Suivi d’un projet : livre blanc

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Ce livre blanc fait partie de notre collection « depuis les tranchées ». Décrit les avantages offerts par le suivi du travail sur le projet, examine les méthodes de suivi et explique la différence entre le suivi du temps et de suivi de l'avancement.

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Suivi des ou considérer

Il est la saison Halloween ici en Amérique du Nord beaucoup serait parler de quelque chose des : suivi de nos projets. Ce que ? Ce n'est pas des que vous dire ? Informations à partir du champ seraient début à différentes.

Planification ne pas gestion est toujours tellement commun

Dans de nombreux secteurs et des organisations, il est un jeu courant que même lors de la création de calendriers de gestion de projet formel, ils sont vers la gauche dans un mode de planification et jamais suivis. L'exercice de plan et si vous devez, envisagez à nouveau. Cela est d'autant plus courant qu'au développement de logiciels. Pour tous les cours que nous avons apportées dans la gestion de projet dans le secteur des logiciels, les numéros de projets qui sont planifiées uniquement par rapport à celles qui sont planifiée et puis suivies sont considérable. Si vous êtes un de ceux qui planifie uniquement, la bonne nouvelle est que vous n'êtes pas le seul. Mauvaises nouvelles est, vous n'êtes pas le seul !

Il existe de nombreuses raisons pourquoi le suivi des projets dans certains secteurs n'est pas populaires. Dans certains secteurs, par exemple, il est assez courant d'avoir personnel spécialisés de la création des offres ou dans project tarifs ou dans project contractantes ou dans estimation pour rendre le plan d'origine pour le projet. C'est vrai dans de nombreux environnements différents, mais nous voir presque toujours en construction, ingénierie dense, aérospatial et défense et des projets de grande taille d'approvisionnement/ingénierie/construction (EPC). Une fois que l'offre est remportée, une équipe entièrement nouvelle prend en charge le suivi et la remise du projet. Dans les projets importants, les personnes ayant créé l'offre d'origine souvent accédiez longtemps rendre les autres offres comme le délai entre la création de l'estimation et de fermeture du contrat peut être étendu. Le projet qui vient démarre peut-être anciens news leur. Afin que les personnes qui effectuer la gestion de projets n'est pas en mesure d'effectuer le suivi par rapport au plan d'origine, car les personnes qui a créé la structure du plan lui-même et ne sont pas disponibles.

Le plus souvent donné pour ne pas agir de suivi de projet toutefois est que le projet est un fluide que le suivi du travail est trop complexe. Certains projets sont modifiées rapidement que tout en faisant avec l'offre est une tâche considérable. Si vous passez tout votre temps mise à jour de l'offre, il est précieux peu de temps vers la gauche pour effectuer le suivi de ce que vous avez été planification.

Ceci peut avoir un effet intéressant qui n'est pas nécessairement un bon. Dans les environnements où le responsable de projet met à jour le plan continuellement et sur réexécuter en fonction des conditions de modification, le projet n'est jamais vraiment au plus tard ; ne jamais vraiment dépasse le budget ; ne jamais vraiment désactiver le suivi. Comment pourrait être ? Une fois tous les, nous mis à jour l'offre pour laquelle il y a 20 minutes et nous sommes directement sur conformes à l'endroit où nous planifiée.

Si vous êtes dans le secteur de développement logiciel et vous pensez, qui ressemble un peu Agile, vous serez exactement ça. L'idée de gestion de projet Agile était de créer comme nous concevoir et ont la remise de ce que nous créons se produire itératif. Notre plans seraient s'ajustent en conséquence et nous pourrions, à tout moment, par exemple « le client signale qu'il s'agit vous convient. Nous pouvons arrêter ici pour l'instant. »

C'est tout à fait approprié pour certains types de développement mais pour d'autres personnes, il s'agit les contenus de rêve. La plupart des environnements de développement logiciel live avec les mêmes contraintes de gestion de projet en tant que tous les secteurs. Nous avons échéances rencontrer, budgets à respecter et une liste fixe de la portée d'effectuer. Nous allons appeler cette gestion de projet traditionnel. Même dans les environnements Agile principalement, mon expérience a été que gestion Agile survient une ombrelle de gestion de projet traditionnel.

