Suivre les opportunités de ventes potentielles dans le Gestionnaire de contacts professionnels

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Un enregistrement Opportunité stocke les informations relatives aux commandes client potentiels et peut vous aider à effectuer le suivi de votre relation vente avec un client potentielle ou en cours.

Cet article décrit comment vous pouvez utiliser les enregistrements opportunité pour enregistrer des informations détaillées sur les produits ou services qui intéressent votre client et les interactions avec le client.

Que voulez-vous faire ?

Créer un enregistrement opportunité

Ouvrir un formulaire opportunité

Renseignez le formulaire opportunité

Personnaliser les listes dans le formulaire opportunité

Personnaliser les étapes de vente et les activités de vente

Supprimer des étapes de vente et des activités de vente

Modifier un enregistrement opportunité

Changer le compte ou Contact professionnel lié à un enregistrement opportunité

Lier des éléments de l’historique des communications à un enregistrement opportunité

Attribuer une opportunité à un collègue

Marquer une opportunité comme fermé

Suivre les tâches nécessaires à fermer ou win une opportunité

Créer un enregistrement opportunité

Pour chaque enregistrement opportunité que vous créez, vous devez le lier à un Compte ou un enregistrement contact professionnel. Vous pouvez ajouter des éléments d’historique des communications, tels que des notes professionnelles, des tâches, des rendez-vous, des journaux d’appels téléphoniques et des fichiers, à un enregistrement opportunité pour effectuer le suivi de vos interactions avec le client. Ces éléments d’historique sont également ajoutées à l’historique de compte ou Contact professionnel lié.

Si vous voulez personnaliser les étapes de vente inclus et les activités, voir Personnaliser les étapes de vente et des activités de vente. Si vous voulez personnaliser le formulaire opportunité en ajoutant ou en supprimant des champs, voir créer et personnaliser des types d’enregistrements et listes.

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Ouvrir un formulaire opportunité

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Ventes.

  2. Pour ouvrir un formulaire opportunité vierge, dans le ruban, cliquez sur Nouvelle opportunité.

  3. Pour ouvrir un enregistrement opportunité existant, sous l’onglet opportunités, double-cliquez sur l’enregistrement opportunité que vous voulez ouvrir.

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Renseignez le formulaire opportunité

  1. Tapez ou sélectionnez les informations que vous voulez enregistrer dans le formulaire opportunité.

    Le formulaire contient les pages suivantes :

    Général. Cette page contient des informations générales sur l’opportunité, ainsi que l’état, source et termes financiers.

    Informations sur l’opportunité.

    • Titre de l’opportunité (obligatoire). Tapez un nom pour l’opportunité.

    • Affecté à. Cliquez sur le nom de la personne qui sera de suivre et de fermer l’opportunité.

      La liste affecté à contient uniquement les noms des employés avec lesquels vous avez partagé ou accordé l’accès à votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels. Pour plus d’informations sur la façon d’ajouter des noms et de partager votre base de données, voir partager vos données du Gestionnaire de contacts professionnels avec d’autres utilisateurs.

    • Type. Cliquez sur le type de commande client potentiel pour l’enregistrement.

    Lié compte ou contact professionnel

    • Lien vers (obligatoire). Cliquez sur le bouton lier à pour sélectionner une Compte ou contact professionnel à associer à cette opportunité. Pour plus d’informations sur l’exécution de la boîte de dialogue, voir Sélectionner un enregistrement du Gestionnaire de contacts professionnels à lier.

      Remarque : Une opportunité peut être lié à un seul enregistrement compte ou Contact professionnel-type.

    Informations sur les ventes.

    • Probabilité. Tapez un pourcentage qui représente la probabilité que l’opportunité va développer dans une vente. Le pourcentage de probabilité est utilisé pour calculer le revenu attendu basé sur le total des produits et services répertoriés dans la section produits et services.

    • Revenu attendu. Le revenu attendu est calculé automatiquement à l’aide du pourcentage de probabilité et du total des produits et services répertoriés dans la section produits et services.

    • Date de clôture. Cliquez sur la date à laquelle vous pensez une vente.

    • Conditions de paiement. Cliquez sur la méthode que le client utilisera payer pour les produits ou services.

    • Date d’expiration. Cliquez sur la date d’expiration de l’offre.

    • Date de livraison. Cliquez sur la date de livraison vous devis au client.

    Produits et services.

    Ajouter la produits et services qui intéressent le client.

    Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Ajouter . Pour ajouter un nouveau produit ou service, cliquez sur Ajouter.

      Dans la boîte de dialogue Ajouter un produit ou Service, boîte de dialogue, tapez ou sélectionnez les informations que vous souhaitez. Pour plus d’informations sur l’exécution de l’écran Ajouter un produit ou Service, voir gérer vos produits et Services dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

    • Modifier. Pour modifier un élément, cliquez sur l’élément, puis cliquez sur Modifier.

    • Supprimer. Pour supprimer un élément dans la liste, cliquez dessus, puis cliquez sur Supprimer.

    Informations sur la source.

    • Source. Cliquez sur la source de l’opportunité, tels que le type de activité marketing qui retourné le nom du client ou l’opportunité.

    • Initié par. Cliquez pour sélectionner le nom du compte, Contact professionnel ou activité marketing qu’obtenue cette opportunité.

      Le nom de l’activité marketing permet de suivre le nombre d’opportunités qui a donné lieu à partir d’une activité spécifique. Lorsque vous cliquez sur le nom d’une activité marketing dans ce champ, Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook ajoute l’opportunité à page de suivi de l’activité marketing.

    • Concurrents. Tapez les noms des concurrents éventuels pour vous rappeler de vérifier leur prix afin que vous pouvez offrir un meilleur prix ou un meilleur service.

    Étape de vente et activités

    • Étape de vente. Sélectionnez l’étape de vente de l’opportunité afin que vous pouvez suivre la progression.

      Vous pouvez personnaliser cette liste pour inclure les informations d’étape de vente unique pour votre entreprise. Cliquez sur modifier cette liste, reportez-vous à Personnaliser des étapes de vente et des activités de vente.

      L’étape de vente de verrous Close/conclue ou Close / Perdue en sélectionnant l’enregistrement dans un fichier en lecture seule. Close/conclue la probabilité à 100 %. Close/perdue définit la probabilité sur 0 %.

    • Rappel. Activez la case à cocher rappel pour recevoir des rappels Outlook concernant cette opportunité. Cliquez sur la date et l’heure que vous souhaitez recevoir un rappel.

    Plus d’informations. Cette page contient des commentaires ou des commentaires sur l’opportunité

    Vous pouvez coller des commentaires provenant d’autres fichiers ou ajouter des commentaires directement à l’enregistrement. Pour enregistrer la date et l’heure que vous avez ajouté un commentaire, cliquez sur Ajouter l’horodatage.

    L’historique. La page historique répertorie tous les éléments d’historique des communications qui sont liées à l’enregistrement opportunité.

    Vous pouvez créer un historique plus détaillée sur l’opportunité en cliquant sur le bouton Nouveau puis en liant un élément tel qu’un Note professionnelle, journal téléphonique, rendez-vous ou tâche à l’enregistrement.

  2. Lorsque vous avez terminé de remplir le formulaire, cliquez sur Enregistrer et fermer.

  3. Entrez les informations que vous voulez enregistrer dans le formulaire opportunité.

  4. Lorsque vous avez terminé d’entrer des informations sur le formulaire, cliquez sur Enregistrer et fermer.

    Si vous créez un nombre d’enregistrements opportunité, cliquez sur Enregistrer et nouveau pour enregistrer les modifications et ouvrir un nouveau formulaire opportunité.

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Personnaliser les listes dans le formulaire opportunité

Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook utilise plusieurs termes d’activité standard, mais vous pouvez également créer vos propres termes du contrat de vente, les taux de paiement et autres éléments avec des informations spécifiques de votre entreprise a besoin.

Chaque liste personnalisable inclut une option modifier cette liste. Sélectionnez cette option pour ouvrir une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez ajouter ou modifier la terminologie de votre entreprise. Dans le formulaire opportunité, vous pouvez personnaliser les listes pour les champs suivants : listes Type, conditions de paiement, Source et Étape de vente.

Pour plus d’informations sur la personnalisation des listes, voir créer et personnaliser des types d’enregistrements et listes.

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Personnaliser les étapes de vente et les activités de vente

Dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, vous pouvez effectuer le suivi de toutes les tâches que vous devez effectuer si vous souhaitez convertir un prospect en un client réel. Un ensemble par défaut des étapes de vente et des activités est fourni sur le formulaire de prospect, et vous pouvez personnaliser ces données selon vos besoins professionnels.

Remarque : Seul le propriétaire de la base de données peut personnaliser les étapes de vente et des activités de vente.

