Suivi des modifications dans les courriers impliquant plusieurs personnes

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Si la collaboration avec d’autres personnes en ligne n’est pas proposée comme option, Word offre des outils vous permettant de traiter les modifications dans différentes copies. Dans cette vidéo, vous découvrirez comment effectuer le suivi des modifications dans les courriers impliquant plusieurs personnes. Word vous permet de combiner les documents de telle manière que vous pouvez voir les modifications de tout le monde clairement indiquées en un seul endroit.

Exécuter l’Inspecteur de document avant de partager votre fichier

  • Avant de partager la version finale de votre document, il est utile d’exécuter l’Inspecteur de document. Cet outil vérifie les marques de révision et les commentaires, le texte masqué, les noms dans les propriétés et d’autres informations que vous ne souhaitez peut-être pas partager avec tout le monde. Pour exécuter l’Inspecteur de documents, cliquez sur FICHIER > Informations > Vérifier l’absence de problèmes > Inspecter le document.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Suivi des modifications

Désactiver le suivi des modifications

Accepter les marques de révision

Co-éditer des documents en tout lieu

Supprimer les marques de révision et les commentaires

Comment pouvez-vous gérer les modifications d’une ou plusieurs personnes lorsque vous n’avez pas la possibilité de collaborer en ligne ?

Que pouvez-vous faire si un réviseur n’active pas le suivi des modifications ?

S’il n’est pas possible d’afficher les modifications, comment pouvez-vous fusionner les commentaires d’un réviseur, voire de plusieurs réviseurs ?

Word vous permet de combiner les documents de façon à ce que vous puissiez voir clairement les marques des modifications apportées par tous les utilisateurs au même endroit.

Voici comment cela fonctionne.

Commencez par enregistrer les documents sur votre ordinateur. Accédez ensuite à l’onglet Révision, cliquez sur Comparer, puis sur Combiner.

Sous Document original, cliquez sur Parcourir, sur le document original, puis sur Ouvrir.

Sous Document révisé, cliquez sur Parcourir, puis ouvrez le document du premier réviseur.

Vérifiez que le nom du réviseur est affiché ici.

Word compare tout par défaut. Vous pouvez toutefois désactiver les éléments que vous ne souhaitez pas que Word compare.

Word affiche également les modifications apportées dans le document original.

Vous pouvez aussi modifier cela pour afficher les modifications dans le document révisé ou créer un document. Cliquez sur OK.

Par défaut, Word utilise la mise en forme du document original.

Vous pouvez éventuellement utiliser la mise en forme que votre réviseur a modifiée. Cliquez sur Exécuter la fusion.

Word copie les éléments modifiés du document révisé dans l’original, et les présente sous la forme de marques,

comme si le réviseur avait ajouté les modifications avec le suivi des modifications activé.

Si vous devez inclure les modifications d’autres réviseurs, vous pouvez continuer à combiner les documents dans l’original.

Commencez par enregistrer l’original.

Cliquez ensuite sur Comparer, puis sur Combiner.

Ajoutez l’original à cet emplacement. Sous Document révisé, sélectionnez le document du deuxième réviseur, puis cliquez sur OK.

À présent, les modifications et les commentaires des deux réviseurs sont combinés dans un document à l’aide de marques.

Par défaut, les modifications de chaque réviseur apparaissent dans une couleur différente.

Il est possible que les couleurs automatiques soient différentes sur les ordinateurs des réviseurs.

Lorsque vous placez la souris sur une modification, vous pouvez voir l’auteur et les date/heure auxquelles celle-ci a été apportée.

Vérifiez que le suivi des modifications est activé.

Passez ensuite en revue le document, puis décidez ce que vous voulez faire des commentaires et modifications, comme dans la deuxième vidéo.

Si vous voulez renvoyer le document aux réviseurs pour un nouvel examen, vous pouvez éventuellement répondre aux commentaires.

Cliquez sur ce bouton, puis tapez la réponse.

Si le chevauchement de certaines modifications rend la lecture difficile, essayez ceci. Cliquez sur Comparer, puis sur Afficher les documents sources.

Vous pouvez afficher le document original, le document révisé ou les deux.

Dans la fenêtre supérieure, vous pouvez voir l’original après avoir ajouté le premier réviseur.

Dans la fenêtre inférieure, vous pouvez voir les modifications du deuxième réviseur.

Lorsque vous parcourez le document dans la fenêtre principale, toutes les fenêtres défilent de façon synchronisée.

Si cela ne facilite pas la lecture, essayez ceci : cliquez sur la flèche en regard de Afficher pour la révision, et sélectionnez Aucune marque.

Le masquage des marques aide parfois. Vous pouvez toujours afficher à nouveau les marques en cliquant sur Toutes les marques.

Lorsque vous avez terminé, conservez le suivi des modifications activé.

Cliquez ensuite sur Fichier, puis sur Enregistrer sous, si vous voulez enregistrer différentes versions du document.

Par exemple, vous pouvez nommer celui-ci Brouillon 2.

Les réviseurs peuvent ouvrir le document, ajouter des modifications et répondre à vos commentaires.

Lorsque vous récupérez toutes les révisions, suivez le même processus pour combiner les documents révisés avec votre Brouillon 2 original.

Que vous collaboriez par courrier électronique ou en ligne, les outils de révision simplifient considérablement l’opération.

Nous allons maintenant voir d’autres modes de personnalisation du suivi des modifications.

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