Quelle que soit l'inciter à plan seulement, suivi de votre projet comporte le potentiel d'avantages considérables. Examinons le concept de suivi entier.

Rôle de suivi signifie ?

Vous pensez que le suivi de projet a une définition très distincte et vous serait incorrect. Comment effectuer le suivi d'un projet dépend considérablement quels sont les objectifs. Voici quelques méthodes de suivi les plus courantes :

Deviner à un certain pourcentage

« Nous sommes environ la moitié de façon il », indique le responsable d'équipe et savoir qui est d'environ 50 % de ce que nous ayons planifiée. Alors que cela est suivi et cela est préférable à ne pas du tout le suivi, la qualité de ces données est assez faible. Si j'ai eu un plan pour effectuer une tâche dans 10 jours et j'ai rapport que nous sommes environ 50 % terminée, outils de gestion de projet comme Microsoft Project et Project Server fera certaines hypothèses pour moi. Ils allez quelque chose basé sur les données limitées qu'elles portent, vous devez avoir passé usés 5 jours de travail jusqu'à présent et 5 jours de travail restant. Peut-être c'est vrai, mais il serait masque une situation où vous êtes environ 50 % achevé mais qu'il a prises 20 jours de travail pour y accéder et par conséquent est probablement 20 jours de travail restant.

Mesurer combien il reste

Années un film comédie foncé appelé « Ponctuelle d'argent le « présentant Tom Hanks proposée une équipe d'accueil entrepreneurs jamais semble être terminé. La gag en cours d'exécution par le biais tout au long de la vidéo a été la réponse à « Lorsque vous se fera? » « Trois semaines plus » tous les entrepreneurs seraient dire.

Mais, suivi de durée restante est une quantité une meilleure qualité des données que deviner simplement à un certain pourcentage. Durée restante permet de créer une netteté sur ce qu'il reste pour obtenir ce média terminé et pouvez lorsque l'élément suivant qui en dépendent de ce rendez-vous prise en main. Il existe deux manières de penser à durée restante selon la façon dont vous avez configuré vos tâches. La première consiste à considérer durée restante de la tâche total. Il s'agit appropriée si nous nous efforçons, pas sur les efforts requises pour l'exécuter. Le second est de penser à la durée restante ou l'effort requis pour chaque affectation. Ce serait plus approprié si les tâches sont ressource par l'effort. Mais soit est un grand pas de deviner simplement à un certain pourcentage.

Mesurer combien nous avons passé

« J'ai passé 10 jours jusque là, » est un moyen d'examiner l'avancement. Parfois appelés LOE ou « niveau ou Effort. » Niveau d'Effort est un excellent moyen d'examiner notre taux d'avancement réel, mais elle effectue un côté Store. Sur le côté de bon de cette méthode, nous avons une grande compréhension de combien nous avons passé jusqu'à présent sur cette tâche. Sur le côté incorrect, nous ne pouvons pas comprendre un excellent qu'il reste à faire. En cours dans l'entreprise de feuille de temps, nous traiter souvent organisations tente d'implémenter cette méthode. À un moment que notre équipe considérée cette méthode comme uniquement approprié si associée avec d'autres plus sophistiquées techniques de suivi de projet, mais nous avons apparus qu'il est souvent très fort uniquement dans sa propre. « Si nous avons simplement déterminer où va notre temps, » m'a un client, « qui serait placé jusqu'à présent, nous devant ce que nous avons consacrées à des tâches, nous pouvons deviennent presque instantanément plus efficaces. » Il a été droite trop. Nous mise en œuvre d'une feuille de temps qui autorisé temps pour effectuer le suivi par rapport aux tâches planifiées et qui créée seuls les organisations considérablement plus efficace. Il s'agissait ultérieurement en mesure d'ajouter d'autres méthodes de suivi à améliorer leurs performances encore plus loin.

