. Cliquez sur l’onglet Compétences.

  3. Affichez les résultats.

Rognage intelligent

Rôle de cette fonctionnalité : quand un utilisateur partage une vidéo lors d’une conférence vidéo, le rognage intelligent détermine l’emplacement de la tête de l’utilisateur dans le champ de la webcam à l’aide de la détection des visages. Une fois l’emplacement de la tête de l’utilisateur déterminé, le client Skype Entreprise le traduit en coordonnées et ajoute ces coordonnées au flux vidéo envoyé. Le client Skype Entreprise qui reçoit ce flux utilise ces informations pour rogner le flux vidéo entrant à partir des proportions natives (paysage) en fonction des coordonnées rectangulaires pour centrer la tête de l’utilisateur dans la vidéo rognée. Le rognage intelligent est une fonction en temps réel qui surveille en permanence les mouvements de l’utilisateur pour ajuster les coordonnées ajoutées au flux vidéo, ce qui permet au client Skype Entreprise qui le reçoit d’ajuster le rognage vidéo, et de conserver la tête des utilisateurs centrée dans la vidéo.

Informations collectées, traitées ou transmises : les coordonnées de la tête de l’utilisateur dans le champ de la caméra sont ajoutées au flux vidéo. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : les coordonnées seront utilisées pour rogner la portion adéquate de la vidéo entrante.

Choix/Contrôle : cette fonctionnalité ne peut pas être désactivée.

Remarque : Les utilisateurs des clients hérités Lync et de Lync pour appareils mobiles verront les proportions complètes de la vidéo envoyée.

Conversations par onglets

Rôle de cette fonctionnalité : les conversations par onglets permettent à l’utilisateur d’afficher et de gérer plusieurs conversations en même temps dans une fenêtre comportant plusieurs onglets.

Informations collectées, traitées ou transmises : aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour afficher toutes vos conversations sortantes dans une seule fenêtre de conversation.

Choix/Contrôle : les conversations par onglets sont désactivées par défaut et doivent être activées par l’utilisateur.

Magasin de contacts unifié

Rôle de cette fonctionnalité : le Magasin de contacts unifié intègre trois fonctionnalités principales :

  • Fusion de recherches - cette fonctionnalité fusionne la liste d’adresses globale avec les contacts personnels Outlook d’un utilisateur de façon à ce que, lors de la recherche du contact, il n’y ait qu’une seule entrée dans les résultats de la recherche.

  • Fusion de contacts - cette fonctionnalité agrège les informations de contact entre les entrées d’Outlook et celles de la liste d’adresses globale en utilisant un courrier électronique et/ou des identifiants d’ouverture de session correspondant. Une fois qu’une correspondance est établie, Skype Entreprise agrège les données de trois sources (Outlook, liste d’adresses globale et présence). Ces données agrégées s’affichent dans divers composants d’interface utilisateur, notamment les résultats de la recherche, la liste des contacts et une carte de visite.

  • Création de contacts Outlook pour les contacts Skype Entreprise (synchronisation des contacts) - Skype Entreprise crée des contacts Outlook pour tous les contacts de l’utilisateur dans le dossier Contacts par défaut si l’utilisateur dispose d’une boîte aux lettres sur Microsoft Exchange 2010 ou version ultérieure. En utilisant un contact Outlook pour chaque contact Skype Entreprise, l’utilisateur peut accéder aux informations de contact Skype Entreprise à partir d’Outlook, d’Outlook Web Access et d’appareils mobiles qui synchronisent des contacts avec Exchange.

Informations collectées, traitées ou transmises : Skype Entreprise agrège les informations de contact de présence, Active Directory et Outlook. Ces informations sont utilisées au niveau interne par Skype Entreprise. Lors de la création de contacts Outlook, Skype Entreprise écrit les informations de contact de présence, Active Directory et Outlook dans Exchange. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : les informations de contact de présence, Active Directory et Outlook sont présentées dans l’interface utilisateur de Skype Entreprise (liste des contacts, carte de visite, résultats de la recherche, etc.). Il est également possible de les écrire dans Exchange en effectuant une synchronisation des contacts (troisième élément de la liste précédente).

Choix/Contrôle : vous pouvez activer ou désactiver la synchronisation des contacts comme suit :

  1. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale de Skype Entreprise, cliquez sur Options (icône engrenage).

  2. Dans la boîte de dialogue Skype Entreprise - Options, cliquez sur Personnel.

  3. Sous Gestionnaire d’informations personnelles, cochez les cases appropriées.

  4. Cliquez sur OK.

Option de l’utilisateur - Une option d’utilisateur pour Microsoft Exchange ou Microsoft Outlook est disponible sous Gestionnaire d’informations personnelles, dans la boîte de dialogue Skype Entreprise - Options.

Amélioration de la qualité de voix

Rôle de cette fonctionnalité : Skype Entreprise envoie des notifications aux utilisateurs afin d’améliorer la qualité de leurs appels quand il détecte des problèmes d’appareil, de réseau ou d’ordinateur en cours d’appel.

Informations collectées, traitées ou transmises : Skype Entreprise recueille des informations sur la configuration du périphérique audio de l’utilisateur final, la configuration réseau et d’autres connexions multimédias pour déterminer la qualité audio. Si Skype Entreprise détermine que la qualité audio est médiocre en cours de communication vocale, l’utilisateur final est informé de l’existence d’un problème de qualité audio. Les autres participants reçoivent une notification qui indique que les utilisateurs finaux utilisent un périphérique qui produit une qualité audio médiocre. Ils ne savent pas quel périphérique l’utilisateur final utilise. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : les informations envoyées aux autres intervenants les aident à améliorer la qualité de l’appel.

Choix/Contrôle : les notifications de qualité d’appel peuvent être activées ou désactivées par l’administrateur de l’entreprise.

Collaboration avec tableau blanc

Rôle de cette fonctionnalité : la collaboration avec tableau blanc permet aux utilisateurs de créer et de partager un tableau blanc virtuel sur lequel les participants peuvent prendre des notes, dessiner et importer des images afin de collaborer pendant des réunions et des conversations.

Informations collectées, traitées ou transmises : tous les participants peuvent voir les annotations sur les tableaux blancs. Lors de l’enregistrement d’un tableau blanc, ce dernier et toutes les annotations sont stockés dans Lync Server. Ces informations sont conservées sur le serveur en fonction des stratégies d’expiration de contenu de réunion définies par l’administrateur. Aucune information n’est envoyée à Microsoft.

Utilisation des informations : la fonctionnalité du tableau blanc améliore la collaboration en permettant aux participants à la réunion de débattre, réfléchir, prendre des notes, etc.

Choix/Contrôle :

  1. À partir de la fenêtre de conversation, placez le pointeur sur le bouton Partager du contenu et mener des activités de réunion.

  2. À partir de l’onglet Présenter, cliquez sur Tableau blanc.

Les propriétaires de la réunion peuvent limiter la disponibilité du téléchargement à certains rôles (organisateur, présentateurs, tout le monde) en procédant ainsi :

  1. Placez le pointeur sur Partager du contenu et mener des activités de réunion.

  2. Sous l’onglet Présenter, cliquez sur Gérer le contenu présentable.

  3. À partir de la boîte de dialogue Contenu à présenter, sous Autorisations, sélectionnez l’option souhaitée dans la liste déroulante.

  4. Cliquez sur OK.

Remarque : Si un tableau blanc n’est pas accessible à certains rôles, il ne sera pas visible dans la liste de contenu et ne pourra pas être enregistré.

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