En tant que propriétaire de la base de données, vous pouvez modifier le nom et l’ordre d’une étape de vente et mettre à jour le nom, la commande ou la durée des activités de vente en une étape de vente. Vous pouvez également définir des rappels pour les activités de vente.

  1. Ouvrir la boîte de dialogue Modifier les étapes de vente et les activités de ventes en effectuant une des opérations suivantes :

  2. Dans le ruban, sous l’onglet accueil, dans le groupe Personnaliser, cliquez sur Étape de vente.

  3. Cliquez sur l’onglet fichier. Sous l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Personnaliser, puis cliquez sur Modifier les étapes de vente et les activités de ventes.

  4. Pour ajouter une nouvelle étape à votre processus, cliquez sur Ajouter une étape de vente, tapez un nom pour la nouvelle étape de vente, puis cliquez sur OK. Utilisez les touches fléchées pour déplacer l’étape de vente vers le haut ou vers le bas dans la liste.

  5. Pour ajouter une étape à une étape de vente, cliquez sur Ajouter une activité de vente, tapez un nom pour l’activité, puis cliquez sur la durée qui vous permettront de l’activité. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Ajouter une activité de vente, puis utilisez les boutons fléchés pour déplacer l’activité vers le haut ou vers le bas dans la liste.

    Boîte de dialogue activité de vente avec la boîte de dialogue Modifier les étapes de vente et les activités de ventes derrière le modifier

  6. Pour modifier une étape de vente ou d’une activité des ventes dans la liste, cliquez sur l’élément dans la liste, puis cliquez sur Modifier. Mettre à jour les informations contenues dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, puis cliquez sur OK.

Vous ne pouvez pas modifier les étapes de ventes Close/conclue ou Close/perdue.

  1. Pour réorganiser la liste, cliquez sur une étape de vente ou l’activité des ventes, puis utilisez les flèches pour le déplacer vers le haut ou vers le bas dans la liste. Si vous déplacez une étape de vente, toutes ses activités ventes associées seront déplace avec lui.

  2. Une coche indique quel étape de vente est l’étape de vente par défaut pour tous les nouveaux enregistrements opportunité. Pour définir une étape de vente par défaut différent, cliquez sur celui que vous voulez utiliser, puis cliquez sur Utiliser par défaut. Pour supprimer le paramètre par défaut, cliquez sur l’étape de vente, puis cliquez sur Effacer par défaut.

  3. Activez la case à cocher pour créer des rappels pour chaque activité de vente qui a une durée spécifiée. Les rappels seront affichent dans le formulaire opportunité.

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Supprimer des étapes de vente et des activités de vente

Suppression d’une étape de vente ou l’activité des ventes de Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook peut affecter les informations contenues dans les enregistrements opportunité en cours.

Suppression d’une activité de vente entraîne la suppression l’activité dans la liste, ainsi qu’à partir des enregistrements inclus cette activité. Un enregistrement opportunité incluant l’activité supprimée n’apparaissent plus, même si l’activité a été marquée comme terminé dans l’enregistrement.

Suppression d’une étape de vente supprimer l’étape de la liste et créer une entrée vide dans tous les enregistrements que vous avez déjà utilisé. Par exemple, un enregistrement opportunité qui se trouvait dans l’étape de vente supprimé affiche un champ vide Étape de vente lorsque l’enregistrement est rouvert. Lorsque vous supprimez une étape de vente, vous pouvez choisir de remplacer avec une autre étape de vente, ou un champ vide. Si vous le remplacer par un autre étape de vente, vous pouvez ajouter les activités à partir de cette étape à l’étape de remplacement. Dans le cas contraire, les activités seront supprimées avec l’étape de vente.

  1. Ouvrir la boîte de dialogue Modifier les étapes de vente et les activités de ventes en effectuant une des opérations suivantes :

  2. Dans le ruban, sous l’onglet accueil, dans le groupePersonnaliser, cliquez sur Étape de vente.

  3. Cliquez sur l’onglet fichier. Sous l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Personnaliser, puis cliquez sur Modifier les étapes de vente et les activités de ventes.

  4. Pour supprimer une activité de vente, sélectionnez l’activité dans la liste, puis cliquez sur Supprimer.

  5. Pour supprimer une étape de vente, sélectionnez la scène dans la liste, puis cliquez sur Supprimer. Dans la boîte de dialogue Supprimer l’élément, sélectionnez une autre étape de vente pour remplacer le supprimés ou laissez le champ Remplacer par vide.