Nous allons utiliser la méthode de valeur acquise

La méthode de valeur acquise a été développée environ 30 ans comme un moyen de contrôler les projets extrêmement complexes, mais le concept fondamentaux est très simple. Si nous établissez un budget pour une tâche, puis quelle que soit la quantité temps nous, nous ne pouvons pas gagner plus de 100 % du budget. Acquise valeur se concentre sur le suivi du pourcentage achevé « physique » et qui se prête bien à certains types de projets et pas tellement à d'autres personnes. Si nous construisons un itinéraire, par exemple, et nous avons 100 miles de route pour générer, puis lorsque nous sommes à mille-repère 50, nous sommes moitié terminé. Si vous avez passé à 75 % de l'argent qui prise à ce stade, vous avez problème volumineux et la méthode de valeur acquise qui fera évidentes. Que signifie que vous allez probablement accédez 50 % dépasse le budget au moment où que vous avez terminé.

Si vous êtes effectuer des recherches pour une nouvelle médicaments ou écrire des logiciels, puis mesurer le pourcentage physique achevé peut être beaucoup plus difficile à cerner. Les personnes atteintes de la valeur acquise ont une boîte à outils ensemble les différentes façons d'accéder à ce type de l'avancement et de tous les, « jalons pondérées » serait Mes favoris. Dans un environnement de gestion de projet de jalon pondérée, nous configurer principaux jalons du travail et que nous arrivent à ce stade, nous gagnez le pourcentage que nous avions convenu avant de démarrer cet jalon représente. Qu'est correctement sur cette méthode est qu'il est peu débats. S'est terminée le jalon ? Oui ou non ? Dans le cas contraire, vous avez obtenu rien. Si c'est le cas, vous avez obtenu ce pourcentage.

Le projet de neige Ivoire

Même si vous utilisez une de ces méthodes, un des choses que vous devez attention est ce que j'appelle le projet « Snow Ivoire ». Ces projets avancer presque instantanément à 99,97 % achevé et puis restent coincés il pour le reste de temps.

Comment seront affichent toutes ces choses ?

Quelle que soit quel outil de gestion de projet que vous êtes à l'aide, montrant l'avancement est souvent un élément assez courant de l'affichage. Ici nous avons une image à partir de Microsoft Project présentant une barre dont la progression de 50 % :

Barre du Gantt avec avancement à 50 %

Si c'est tout ce que nous avons suivi, nous avons au moins des notions d'à l'endroit où nous allons pointe mais modernes outils, tels que Project et Project Server peuvent offrir encore plus. Si nous définir un planning de référence au projet, nous pourrez comparer non seulement la progression de la tâche mais comparaison par rapport à notre plan d'origine.

Barre du Gantt avec ligne de base

Ici, nous pouvons voir que la tâche a été censée être achevée à 50 % et il est, mais elle commencé au plus tard une semaine. Sur le côté droit de la barre, nous voyons que nous avons passé à 50 % de l'heure et (week-ends prise en compte), nous avons remplie 50 % de la barre. Si nous avions entrés travail des ressources, nous pouvons ont avait 80 heures de travail à jour et utilisé 40 heures. Tout à fait suivi pour cette tâche si nous le considérons dans isolement mais même si la tâche peut évolue à un rythme et les taux que nous prévus d'avancement, il est toujours ayant un impact négatif sur toutes les tâches qui sont en aval.

À quoi je fais le suivi, maintenant que ?

OK, afin que nous avons décrit certains des concepts de base. Vous êtes déjà dans les 20 % des responsables de gestion de projet expérimenté. Cela fait Il s'agit déjà supérieure à 80 % de celles disponibles. Maintenant, pour quelque chose fondamentales mais potentiellement très percutantes.

If x, puis y

J'ai signification par c'est-à-dire que suivi efficace doit être une formule important : si x est le cas, puis agir y.

Il s'agit d'une formule simple, mais une des certaines former les personnes dans. Nombreuses années antérieures, j'ai eu le privilège de l'utilisation d'une équipe de lifeguards national certifiés. Il s'agissait de spécialistes mais le seul endroit pourrait être pratiqué mais jamais vraiment a rencontré jusqu'à ce qu'il se produit : comment ils sont le maître nageur en cas d'urgence réel. Ceux sous les drapeaux montre un défi similaire. Vous pouvez former et former et former, mais vous ne vraiment savez comment une personne réagit lorsqu'il y a une arme réel déclenché dans anger vers les.

