Suivre des mises à jour sur un site SharePoint

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez utiliser Microsoft Office Outlook 2007 pour effectuer le suivi des mises à jour et gérer les notifications provenant d'un site SharePoint.

Remarque : Les fonctionnalités décrites dans cet article fonctionnent avec les sites SharePoint qui exécutent Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007. Si vous ne savez pas quelles versions de Microsoft SharePoint produits et Technologies en cours d’exécution sur le serveur, demandez à l’administrateur du serveur.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Recevoir des flux RSS à partir d’une liste ou bibliothèque SharePoint

Créer une alerte pour une liste ou bibliothèque SharePoint

Annuler un flux RSS à partir d’une liste ou bibliothèque SharePoint

Annuler une alerte pour une liste ou bibliothèque SharePoint

Vue d'ensemble

Lorsque les listes et les bibliothèques d'un site SharePoint sont modifiées, il peut s'avérer difficile de conserver un suivi de ces modifications. Pourtant, il est souvent utile de savoir quand de nouveaux problèmes sont ajoutés à une liste, pour suivre leur évolution, ou quand de nouveaux fichiers sont ajoutés à une bibliothèque SharePoint.

Dans Office Outlook 2007, il existe deux moyens de recevoir des notifications sur les mises à jour effectuées sur un site SharePoint :

  • RSS     Vous pouvez vous abonner aux mises à jour des bibliothèques ou des listes SharePoint grâce à RSS (Really Simple Syndication). RSS est une technologie que les éditeurs de contenu utilisent pour distribuer régulièrement des informations dans un format standard aux lecteurs RSS. Vous pouvez utiliser Outlook comme un lecteur RSS pour recevoir régulièrement des flux de contenu provenant de différentes sources dans votre Boîte de réception. Si vous recevez déjà des flux RSS dans Outlook, vos flux RSS provenant des sites SharePoint s'afficheront au même endroit.

  • Alertes     Vous pouvez recevoir des alertes signalant la modification de certains éléments. Les alertes sont envoyées sous forme de messages vers votre boîte de réception lorsque le contenu d'un site SharePoint a été modifié. Vous pouvez préciser vos conditions de réception d'alertes : par exemple, pour toutes les modifications ou à la création d'un nouvel élément. Vous pouvez aussi décider de recevoir les alertes immédiatement ou de recevoir une synthèse quotidienne ou hebdomadaire.

Si vous recevez déjà des notifications et que vos besoins changent, vous pouvez annuler la réception des flux RSS et des alertes. Par exemple, si vous appartenez à un groupe SharePoint qui archive ses discussions par message électronique dans un forum de discussion et que vous découvrez que vous recevez déjà ces messages électroniques, vous pouvez annuler vos alertes.

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Recevoir des flux RSS d'une bibliothèque ou d'une liste SharePoint

  1. À partir d'un navigateur Web, ouvrez la bibliothèque ou la liste sur le site SharePoint.

    Si vous ne pouvez pas localiser votre bibliothèque ou votre liste, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom de votre liste ou de votre bibliothèque.

  2. Dans le menu Actions Image du menu , cliquez sur Afficher le flux RSS.

    Une page Web avec un résumé des éléments de la liste ou de la bibliothèque s'affiche.

  3. Sur la page Web, cliquez sur le lien s'abonner à ce flux RSS.

  4. Lorsqu'un message apparaît pour vous demander si vous voulez vous abonner à ce flux RSS, cliquez sur Oui.

    Le flux RSS de la bibliothèque ou de la liste apparaît dans le dossier Flux RSS.

    Flux RSS dans Outlook

  5. Sous Flux RSS, sélectionnez le dossier de votre bibliothèque ou de votre liste SharePoint.

    Si votre volet de lecture est activé, il affiche le contenu du flux, c'est là que vous pourrez le consulter et agir dessus.

  6. Pour ouvrir un flux RSS pour un élément de liste ou un fichier, double-cliquez dessus.

  7. Certains éléments des flux RSS sont des résumés du fichier ou de l'élément de liste SharePoint. Pour consulter l'intégralité du fichier ou de l'élément de liste, cliquez sur le lien Afficher l'article.

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Créer une alerte sur une bibliothèque ou d'une liste SharePoint

Vous pouvez créer des alertes afin que votre site SharePoint vous avertisse dès que des éléments de liste ou une bibliothèque sont modifiés. Vous pouvez créer une alerte à partir d'Outlook 2007 ou de votre site SharePoint. Pour créer une alerte, vous devez être connectés au serveur qui exécute le site SharePoint et avoir l'autorisation de créer des alertes pour la liste ou la bibliothèque. La procédure suivante décrit comment créer une alerte avec Office Outlook 2007.