  6. Si vous sélectionnez une étape de vente de remplacement, vous pouvez puis activez la case à cocher pour déplacer toutes les activités de vente à partir de l’étape de vente supprimé dans l’étape de vente de remplacement. Les activités sont ajoutées à la partie supérieure de la liste des activités existant, et vous pouvez utiliser les boutons fléchés pour réorganiser.

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Modifier un enregistrement opportunité

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Ventes.

  2. Dans l’espace de travail, sous l’onglet opportunités, double-cliquez sur l’enregistrement que vous voulez ouvrir.

    Vous pouvez afficher des informations d’un enregistrement sans ouvrir à l’aide de la vente espace de travail. À partir de n’importe quel onglet, cliquez sur l’enregistrement que qui vous intéresse. Plus d’informations sur cet enregistrement sont affichent dans le volet de lecture. Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’espace de travail ventes, voir des espaces de votre gestionnaire de contacts professionnels.

  3. Vous pouvez effectuer une des opérations suivantes dans un enregistrement ouvert :

    • Modifiez les informations. Entrez les nouvelles informations, puis apportez les modifications nécessaires. Lorsque vous avez terminé d’apporter des modifications, cliquez sur Enregistrer et fermer.

    • Imprimer l’enregistrement.

      Où se trouve la commande Imprimer ?

      Cliquez sur l’onglet fichier cliquez sur l’onglet impression, puis cliquez sur les options de votre choix.

    • Envoyer un message électronique au compte ou Contact professionnel lié. Dans le groupe communiquer, cliquez sur courrier électronique.

    • Configurer un rendez-vous avec le compte ou Contact professionnel. Dans le groupe communiquer, cliquez sur Demande de réunion.

    • Classer l’enregistrement. Dans le groupe indicateurs, cliquez sur classer, puis cliquez sur la catégorie à laquelle vous voulez ajouter cet enregistrement. Pour plus d’informations sur le classement des enregistrements, voir utiliser des enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

    • Supprimer l’enregistrement. Cliquez sur Supprimer.

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Changer le compte ou Contact professionnel lié à un enregistrement opportunité

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Ventes.

  2. Sous l’onglet opportunités, double-cliquez sur l’enregistrement opportunité que vous souhaitez modifier.

  3. Sous lier compte ou contact professionnel, cliquez sur Lier à.

  4. Dans la boîte de dialogue lier à un compte ou un Contact professionnel, dans la liste Type d’élément, cliquez sur le type d’enregistrement, tels que comptes ou Tous les Types de contacts professionnels.

  5. Dans la liste, cliquez sur l’enregistrement que vous souhaitez lier. Ou, pour rechercher un enregistrement, tapez un nom dans la zone de recherche.

    Pour ajouter un nouvel enregistrement, cliquez sur le bouton Nouveau, puis remplissez le formulaire.

  6. Cliquez sur Lier à pour ajouter le compte ou Contact professionnel, puis cliquez sur OK pour revenir à l’enregistrement opportunité.

  7. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Remarque : Une opportunité peut être liée à un seul compte ou type d’enregistrement Contact professionnel.

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Lier des éléments de l’historique des communications à un enregistrement opportunité

N’importe quel type de communication qui est liée à une opportunité peut être facilement lié à l’enregistrement à vous permettent d’effectuer le suivi de tous les contacts client. Si vous appelez le compte ou Contact professionnel qui est lié à l’enregistrement opportunité, créer un journal téléphonique. Si vous avez proviennent d’une réunion, tapez le compte rendu dans une note professionnelle ou dans la demande de réunion Outlook d’origine. Configurer une réunion avec votre client et puis lier le rendez-vous à l’enregistrement opportunité.

Les éléments d’historique des communications que vous créez à partir d’un enregistrement Opportunité ouvert sont automatiquement liés à l’enregistrement.

Pour créer un élément d’historique des communications qui sera automatiquement lié à un enregistrement opportunité, procédez comme suit.

  1. Ouvrir un formulaire opportunité.

  2. Dans le ruban, sous l’onglet accueil, dans le groupe Afficher, cliquez sur historique.

  3. Cliquez sur le bouton Nouveau, puis cliquez sur un des éléments suivants :

    • Note professionnelle

    • Journal téléphonique

    • Tâche

    • Message électronique

    • Rendez-vous

    • Fichier

    Vous ne pouvez pas créer un nouveau fichier, mais vous pouvez sélectionner un fichier sur votre ordinateur pour créer un lien vers l’enregistrement opportunité.