Gestion de projet est peut être effectué en pas généralement une question de vie ou de mort, mais nous avons un problème semblable à ceux qui suivre des projets. Responsable de projet détermine-t-il ce qu'il doivent faire lorsque le suivi de projet n'est pas exactement comme prévu ? Il s'agit de quelque chose que vous pouvez envisager de temps à l'avance. Avez-vous un budget d'urgence de temps et/ou argent ? Avez-vous une commande de chaîne pour leur permettre de faire autorité effectuer une action ? Avez-vous un plan de communication pour les atteindre les personnes appropriées lorsque le projet est exécuté au plus tard ou non ? Et, les résultats constituent action de prise de notes ? Un délai d'un jour vaut d'exponentielle ? Qu'en est-il une semaine ? Qu'en est-il une augmentation risque ou étendue ? Configuration de certaines normes pour cela à l'avance pour éviter contrariés ultérieurement.

Astuce ou le suivi

Définition de votre organisation ou votre projet pour implémenter le suivi n'est pas difficile. Pratiquement jamais produit de gestion de projet dans le secteur possède certaines possibilité pour stocker l'avancement du projet mais un aspect culture d'entreprise de suivi qui doivent toujours être prises en compte pour ont une chance de succès et qui consiste à ne filmer pas la messenger. Plusieurs responsables de projets qui j'ai entendu parlé au fil du temps expriment problèmes que leur gestion rechercher uniquement bonne soit acceptée lors de la réception des rapports de projet.

Un nombre d'années que j'étais dans une grande salle de réunion d'une entreprise nationale à plusieurs grandes. Nous avons examinée l'impact de l'outil de gestion de projet reçoit des informations à partir de la feuille de temps que nous publier.

« Je ne comprends, » un directeur dit, « pourquoi, quand nous obtenir les heures de feuille de temps que les tâches ne sont pas à jour l'avancement. »

« Si j'ai eu une tâche de 40 heures et j'ai placer 40 heures de travail à partir de la feuille de temps dans cette tâche, c'est-à-dire ce que vous attendiez le résultat sera? » J'ai demandé.

Le VP étudié perdu à la question.

« Je m'attendais qu'elle soit terminée, » il a dit.

«, Mais que se passe-t-il si elle n'est pas? » J'ai répondu.

« Je ne comprends, » dit le VP énervé maintenant. « Si elle est une tâche de 40 heures et vous n'avez 40 heures de travail, puis il doit être sur. »

Je n'a pas été que ce qu'il faut répondre à cette mais peut être effectué en j'ai enregistré par le chef du groupe de projets qui vous demander de lire le VP en dehors d'un moment et vraisemblablement expliquées que vie ne suivez toujours le plan.

Gestion de comprendre qu'ils peuvent avoir un impact considérable lorsque je ne parviens pas le projet en tant que planifiée est d'obtenir quelque chose qui peut offrir des avantages significatifs comme insistence par la direction que tous les projets doit signaler l'avancement comme prévu peut être entrave.

Suivi de votre projet peut être une considérer non seulement pour les administrateurs qui gèrent il, mais également pour toute l'organisation.

À propos de l’auteur

Chris Vandersluis est le président et le fondateur de HMS Software. Basée à Montréal (Canada), l’entreprise est un partenaire Microsoft Certified Partner. Diplômé en sciences économiques de l’université McGill, Chris a plus de 30 ans d’expérience dans l’automatisation des systèmes de gestion de projets. Il est membre du Project Management Institute (PMI) depuis de nombreuses années et a participé à la création des chapitres du Microsoft Project Users Group (MPUG) pour Montréal, Toronto et Québec. Il a publié des articles dans Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada et PMNetwork. Il tient également une chronique régulière pour Project Times. Il enseigne la gestion de projets avancée à l’université McGill et intervient souvent lors d’événements organisés par des associations de gestion de projets en Amérique du Nord et dans le monde entier. HMS Software est l’éditeur du système d’horloge pour les projets TimeControl et est un partenaire Microsoft Project Solution Partner depuis 1995.

Vous pouvez contacter Chris Vandersluis à cette adresse : chris.vandersluis@hms.ca.

Pour consulter d’autres articles en lien avec la gestion des projets d’entreprise rédigés par Chris Vandersluis, rendez-vous sur le site EPM Guidance de HMS Software (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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