Remarque : Votre administrateur SharePoint peut modifier, restreindre et désactiver les alertes pour un site entier. Pour plus d’informations, contactez l’administrateur de votre site SharePoint.

  1. Dans le volet de navigation d'Outlook, vérifiez que Courrier est sélectionné.

  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.

  3. Cliquez sur l'onglet Gestion des alertes.

  4. Cliquez sur Nouvelle alerte.

  5. Dans la boîte de dialogue Nouvelle alerte, sélectionnez la source de l'alerte que vous voulez créer. Si vous ne voyez pas le site SharePoint pour lequel vous voulez créer une alerte, tapez l'adresse du site dans la zone Adresse du site Web.

  6. Cliquez sur Ouvrir.

    Le site SharePoint s'ouvre à la page Nouvelle alerte.

  7. Cliquez sur la liste ou sur la bibliothèque pour laquelle vous voulez créer une alerte.

  8. Cliquez sur Suivant

  9. Dans la section Titre de l'alerte, tapez un titre pour l'alerte. Il sera utilisé dans la zone Objet du message électronique d'alerte.

  10. Dans la section Envoyer les alertes à, entrez les noms des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer des alertes ou cliquez sur le bouton de livre adresse Image du bouton pour sélectionner les noms. Pour envoyer une alerte pour vous-même, tapez votre adresse de messagerie.

    En fonction des paramètres et de vos autorisations sur le site, il se peut que votre adresse de messagerie soit pré-insérée et qu'il vous soit impossible d'ajouter des alertes pour d'autres personnes.

  11. Choisissez les paramètres voulus (voulez-vous être alerté de toutes les modifications ou simplement de celles effectuées sur un élément que vous avez créé ?) et indiquez la fréquence à laquelle vous voulez être alerté.

  12. Cliquez sur OK.

  13. Pour créer des alertes supplémentaires, cliquez sur Ajouter une alerte, sous Mes alertes sur ce site.

Conseil : Vous pouvez également définir des alertes pour un article ou un fichier particulier dans une liste ou une bibliothèque à partir du site SharePoint. Dans la liste ou la bibliothèque sur le site SharePoint, pointez sur l'élément ou sur le fichier, cliquez sur la flèche qui apparaît et puis cliquez sur M'avertir.

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Annuler un flux RSS provenant d'une bibliothèque ou d'une liste SharePoint

Pour annuler un flux RSS provenant d'une bibliothèque ou d'une liste SharePoint, la procédure est la même que pour tous les flux RSS.

  1. Dans le volet de navigation, sous Courrier, cliquez sur le dossier Flux RSS pour le développer.

  2. Sélectionnez le flux RSS que vous souhaitez annuler.

  3. Appuyez sur SUPPR.

  4. Lorsque vous êtes invité à confirmer la suppression, cliquez sur Oui.

    Remarques : 

    • Si vous voulez conserver le flux RSS mais supprimer les éléments téléchargés, ouvrez le dossier du flux RSS, sélectionnez les éléments à supprimer, puis appuyez sur Suppr.

    • Vous pouvez également annuler des flux RSS sans supprimer les éléments téléchargés. Dans le menu Outils, cliquez sur Paramètres du compte puis sur l'onglet Flux RSS. Sélectionnez la liste ou la bibliothèque pour laquelle vous voulez annuler votre abonnement, puis cliquez sur Supprimer.

    • Si votre flux RSS est en cours de synchronisation lorsque vous tentez de le supprimer, vous verrez s'afficher un message vous demandant d'attendre la fin de la synchronisation avant de procéder à la suppression.

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Annuler une alerte sur une bibliothèque ou d'une liste SharePoint

Vous pouvez gérer vos alertes à partir d'Outlook 2007 ou de votre site SharePoint. Pour annuler une alerte sur une liste ou une bibliothèque, vous devez disposer des autorisations nécessaires. La procédure suivante décrit comment créer une alerte avec Outlook 2007.

Remarque : Votre administrateur SharePoint peut modifier, restreindre et désactiver les alertes pour un site entier. Pour plus d’informations, contactez l’administrateur de votre site SharePoint.

  1. Dans le volet de navigation d'Outlook, vérifiez que Courrier est sélectionné.

  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.

  3. Cliquez sur l'onglet Gestion des alertes.

  4. Sélectionnez l'alerte à annuler.

  5. Cliquez sur Supprimer.

  6. Si vous êtes invité à confirmer la suppression, cliquez sur Oui.

Remarque : Si l’alerte que vous voulez annuler n’apparaît pas dans la boîte de dialogue règles et alertes, vous pourrez peut-être annuler l’alerte à partir du site SharePoint. Pour afficher et gérer vos alertes sur le site SharePoint, cliquez sur le menu Bienvenue dans votre nom, cliquez sur Mes paramètres, puis cliquez sur Mes alertes.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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