  4. Remplissez le formulaire de votre nouvel élément, puis cliquez sur Enregistrer et fermer ou Envoyer, selon le cas.

Pour lier un message électronique existant ou un rendez-vous à un enregistrement opportunité, ouvrez le message électronique ou un rendez-vous et, dans le ruban, cliquez sur lier à l’enregistrement. Dans la liste Type d’élément, cliquez sur opportunités, puis cliquez sur l’opportunité pour laquelle vous souhaitez lier le message électronique ou un rendez-vous.

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Attribuer une opportunité à un collègue

Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook stocke vos données professionnelles dans une base de données. Vous pouvez affecter un enregistrement opportunité à toutes les personnes avec lesquelles vous avez partagé la base de données.

  1. Ouvrir l’enregistrement opportunité que vous souhaitez affecter. Vous pouvez également sélectionner plusieurs enregistrements.

Comment puis-je sélectionner plusieurs enregistrements ?

Pour sélectionner des enregistrements qui se suivent, appuyez sur la touche Maj, puis cliquez sur le premier et le dernier enregistrement du groupe que vous souhaitez ajouter. Pour sélectionner des enregistrements qui ne se suivent pas, appuyez sur la touche Ctrl, puis cliquez sur chaque enregistrement individuellement. Pour sélectionner tous les enregistrements, cliquez sur l’un d’entre eux, puis appuyez sur Ctrl+A.

  1. Dans le ruban, dans le groupe Actions, cliquez sur Affecter à, puis sur le nom de la personne à laquelle vous voulez attribuer l’opportunité.

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Marquer une opportunité comme fermé

  1. Ouvrir l’enregistrement opportunité que vous souhaitez marquer comme fermé.

  2. Sous l’onglet opportunités, double-cliquez sur l’enregistrement opportunité que vous souhaitez fermer.

  3. Sous activité de vente, dans la liste Étape de vente, cliquez sur Close/conclue àfermer une opportunité qui a donné lieu à une vente ou Close/perdue pour fermer une opportunité qui ont reçu pas une vente.

  4. Si vous le souhaitez, dans la zone date de clôture, cliquez sur la date de fermeture réelle de l’opportunité.

  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

    Pour plus d’informations sur la liste simultanément plusieurs possibilités que fermé, voir modifier simultanément les enregistrements du Gestionnaire de contacts professionnels.

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Suivre les tâches nécessaires à fermer ou win une opportunité

Au-delà de création de tâches à effectuer pour clôturer une vente, vous pouvez créer un projet professionnel qui contient des tâches distinctes pour les produits ou services que vous allez fournir une fois que l’opportunité a été acceptée. Vous pouvez affecter l’ensemble du projet professionnel à un collègue et affecter des tâches individuelles au sein du projet à différents collègues. L’enregistrement projet professionnel doit être lié à un compte ou Contact professionnel.

Pour créer un projet professionnel à partir d’un enregistrement opportunité, procédez comme suit.

  1. Ouvrir l’enregistrement opportunité que vous souhaitez utiliser.

  2. Dans le ruban, dans le groupe Projet professionnel, cliquez sur Créer un projet.

  3. La boîte de dialogue Créer un projet professionnel s’ouvre. Dans la liste, cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser, sinon cliquez sur ne pas utiliser un modèle.

  4. Dans la zone Nom du projet, utilisez le nom par défaut, qui est le nom de l’opportunité sélectionnée, ou tapez un autre nom pour le projet professionnel.

  5. La zone lien vers affiche le compte ou Contact professionnel lié à l’occasion sélectionnée. Pour choisir un autre enregistrement compte ou Contact professionnel, cliquez sur lien.

  6. Vous pouvez également entrer une date de début du projet, puis cliquez sur OK.

  7. Dans la fenêtre d’enregistrement projet professionnel qui s’ouvre, tapez les informations que vous voulez ajouter :

    • Pour ajouter des comptes et Contacts professionnels au projet, dans la section comptes et contacts professionnels associés, cliquez sur Ajouter.

    • Pour ajouter des tâches, dans la section informations sur les tâches de projet, cliquez sur Nouveau.

Pour plus d’informations sur l’exécution du projet professionnel et les formulaires de tâches de projet, voir Utilisation des tâches de projet dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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